Perché ora più che mai i dirigenti dovrebbero adottare la metodologia agile di lavoro nei loro team

Gli attuali avvenimenti rappresentano un ottimo esempio del “mondo VUCA”, cioè instabile, incerto, complesso e ambiguo (Volatile, Uncertain, Complex, and Ambiguous) in cui viviamo. Mentre guidano le loro aziende attraverso la tempesta e mantengono la continuità del business, i dirigenti affrontano anche nuove sfide all'interno dei team che dirigono. Costretti a lavorare a distanza, molti team non riescono a mantenere un coordinamento efficace, a favorire il coinvolgimento dei dipendenti e ad aumentare il senso di responsabilità. Inoltre, molti dirigenti perdono in parte il controllo, in quanto non sono in grado di monitorare del tutto il tempo e le presenze - che resta il principale criterio per misurare il successo nelle aziende tradizionali. Lo stile tradizionale di “comando e controllo” adottato dalla leadership viene messo in discussione oggi più che mai.

Questa crisi dimostra la necessità di adottare metodologie di lavoro veramente agili. Praticamente da un giorno all'altro, le basi di queste metodologie agili, come la fiducia, la responsabilità e la trasparenza, sono diventate ancora più importanti. In un mondo in cui il cambiamento è costante, i team agili sono più reattivi e si adattano meglio alle sfide future. La crisi attuale ha creato il senso di urgenza necessario per un cambiamento di successo. Questo articolo mostra come i dirigenti possono cambiare loro stessi adottando un nuovo approccio alla leadership, e implementando nei team metodologie di lavoro agili.

Qual è la differenza tra la metodologia flessibile e agile di lavorare?

I termini "flessibile” e “agile" sono spesso utilizzati in modo intercambiabile. Tuttavia, non hanno lo stesso significato. Il lavoro flessibile mira a migliorare il nostro modo di lavorare individualmente, in termini di luogo e di tempo. Questo aumenta l’equilibrio che c’e tra lavoro e vita privata, ad esempio evitando lunghi spostamenti o permettendoci di organizzare meglio la cura dei nostri figli. L'attuale crisi aumenterà ulteriormente il lavoro flessibile: molte persone che non hanno mai lavorato da casa avranno esperienze positive in termini di equilibrio tra lavoro e vita privata. Questo, a sua volta, eserciterà pressioni sulle aziende affinché offrano un lavoro flessibile per attrarre e trattenere i talenti in futuro.

Le metodologie di lavoro agili, d'altra parte, comprendono non solo la flessibilità di lavorare in un momento e in un luogo diversi, ma anche il modo in cui i team collaborano e i risultati ottenuti. Agile significa cambiare mentalità, essere e comportarsi in modo diverso, non solo lavorare in modo più flessibile. Agile riunisce persone, processi e tecnologia per trovare il modo più appropriato e produttivo per raggiungere gli obiettivi. Per fornirvi una migliore comprensione delle nozioni basilari della metodologia agile di lavorare, abbiamo raccolto qui un elenco degli atteggiamenti che si possono trovare nei team di lavoro agile:

• Guardare al lavoro come un'occupazione, non come un luogo
• Sapere di cosa hanno bisogno i propri clienti, non limitarsi a darlo per scontato
• Prendere decisioni rapide, non temere il fallimento
• Basare i propri rapporti sulla fiducia e sul rispetto, non sulle gerarchie
• Ottenere feedback e migliorare costantemente, non essere auto compiaciuti
• Accettare l'innovazione, non la burocrazia
• Essere orgogliosi delle proprie idee, non aspettate che gli altri intervengano
• Potenziare le persone, non controllarle 
• Concentrarsi sulla performance, non sull’essere presente

Quali sono i benefici della metodologia agile di lavorare?

L'obiettivo di una metodologia agile di lavorare è quello di creare organizzazioni, team, leader e individui più reattivi, innovativi e produttivi e consentire loro di affrontare le sfide future. Secondo McKinsey, i team agili prendono decisioni tre volte più velocemente e creano valore cinque volte più velocemente rispetto ai team tradizionali.¹ 

I team agili sono autonomi e si assumono la responsabilità di creare valore in tempi brevi. Questo li rende più resilienti, il che aumenta la loro capacità di evolversi in un mondo caratterizzato da un rapido cambiamento. Nel mondo VUCA di oggi, le mutevoli esigenze dei clienti, le circostanze economiche e normative e la tecnologia, richiedono di adattarsi costantemente. Anche i team agili reagiscono rapidamente in tempi di crisi - com’è dimostrato dalla situazione attuale. Nelle organizzazioni agili, ogni team è visto come un'azienda a sé stante. Dando ai team e ai dipendenti maggiore libertà di prendere le proprie decisioni e di stabilire insieme le priorità, i team agili sono molto più orientati all'imprenditorialità e sono responsabili delle proprie azioni. Si concentrano sulle prestazioni e sui risultati piuttosto che sul presente. 

