Suivi des décisions stratégiques en réunion : l'essence du succès de votre entreprise

La capacité à prendre les bonnes décisions est une compétence de leadership essentielle, car l'importance des bonnes décisions est inégalée. Non seulement la prise de décision aide votre organisation à se démarquer de la concurrence, mais elle contribue également à redéfinir les visions et à atteindre les objectifs de l'entreprise. Les bonnes décisions sont la force motrice d'une organisation, la poussant vers le succès. Au contraire, les mauvaises décisions sont extrêmement coûteuses et affectent la capacité d'une entreprise à rester compétitive. 

Mais une fois que les bonnes décisions sont prises, que se passe-t-il ? Comment les dirigeants peuvent-ils s'assurer que leurs décisions conduisent au succès de l'organisation ? En fait, un autre aspect crucial d'une prise de décision efficace consiste à enregistrer les décisions stratégiques, afin d'en garder la trace à deux fins essentielles : suivre chaque décision et la mise en œuvre des actions qui en découlent, et fournir un registre d'informations sur lequel baser les prises de décision futures, car les décisions - qu'elles soient bonnes ou mauvaises, d'ailleurs - fourniront des informations pertinentes.

Dans cet article, nous expliquons aux dirigeants d'entreprise comment assurer un suivi des décisions stratégiques efficace. Nous leur démontrons également pourquoi bien suivre les décisions après les réunions, où les décisions sont prises, est essentiel pour mieux les superviser et, en consolidant les informations pour les décisions futures, pour améliorer le processus décisionnel global. 

Qu’est-ce que le suivi des décisions stratégiques ?

De manière générale, le suivi des décisions est une action de communication essentielle qui permet aux dirigeants de garder une trace des décisions (prises le plus souvent lors de réunions formelles) et d'informer les parties prenantes concernées de la manière dont chaque décision a été prise : 

• Quelles options ont été envisagées ;
• Quand la décision a-t-elle été prise ;
• Où ;
• Par qui (vote et approbation finale).

D'autres données peuvent être saisies en fonction du projet et/ou de l'entreprise, par exemple : l'impact de la décision et les actions qui en découlent, avec des tâches assignées à des parties prenantes spécifiques. Comme les décisions sont prises lors de réunions, le suivi des décisions doit être intégré dans les processus de gestion des réunions. 

Pourquoi le suivi des décisions stratégiques est-il important ?

Prendre de bonnes décisions est une chose, mais s'assurer que l'étape suivante de leur cycle de vie soit efficace est crucial : la partie exécution - qui intervient après leur prise, c'est-à-dire après chaque réunion. Le suivi des décisions systématique présente de nombreux avantages, car il : 

• Élimine toute confusion potentielle sur les décisions prises, pourquoi, quand, par qui et comment ;
• Permet aux dirigeants d'assurer plus facilement le suivi de chaque décision après qu'elle a été prise ;
• Clarifie les rôles et responsabilités des actions ultérieures pour chaque décision ;
• Facilite leur exécution ;
• Fournit une base d'informations pour les décisions futures ;
• Permet à l'entreprise de garder une trace des décisions pour d'éventuels audits, ce qui peut être bénéfique pour des secteurs très réglementés comme l'industrie pharmaceutique ou bancaire par exemple.

Il est utile de connaître ces bonnes pratiques pour chaque organe décisionnel, car elles constituent un élément important d'une prise de décision efficace. Afin de rendre ces processus transparents et efficaces, leur centralisation dans une solution unique de gestion des réunions facilitera grandement les choses, en garantissant que les décisions critiques soient correctement soutenues une fois qu'elles ont été prises en réunion, dans un environnement accessible, transparent, efficace et sécurisé. 

