Persönlichkeiten in Meetings: Ihr Einfluss und der richtige Umgang mit ihnen
In Meetings treffen wir auf die unterschiedlichsten Persönlichkeiten, die jeweils eigene Verhaltensweisen zeigen. Dieser Artikel gibt einen heiteren Überblick zu den verschiedenen Archetypen und Tipps für den Umgang mit ihnen.
Meetings sind der Ort, an dem Menschen zusammenkommen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Eine Mischung aus verschiedenen Persönlichkeiten in einer Sitzung trägt zur Diversifizierung der Diskussionen bei – so lassen sich verschiedene Blickwinkel positiv nutzen.
Wenn jedoch grundverschiedene Persönlichkeiten – ohne den richtigen Umgang und Koordination – aufeinandertreffen, geraten Sitzungen schnell zu kontraproduktiven oder gar nutzlosen Foren. Es geht also verstärkt darum, auf das Verhalten in Meetings Acht zu geben und soziale Kompetenzen zu fördern. Schließlich treffen wir hier jeweils auf eine einzigartige Mischung von Persönlichkeiten, die einen hohen Einfluss auf das Ergebnis hat.
Dieser Artikel befasst sich mit einigen der häufigsten Meeting-Persönlichkeiten und gibt Ihnen Tipps, wie Sie mit ihnen umgehen können, damit sich Ihre Meetings vielversprechend gestalten.
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Darum sind Meeting-Persönlichkeiten wichtig
Jeder Teilnehmende hat seine ganz individuelle Agenda in Meetings, welche die Diskussionen und Resultate erheblich tangiert. Vor diesem Hintergrund erscheint es nützlich, sich mit den häufigsten Archetypen und deren jeweiligen Verhaltensweisen in Meetings auseinanderzusetzen.
Ähnlich wie ein guter Trainer um die Eigenheiten seiner einzelnen Mannschaftsmitglieder weiß, sollten Sie die verschiedenen Charaktere in Ihren Meetings kennen.
Auf diese Weise können Führungskräfte und Moderierende selbst dann, wenn die Diskussionen hitzig werden oder etwas aus dem Ruder läuft, Sitzungen wieder auf Kurs bringen.
7 häufige Persönlichkeitstypen in Meetings – und wie Sie auf diese reagieren
Die Technikfreaks: Geräte sind alles
Moderne Besprechungsräume sind voll von technischen Geräten, von denen viele den Erfolg eines Meetings unterstützen. Dieselbe Technologie kann aber auch eine Ablenkung darstellen, was das Engagement untergräbt und die Effizienz verringert.
Der “Technikfreak” ist jemand, der mit verschiedenen Geräten zu Meetings kommt und seine Präsentation erst dann beginnt, wenn alles ordnungsgemäß funktioniert. Es schert diese Persönlichkeit herzlich wenig, wie sehr ein etwaiges Versagen der Technik – und das kommt denkbar oft vor – die Sitzung verzögert.
“Technikfreaks” kehren auch dann, wenn sie nicht mehr präsentieren, zum Multitasking auf verschiedenen Geräten zurück. Nun geht es auf die wilde Jagd nach E-Mails, WhatsApp-Nachrichten und Slack-Benachrichtigungen.
So gehen Sie mit ihnen um
Technikfreaks können in Meetings besonders störend sein, so dass einige hilfreiche Lösungen sehr von Vorteil sind. So können sie diese Persönlichkeit in den Griff bekommen:
- Beschränkung der Nutzung einzelner Laptops und Telefone während persönlicher Besprechungen
- sich regelmäßig bei den "Technikfreaks" melden, damit sie beschäftigt sind
- bei virtuellen und hybriden Meetings das Einschalten der Kamera verlangen
Die ständig Hungrigen: Essen sichert das Überleben
Die Lieblingsecke der ständig Hungrigen im Sitzungssaal ist diejenige, in der das Catering platziert ist. Diese Teilnehmenden sind genauso lange, wie es Essen gibt, am Meetings interessiert. Per se ist das nichts Schlechtes. Jedoch sind die ständigen Hungrigen durch ihre permanenten Versuche, das Essen zu "verstecken", immer wieder abgelenkt. Außerdem entschuldigen sie sich in den unpassenden Momenten für das Geräusch, das ihr "Knabbern" verursacht.