Di conseguenza, i loro membri sono più motivati e impegnati come nei team tradizionali e hanno meno probabilità di lasciare l'azienda. Con una nuova generazione di lavoratori che entra a far parte del personale e che da più valore al loro lavoro rispetto alle generazioni precedenti, è fondamentale dare loro voce nel processo decisionale.

Quindi, cosa trattiene i team dall'adottare una metodologia agile di lavorare?

Qual è la sfida principale quando si adotta una metodologia agile di lavorare?

Nella nostra esperienza, assumere una metodologia agile di lavorare è prima di tutto una sfida culturale. Semplicemente acquistare nuove tecnologie o cambiare i processi non è sufficiente. Dobbiamo cambiare la nostra cultura, dare potere alle persone e costruire le nostre relazioni sulla base della fiducia e del rispetto reciproci. Noi crediamo che questo sia il momento migliore per avviare questo cambiamento culturale. Perché?

In primo luogo, la crisi attuale ha creato un senso di urgenza nell'adottare metodologie di lavoro agili. Praticamente da un giorno all'altro, le fondamenta delle metodologie agili di lavoro, come la fiducia, la responsabilità e la trasparenza sono diventate cruciali per mantenere la produttività del team nel contesto del telelavoro. La necessità di un cambiamento, in questo caso di essere più produttivi e di diventare più resilienti e adattabili alle difficoltà future, è ora piuttosto ovvia e logica. Questo renderà più facile ottenere il consenso volontario delle persone per il cambiamento.

Il secondo motivo è legato alla leadership. La ricerca mostra che la leadership è probabilmente il più importante fattore in una trasformazione agile e di successo. Quindi, i dirigenti devono cambiare radicalmente la loro nozione di leadership e adottare una mentalità agile. Il momento non potrebbe essere migliore: Lo stile tradizionale di comando e controllo della leadership è messo in discussione dagli eventi recenti. Improvvisamente la maggior parte dei dipendenti lavora a distanza, e quindi diventa più difficile per i leader seguire fino in fondo il tempo e la partecipazione dei dipendenti. Il micromanagement e la supervisione sono più difficili da gestire. Quindi il cambiamento degli stili di leadership non è mai stato così importante come adesso.

Come si può diventare un leader veramente agile?

Il ruolo di leader nei team agili è sostanzialmente diverso da quello dei team tradizionali. Di conseguenza, i leader che vogliono implementare questi nuovi modi di lavorare nei loro team devono iniziare ad adottare una mentalità veramente agile. Questa mentalità permetterà loro di integrarsi nella squadra e di promuovere efficacemente il cambiamento che sta per avvenire.

Nel tentativo di diventare agili, i leader trasformano in maniera significativa il proprio ruolo nel team, da pianificatore e manager a istruttore e visionario. A prima vista, questo potrebbe sembrare una perdita di potere. I leader tradizionali spesso traggono la loro autostima dalla loro posizione gerarchica. Tuttavia, come leader, non bisogna aver paura di perdere la propria posizione autoritaria. Al contrario, è possibile persino aumentare il proprio impatto dando potere a tutti i membri del team per raggiungere insieme gli obiettivi.

Come potete implementare con successo modi agili di lavorare nel vostro team?

L'essenza di una leadership agile è la creazione del giusto ambiente per team autogestiti e ad alte performance. Durante il processo di trasformazione, il vostro ruolo di leader è fondamentale affinché il cambiamento avvenga con successo. Questo può essere intenso all'inizio. Per questo motivo abbiamo preparato una guida passo per passo, su come implementare modi agili di lavorare nel vostro team: 

1. Rendere l’obiettivo chiaro

Perché dovremmo adottare modalità di lavoro agili? Questa è la domanda chiave che dovreste porvi quando iniziate la trasformazione. Date ai membri del vostro team uno obiettivo chiaro. Altrimenti, le modalità di lavoro agili sono destinate a fallire fin dall'inizio. Stabilite, insieme al vostro team, un’intesa comune di cosa significa lavorare in modo agile nel contesto del vostro team. Questo articolo dovrebbe aiutarvi. Cercate d'identificare i possibili ostacoli che potrebbero sorgere lungo il percorso e percepite l'atmosfera che c’è nel team.

2. Ottieni il consenso volontario dei tuoi collaboratori

Coinvolgere i vostri collaboratori è fondamentale. Tuttavia, il loro consenso deve avvenire su base volontaria. Un lavoro agile si basa interamente sulla volontarietà, che è, a sua volta, la premessa per la successiva partecipazione e l'impegno. I membri del team che si sentono obbligati a implementare modalità di lavoro agili, impediranno al team di raggiungere i propri obiettivi. Per ottenere l'adesione dei vostri collaboratori, evidenziate i vantaggi di un lavoro agile senza essere invadenti.