Exemples de l'importance du suivi des décisions

Imaginez les scénarios suivants afin de mieux comprendre les avantages d'un suivi des décisions efficace :

• Se mettre à jour rapidement : en tant que dirigeant, vous avez pris quelques jours de congé bien mérités avec votre famille. Bien que les vacances aient été plutôt courtes, à votre retour au travail, vous avez manqué beaucoup de choses et vous savez que la reprise peut être stressante à chaque fois. Si l'équipe de direction dont vous faites partie a fait un bon suivi des décisions stratégiques dans un tableau de suivi des décisions ou, encore mieux, au sein de la solution centralisée de gestion des réunions, cela vous permettra, ainsi qu'à toute personne se trouvant dans votre situation à l'avenir, de ne pas avoir à passer au peigne fin Microsoft Teams et les e-mails pour savoir ce qui s'est passé pendant vos jours d'absence. À votre retour, il vous suffit de consulter la liste des décisions et, en quelques minutes, vous êtes de nouveau opérationnel. 

  Sans parler du fait que cela vous permettra de vous déconnecter pendant vos congés, sachant qu'à votre retour, il sera facile de rattraper le retard - ce qui est vraiment important pour maintenir le bien-être au travail.

• Personne n'est pris au dépourvu : une réunion du conseil d'administration a été organisée, car une résolution urgente devait être adoptée pour réagir à une crise. Tous les administrateurs n'avaient pas le temps de se réunir. Malgré cela, tous les membres nécessaires ont été notifiés par écrit via un outil digital centralisé pour donner leur vote et prendre une décision, qui a été bien documentée pour s'assurer que toutes les informations nécessaires étaient disponibles. Ensuite, cette décision a été enregistrée afin de pouvoir contrôler son efficacité et itérer si nécessaire pour les décisions futures.
• Un engagement plus fort : lors d'une réunion de direction, des débats longs et controversés ont abouti à une série de décisions sur des questions critiques. Tout le monde n'était pas d'accord, et certains dirigeants étaient même opposés, mais le fait que les décisions soient écrites et approuvées par la majorité au sein de la solution de gestion des réunions a permis à chacun de s'y rallier. C'est également un excellent moyen de suivre le succès des décisions : si vous avez eu tort, vous pouvez revenir en arrière et examiner les réflexions et les options envisagées, et comprendre pourquoi. Si vous avez eu raison, vous pouvez également comprendre pourquoi et réutiliser ce qui fonctionne. Entre-temps, les décisions sont prises et les choses avancent.

Que se passe-t-il sans suivi des décisions ?

À moins d'en assurer un bon suivi, les décisions sont imprévisibles et sont à l'origine d'un grand nombre de problèmes commerciaux.¹ Trop souvent, lorsque les affaires vont mal, les dirigeants sont capables d'identifier les symptômes du problème : trop de réunions, surinformation, lenteur des décisions, personnes hors sujet dans les discussions, manque de communication et d'alignement et piètres résultats. Ils veulent prendre de meilleures décisions, avoir des objectifs plus clairs et une meilleure exécution. 

Cependant, selon une étude, très peu de dirigeants suivent réellement leurs décisions : ils sont en fait incapables de les énumérer de manière concrète et ils en perdent la trace.² Or, comment prendre de bonnes décisions, avoir des objectifs clairs et bien les exécuter si l'on ne sait pas exactement ce qui a été décidé ?
 

Les décisions : la force motrice d'une organisation

Les dirigeants passent 70% de leur temps à prendre des décisions.³ Le leadership se voit en effet confier la responsabilité de réfléchir en permanence aux succès et aux échecs de l'entreprise, et de peser le pour et le contre, sur la base de données, d'expériences et de perceptions, pour décider de l'orientation et des priorités de l'entreprise afin de la diriger vers ses objectifs. Et comme nous l'avons déjà dit, ces décisions sont le plus souvent prises lors de réunions de direction, comme les réunions de comité ou les réunions du conseil d'administration, et sont le résultat de délibérations entre les dirigeants concernés. 

Bien que les décisions d'affaires soient extrêmement importantes, les mauvaises décisions sont malheureusement très courantes. Bien au contraire, prendre les bonnes décisions peut conduire l'ensemble de votre organisation vers le succès. Les bonnes décisions permettent de : 

• Gagner du temps et de l'argent ;
• Augmenter la productivité ;
• Mieux utiliser les ressources disponibles ;
• Calculer les coûts de manière efficace ;
• Identifier les bonnes opportunités ;
• Fixer des objectifs réalisables ;
• Imaginer de nouveaux produits et services ;
• Recruter les meilleurs talents ;
• Établir les meilleures stratégies ;
• Mieux gérer les conflits ;

etc. car la liste de bénéfices est longue.

