Riunioni di comitato: quando i consigli di amministrazione tracciano la rotta del successo aziendale
Per qualsiasi organizzazione, le riunioni di comitato ricoprono un ruolo di vitale importanza. Capiamo insieme che cosa sono, come devono essere gestite e come possono diventare la bussola per la rotta del successo aziendale.
Le riunioni di comitato ricoprono una funzione di vitale importanza all’interno della vita aziendale. Attraverso queste, specifici sottogruppi interni all’organizzazione confluiscono verso un obiettivo comune, e raggiungono scopi - spesso vitali - che aiutano l’azienda a prosperare e progredire. Nel caso dei consigli di amministrazione, le riunioni di comitato sono il meccanismo attraverso cui gli amministratori e i direttori non esecutivi stabiliscono l’andamento della loro organizzazione.
Tuttavia, molti fraintendono la definizione delle riunioni di comitato e sottovalutano la loro importanza per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. La scarsa consapevolezza di cosa siano e di come funzionino può portare a falle strategiche e a una mancanza di continuità ed efficienza nel percorso definito dal comitato stesso.
In questo articolo proponiamo un approfondimento sul tema delle riunioni di comitato del consiglio, per aiutare le organizzazioni capire cosa sono, come dovrebbero essere gestite e come ottenere il massimo da esse.
Che cos'è una riunione di comitato?
Una riunione di comitato è un incontro formale di un sottogruppo interno all’organizzazione, che si riunisce per realizzare un obiettivo predefinito. Le riunioni sono un forum per lo scambio di idee, predisposto perché un comitato possa completare i suoi compiti. I comitati di solito hanno un titolo, come “comitato di direzione”, o “comitato per la corporate governance”.
Trattandosi di una delle più importanti tipologie di incontro formale, alle riunioni di comitato dovrebbero partecipare solo coloro che sono stati selezionati dalla direzione o dal consiglio. Può trattarsi di esperti nel campo in cui il comitato sta lavorando, di membri della leadership o di team incaricati di portare a termine gli obiettivi concordati. Dovrebbe quindi essere una riunione snella, con partecipanti selezionati e meno numerosi rispetto ad altri tipi di incontro. Un comitato direttivo dovrebbe interessare solo i partecipanti coinvolti nella leadership del progetto o dell'iniziativa in questione, insieme ai consulenti che possono aiutare a fornire un contesto o una competenza al progetto.
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Quali sono i diversi tipi di riunioni di comitato?
Ora che abbiamo capito in cosa consiste questo genere di incontro formale e perché è importante, vediamo quali sono le più comuni tipologie di riunioni di comitato. In generale, le riunioni di comitato rientrano in due categorie: permanenti e ad hoc.
Le commissioni permanenti sono incontri formali che il consiglio utilizza su base continua. La maggior parte del lavoro di un consiglio dovrebbe essere condotto attraverso le commissioni permanenti. Al contrario, le commissioni ad hoc sono di solito indette per condurre un lavoro straordinario, come cambiare lo statuto di un'organizzazione, reclutare un nuovo CEO, formare una nuova filiale e altri compiti una tantum.
Le più frequenti riunioni dei comitati permanenti includono:
1. Riunioni del comitato direttivo
Di solito un comitato direttivo è formato da dirigenti e stakeholder di alto livello, e viene indetto per guidare un progetto o un'iniziativa insieme ai responsabili incaricati. Il comitato direttivo, di per sé, non è coinvolto nella gestione quotidiana dell'iniziativa. Piuttosto, fornisce una visione generale e una direzione strategica attraverso delibere, raccomandazioni e indicazioni sul processo decisionale. Una riunione del comitato direttivo permette quindi uno scambio in tempo reale tra le parti interessate, per agevolare l’adempimento dei loro compiti. E dando loro modo di gestire con efficacia il progetto o l'iniziativa in questione.
2. Riunioni del comitato di governance
Un comitato di governance è il fulcro della conformità delle organizzazioni for-profit e non for-profit. Permette di esercitare una funzione di supervisione sul consiglio di amministrazione di un'organizzazione, così come il consiglio supervisiona l'organizzazione nel suo complesso. Il comitato di governance assicura che un consiglio stia rispettando i suoi obblighi, aiutando a reclutare altri membri del consiglio e a suggerire raccomandazioni sulla rielezione, il mantenimento o la rimozione dei componenti. Per questo, il comitato di governance è un incontro formale che consente ai membri del comitato di deliberare, discutere e prendere decisioni su questioni centrali per la loro funzione. I partecipanti a queste riunioni includeranno un certo numero di direttori dell'organizzazione e di direttori non esecutivi.
3. Riunioni del comitato per la remunerazione
L'importanza dei comitati per la remunerazione non può essere sottovalutata, in quanto aiutano a definire il modo in cui gli amministratori sono incentivati e ricompensati. Essi stabiliscono la politica di remunerazione dell'organizzazione, compresa la remunerazione di ogni singolo amministratore e i connessi obiettivi da raggiungere. Le riunioni del comitato per la remunerazione sono quindi più selettive rispetto alle altre riunioni: comprendono solo due o tre amministratori indipendenti e non esecutivi. In molti casi, queste riunioni avranno luogo solo due o tre volte all'anno. Il primo incontro sarà indetto per concordare i KPI di ogni direttore, e far sì che siano allineati con gli obiettivi generali della società. La seconda riunione avviene di solito per valutare l’operato di ogni direttore rispetto a questi KPI, e per verificare cosa è stato raggiunto. In alcuni casi, fra i due incontri può esserne organizzato un terzo, per monitorare il decorso del processo e apportare eventuali azioni correttive.
