Lavoro agile: il futuro delle organizzazioni di successo

Nell'ultimo decennio, l’espressione “lavoro agile” si è progressivamente diffusa. Ma il suo significato risulta spesso confuso, usato in modo errato, oppure del tutto frainteso. Se attuata correttamente, una strategia agile può rivoluzionare l'approccio al lavoro di un'azienda, accrescendo il suo valore agli occhi del cliente e favorendo una forza lavoro moderna e forte, allineata in una visione e in una missione comuni.

La locuzione “lavoro agile” è spesso usata in modo errato per descrivere il lavoro flessibile e la possibilità di lavorare da remoto. In realtà una cultura agile comporta molto più della semplice libertà di scegliere quando e dove lavorare. Il lavoro agile è un insieme di principi guida, che devono entrare a far parte del DNA della vostra organizzazione, dalla leadership agli ultimi arrivati, e portare a numerosi e significativi benefici. Questo articolo delineerà le differenze tra lavoro agile e lavoro flessibile, oltre a fornire una definizione e una guida su come mettere in atto pratiche di lavoro agili. Saranno inoltre esplorate alcune delle criticità che rallentano il passaggio al modello agile di lavoro.

Qual è la differenza tra lavoro flessibile e lavoro agile?

Le politiche di lavoro flessibile sono diventate molto diffuse nelle organizzazioni di tutto il mondo; i vantaggi d'incoraggiare i vostri dipendenti a scegliere quando e dove lavorare possono portare a miglioramenti significativi nella cultura della vostra azienda, non ultimo il fatto di aumentare l'equilibrio tra lavoro e vita privata per i dipendenti. Il concetto di lavoro flessibile, tuttavia, si conclude qui, e ha poco impatto sulla visione che i vostri dipendenti hanno del lavoro.

Secondo un articolo pubblicato da RICOH, sono quattro le differenze fondamentali tra il lavoro flessibile e il lavoro agile.¹

1. Una politica di lavoro flessibile non rende la vostra organizzazione più agile; un approccio agile al lavoro, al contrario, rende l’organizzazione più flessibile

Una politica di lavoro flessibile non rende la vostra azienda più flessibile nell'adattarsi ai cambiamenti, nel prendere decisioni tempestive o nell'affrontare le avversità: tutti vantaggi chiave di un approccio agile al lavoro.

2. Orientamento al dipendente e orientamento al cliente

Il lavoro flessibile rende la vostra azienda più orientata ai dipendenti, valorizzando il work-life balance e garantendo la possibilità di scegliere liberamente la sede di lavoro più opportuna. Il lavoro agile integra alla flessibilità per il dipendente anche l’orientamento al cliente, assicurando una sinergia fra benessere del lavoratore e valorizzazione del cliente. Il lavoro agile si concentra infatti su prestazioni e risultati, eliminando controproducenti forme di controllo, come le presenze e gli orari.

3. Il lavoro come attività piuttosto che come luogo

Una distinzione fondamentale tra lavoro flessibile e lavoro agile riguarda la mentalità. Il lavoro flessibile crea abitudini, in quanto i dipendenti possono scegliere come e quando svolgere i loro compiti. Il lavoro agile si concentra invece sulla mentalità, incoraggiando una forte attenzione ai risultati e mettendo in atto un cambiamento nel modo in cui i dipendenti vedono il lavoro nella sua interezza. Il lavoro agile favorisce l’approccio secondo cui il lavoro è un'attività piuttosto che un luogo. Il semplice fatto di essere presenti non è sufficiente.²

4. Le riunioni: una caratteristica distintiva

L’ultima differenza tra lavoro flessibile e lavoro agile è l'approccio alle riunioni. Il lavoro flessibile consente ai dipendenti di lavorare a distanza e in orari diversi, il che spesso porta ad avere meno riunioni. Con il lavoro agile, tuttavia, le riunioni sono cruciali per la collaborazione. Se gestite correttamente, le riunioni sono considerate il modo più efficiente ed efficace per prendere decisioni e migliorare la collaborazione.