C'est là qu'intervient l'importance d'une solution dédiée, qui vous aide à accroître l'efficacité de votre processus décisionnel. Et pour ce faire, une solution intégrée de gestion des réunions est essentielle : non seulement elle rend les réunions plus efficaces, ce qui est la base d'une prise de décision efficace puisque les décisions sont prises lors des réunions, mais en permettant aux dirigeants d'établir un suivi des décisions performant pendant chaque réunion, elle optimise leur exécution et fournit une base d'informations pour les décisions futures, améliorant ainsi l'ensemble du processus de prise de décision.

Comment prendre de bonnes décisions et les enregistrer durant chaque réunion ?

Petit rappel : pour une prise de décision efficace, les dirigeants doivent commencer par organiser des réunions efficaces. Pour cela, il est essentiel de disposer d'un cadre permettant d'optimiser les réunions tout au long de leur cycle de vie : avant, pendant et après chaque réunion. Lisez notre guide de la réunion d’équipe efficace pour apprendre comment mettre en place un tel cadre si vous ne savez pas comment vous y prendre. 

Une fois les bonnes décisions prises, il faut réussir à les faire passer à l'étape suivante, à savoir leur suivi. Une solution dédiée à la gestion des réunions vous y aidera, en plus de vous permettre d'optimiser l'ensemble de votre processus de réunion. 

En disposant d'une telle solution, non seulement vous optimiserez chaque réunion, mais vous pourrez effectuer un suivi des décisions efficace pendant chaque réunion, ce qui vous permettra de :

• Exécuter plus efficacement les décisions prises ;
• Disposer de toutes vos réunions, décisions et actions résultantes en un seul endroit, auditable à tout moment ;
• Construire une base de données claire d'informations pour les prochaines décisions à prendre ;
• Être auditable dans le temps : votre entreprise gardera une trace de ce qui s'est passé lors des réunions, et des circonstances de chaque décision (options envisagées, moment, lieu, personnes impliquées, etc.).

En vous permettant de réaliser tout ceci, une solution de gestion des réunions dédiée augmentera considérablement l'efficacité globale de vos réunions et de vos processus décisionnels. Le cas du groupe Röchling, par exemple, est sans équivoque : en utilisant la solution de gestion des réunions Sherpany, la productivité de leurs processus de gestion des réunions a augmenté de 20 % et la vitesse de leur processus décisionnel s'est considérablement accrue. En outre, tout cela peut se faire dans le respect des normes de sécurité et de conformité les plus strictes, ce qui est de la plus haute importance pour les secteurs hautement réglementés comme l'industrie pharmaceutique ou le secteur bancaire.

À quoi ressemble le suivi des décisions dans la solution de gestion des réunions Sherpany ?

Maintenant que nous savons ce qu'est le suivi des décisions stratégiques, pourquoi il est important et comment enregistrer des décisions dans un outil dédié, voyons comment cela se passe dans Sherpany. 

Sherpany, en plus de fournir un cadre pour optimiser vos réunions tout au long de leur cycle de vie, vous permet de : 

• Enregistrer vos décisions, ainsi que toutes les actions qui en découlent, les personnes qui en sont responsables et les délais dans le module Tâches et Décisions ;
• Conserver un compte-rendu de vos discussions grâce au module de création de procès-verbal intelligent ;
• Voter en ligne en toute sécurité dans le module Vote & Signature électronique ;
• Garder la trace de toutes les actions, de la préparation à l'exécution de la réunion, comme par exemple les résolutions circulaires numériques, dans un audit trail spécialement conçu pour répondre aux plus hautes normes de sécurité et de conformité, vous aidant ainsi à anticiper les audits potentiels.

Retrouvez ces modules ci-dessous plus en détail. 

