Der Check-out: So lassen sich Meetings adäquat beenden

Ende gut, alles gut – dieser Grundsatz gilt nicht immer, fängt aber eine wichtige Essenz ein: Das Gefühl am Ende einer Sache stellt oft stellvertretend für deren gesamten Ablauf. So wie der erste Eindruck zählt, bleibt der letzte Eindruck zumeist in Erinnerung.

Zum Ende eines Meetings wartet also noch eine wichtige Aufgabe auf den Moderator und die Teilnehmenden: mit einem guten Gefühl und genügend Klarheit hinausgehen zu können. Dies gelingt in der Regel mit passenden Check-out-Fragen und genügend Raum für die Rekapitulation.

Wie sich Check-out-Fragen in verschiedenen Meeting-Formen am besten gestalten lassen und auf was sonst noch am Meeting-Ende zu achten ist, erklären wir in diesem Artikel.

Check-out in Meetings: Dies ist alles wichtig

Meetings sollten niemals abrupt enden, sondern einen möglichst klaren und natürlichen Abschluss finden. Bevor eine Sitzung also final vorüber ist, empfiehlt es sich, kurz innezuhalten und zu reflektieren. Wer dafür ein eindeutiges Vorgehen definiert, hat klare Vorteile. Eine Checkliste und ein klarer, angepasster Check-out helfen hier sehr. 

Checkliste für Meetings

Eine Meeting-Checkliste dient vor allem als Orientierung und lässt sich – individualisiert – in den Meeting-Prozess implementieren. Mit ihrer Hilfe kann vor allem der Moderierende bzw. Leitende die Produktivität kontrollieren und Optimierungen für kommende Sitzungen vornehmen. Ebenso dient sie als Gradmesser für gegebenenfalls notwendige Aktionen nach dem Meeting und den etwaigen Bedarf weiterer Sitzungen.

Hier nun exemplarisch eine Meeting-Checkliste, die sich auch so verwenden lässt:

• Ist der Zweck bzw. das Ziel des Meetings erreicht worden? 

• Wurde jeder Agendapunkt ausreichend behandelt? 

• Hat der Moderierende effektiv durch das Meeting geführt?

• Wurden die Zeiten eingehalten (Meeting selbst und einzelne Agendapunkte)?

• Wurden Aufgaben und Entscheidungen klar kommuniziert?  

• Müssen konkrete Aktionen geplant werden? 

• Wurden alle offenen Fragen geklärt? 

• Kamen alle Teilnehmenden ausreichend zu Wort? 

• Gab es eine klare Verabschiedung? 

• Wurde auf die Möglichkeit, Feedback zu geben, hingewiesen?

• Hat die Protokollführung funktioniert und wird das Protokoll veröffentlicht? 

• Werden (indirekt) Beteiligte, die nicht teilnehmen konnten, hinreichend informiert?

• Im Fall von Zweifeln und Einwänden: Wurden diese ausreichend behandelt?

• Bei wiederkehrenden Sitzungen: Wurde auf den nächsten Termin hingewiesen?

• Bei wiederkehrenden Sitzungen: Stehen der Leitende und der Protokollführer fest?

Eine hohe Relevanz weisen Checklisten vor allem für Kick-off-Meetings und wichtige formale Sitzungen wie Strategiemeetings auf. Sie helfen aber auch allgemein, den Sitzungsprozess zu optimieren.

Fest steht: Nicht jeder Punkt der Checkliste muss für ein bestimmtes Meeting relevant sein. Je formaler dieses ausfällt, desto bedeutungsvoller ist es jedoch, diesen Prozess zu professionalisieren. 

Check-out in unterschiedlichen Meeting-Formaten

Wie man ein Meeting idealerweise beendet, hängt auch stark von dessen Format ab. 

Formelle und informelle Kommunikation

Bei Meetings bildet der Grad an Formalität einen entscheidenden Faktor:

• formelle Sitzungen

• informelle Sitzungen

Formelle Sitzungen weisen grundsätzlich strukturierende Merkmale wie eine Agenda, gewisse Richtlinien und eine Form der Protokollierung auf. Hier empfiehlt es sich, Meeting-Regeln und Best Practices für das Sitzungsende (wie die obige Checkliste) genau einzuhalten. Das Minimum sollten eine offizielle Beendigung und Verabschiedung samt einer kurzen Rekapitulation bilden. Informelle Kommunikation wie in “Coffee Chats” muss weniger geregelt ausfallen, doch auch hier muss es eine klare Verabschiedung geben.