So gehen Sie mit ihnen um
Es gibt nicht viel, was Sie tun können, um den Magen eines hungrigen Teilnehmenden zu beruhigen. Aber Sie können in der Agenda kurze Pausen einplanen, damit sie einen Snack zu sich nehmen können. Zudem hilft es natürlich, immer wieder mit etwas Essbarem dienen zu können. Geschickt eingesetzt, steigern kurze Snack-Pausen sogar die Konzentration auf das jeweilige Meeting.
Die Unruhigen: Ein Zappeln durch das Meeting
Für den Zappelphilipp gibt es keine Sitzung, die kurz genug ist. Diese Meeting-Persönlichkeit hat nicht viel Geduld und wird versuchen, Wege zu finden, um sich vom Zuhören abzulenken. Eine unruhige Person bringt vielleicht ihren Laptop mit in die Sitzung oder checkt ständig ihr Handy, während sie zwischendurch mit den Füßen klopft oder in Notizblöcke kritzelt.
So gehen Sie mit ihnen um
Für Unruhige ist es sehr förderlich, die Sitzungen möglichst kurz zu halten und nichts zu besprechen, was über die Agenda hinausgeht. Auf diese Weise haben sie keine Zeit, sich abzulenken und werden nicht noch unruhiger. Womöglich beenden Sie ein Meeting auch mal früher als geplant. Die Unruhigen werden es Ihnen definitiv danken. Doch beim Überziehen – auch wenn es nur zwei Minuten sind – steigt die Unruhe ins schier Unermessliche.
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Die Remote-Teilnehmenden: Die potentiell Unsichtbaren
Die jüngste Zunahme moderner Arbeitsmethoden – einschließlich Remote- und Hybrid-Meetings – hat eine neue allgegenwärtige Meeting-Persönlichkeit hervorgebracht: den Remote-Teilnehmenden. Dieser kann je nach Qualität des Meetings, der Agenda und der themenbezogenen Kompetenz gleichermaßen engagiert oder sehr zurückhaltend sein.
Dabei frustriert es die physisch Anwesenden oft enorm, dass die Remote-Teilnehmenden sich häufig dafür entscheiden, ihre Kamera und auch die übrig gebliebenen Kommunikationsmöglichkeiten zu deaktivieren. Dann geht das große Mutmaßen los, welche anderen ablenkenden – und scheinbar subjektiv sehr wichtigen Tätigkeiten – die virtuell Teilnehmenden gerade betreiben.
Dazu gesellt sich dann noch der eine oder andere Fauxpas, wie eine aufgehobene Stummschaltung bei störenden und peinlichen Hintergrundgeräuschen oder plötzlich durch das Bild huschende Kinder und Haustiere, die jedoch selbstverständlich liebenswert sind.
So gehen Sie mit ihnen um
Es ist wichtig, dass Sie ein qualitatives Meeting abhalten. Dies steigert die Aufmerksamkeit und senkt die Wahrscheinlichkeit von Ablenkungen aller Art. Wer etwas mit Interesse verfolgt, kommt nicht in die Verlegenheit, diversen anderen Tätigkeiten gleichzeitig nachgehen zu müssen.
Außerdem sollten Sie die Remote-Teilnehmenden – von Anfang an und so weit wie möglich – einbeziehen. Sie müssen mit Ihnen möglichst genauso viel kommunizieren wie mit solchen, die sich physisch im Raum befinden. Das erfordert ein gutes Verständnis für virtuelle Meetings und Digital Leadership.
Die Zuspätkommenden: Das Pochen auf Wiederholungen
Bei Zuspätkommenden handelt es sich um eine der störendsten Persönlichkeiten: Sie unterbrechen ständig den “natürlichen Fluss” und zwingen die Meeting-Leitung dazu, sich zu wiederholen. Für alle anderen Teilnehmenden mündet dies oftmals in Langeweile und dem Gefühl, an einem unproduktiven Meeting beteiligt zu sein. Neue Ideen und innovative Ansätze entstehen, wenn zahlreiche Teilnehmende verspätet sind, auch nur selten.
Wenigstens haben die Zuspätkommenden die Neigung, sich für die Umstände, die sie anderen bereiten, zu entschuldigen. Allerdings verfallen sie bei kommenden Sitzungen schnell wieder in alte Muster.
