Sicherheit im Fokus: So teilt Migros mit Sherpany spielend leicht vertrauliche Dokumente

Für viele Unternehmen handelt es sich bei Datensicherheit und Compliance um Kernkriterien, nicht nur in der Finanzbranche. Geht es um Digitalisierungsprojekte und Herausforderungen für die Zukunft, steht Cybersecurity oft oben auf der Agenda. 

Rainer Baumann ist COO beim Migros-Genossenschafts-Bund, dem grössten Detailhandelsunternehmen der Schweiz. Für den promovierten Informatiker spielt die Cybersecurity eine zentrale Rolle. Die Schwierigkeit bestünde darin, dass mittlerweile auch der Retail-Sektor ein beliebtes Angriffsziel von Hackern sei. “Um Angriffen gewachsen zu sein, mussten wir vor einem Jahr quasi über Nacht ein hoch kompetentes Team aufbauen.”

Anforderung: Hohe Sicherheit und gute Nutzbarkeit

Insgesamt sieht Rainer Baumann drei zentrale Herausforderungen für seine Arbeit:

• das Balancieren zwischen gegenwärtigen Aufgaben und der Zukunft
• den Bereich Cybersecurity
• die Modernisierung des digitalen Kerns von Migros

Auch hat der Migros-COO ein speziell Augenmerk auf Meetings – als wichtigem Faktor für Sicherheit und Compliance. So sei es zum Beispiel ein großes Übel, zur Vorbereitung wichtige Dokumente per E-Mail zu versenden. Konkret ginge es bei der Lösung um ein zentrales Tool, das hohe Sicherheitsansprüche mit einer guten Nutzbarkeit kombiniert. “Wir benötigen eine einfache Plattform, auf der man Inhalte sicher teilen kann und auf die alle zugreifen können.” 

Eben diese Anforderung sieht Rainer Baumann durch Sherpany perfekt gelöst. “Ich kenne fast niemanden, der nicht in vernünftiger Zeit Sherpany auf seinem jeweiligen Gerät zum Laufen bringt und auf die Informationen zugreifen kann.” Zudem seien die hohen Sicherheits- und Compliance-Standards unserer Meeting Management Software vor allem für den Verwaltungsrat – durch die hohe Vertraulichkeit vieler Dokumente – sehr zuträglich. “Ein Verschlüsseln beim Versenden per E-Mail wäre ein Chaos mit Passwörtern.” Somit liegt für Rainer Baumann auch ein Fokus auf den sicheren Log-in-Prozess in Sherpany.

Meeting-Effizienz als Kernkriterium 

Generell sieht sich Rainer Baumann im Bezug auf Sitzungen vermehrt als Coach. “Ich helfe Menschen gerne dabei, wie sie fachlich schwierige Themen besser darstellen können und damit in Meetings effektiver werden.” Wo Effizienz ein ganz entscheidendes Kriterium für den COO darstellt, sieht er dieses durch die Sherpany-Nutzung absolut erfüllt. 

Im Vorfeld eines Meetings sei es zentral, über die Durchführung Gewissheit zu erlangen, Traktanden einzubringen und zu priorisieren. “Fachlich gute Inhalte und eine adäquate Vorbereitung sind für mich sehr wichtig.” Passend dazu nutze Migros Sherpany vor allem “ganz klassisch” für die Vorbereitung und Durchführung von Meetings. 

Den Ablauf skizziert Rainer Baumann folgendermaßen:

• die Agenda definieren
• die Unterlagen vorbereiten
• die Qualität für Traktanden sichern (bei einer entsprechenden Verantwortlichkeit)
• die Unterlagen versenden
• die Sitzung durchführen (samt Notizen machen)
• das Protokoll erstellen 

Dabei zeigt sich Rainer Baumann mit dem von unserer Software unterstützen Meeting Management rundum zufrieden. So geht laut ihm kein Weg an Sherpany vorbei, wenn man auf der Top-Management-Stufe effektiv eine Sitzung abhalten möchte. Da Meetings wirklich etwas bewirken sollten, sei eine hohe Qualität derer die Grundlage für eben diese Wirkung. Somit müsse auch die Zeit von in der Regel zehn bis 20 Personen in Meetings gezielt genutzt – und keineswegs verschwendet – sein.

Vorteil: Software lässt sich unmittelbar nutzen

Ein großer Vorteil von Sherpany läge auch darin, dass es sofort und ohne eine Schulung einsetzbar sei. “Für mich als Digital Native ist es schon fast zu einfach.” Die Nutzenden hätten den Vorteil, dass sie nichts lange suchen müssten.  

Momentan nutzt Migros unsere Meeting Management Software für den Verwaltungsrat und die Unternehmens- bzw. Konzernleitung. Parallel schmiedet die Unternehmensgruppe Pläne für die Zukunft.

Wir überlegen uns, inwiefern wir Sherpany auch für allgemeine Meetings nutzen können.

Rainer Baumann

COO beim Migros-Genossenschafts-Bund

So erfahren das Unternehmen Sherpany und die zugehörige Software-Lösung beim Migros-COO eine hohe Begeisterung: “Mir gefällt sehr, dass es ein Schweizer Unternehmen ist, welches ein Problem erkannt hat und in der Schweiz eine Lösung dafür aufgebaut hat.” 

Diese Aussage deckt sich auch mit den hohen Compliance-Ansprüchen von Migros: So birgt zum Beispiel die Nutzung von US-Software aufgrund des CLOUD Acts hohe Risiken, wobei europäische Unternehmen bei einer Cloud auf DSGVO-Konformität setzen sollten. Demgemäß macht sich der Serverstandort Schweiz bezahlt.