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EJOT
Fallstudie

Wie Sherpany eine effektive Vorstandskommunikation bei EJOT gewährleistet

Die Entwicklung der Governance-Prozesse hat, mit der Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses für den Verwaltungsrat, die Bedeutung der Rolle des Unternehmenssekretärs erhöht. In der heutigen Zeit, in der Informationen volatil und reichlich vorhanden sind, müssen Geschäftsführer immer Zugang zu den neuesten Unterlagen haben.

Anke Zinkann, Corporate Secretary bei der deutschen Firma EJOT, organisiert Vorstandssitzungen und ist dafür verantwortlich, den Direktoren des Unternehmens die richtigen Dokumente rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. Die rechtzeitige Zustellung aller Dokumente sei eine der größten Herausforderungen ihrer Funktion, sagte sie uns.

Im Laufe der Jahre wurden die Vorstandsunterlagen immer umfangreicher und erforderten mehr Vorbereitungszeit. Die Herausforderung bestand darin, diese Arbeit zu bewältigen, ohne zu viel Zeit mit dem Ausdrucken oder Kopieren von Dokumenten zu verschwenden. Um seine Governance-Prozesse zu modernisieren, musste EJOT eine File-Sharing-Lösung finden, die einfach, sicher und effizient ist. "Wir wollten sicherstellen, dass unsere Vorstandsmitglieder jederzeit und von überall auf der Welt Zugang zu den Sitzungsunterlagen haben", sagte Zinkann.

Vom Papier auf eine Disc zum Vorstandsportal von Sherpany

EJOT hat in der Vergangenheit mehrere Ansätze zur Verbesserung des Sitzungsprozesses im Vorstand erprobt. Vor 15 Jahren wurden Dokumente gedruckt und in physische Ordner abgelegt, dann wurden sie per Post an die Direktoren geschickt. Später wurden die Dokumente auf einer Festplatte gespeichert und jedes Mitglied führte seine eigene Auswahl durch. Doch keine dieser Lösungen war zufriedenstellend.

Das Exekutiv- und Vorstandsportal von Sherpany wurde vom Vorstandsvorsitzenden empfohlen. Frau Zinkann sagte uns, dass die Direktoren schnell gelernt haben wie man Sherpany benutzt, da es sehr benutzerfreundlich ist. In der Vergangenheit scheiterten andere hausinterne Lösungen gerade an mangelnder Praktikabilität. Sherpany wurde schnell zum EJOT-Tool für die Vorbereitung von Vorstandssitzungen und den Austausch von Unterlagen.

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Das intuitive und sichere Werkzeug zur Verwaltung von Vorstandssitzungen

Wenn es um die Bewertung des Vorstandsportals von Sherpany geht, sagt die Sekretärin von EJOT, dass sie endlich das intuitive und sichere Werkzeug gefunden hat, nach dem sie gesucht haben. Es ermöglicht Führungskräften, von überall auf der Welt auf Berichte und Präsentationen jederzeit zuzugreifen. Sherpany wurde sogar zu einem nützlichen Kommunikationskanal bei EJOT, um Informationen über breitere Themen mit den Direktoren auszutauschen.

Die Zeiten, in denen die Vorstandsmitglieder ihre Sitzungsmappen verspätet erhalten haben, weil sie per Post verschickt wurden, einschließlich aller negativen Auswirkungen, sind vorbei. "Mit Sherpany können wir diese Probleme vermeiden", erklärte Zinkann.

Für den Unternehmenssekretär ermöglichte die Digitalisierung formeller Sitzungen eine effizientere und interaktivere Kommunikation zwischen verschiedenen Interessengruppen. "Ich würde Sherpany auf jeden Fall empfehlen."

 

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"Ich würde Sherpany auf jeden Fall empfehlen"
Anke Zinkann, Corporate Secretary bei EJOT

 

Mit Blick auf die Zukunft der Corporate Governance rät Frau Zinkann ihren Kollegen: "Unternehmenssekretäre sollten sich über die Digitalisierung und ihre Vorteile auf dem Laufenden halten. Dies wird ihnen helfen, ihre Arbeit so effizient wie möglich zu gestalten."

 


Über EJOT

EJOT wurde 1922 gegründet und ist Marktführer in der Befestigungstechnik. Derzeit beschäftigt das Unternehmen über 3300 Mitarbeiter in seinen 33 Tochterunternehmen und bedient hauptsächlich die Bau-, Maschinenbau-, Automobil- und Unterhaltungselektronikindustrie. Der Hauptsitz von EJOT befindet sich in Bad Berleburg, Deutschland.

Wir hatten das Vergnügen, mit der Unternehmenssekretärin Anke Zinkann über das Feedback von EJOT zu Sherpanys Vorstandsportal zu sprechen. Um mehr über dieses Unternehmen zu erfahren, besuchen Sie die website.

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