Präsenz- Online- und Hybridmeetings

Durch die ausgeweitete Digitalisierung, mehr Arbeit aus dem Homeoffice und Remote Working hat auch die Meeting-Landschaft neue Charakteristika bekommen. Zu wählen ist aus drei Kategorien:

• klassischen Präsenz-Meetings

• Online-Meetings bzw. Videokonferenzen

• die Mischform: hybride Meetings

Je wichtiger und formeller eine Sitzung ist, desto eher werden Sie sich für ein Präsenz-Meeting entscheiden. Somit liegt hier der Strukturierungsgrad und damit auch die Bedeutung einer formalisierten Beendigung höher. Nehmen dagegen – zumindest einige – Beteiligte virtuell teil, ist ein eindeutiges Zeichen zur Beendigung umso wichtiger (schließlich mangelt es dort an physischen Signalen, die darauf hindeuten). 

Bei hybriden Meetings sollten Sie sich zusätzlich dazu vergewissern, dass die physisch präsentierten und virtuell anwesenden Teilnehmenden gleichermaßen Beachtung finden: Leicht bekommt – insbesondere beim Check-out – die eine Seite mehr Aufmerksamkeit als die andere. 

Der kreative Teil: Check-out-Fragen, Stimmungsbild und virtuelle Meeting-Spiele

Am Ende eines Meetings gibt es mehrere Möglichkeiten, um Inhalte zu rekapitulieren, ein Fazit zu ziehen und Teilnehmende mit einem guten Gefühl zu entlassen. Es kann auch um konkrete Ideen und Maßnahmen zur Verbesserung gehen.

Dies funktioniert mit einer Blitzrunde, per einfachem Daumen-Signal oder mit Hilfe einer Skala. 

Tipp #1: Der Check-out gehört auf die Agenda. Indem feste Zeiten für ihn vorgesehen sind, wird er viel eher auch zufriedenstellend umgesetzt. Fünf Minuten oder – in kleinen Runden – eine Minute pro Teilnehmenden reichen zumeist aus.

Tipp #2: Damit der Moderierende detaillierte und offene Rückmeldungen bekommen kann, bietet es sich an, im direkten Anschluss an das Meeting einen kurzen anonymisierten Feedback-Bogen zu verwenden. 

Für ein umfangreicheres Check-out – zum Beispiel am Ende von Workshops oder langen Meeting-Blöcken – lassen sich spezifische Fragen oder (virtuelle) Spiele einbauen. 

Check-out-Fragen

Wo Check-in-Fragen einen lockeren, kreativen und mitunter auch lustigen Meeting-Einstieg bieten sollen, dienen Check-out-Fragen vor allem der Rekapitulation, dem Einholen von Feedback oder bereits dem Einleiten von Maßnahmen. 

Es kann um High- und Lowlights, Überraschungen sowie um wichtige Erkenntnisse und Lerneffekte gehen. Besonders für virtuelle Meetings – hier sind die Teilnehmenden im Anschluss naturgemäß nicht mehr in direkter Verbindung – können Check-out-Fragen von großer Wichtigkeit sein. 

Check-out-Fragen: Beispiele

Hier einige Beispiele für Check-out-Fragen in Meetings und Workshops im Überblick:

1. Welcher Agendapunkt war besonders wichtig oder aufschlussreich? 

2. Wer aus dem Team hat ein Lob oder einen Dank verdient?

3. Was lässt sich beim nächsten Mal anders machen / verbessern?

4. Womit sollten wir aufhören? Und was sollten wir neu einführen?

5. Was war überraschend bzw. lehrreich? 

6. Mit welchem Wort / welchen drei Worten lässt sich das Meeting zusammenfassen? 

7. Gab es ein Thema, auf das sich verzichten lässt? 

8. Inwiefern haben sich die Erwartungen (nicht) erfüllt? 

9. Gibt es noch eine Person, die uns wertvollen Input geben kann?  

10. Gibt es (individuelle) Stärken, die wir noch mehr einbringen können?

Im Idealfall lassen sich aus solchen Fragen wichtige Erkenntnisse, Verbesserungen oder Anschlussmaßnahmen gewinnen.

Lustige Check-out-Fragen

Damit die Teilnehmenden das Meeting gut gelaunt und mit einer positiven Stimmung verlassen können, sind auch lustige und sehr kreative Check-out-Fragen ab und an eine gute Idee. Sie verbinden im besten Fall zweierlei miteinander: Wohlbefinden und Rekapitulation.

Hier einige Beispiele:

1. Welcher Song / welche Melodie könnte für dieses Meeting stehen?

2. Welcher Film / welches Genre passt für das Meeting?

3. Welche fiktive Person / Kunstfigur könnte unsere Meetings bereichern?

4. Mit welcher Farbe lässt sich die Sitzung assoziieren? Warum?

5. Welche Superkraft bräuchten wir für noch effektivere Meetings?

Eine gute Dosis an Kreativität kann vor allem virtuelle Meetings ungemein auflockern, das Engagement der Teilnehmenden steigern und ungeahntes Potenzial freisetzen. Mehr dazu hier. 

