Assistente di direzione: un pilastro del supporto decisionale alla base della strategia

Assistente personale, assistente esecutiva, segretaria di direzione: questa professione oggi ha molti nomi. Senza dubbio, il cliché del tradizionale assistente di direzione sta cambiando, e il suo ruolo all’interno dell’azienda è ormai riconosciuto come indispensabile. Figura spesso sottovalutata, la sua posizione è tuttavia fondamentale per il processo decisionale e per l’efficienza dei team di management.

Una cosa è certa: il lavoro quotidiano degli assistenti di direzione è ricco di sfide. Essi devono offrire il servizio migliore possibile, fornire soluzioni innovative, ridurre il lavoro amministrativo, abbattere il rischio di errore. E facilitare il processo decisionale attraverso un supporto continuo. Non sempre è un compito facile, specie quando i metodi sono obsoleti e la tecnologia non tiene il passo. Allora il tempo non basta mai, non è valorizzato, e lo stress che ne deriva è enorme.

Anche i dati segnalano un problema: secondo uno studio McKinsey, solo il 20% dei manager è disposto ad affermare che la sua organizzazione eccelle nel processo decisionale.¹ Quali sono le ragioni? E come possono gli assistenti esecutivi, nel loro ruolo di facilitatori, aiutare a migliorare questi risultati?

In questo articolo affrontiamo queste domande, e diamo consigli alle PA su come fare in modo che le loro organizzazioni facciano davvero la differenza.

Verso decisioni migliori

Il processo decisionale di un'azienda è la base del suo successo. Le buone decisioni determinano infatti la direzione che l'organizzazione prenderà, e riflettono sia i suoi valori che le ambizioni dei suoi leader. Viceversa, decisioni sbagliate hanno un serio impatto sulla salute dell'organizzazione. In un contesto di forte concorrenza e in un mondo commerciale in costante cambiamento, non c'è spazio per decisioni lente o errori.

Questo è uno dei principali problemi di business nell’attuale mondo VUCA: come migliorare il processo decisionale? Una cosa è certa: per poter prendere buone decisioni, un manager deve disporre di tutte le informazioni necessarie e di un contesto decisionale chiaro. È a questo livello che entra in gioco l'assistente di direzione, che garantisce il supporto decisionale facilitando la messa a punto di scelte informate e monitorate nel tempo.

Come possiamo aiutare i manager a prendere decisioni migliori? Continuate a leggere per saperne di più.

Le decisioni poco chiare del passato si trasformano in cattive decisioni future

Come dicevamo poco sopra, sembra che i processi decisionali nelle aziende abbiano ancora molta strada da fare: non a caso un solo dirigente su cinque si dice soddisfatto dei processi in atto. Perché un aspetto strategico del business così importante mostra queste carenze?

Secondo uno studio che abbiamo condotto tra i dirigenti senior, la ragione del gap decisionale sta nella mancanza di follow-up delle decisioni passate, che risulta troppo complicato e dispendioso in termini di tempo. L'80% dei dirigenti intervistati ha convenuto che il problema del follow-up rappresenta la difficoltà più consistente nella preparazione delle nuove riunioni.

Questo perché le decisioni strategiche del passato non sono ben documentate, e le informazioni necessarie non risultano prontamente disponibili. Inoltre, sono spesso formattate in modo inefficiente e poco leggibile, il che aumenta il carico mentale e il rischio di lacune ed errori. 

Tali problemi di efficienza complicano sia il lavoro dei responsabili delle decisioni che quello di chi organizza le riunioni: un ruolo che il più delle volte è ricoperto dagli assistenti di direzione. Spetta a loro la corretta preparazione dei punti all'ordine del giorno, associando ad essi voti e decisioni. Per quanto riguarda la successiva comunicazione delle decisioni prese: anche questa è troppo spesso confusa e approssimativa.

Alcuni manager si aspettano che si occupino di questa fase i loro assistenti. Altri pensano che dovrebbero farlo loro stessi. Altre volte si ritiene che il follow-up dipenda dal tipo di decisione. Il processo è in ogni caso carente.

Gravi conseguenze e frustrazioni sia per il leader che per l’assistente di direzione

La conseguenza di questa mancanza di decisione e di comunicazione è una bassa qualità dell’esecuzione. Gli obiettivi non vengono raggiunti, i manager si sentono sopraffatti e non in grado di valutare la tenuta dell’iter. 

Questa perdita di efficienza colpisce sia i manager che gli assistenti di direzione: se per i primi è percepita come uno spreco di denaro e di tempo, per i secondi si traduce nella frustrazione di non aver saputo garantire il supporto decisionale nel miglior modo possibile. Spesso l’auspicio sarebbe quello di migliorare i processi per facilitare il lavoro dei team.

Ma nella realtà il ruolo dell’assistente di direzione è strozzato dalla burocrazia: si lavora in un caos di documenti cartacei che diventano rapidamente ingestibili, oppure il supporto digitale non è adatto alle esigenze specifiche dei team di gestione. Oltre a non garantire l’opportuna sicurezza e riservatezza delle informazioni.

In questo contesto, è facile per un assistente di direzione sentirsi sopraffatto dalla quantità di lavoro, dai continui aggiornamenti e dall’avvicendarsi delle diverse tecnologie in prova, che spesso lasciano a desiderare. Per non parlare poi dei problemi tecnici dell'ultimo minuto nelle riunioni ibride o da remoto.

Trovare la giusta metodologia di supporto alle decisioni in mezzo a questo caos non è facile. Le agende sono sempre più fitte e il tempo non basta mai. E tutto questo genera stress. 