Tâches & Décisions

Une fois qu'une décision a été prise au cours d'une réunion, elle est automatiquement ajoutée à une liste de suivi des décisions centralisée, accessible dans le module Tâches et Décisions. Ce suivi des décisions garantit que toutes les informations pertinentes sont enregistrées pour chaque décision. En outre, pour chacune des décisions, il est très facile d'attribuer des actions aux personnes responsables et de suivre leur progression, en clarifiant les tâches et les responsabilités. Ci-dessous, vous trouverez un aperçu du suivi des décisions dans Sherpany.
 

Comme vous pouvez le voir, vous êtes en mesure de visualiser clairement dans Sherpany toutes les décisions (en filtrant également celles qui vous concernent) et : 

• À quel contexte (point de l'agenda) et à quelle réunion elles sont liées, ce qui est automatiquement disponible et permet d'obtenir rapidement plus d'informations si nécessaire ;
• Les personnes responsables de la décision ;
• Leur date limite (date à laquelle chaque décision doit être examinée) ;
• Leur statut ;
• Des rappels pour les révisions en retard.

Vote & Signature électronique

Avec Sherpany, le processus de prise de décision dans les réunions est transformé : plus de mains levées, toutes les décisions sont numériques. Grâce à la fonction de vote, la prise de décision peut se faire avant, pendant ou après la réunion. Le vote anonyme permet d'éviter l’effet de groupe et informe le leader ou le décideur de la nécessité d'une discussion. Les résultats sont suivis et la décision qui en résulte est automatiquement conservée. Avec la résolution circulaire numérique, les conseils d'administration peuvent également prendre des résolutions certifiées sans avoir à se réunir. Des signatures numériques avancées sont appliquées au suivi des décisions. 

Procès-verbaux 

Sherpany fournit un modèle de procès-verbal prérempli, basé sur l'ordre du jour de chaque réunion, qui permet de suivre et de documenter rapidement et sans effort les discussions, ainsi que les décisions et les tâches respectives. Cela permet aux dirigeants de garder une trace de ce qui s'est passé lors des réunions en temps voulu, leur permettant de se réunir de manière sûre et conforme, ainsi que de construire une base de données centralisée et mise à jour précieuse pour les réunions et décisions futures. Ces procès-verbaux sont faciles à partager entre tous les participants, qui les approuvent également avant leur publication en un clic - ce qui garantit l'exactitude de leur contenu.

En tant que dirigeant, vous avez une lourde responsabilité : les décisions que vous prenez sont cruciales pour votre entreprise et détermineront son succès futur. Prendre les mauvaises décisions, en revanche, aura toute une série de répercussions qui se traduiront à leur tour par des coûts énormes pour votre entreprise. Et une fois que vous avez pris les bonnes décisions, le travail n'est pas terminé : leur suivi est essentiel pour qu'elles portent leurs fruits.

Comme cet article l'a montré, il existe une solution efficace pour mettre votre entreprise sur la voie du succès : disposer d'une solution dédiée pour suivre efficacement vos décisions dans d'excellentes réunions (également activées par la même solution) vous aidera à effectuer un meilleur suivi des décisions, à améliorer l'exécution et à constituer une mine d'informations précieuses pour les décisions futures, améliorant ainsi le processus décisionnel global de manière sécurisée et conforme.

Aujourd'hui, vous pouvez commencer à prendre de meilleures décisions, dans de meilleures réunions, et effectuer un suivi des décisions efficace pour optimiser l'ensemble de votre processus décisionnel dans une solution centralisée. Contactez-nous pour une consultation et une démonstration gratuites.
 

¹ “Tell Your People To Track Their Decisions. It Makes Everyone Happier.”, Forbes, Août 2019.

² “Don't Fail At Decision Making Like 98% Of Managers Do”, Forbes, Mai 2017.

³ “Decision making in the age of urgency”, McKinsey, Avril 2019.

Aurélie Toro

A propos de l'auteur

Aurélie met à profit son expérience en création de contenu et en marketing digital pour aider les dirigeants francophones dans leurs pratiques quotidiennes. Toujours en quête d'accomplir des choses qui ont un sens pour la société et passionnée par la recherche, l'écriture et le partage utile d'informations, elle fait son maximum pour apporter une vision nouvelle aux dirigeants qui nous lisent sur les thèmes du management agile, de la gestion de réunions et de la transformation digitale.