Innovationen und Entscheidungen: Der Einfluss von Technologie und Meetings in der Logistik
Die Logistik ist immer in Bewegung und auf funktionierende Informationsflüsse angewiesen. Wie tragen Meetings zu einer guten Datenanalyse, zur Team-Ausrichtung und zur Entscheidungsfindung bei?
Die Logistik bildet das Rückgrat zahlreicher Geschäfts- und Industrieprozesse. Sie ermöglicht Beschaffungen, Warenbewegungen und Lieferungen. Von der jüngsten Gesundheitskrise schwer getroffen, hat die Logistikbranche ihre Widerstandsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit bewiesen. Die größte Herausforderung liegt in der Ausbreitung des E-Commerce und des hybriden Handels.
Von Natur aus funktionsübergreifend, ist die Logistik auf Informationsflüsse angewiesen, um physische Bewegungen zu verwalten. Welche Rolle spielen Technologie und Meetings im Kontext von geografischer Entfernung, einer Vielzahl von Akteuren und konjunktureller Ungewissheit? In welchem Zusammenhang stehen diese mit der Ausrichtung von Teams und der Performance der Branche?
Philippe Hemard hat mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von End-to-End-Lieferketten für Unternehmen wie Amazon, Danzas (jetzt DHL) und FDS France. Im Interview spricht er über seine Vision von der Zukunft der Logistik. Außerdem beleuchtet er die Funktion von Meetings innerhalb der Branche.
Die Gesundheitskrise hat die Lieferkette hart getroffen. Wie kann die Logistik da noch Werte für Verbraucher und Unternehmen schaffen?
Philippe Hemard : Die Logistik schafft mehr Werte als je zuvor für Verbraucher und Unternehmen. Wie alle Sektoren hat sie aufgrund von Engpässen unter der Gesundheitskrise gelitten. Aber die Logistik konnte sich anpassen, indem sie ihre Netzwerke und Lieferketten überdacht hat. Sie hat teilweise die Umwandlung des traditionellen Handels in eine Form des Fernhandels ermöglicht, indem sie die Bestände durch neue Vertriebskanäle und Abholstellen zugänglich gemacht hat.
Diese Verschiebung verstärkt nur den Omnichannel-Trend, der sich in den vergangenen drei Jahren entwickelt hat. Der Warenbestand ist im Internet verfügbar: Die Kunden können wählen, ob sie das Produkt in einer Filiale oder an einer Abholstelle abholen oder es sich nach Hause liefern lassen wollen. Diese Zugänglichkeit von Produkten in verschiedenen Formen hat es den Einzelhändlern ermöglicht und ermöglicht es ihnen weiterhin, trotz der Hindernisse weiter zu bestehen. Auch wenn wir aus der Krise heraus wollen, müssen wir realistisch sein: Es wird noch eine ganze Weile Einschränkungen geben. Jeder wird seine Absatz-Methoden weiter verfeinern. Es wird an der Logistikbranche liegen, die Bemühungen der Unternehmen zu unterstützen.
Wenn wir über die Logistik sprechen, denken wir sofort an physische Abläufe. Logistikmanagement erfordert aber auch die Analyse und Nutzung vieler Informationen. Was trägt Ihrer Meinung nach zum Austausch von Informationen bei oder erleichtert ihn?
Philippe Hemard : Zunächst einmal – und das ist offensichtlich – die Cloud und der ganze Internet-Teil. Durch On-Demand-Lösungen ist es heute möglich, eine große Menge an Daten zu speichern. Doch damit nicht genug: Diese nahezu unendlichen Speicherplätze ermöglichen auch Datenveränderungen und Berechnungen. Die Cloud hat das Logistikmanagement, das viele Daten erstellt und verbraucht, revolutioniert.
Auch die Gesetzgebung wurde mit der Digitalisierung in Einklang gebracht: Der Transport kann nun auf obligatorische Papierdokumente verzichten. Blockchain ermöglicht eine erweiterte Authentifizierung und sichert Informationen sowie Dokumente, um sie fälschungssicher zu machen. Aber das ist nicht der einzige Vorteil der Blockchain, die viel universeller ist. Sie ermöglicht es, den Austausch anhand gemeinsamer Standards und Nomenklaturen zu kodifizieren und zu stratifizieren.