L'importanza delle riunioni del comitato è cruciale, perché esse assolvono a una varietà di funzioni nella gestione di un'organizzazione.
Le tipologie di riunioni di comitato ad hoc includono:
1. Riunioni della commissione per il bilancio
Di norma una riunione della commissione per il bilancio ha luogo una volta all'anno, in previsione dell’anno fiscale a venire. Questa tipologia di incontro serve a definire il budget per l'anno successivo, e dovrebbe essere distribuito tra i diversi dipartimenti. I risultati delle riunioni della commissione per il bilancio costituiscono solide raccomandazioni da riportare al consiglio riguardo ai bilanci dell'azienda e dei dipartimenti.
2. Riunioni di comitato per il contenzioso
Un comitato per le controversie è di solito creato in risposta a una specifica questione legale, come ad esempio una violazione del copyright. Normalmente include membri del team legale interno di una società, così come altri dirigenti con una specifica esperienza nella materia oggetto di contenzioso. In queste riunioni si prepara una risposta al caso in questione, da riportare al consiglio.
A differenza dei comitati permanenti, il lavoro dei comitati ad hoc non è continuo, dunque la loro durata è limitata. Ne consegue che si terranno meno riunioni tra le commissioni ad hoc rispetto alle commissioni permanenti.
L'importanza delle riunioni dei comitati è quindi evidente, perché questi incontri rispondono a una varietà di funzioni all’interno di un’organizzazione. Eppure, molte riunioni di comitato sono gestite male, compromettendo l’efficacia delle performance.
Nella prossima sezione capiremo come gestire efficacemente le riunioni di comitato, in modo che le organizzazioni possano realizzarne a pieno il valore.
Come gestire efficacemente le riunioni di comitato
Le riunioni di comitato sono, per loro stessa natura, riunioni formali. Come tali dovrebbero seguire una struttura chiara e definita, che permetta ai partecipanti di contribuire e collaborare efficacemente nel perseguimento degli obiettivi condivisi.
Esistono una serie di passi importanti da seguire, che integrano i modi in cui gestiamo le normali riunioni di lavoro. Fra questi:
1. Uno scopo chiaro
Come ogni riunione formale, una riunione di comitato dovrebbe avere un obiettivo chiaro, delineato già prima di organizzare l’incontro. Tuttavia, le riunioni di comitato implicano alcune importanti differenze, perché di solito l’obiettivo è deciso dal consiglio di amministrazione. Per questo, se lo scopo di una riunione di comitato non è chiaro, probabilmente il comitato stesso non sarebbe stato necessario.
2. L’ordine del giorno deve essere comunicato in anticipo
Per il successo di qualsiasi riunione, la preparazione è fondamentale. Le riunioni del comitato non fanno eccezione. Assicurarsi che l’ordine del giorno sia formulato e distribuito a tutti i partecipanti già prima della riunione è vitale, e assicura che ognuno possa prepararsi in vista dell’incontro, porre domande chiarificatrici prima del tempo e collaborare a distanza con gli altri partecipanti se necessario.
L'ordine del giorno della riunione dovrebbe includere un responsabile (o un presidente) dell’incontro e un obiettivo generale. Inoltre, deve essere previsto un obiettivo e un responsabile anche per ogni punto in agenda, insieme a una tempistica da dedicare alla discussione, a una descrizione del topic e a qualsiasi documento correlato. Seguendo un ordine del giorno chiaro nella riunione della commissione, il presidente assicura che ogni punto sia discusso in tempo. E dato che i partecipanti sono di solito persone eccezionalmente impegnate, garantire il buon uso del loro tempo è davvero fondamentale.
3. Verbali delle riunioni
I verbali delle riunioni costituiscono un requisito legale per le riunioni del consiglio e le relative riunioni di commissione. Hanno anche un ruolo fondamentale in fatto di sicurezza. Il verbale della riunione dovrebbe seguire la stessa struttura dell'ordine del giorno, offrendo un'indicazione di ciò che è stato discusso, deliberato e deciso - compresi i risultati di eventuali votazioni. Un buon verbale dovrebbe anche includere i dettagli delle azioni decise nel corso della riunione, insieme a una chiara indicazione di chi avrà la responsabilità di farle accadere.
Per la maggior parte dei comitati il verbale della riunione fornirà anche i dettagli della riunione successiva, in modo che i partecipanti siano informati il prima possibile. È importante che il verbale di ogni riunione di commissione sia condiviso non solo con i partecipanti, ma anche con il presidente del consiglio. Seguire un modello di verbale di riunione può aiutare a rendere efficace ed efficiente il processo di verbalizzazione delle riunioni di commissione.
Riunioni di comitato: eventi di primaria importanza per il successo dell’azienda
Se utilizzate nel modo corretto, le riunioni di comitato costituiscono uno strumento potente per aiutare i consigli di amministrazione ad orientare le loro organizzazioni verso il successo.
Grazie a una chiara comprensione del ruolo delle riunioni di comitato e alla corretta gestione di alcuni importanti fattori, gli amministratori possono garantire che i loro consigli siano allineati su obiettivi comuni. E ottenere il massimo da questi incontri.