Muten Ansätze wie lustige Check-out-Fragen für einige recht verspielt an, so bringen sie doch willkommene Abwechslung und steigern sogar die Produktivität.

Virtuelle Meeting-Spiele

Virtuelle Spiele bilden einen unkonventionellen Weg, um Meetings oder Workshops zu beenden. Doch genau darin liegt ihre Stärke. Zahlen zeigen auf, dass Spiele mehr Wertschätzung verdient haben: So geben zum Beispiel 90 % der US-amerikanischen Angestellten zu verstehen, dass sie mit einer Gamifizierung produktiver arbeiten.¹

Meetings – als häufigstes Führungsinstrument – bilden dafür eine wichtige Adresse. Insbesondere bei viel Remote-Arbeit können virtuelle Meeting-Spiele einiges bewirken:

• Sie steigern den Zusammenhalt.

• Sie fungieren als Teambuilding. 

• Sie regen zu kreativem Denken an. 

• Sie erhöhen das Mitarbeiterengagement.

• Sie lassen sich mit Lernen verbinden. 

Insbesondere längere Workshops und Kick-off-Veranstaltungen können sehr von einer Gamifizierung profitieren.

Ideen für virtuelle Meeting-Spiele

Hier nun einige Ideen und Beispiele für spielerische Ansätze:

1. Quiz: Als Themen können Fachwissen, Allgemeinwissen oder auch Fakten über das Unternehmen und einzelne Mitarbeitende dienen. Wissen, Lernen, Teambuilding, Spaß und ein gesunder Wettbewerb lassen sich so miteinander verbinden.

2. Escape-Games: Virtuelle Escape-Games erfreuen sich einer wachsenden Beliebtheit. Einige Anbieter haben sich bereits darauf spezialisiert. Wichtige Faktoren sind hier unter anderem Teamwork, Kreativität und Problemlösungskompetenzen. 

3. Virtuelles Speed-Dating: Dies hat weniger mit Dating als mit dem besseren Kennenlernen unter Mitarbeitenden zu tun. Per Zufall treffen sie hier – vornehmlich zu nicht direkt arbeitsbezogenen Themen– in Breakout-Sessions (à zwei bis vier Personen) aufeinander.

4. Schnitzeljagden: Diese eignen sich auch hervorragend als Meeting-Spiel. Im besten Fall dient eine Schnitzeljagd als Teambuilding, wenn es zum Beispiel um Hinweise auf einzelne Mitglieder oder lustige / kreative Beschreibungen derselben geht. 

5. Online-Spiele und Spiele-Klassiker: Es gibt zahlreiche Online-Spiele, die sich – in informelleren Kontexten – als Team-Aktivität anbieten. Im Idealfall geht es darum, gemeinsam Herausforderungen zu lösen. Auch klassische Spiele wie “Stadt, Land, Fluss” lassen sich problemlos in Meetings einbinden.

Fazit: Check-out als Moment der Wahrheit 

Über die Produktivität und Erfolge entscheidet vor allem der Beginn eines Meetings: Ergo machen sich kreative Check-ins sehr bezahlt. Demgegenüber wird der Check-out oft vernachlässigt. Doch gerade dieser hat eine enorme Bedeutung, um Themen zu rekapitulieren, den Teamzusammenhalt zu stärken und Feedback zu geben.

Insbesondere bei formalen Sitzungen lässt sich mit Hilfe einer Checkliste kontrollieren, ob sich die wichtigen Punkte abhaken lassen und das Meeting produktiv war. Was genau beim Check-out entscheidend ist, hängt insgesamt stark von der Art des jeweiligen Meetings ab.

Stimmungsbilder und konkrete Check-out-Fragen sind am Ende eines Meetings sehr zu empfehlen. Je nach Auslegung fördern sie eine harmonische Atmosphäre, stärken den Zusammenhalt, festigen Ergebnisse, geben Input oder dienen dem Moderierenden als wichtiges Feedback. Auch stellen Spiele – insbesondere bei längeren Veranstaltungen – einen oft unterschätzten Produktivitätsfaktor dar.

Ob die Ziele erreicht wurden und mit welchem Gefühl die Teilnehmenden ein Meeting verlassen, zeigt sich an dessen Ende. Es lohnt sich also, diese Phase genauer im Blick zu haben und zu optimieren. 

¹ 25 Gamification statistics [2022]: Facts + trends you need to know, Elsie Boskam, Zippia, 2022.

Tobias Kortas

Über den Autor

Tobias ist ein erfahrener Texter, der gerne wertvolle Inhalte erstellt. Durch seinen journalistischen Hintergrund hat er einen tiefen Fokus auf Themengebiete wie Meeting Management, digitale Transformation und agile Führung.