Qual è la definizione di lavoro agile?

l lavoro agile ottimizza il modo in cui i team collaborano e creano insieme un valore aggiunto per il cliente. Il lavoro agile consente ai team di fissare in modo autonomo gli obiettivi e di raggiungerli attraverso processi personalizzati e l'uso della tecnologia. Un importante punto focale del lavoro agile è l'apprendimento continuo e la capacità di adattarsi alle mutevoli condizioni di mercato. Il concetto di agilità è nato nella comunità del software, ma ora viene applicato in innumerevoli contesti al di fuori del mondo tecnologico. “Agile” è quindi un approccio multidimensionale, e non una soluzione unica per tutti. Questo sarebbe in contraddizione con l'idea stessa di agilità. In questo senso, il lavoro agile stabilisce solo alcuni principi, ma lascia molta libertà d’azione.

Per questo motivo è talvolta difficile comprendere il vero significato del lavoro agile. L'attuazione del lavoro agile e la creazione di una cultura agile potrebbero quindi degenerare in un approccio piuttosto astratto. Ma non è detto che debba essere così. Ora esamineremo in dettaglio cosa significa (o non significa) “lavoro agile”.

Come può un'azienda mettere in atto il lavoro agile?

Attuare pratiche di lavoro agili può sembrare un compito complesso. Tuttavia, una volta che le fondamenta sono stabili al loro posto, il processo diventa molto più accessibile e facilmente comprensibile. Ci sono quattro passaggi chiave per avere successo nell'adottare il lavoro agile, al di fuori dello sviluppo dei software.

1. Fate chiarezza sul perché volete implementare una strategia agile

Iniziate imparando cos'è il lavoro agile, fate chiarezza sul perché volete implementare una strategia agile e fissate obiettivi e traguardi chiari per l’adozione di questo approccio. Come per molte tendenze organizzative, le aziende tendono a seguire la massa e ad apportare cambiamenti prima di comprendere fino in fondo a cosa stanno davvero andando incontro. Prendersi il tempo necessario per capire cos'è il lavoro agile, che aspetto ha una cultura agile e quali potrebbero essere i vantaggi di una strategia agile nel contesto della vostra organizzazione è un passo fondamentale prima d'intraprendere qualsiasi trasformazione in questo senso. È anche essenziale avere un'idea chiara di quale sia il vostro intento e quali sono gli obiettivi per adottare il lavoro agile; in questo modo i vostri team lavoreranno verso un obiettivo comune. In assenza di ciò, si corre il rischio che i singoli individui si concentrino solo sulle proprie priorità.

2. Iniziare a lavorare in “sprint"

Fissare chiaramente una cronologia di priorità, e delineare i risultati da raggiungere entro il periodo di tempo stabilito è un grande passo avanti verso l'adozione di uno stile di lavoro agile nella vostra organizzazione. Gli “sprint” sono comunemente usati nei team di sviluppo software per rispettare le scadenze decisive e garantire trasparenza e responsabilità tra i team. Adottando questo principio nelle organizzazioni al di fuori del mondo dello sviluppo software, potrete beneficiare degli stessi miglioramenti nella collaborazione tra i membri dei vostri team.

3. Auto-organizzarsi in squadre multidisciplinari

L'auto-organizzazione è alla base del lavoro agile, e richiede che la strategia e gli obiettivi dell'azienda siano ripartiti e applicati a livello dei team. Le decisioni su come raggiungerli sono poi affidate ai team stessi, il che permette l'autonomia, la capacità di sperimentare, di apprendere dagli insuccessi, e di adattarsi e imparare costantemente. Secondo Consulting UK, "i team che si auto-organizzano richiedono anche che i loro membri siano versatili. Se i membri del team sono troppo specializzati, alla fine si troveranno di fronte a ostacoli: il team non può far fronte all'improvvisa indisponibilità dei membri del team, gli specialisti vengono caricati di lavoro, ed è improbabile che il team condivida conoscenze e responsabilità".

4. Concordare le modalità di svolgimento del lavoro

Ci sono diverse metodologie agili a vostra disposizione, e vale la pena esplorarle e scegliere quella che funziona meglio per ogni team. Alcuni team svolgeranno compiti ripetitivi e legati alle procedure, il che significa che una metodologia “Kanban” potrebbe essere sensata. Altri team potrebbero essere più adatti ad un approccio “Scrum”, che può essere replicato a seconda dei diversi progetti intrapresi.