Portiamo come esempio il caso di un bravo attore. Per entusiasmare il suo pubblico con il suo talento comico, lirico o drammatico, un serio professionista ha bisogno di un'attenta preparazione dietro le quinte e nelle varie fasi della sua performance: dalle prove, al lavoro con il resto del cast su messa in scena, gestione del teatro e illuminazione. Solo per citare alcuni aspetti.

Anche un leader deve "fare le prove" prima di entrare nella fase decisionale: per farlo, deve avere tutte le informazioni necessarie, una visione chiara del processo e una gestione fluida e senza falle del contesto decisionale.

Dietro le quinte, l'aiuto-regista ha il potere di rendere possibile tutto questo. Lui o lei è responsabile del buon funzionamento della pièce, delle prove e della sinergia del cast. Allo stesso modo, un vicedirettore ricopre un ruolo cruciale per garantire il successo della sua organizzazione. E con una struttura di lavoro più efficiente potrebbe davvero migliorare i processi decisionali e fare la differenza.

La radice del problema: una carente gestione delle riunioni

Informazioni poco chiare, follow-up insufficiente, ordini del giorno mal strutturati: sono tutte componenti importantissime da mettere a fuoco. Ma si tratta più che altro di sintomi. La vera fonte del problema in qualsiasi (pessimo) processo decisionale è la mancanza di una struttura per una gestione ottimale delle riunioni e la mancanza di una tecnologia appropriata per supportarla.

La base di una riunione di successo è la sua preparazione, la struttura e il follow-up. Vale a dire: la cura delle diverse fasi dell’incontro. Prima della riunione, è essenziale redigere un ordine del giorno dettagliato (per ispirazione, vedere questo esempio di ordine del giorno di una riunione), selezionare i partecipanti, assegnare loro i diversi punti dell'ordine del giorno, raccogliere i documenti necessari e incoraggiare la collaborazione asincrona su punti specifici prima ancora che la riunione inizi.

Queste prassi a monte della riunione danno un primo impulso all’efficienza complessiva della riunione. Successivamente, a partire dal giorno stesso, si discutono i punti critici, rendendo il processo decisionale più chiaro, fluido e veloce, grazie al supporto di una tecnologia di supporto dedicata. A questo punto si stilano i verbali, si assegnano i compiti. E dopo la riunione, le decisioni risultano facilmente accessibili e monitorate. Ultima fase: viene raccolto un feedback dopo ogni incontro, a garanzia del miglioramento continuo.

Questo è lo scenario della riunione ideale, e il miglior strumento di supporto decisionale. Purtroppo nelle aziende di oggi è raro che il processo segua questa ratio. Più spesso le riunioni non hanno un ordine del giorno chiaro con obiettivi associati per ogni punto, la preparazione è carente, le discussioni deragliano, il tempo scorre e alla fine della riunione non è stata presa nessuna decisione reale.

I partecipanti si sentono frustrati da questo andamento improvvisato: si percepisce l’incontro come una perdita di tempo e questo non fa che rafforzare la mancanza di un processo decisionale efficace. Se si considera che i manager passano fino a 23 ore alla settimana impegnati in riunione, va da sé che questo  tempo che potrebbe essere utilizzato molto meglio.²

Il traguardo: verso decisioni migliori

Per eccellere nel loro ruolo decisionale, i leader di oggi hanno bisogno di riunioni meglio organizzate e più produttive. È fondamentale che godano di un facile accesso a tutte le decisioni prese in precedenza, con aggiornamenti di stato in tempo reale. Questo consente la visione generale di dove l'azienda è diretta, il monitoraggio dei suoi obiettivi, e la presa in carico delle eventuali criticità per cui è necessario mettere a punto soluzioni ad hoc.

L'assistente esecutivo che orchestra le riunioni può essere davvero in grado di facilitare questo scenario solo se viene allestita una giusta metodologia di gestione dei processi, con una tecnologia di supporto appropriata. Le riunioni devono essere strutturate nelle loro diverse fasi, con un’attenzione particolare al follow-up delle decisioni. E il tutto dovrebbe avvenire in modo semplice e integrato. 

Questo tipo di approccio permetterà loro di gestire le riunioni al meglio, mettendo i dirigenti nelle condizioni di ottenere risultati tangibili e di chiudere gli incontri con la sicurezza di aver usato bene il loro tempo. Avere una visibilità costante delle decisioni e del loro stato, infatti, promuove l'esecuzione e l'efficacia generale del business. 

Esiste una metodologia e una tecnologia dedicata alle riunioni formali e strategiche. Questo strumento permette agli assistenti di raggiungere i loro obiettivi, e di essere finalmente considerati un fondamento del supporto decisionale nell'organizzazione. Dal canto loro, i leader saranno più soddisfatti dell'eccellenza decisionale della loro organizzazione, risparmiando risorse preziose e conseguendo le migliori prestazioni sulla scena del business.

¹ ‘Decision making in the age of urgency’, McKinsey & Company, 2019.

² ‘Stop the Meeting Madness’, Harvard Business Review, 2017.

Aurélie Toro

L'autore

Aurélie dedica la sua esperienza nella creazione di contenuti e nel marketing digitale all'aiuto dei leader francofoni e alle loro prassi quotidiane. Sempre alla ricerca di cose che abbiano senso per la società e appassionata di ricerca, scrittura e condivisione di informazioni, fa del suo meglio per offrire una visione aggiornata ai leader interessati ai temi dell'agilità, della gestione delle riunioni e della trasformazione digitale.