Board-Portal: Vorteile und Kriterien für eine fundierte Auswahl

Um Unternehmen bestmöglich zu unterstützen, müssen sich moderne Aufsichts- und Verwaltungsräte auf eine Vielzahl von Herausforderungen einstellen: neue Technologien, Sicherheitsbedrohungen, geopolitische und wirtschaftliche Fragen und nicht zuletzt aufkommende Themen wie ESG (Environmental, Social and Corporate Governance) und GRC (Governance, Risk Management and Compliance). 

Um all dem angemessen zu begegnen, ist es für Aufsichts- Verwaltungsräte von entscheidender Bedeutung, vollständig digitalisiert zu sein. Eine wichtige Anforderung besteht darin, die richtigen Tools und Softwares zu nutzen, um Sitzungen und administrative Aufgaben effizient, compliant und sicher zu bewerkstelligen. 

Ein dezidiertes Board-Portal bietet zahlreiche Vorteile. Von Experten – mit genauen Kenntnissen der spezifischen Bedürfnisse – präzise konzipiert, steigert es die Effizienz und unterstützt dabei, Aufsichts- und Verwaltungsratssitzungen zu optimieren. Darüber hinaus werden die Funktionen einer solchen Software ständig weiterentwickelt, um ein Höchstmaß an Datensicherheit und Compliance zu gewährleisten. 

In diesem Artikel erläutern wir, warum es sinnvoll ist, sich für die Nutzung eines Board-Portals zu entscheiden. Dabei gehen wir auf die entsprechenden Vorteile ein. Außerdem können Sie einen kostenlosen Leitfaden herunterzuladen, der Ihnen bei der Auswahl eines geeigneten Tools für Ihren Aufsichts- bzw. Verwaltungsrats hilft und wichtige Kriterien zur Beurteilung nennt.

Board-Software: Warum ist sie wichtig?

Wie bereits deutlich wurde, stehen moderne Aufsichts- und Verwaltungsräte unter ständigem Druck, ihre Effizienz zu steigern und eine Mannigfaltigkeit von Themen adäquat zu beurteilen. Die Herausforderungen, denen die einzelnen Mitglieder gegenüber stehen, wurden in jüngster Zeit durch die COVID-19-Pandemie und die aktuelle geopolitische Krise noch einmal verschärft. Vor dem Hintergrund, dass Unternehmen auf den Wachstumspfad zurückkehren müssen, zählt die Leistung von Aufsichts- und Verwaltungsräten nun umso mehr.

Hinweis: Weitere Informationen zur Bedeutung der Digitalisierung und eines Board-Portal finden Sie im folgenden Leitfaden: Digitalisierung und Board-Portal: der vollständige Leitfaden

Um Herausforderungen zu meistern und der neuen Normalität der hybriden Welt gerecht zu werden, hat die große Mehrheit der Unternehmen ihre Beratungsgremien bereits papierlos gestaltet. Dematerialisierung – im Sinne des Übergangs von Papier zu digitalen Medien – ist jedoch nicht genug: Der Einsatz unzähliger digitaler Tools führt zu Silodenken und Sicherheitslücken. Eine wirklich zukunftsorientierte Lösung besteht darin, Aufsichts- und Verwaltungsräte auf eine zentralisierte, sichere, rechtskonforme und effiziente Weise zu digitalisieren. Genau hier kommt ein Board-Portal ins Spiel.

Die Nutzung weist zahlreiche Vorteile auf: 

• zentralisierte und effizientere Vorbereitung von Sitzungen 

• schnellere Erstellung, Kommentierung und Verteilung von Dokumenten (einschließlich Agenda und Protokoll)

• eine stärkere Kontrolle und höhere Sicherheit von Dokumenten und Informationen 

• transparente und asynchrone Kommunikation zwischen den Mitgliedern 

• vereinfachtes Verfassen von Dokumenten (z. B. Protokolle) gemäß den regulatorischen Standards 

• Zugriff auf aktuelle bzw. relevante Informationen von jedem Ort und zu jeder Zeit 

• Suchmöglichkeit in den archivierten Dokumenten

• Verbesserung der Entscheidungsfindung, der Ausführung und der Nachverfolgung 

• Reduzierung des Papierverbrauchs und des Abfalls: Digitalisierung mit gutem Beispiel vorangehen 

• erhebliche Zeitersparnis und Effizienzsteigerung 

• größere Flexibilität bei Disruptionen

Für den Aufsichts- bzw. Verwaltungsrat jedes Unternehmens – ob privat, öffentlich, gemeinnützig oder staatlich – bietet eine vollständig integrierte Lösung wie ein Board Portal also eine Reihe von Vorteilen. Dies kommt besonders zur Geltung, wenn es um das Krisen-Management und um präzise strategische Planung geht. Es ist auch entscheidend, um eine holistische Sicht auf Governance, Risikominderung, Compliance und ESG-Initiativen zu gewährleisten.

Wie wählen Sie Ihr Board-Portal?

Bei der Auswahl eines Board-Portals ist eine reibungslose und sichere Benutzererfahrung entscheidend. Wir empfehlen Ihnen, den folgenden fünf Schlüsselkriterien besondere Aufmerksamkeit zu schenken: 
 

1. Effektives Meeting Management: Optimieren Sie Sitzungen während des gesamten Prozesses und treffen Sie bessere Entscheidungen.

2. Sicherheit und Compliance: Schützen Sie sich vor Cyberangriffen, sichern Sie Ihre Daten und gewährleisten Sie die Einhaltung von rechtlichen Vorschriften.

3. Funktionen: Sparen Sie wertvolle Zeit und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.

4. Die Flexibilität der Lösung: Erleichtern Sie Ihre tägliche Arbeit und lassen Sie sich nicht durch Unvorhergesehenes aus dem Gleichgewicht bringen.

5. Reputation und Service: Wählen Sie einen Anbieter, auf den Sie sich verlassen können. 

Lassen Sie uns jedes dieser fünf Kriterien näher erläutern, um sicherzustellen, dass sie sich bei Ihrem Board-Portal allesamt erfüllt sehen.
Laden Sie diesen kostenlosen Leitfaden herunter, um mehr zu erfahren.

Aurélie Toro

Über den Autor

Aurélie nutzt ihre Erfahrung in der Content-Erstellung und im digitalen Marketing, um Führungskräfte in ihrer täglichen Praxis zu unterstützen. Sie ist ständig auf der Suche nach gesellschaftlich relevanten Themen, deren Recherchieren, Umsetzung und Verbreitung ihre Leidenschaften bilden. Sie tut ihr Bestes, um zu den Themen Meeting Management, digitale Transformation und agile Führung wertvolles Wissen zu vermitteln.