3. Offrite al vostro team l'autonomia per organizzarsi indipendentemente

Il lavoro agile si basa su team autonome e auto-organizzate. Consentite al vostro team di prendere tutte le decisioni importanti in modo indipendente, seguendo le linee guida della dichiarazione di missione precedentemente concordata. Tuttavia, questa forma di auto-organizzazione significa anche che un team si deve assume la responsabilità nel raggiungere i propri obiettivi. Ogni membro dovrebbe ora sapere qual è il suo ruolo all'interno del team.

4. Creare un senso di sicurezza psicologica

Vedendo che la cultura è il fattore più importante per una trasformazione agile e di successo, assicuratevi che il vostro team sia in grado di costruire una cultura agile. Creare un senso di sicurezza psicologica, in cui le persone si sentono a proprio agio a parlare apertamente, a suggerire idee e persino ad ammettere quando non sanno qualcosa. Infatti, una cultura di squadra basata sulla sicurezza psicologica è una delle caratteristiche principali dei team agili ad alto potenziale. I leader agili possono contribuire a creare questo ambiente incoraggiando tutti a comunicare apertamente e a contribuire alla soluzione comune dei problemi.

5. Incoraggiate il vostro team a concentrarsi sulle esigenze dei clienti

L'attenzione alle esigenze dei clienti è uno dei pilastri di una metodologia agile di lavorare. Mantenete i vostri team agili concentrati sul cliente esterno o interno e sulla creazione di valore per loro. Ciò significa che il vostro team deve analizzare, comprendere e anticipare i problemi e le esigenze dei clienti. Per catturare, classificare ed elaborare le esigenze dei clienti, i team agili si avvalgono di metodi di “customer centricity”, come la mappatura del loro percorso, le storie degli utenti o il metodo del jobs-to-be-done.²

6. Definite insieme i vostri processi agili

Per diventare un team più flessibile e reattivo, le metodologie agili di lavorare richiedono molta disciplina in termini di processi. In qualità di leader, potete contribuire a metterli in atto. Incoraggiate il vostro team a prendere decisioni rapide e a dare priorità ai compiti senza pietà. Definite gli obiettivi e organizzate un solido processo di monitoraggio e di comunicazione per verificare le prestazioni e i risultati. Anche i cicli di miglioramento e di apprendimento fanno parte di processi agili, durante i quali i team riflettono su ciò che può essere migliorato. Nel caso in cui il vostro team e voi abbiate bisogno di un aiuto esterno per migliorare, potete anche prendere in considerazione l'assunzione di un consulente agile. Infine, ma non meno importante, pensate a come la tecnologia di ultima generazione potrebbe aiutare il vostro team a lavorare in modo agile.

7. Facilitare l'agilità mentale - essere una figura di riferimento

Il più grande ostacolo per team agili e di successo non riguarda il processo, ma la mentalità dei membri del vostro team. Quindi, dovreste essere un modello da seguire e migliorare costantemente la vostra "agilità interiore". Se siete voi a prendere l'iniziativa e mostrate il coraggio di vivere all'altezza dei valori agili, ci sarà maggiore probabilità che i membri del vostro team seguano il vostro percorso. Siate pazienti: molte persone si sono abituate ai sistemi tradizionali di lavoro durante il loro percorso di socializzazione professionale. Pertanto, ci vorrà del tempo per adottare metodologie agili di lavoro, come l'auto-organizzazione, prendere decisioni senza chiedere ai superiori, assumersi la responsabilità e dire no quando ci sono altre priorità.

In prima linea per i team agili

L'implementazione della metodologia di lavoro agile è difficile e richiede leader agili e un team che accolga il cambiamento. Noi crediamo che questo sia il momento migliore per iniziare a essere agili. La crisi attuale ha creato il senso di urgenza necessario per far sì che la gestione del cambiamento abbia successo. Come leader, iniziate a trasformare la vostra mentalità e poi guidate il vostro team mostrandovi come modello. Seguendo i sette passi descritti in questo articolo, i leader permetteranno ai loro team di superare le sfide del nostro mondo VUCA e di prosperare come team agili.

¹ 'Leading agile transformation: The new capabilities leaders need to build 21st-century organizations', McKinsey, 2019.

² '6 Ways to Build a Customer-Centric Culture', Harvard Business Review, 2018.

Simon Städeli

L'autore

Il suo background come giornalista e imprenditore aiuta Simon a creare contenuti educativi di alto livello sugli argomenti di trasformazione digitale, gestione delle riunioni e leadership agile.