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Wie wird die Logistik durch Technologie neu erfunden?
Philippe Hemard : Die Cloud und die Rechenkapazitäten der Computer haben die Logistik bereits stark verändert. Aber die Technologie wirkt sich auch auf physische Ressourcen aus, wie wir es bei autonomen Fahrzeugen, Drohnen, Robotern in Lagerhäusern oder Lagersystemen sehen. Selbst herkömmliche Lkw werden dank künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen – was zur Optimierung der Lieferrouten führt – immer ausgefeilter. Auf der Lagerseite optimieren Warehouse Management Systeme (WMS) die Arbeit und den Platz, um die Produktivität zu erhöhen. IT-Systeme haben sich schon immer weiterentwickelt, aber künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen beschleunigen den Wandel und gestalten die Logistik effizienter, schneller und kostengünstiger.
Meiner Meinung nach wird künstliche Intelligenz (KI) mehr und mehr zum Einsatz kommen. Zum Beispiel ist die Umsatzprognose immer noch eine schwierige Aufgabe, selbst für KI. Beschaffungs- oder Bestandsverwaltungssysteme, die über ein gewisses Maß an künstlicher Intelligenz verfügen, sind jedoch wesentlich reaktionsschneller. Sie integrieren nicht nur historische, sondern auch unternehmensexterne Daten. Kein noch so gutes System hätte die Auswirkungen von COVID-19 vorhersagen können. Aber vernetzte Systeme, die flexibel und probabilistisch in ihren Berechnungen sind, können Verkaufspotenziale aufzeigen: Dies gelingt ihnen, indem sie unter Unsicherheit verschiedene Szenarien durchspielen.
Ein Wesensmerkmal der Logistikbranche liegt in geografischen Distanzen. Welche Rolle spielen Meetings bei der Abstimmung aller Beteiligten?
Philippe Hemard : Logistik ist per Definition ein umfangreiches Netzwerk, das den Einsatz von Kommunikation zum Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Standorten erfordert. Es besteht kein Zweifel daran, dass ein Teil dieses Austauschs in Meetings stattfinden muss.
Meetings sind nicht nur zum Austausch von Informationen da. Sie bilden auch eine Möglichkeit, zusammenzukommen, sich abzustimmen und ein gemeinsames Verständnis von Leistung sicherzustellen.
Dies ist zum Beispiel bei Reporting-Meetings der Fall. Damit diese Treffen jedoch wertvoll sind, müssen alle Teilnehmenden ihre Zahlen auf dieselbe Weise präsentieren. Ein gemeinsamer Standard wird benötigt, um Interpretationen zu validieren. Dies ist besonders wichtig, wenn die Organisation geografisch verstreut ist.
Bei anderen Arten von Sitzungen, wie zum Beispiel Projektbesprechungen, muss die Ausrichtung bereits im Vorfeld durch das Schreiben einer Meeting-Agenda erfolgen. Menschen kommen zusammen, um Entscheidungen zu treffen, neue Lösungen zu finden oder gemeinsam an einem bestimmten Aspekt zu arbeiten: Es ist daher unerlässlich, vorher zu definieren, was das Ziel ist.
Haben Sie das Gefühl, dass Meetings zu einer schnelleren und/oder besser informierten Entscheidungsfindung beitragen? In welcher Weise?
Philippe Hemard : Wenn das Meeting effektiv ist, wird es natürlich zu einer besseren Entscheidungsfindung beitragen. Wenn es hingegen schlecht ist, wird es nichts beitragen. Die Frage ist, ob es immer notwendig ist, eine Sitzung abzuhalten, um Entscheidungen zu treffen. Dies hängt sehr stark von der Organisation und der Autonomie der Mitarbeitenden ab. Generell denke ich, dass Meetings mit steigender Größe des Unternehmens umso notwendiger werden. In großen Unternehmen ist es sehr selten, dass Personen – unabhängig von ihrer Verantwortungsebene – bei Entscheidungen völlig unabhängig von anderen Abteilungen sind.