Il lavoro agile richiede una mentalità agile, che deve iniziare dall'alto ed estendersi progressivamente ai diversi livelli. I leader che abbracciano una metodologia di lavoro agile sono più efficaci nel motivare i loro dipendenti a seguire il loro esempio, ed è quindi importante che questo sia il primo passo. Anche se richiderà un investimento in termini di tempo, i vantaggi di un lavoro agile produrranno guadagni che supereranno il costo iniziale. L’approccio agile al lavoro ha vantaggi indiscutibili: è difficile immaginare il motivo per cui così tante organizzazioni faticano ad attuarlo, o si oppongono a questo passaggio. Quali sono, in effetti, gli ostacoli all'adozione del lavoro agile?

Gli ostacoli al lavoro agile - perché la mia azienda fa fatica ad adattarsi?

Il lavoro agile viene associato a generiche idee di modernizzazione e ai rapidi cambiamenti del mondo VUCA, ma è molto più di questo. L’agilità è connessa in modo profondo al comportamento e all'atteggiamento, ed è qualcosa che deve essere costruito in ogni livello della vostra organizzazione. Per questo, il primo ostacolo al lavoro agile è la resistenza al cambiamento degli atteggiamenti e dei comportamenti dei vostri dipendenti. Questo cambiamento può essere in effetti difficoltoso. E ha bisogno di essere consolidato gradualmente, attraverso un esempio che faccia da guida.

Il secondo ostacolo rilevante nell'adozione del lavoro agile nella vostra organizzazione è il saper adottare un tipo di cultura agile. Anche se i tempi delle giornate lavorative dalle nove alle cinque sono ormai giunti al termine, è comunque importante promuovere un senso di comunità e mettere in atto una struttura predisposta alle libere interazioni fra i dipendenti. I lavoratori devono sentirsi sicuri e protetti nel momento in cui la loro organizzazione passa al lavoro agile. Una cultura di tipo agile sposa i principi generali di adattabilità e flessibilità propri di questo modello. E questo, ancora una volta, deve entrare a far parte delle fondamenta aziendali, diventando un elemento integrante della comunicazione con i vostri dipendenti.

L'ultimo, e forse anche il più significativo, ostacolo al lavoro agile riguarda la mancanza di risorse necessarie a mettere in atto il cambiamento. Le organizzazioni non possono aspettarsi che i loro dipendenti adottino un approccio agile al lavoro se non hanno gli strumenti per farlo con successo. Il personale deve essere messo in grado di lavorare in strutture di team agili, con connessioni a banda larga e software che facilitino la collaborazione a distanza.

Perché il lavoro agile è considerato il futuro del lavoro?

Le organizzazioni che adottano il lavoro agile sono più flessibili. In virtù della loro capacità di evolversi e di trasformarsi, esse dimostrano una maggiore resistenza ai cambiamenti del contesto: un’attitudine che sta diventando sempre più preziosa nell’attuale caotico mondo degli affari. Secondo un articolo pubblicato da The Telegraph, "il lavoro agile non solo migliora l'equilibrio tra lavoro e vita privata e aumenta la produttività, ma aiuta anche le aziende ad attrarre una gamma più diversificata di talenti".³ Quest'ultimo aspetto è particolarmente importante in quanto le organizzazioni si impegnano ad attrarre i migliori talenti della prossima generazione, molti dei quali sono cresciuti come nativi digitali e cercano lavoro presso aziende meno gerarchiche e più dinamiche.

Oltre a questo, i dipendenti che hanno il potere di scegliere come, quando e dove lavorare si dimostrano più innovativi e più produttivi, e quindi non sorprende che organizzazioni agili siano responsabili di così tanti progressi nella tecnologia, nel mondo accademico e in altri aspetti della nostra vita.

Poiché siamo favorevoli alla crescente diversità sul posto di lavoro, dobbiamo adeguarci e adattarci per consentire nuovi modi di pensare, di impegnarsi e, infine, di lavorare insieme. Il lavoro agile fornisce gli strumenti alle organizzazioni, ai leader e ai dipendenti per ottimizzare il loro modo di lavorare, adattando le pratiche alle necessità e alle priorità individuali. Tutto questo nell’auspicio di offrire il massimo del valore ai clienti.

¹ 'Flexible and agile working – do you know the difference?', RICOH, 2019.

² 'Property in the Economy - Agile Working', RICS, 2009.

³ 'Is your team agile, or just unstructured?', The Telegraph, 2018.

Robert Mitson

L'autore

Robert è appassionato nella creazione e la comunicazione del valore e nel suo lavoro come specialista di contenuti in inglese crea intuizioni per aiutare i leader di tutta Europa a fare in modo che ogni riunione conti.