Gestion de réunion

Exemple de procès-verbal d’une réunion : apporter de la valeur à vos échanges

Le procès-verbal d'une réunion à un objectif à la fois juridique et opérationnel, et il est essentiel à la réussite d'une organisation. Cet article vous explique comment créer votre propre modèle de procès-verbal et vous propose le nôtre, que vous pouvez adapter et utiliser gratuitement.

Robert Mitson
Robert Mitson
Executive using iPad to take meeting minutes

Les réunions sont une source d'opportunités et de frustrations pour les cadres du monde entier. Par exemple, dans une récente étude de Forrester Consulting commandée par Sherpany, 37 % des dirigeants reconnaissent qu'ils n’ont pas une vision claire des décisions et des échéances, et 21 % admettent qu'ils n'ont pas de processus pour assurer le suivi des décisions. Les comptes-rendus de réunion jouent un rôle important dans ce processus : 15 % des dirigeants interrogés indiquent que l’absence de procès-verbaux de réunion est l'un des principaux obstacles à la productivité après les réunions.

Rien de plus logique à ce constat : les procès-verbaux de réunion ont une finalité multiple. Qu'il s'agisse de fournir un compte-rendu clair et vérifiable de vos discussions à des fins juridiques ou de désigner un responsable pour chacune des actions convenues lors d'une réunion, le procès-verbal contribue activement à la réussite des organisations.

Un modèle de compte rendu de réunion est donc essentiel pour assurer la cohérence du processus de compte rendu au sein de votre organisation, et permet de capturer cette valeur et de la mettre en œuvre de manière uniforme au sein de vos équipes. Dans cet article, nous revenons sur l'importance du compte-rendu de réunion, avant de vous expliquer comment créer votre propre modèle ou simplement utiliser celui que nous vous proposons gratuitement et qui accompagne notre modèle d’ordre du jour.

 

Qu'est-ce qu'un procès-verbal de réunion ? 

En termes simples, le procès-verbal d'une réunion est un document qui résume les discussions, les actions et les votes au cours d’une réunion formelle. Il s'agit d'une exigence légale dans de nombreux secteurs réglementés et, pour cette raison, il doit être conservé d'une manière cohérente et vérifiable. 

En rédigeant un procès-verbal, non seulement vous gardez la trace de ce qui a été convenu, mais vous décrivez aussi clairement les actions à entreprendre et, ce qui est peut-être le plus important, qui en sera responsable et dans quel délai. En ce sens, le compte-rendu de réunion fait partie intégrante de la phase de post-réunion, comme l'explique Azend®, notre méthodologie de gestion des réunions.

Le fait de disposer d'un tel compte-rendu des discussions permet de responsabiliser les participants à la réalisation des actions décidées lors de la réunion et d'éviter les discussions redondantes. Dans de nombreux cas, les procès-verbaux d’une réunion sont rédigés de manière incohérente - et trop souvent, ils sont considérés comme un exercice de « case à cocher », plutôt que comme le moyen de garantir que les réunions créent de la valeur. 

Comme dans tous les domaines de la réussite, la cohérence est essentielle, et les réunions ne font pas exception. Si vous ne parvenez pas à saisir la valeur de vos réunions par le biais des comptes-rendus de réunion, cela peut avoir des conséquences dramatiques, voire remettre en question l'avenir de votre entreprise. Rédiger et conserver les comptes-rendus de réunion est le meilleur moyen d’exploiter pleinement vos échanges et de mettre cette ressource au service de la réussite de votre entreprise.

S'abonner à la newsletter

Recevez nos derniers articles, interviews et mises à jour produit.

Comment créer votre propre modèle de procès-verbal de réunion

1. Les principes de base

Si la rédaction d'un compte rendu de réunion peut sembler quelque peu administrative, ce n'est pas forcément le cas. Au contraire, avec une solution de gestion des réunions dédiée et quelques lignes directrices solides dans votre boîte à outils, vous pouvez créer un modèle de compte-rendu de réunion à utiliser pour chacune de vos réunions formelles. Pour ce faire, il est important de tenir compte de certains éléments de base. Il s'agit notamment :

Titre de la réunion 

Toutes les grandes œuvres d'art ont un titre , et il en va de même pour vos réunions. Votre modèle de compte-rendu de réunion doit prévoir un espace pour le titre, afin de le rendre facilement consultable et identifiable. Vous devez convenir d'une convention de dénomination pour vos différentes réunions en interne, afin que toutes les parties prenantes puissent retrouver les anciens comptes-rendus de réunion aussi rapidement que possible. Par exemple, le titre d'une réunion pourrait être « Mise à jour de la direction - mars 2021 ». 

Lieu 

Bien que nous soyons nombreux à travailler à distance, il est toujours important d'indiquer le lieu de la réunion dans votre procès-verbal. Là encore, votre modèle de compte-rendu de réunion doit prévoir l'espace nécessaire, qu'il s'agisse d'une réunion virtuelle, en personne ou d'une combinaison des deux.

Date et heure  

Pour que votre compte-rendu de réunion soit utile, vous devez savoir quand la réunion a eu lieu. Cela peut être indiqué à la fois dans le titre de la réunion et dans un champ dédié à la date et à l'heure, ce qui sera utile lors de la recherche de comptes-rendus de réunions précédentes.

Participants

Le choix des participants à une réunion peut s'avérer difficile, mais une fois effectué, leurs noms doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion. Il est important d'avoir une vue d'ensemble des personnes présentes, de leur rôle et de savoir si elles ont participé en présentiel ou par téléphone. Il est également important de noter le motif d’absence des personnes qui devaient assister à la réunion, mais qui n'ont pas pu être présentes. 