Die gleiche Frage stellt sich auf der Teamebene. Hier hängt alles von der Art der Verwaltung ab. In manchen Unternehmen hat die Hierarchie eine starke Entscheidungsmacht. In diesem Fall sehen die Manager eher keinen Sinn darin, Meetings abzuhalten. Schließlich sind sie diejenigen, die letztendlich entscheiden – ob nun zurecht oder nicht. Auf der anderen Seite gibt es eher kollaborative Umgebungen, in denen eine Abstimmung im Team notwendig ist, um eine Entscheidung zu treffen. Eine Sitzung ist dann eine sehr gute Möglichkeit, um eine Angleichung und/oder Validierung zu erreichen.
Die Notwendigkeit eines Meetings zur Entscheidungsfindung hängt auch mit dem Wert zusammen, den es bringt. Nehmen wir das Beispiel einer Investition: Wenn es einen festen Prozess gibt, bei dem der Antragsteller seine Ausgaben durch Papiere genehmigen lassen muss, ist eine Besprechung nicht notwendig. Es geht um die Struktur und Qualität der Informationen.
Was unterscheidet ein schlechtes Meeting von einem guten Meeting? Was erwarten Sie von den Treffen, an denen Sie teilnehmen oder die Sie organisieren (in Bezug auf Ergebnisse, Vorbereitung der Teilnehmenden, Verfügbarkeit von Informationen usw.)?
Philippe Hemard : Für mich ist ein schlechtes Meeting eines, bei dem nicht die richtigen Teilnehmenden anwesend sind. Dies gilt für Besprechungen, zu denen zu viele Personen eingeladen wurden oder bei denen wichtige Personen fehlen. Stellen wir uns im ersten Fall vor, dass 50 Personen eingeladen wurden, obwohl nur zehn wirklich gebraucht werden. Wir können dann davon ausgehen, dass die Sitzung trotzdem zu dem erwarteten Ergebnis führen wird. Es bleibt jedoch die Tatsache, dass 40 Personen Zeit vergeuden. Wenn dies zur Gewohnheit wird, werden sie sich langweilen und schließlich nicht mehr teilnehmen.
Abgesehen von der Auswahl der Teilnehmenden kann ein Meeting schlecht sein, weil es schlecht moderiert wird. Dies ist der Fall, wenn die Diskussionen von der Tagesordnung abweichen, die Agenda nicht gut geschrieben ist oder das Treffen schlecht vorbereitet wurde – zum Beispiel wurden keine Unterlagen zur Verfügung gestellt.
Gute Meetings sind solche, bei denen die Teilnehmenden sorgfältig ausgewählt wurden. Dies sind Sitzungen, bei denen sich die Organisierenden die Zeit genommen haben, über das Ziel nachzudenken. Diese Definition des Ziels hilft auch bei der Auswahl der Teilnehmenden. Eine gute Besprechung ist auch eine, die pünktlich beginnt sowie endet und bei der jeder Punkt der Agenda beachtet wird.
Natürlich müssen Sie auch gut vorbereitet sein. Eine der bei Amazon angewandten Methoden war es, Lesezeit in das Meeting einzubauen. Der Grund dafür ist einfach: Leute, die jeden Tag mehrere Meetings hintereinander haben, können nicht vor jeder Sitzung die Dokumente lesen – deren Verfügbarkeit vorausgesetzt. Ein Meeting könnte also von 16 bis 17.30 Uhr angesetzt werden, mit dem Hinweis, dass die erste halbe Stunde dem Lesen gewidmet ist. Sie könnten sich entscheiden, erst um 16.30 Uhr zu erscheinen, wenn Sie Zeit hatten, das Material zu lesen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt guter Meetings ist der Prozess. Wenn zehn Personen eingeladen wurden, muss der Veranstalter sicherstellen, dass jeder von ihnen seine Meinung äußern kann. Der Wert eines Meetings bemisst sich nicht an der Zeit, die in einem Raum verbracht wird, sondern an der Effektivität der Arbeit, die es hervorbringt. Und dafür gibt es kein Geheimnis: Sie brauchen eine gute Vorbereitung, qualitativ hochwertige Informationen, eine Aufzeichnung der Gespräche und eine Liste der zu ergreifenden Maßnahmen. Dies sind die Zutaten für ein gutes Meeting.