Les objectifs de la réunion

Un élément fondamental de tout modèle de compte-rendu de réunion est une énonciation claire de l'objectif de la réunion. Celui-ci doit, bien sûr, avoir été communiqué à l'avance, mais il doit également être clairement indiqué dans votre modèle de procès-verbal de réunion afin que le contenu de votre procès-verbal soit contextualisé en cas de consultation ultérieure.

Documents de la réunion 

Tout au long de votre réunion, il sera fait référence à une myriade de documents et de ressources. Pour faciliter la consultation des échanges lors de réunions passées, il est important d'inclure des liens vers tous les documents pertinents dans votre procès-verbal de réunion. Votre modèle doit prendre en compte cet élément.

2. Les informations-clés

Une fois l'essentiel couvert, vous êtes prêt à passer à chaque point de l'ordre du jour. D'une manière générale, votre modèle de compte-rendu de réunion doit correspondre au modèle d'ordre du jour de la réunion que suit votre organisation.

Par conséquent, pour chaque point de l'ordre du jour, votre modèle de compte-rendu de réunion doit inclure les champs suivants : 

Responsable

Qui est responsable de chaque point de l'ordre du jour ? C'est important de le préciser, car si des informations complémentaires sont nécessaires, ce sera vers cette personne qu’il faudra se tourner.

Type de point 

De manière générale, un point de l'ordre du jour entre dans l'une des trois catégories suivantes : 

  • Information 
  • Discussion
  • Vote

Il est important de noter la nature de chaque point de l'ordre du jour, afin que les discussions qui en découlent soient aussi claires que possible. Cette partie peut même être préparée avant la réunion pour vous faire gagner du temps. 

Objectif

Si la réunion elle-même a un objectif global, chaque point de l'ordre du jour doit également avoir un objectif clair. Cela permet de concentrer les discussions et de s'assurer que votre réunion est axée sur les résultats. L'objectif de chaque point de l'ordre du jour doit donc être clairement consigné dans le procès-verbal de votre réunion, afin de vous aider à vérifier s'il a été atteint. 

Discussions, décisions et actions

Le contenu des discussions est un élément-clé de la valeur créée par le procès-verbal d'une réunion. En laissant beaucoup d'espace au rédacteur du procès-verbal pour noter le contenu des discussions, les décisions prises et les actions qui en découlent, vous vous assurez que la responsabilité et la transparence fassent partie intégrante de votre processus de réunion.

Résultats du vote

La fonction la plus importante des réunions formelles est peut-être de prendre des décisions. Le vote fait partie de ce processus. Il est donc essentiel de veiller à ce que les résultats des votes soient clairement mentionnés dans le procès-verbal de votre réunion. 

3. Le suivi 

Le compte-rendu de réunion joue un rôle important dans la sécurisation de la valeur créée par une réunion. Il est donc essentiel d'intégrer le suivi dans votre modèle de compte rendu de réunion.

Pour ce faire, les deux sections suivantes doivent être intégrées à votre document : 

Aperçu des tâches et des décisions

S'il est important de fournir une transcription des discussions, des décisions et des actions pour chaque point de l'ordre du jour, il est également important de créer une version « TL:DR » en résumé à la fin du procès-verbal de votre réunion. Ainsi, toutes les actions nécessaires sont enregistrées en un seul endroit, ce qui favorise la transparence et l'appropriation des résultats. En outre, en ayant une vue d'ensemble des tâches et des décisions, l'organisateur de la réunion peut également vérifier l'avancement des travaux et communiquer les échéances à mesure qu'elles approchent. Par conséquent, votre modèle de compte rendu de réunion devrait inclure un espace vers la fin.

Date de la prochaine réunion 

De nombreuses réunions formelles font partie d'une série plus large de réunions comme une réunion trimestrielle du conseil d'administration ou une mise à jour mensuelle, bi-hebdomadaire ou hebdomadaire de la direction. C’est pour cela qu’il est important d'indiquer clairement la date de la prochaine réunion dans votre procès-verbal. Cela donne aux participants suffisamment de temps pour l'ajouter à leur agenda souvent bien chargé, et permet à chacun de savoir clairement le temps qu'il doit consacrer à la préparation de la réunion et de faire avancer les initiatives avant la date de la prochaine réunion. 

 

Créer un exemple de compte-rendu de réunion pour assurer la réussite de vos échanges

Les comptes-rendus de réunion ont beaucoup à offrir. En l'absence d'un modèle solide de compte-rendu de réunion, il peut être facile de laisser les choses passer entre les mailles du filet. En créant un exemple de procès-verbal pour votre organisation, vous donnez aux personnes les moyens de réaliser les actions convenues lors des réunions et, en même temps, vous consolidez la valeur créée par les discussions. 

En suivant les étapes de cet article, vous pouvez créer votre propre modèle de compte-rendu de réunion qui apportera non seulement un cadre cohérent au travail de vos équipes, mais responsabilisera aussi chaque participant lors de vos réunions. 

Vous souhaitez gagner du temps ? Alors, pourquoi ne pas essayer notre modèle de compte-rendu de réunion ? Il est gratuit et peut être utilisé dès maintenant.

Modèle de procès-verbal d’une réunion

Télécharger le PDF

Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution de réunion ?
Partager
Robert Mitson
Robert Mitson
A propos de l'auteur
Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.