So gehen Sie mit ihnen um
Hier hilft es vor allem, klare Grundregeln festzulegen: Auf diese Weise zwingen Sie die notorisch Zuspätkommenden dazu, Ihre Besprechung ernst zu nehmen und pünktlich zu erscheinen. Dauert diese Situation trotz dessen an, empfiehlt es sich, diesen Umstand vor allen Teilnehmenden direkt anzusprechen. So wird es wahrscheinlicher, dass sich das Herr der zu spät Eintrudelnden bei den kommenden Meetings auflöst.
Die Ablenkenden / Themenfremden: “Aber ich schweife ab”
Die Off-Topic-Meeting-Persönlichkeit steckt oft voller Energie. Das Positive an ihr ist, dass sie viele neue Ideen hervorbringt. Doch in ihrem Enthusiasmus, ihr Wissen zu teilen, ändert sie gerne den Verlauf der Diskussionen – und zwar mehr als es anderen Teilnehmenden lieb ist. Dies kann dann leicht ein ganzes Meeting entgleisen lassen und anderen das Gefühl geben, ihre Zeit zu verschwenden.
Man erkennt sie am folgenden Ausspruch: "Aber ich schweife ab". Außerdem weisen die Ablenkenden ein sehr eigensinniges Verständnis von Zeit auf. Aus einem “Ganz kurz mal eben” wird so schnell ein recht langwieriger Vortrag, der relativ wenig mit dem eigentlichen Thema zu tun hat.
So gehen Sie mit ihnen um
Als Leitung können Sie verhindern, dass die themenfremde Meeting-Persönlichkeit sich die Diskussionen zu Eigen macht. Dies gelingt, indem Sie deren Beiträge einschränken und den anderen Teilnehmenden die Möglichkeit geben, ihre Gedanken ebenfalls zu äußern. Sie sollten an das eigentliche Thema des Meetings erinnern. Dabei lässt es sich gegebenenfalls erwähnen, dass die Abschweifung durchaus interessant ist und sich in einem anderen Rahmen besprechen lässt. Dies dient als ein Kompromiss für Ablenkende und besänftigt sie: Lob für kreative Einfälle überdeckt ein mögliches Gefühl von Abweisung.
Die Unvorbereiteten: Meeting Madness als Vorwand
Manchmal haben wir einfach nicht die Zeit für eine adäquate Vorbereitung. Schließlich erweist sich die schiere Menge an Sitzungen (Meeting Madness) in unserem Terminkalender häufig als erdrückend. Doch spielt die Vorbereitung eine zentrale Rolle für den Erfolg, so dass man auf sie Wert legen und sich eher darum bemühen sollte, die Anzahl an Meetings zu reduzieren.
Es gibt jedoch Teilnehmende, die gerade diesen Umstand zu ihrer perfekten Ausrede umgestalten: Die unvorbereitete Meeting-Persönlichkeit gerät bei Meetings ständig ins Hintertreffen. Sie ist nicht willens oder in der Lage, ein Meeting effizient zu organisieren – sei es bei der Erstellung der Agenda, der Einladung der Teilnehmenden oder bei der Buchung des Meetingraums.
Hinzu kommt, dass diese Personen unvorbereitet zu jeder Besprechung erscheinen. Das beeinträchtigt die Produktivität, da sie sich mühevoll auf den neuesten Stand bringen müssen, ehe produktive Beiträge überhaupt erst möglich sind. Außerdem lenken sie damit andere Teilnehmende ab, was sich wiederum negativ auf die Effizienz und die Zufriedenheit im Allgemeinen auswirkt.
So gehen Sie mit ihnen um
Sie sollten der unvorbereiteten Meeting-Persönlichkeit die Bedeutung von Meetings in Ihrem Unternehmen näher bringen. Eine Möglichkeit besteht darin, sie in die Vorbereitung einzubeziehen und sie zu ermutigen, ein spezielles Meeting-Training zu absolvieren, wie z. B. unsere Meeting Lead Certification. Dies wird ihnen helfen, sich bei der Organisation von Sitzungen wohler zu fühlen und rechtzeitig die Initiative zu ergreifen – schließlich wird hier die Bedeutung einer gründlichen Vorbereitung von Meetings betont.
Der Umgang mit verschiedenen Persönlichkeiten in Sitzungen kann zu einer wahren Herausforderung geraten. Aus diesem Grund haben wir ein kurzes Video erstellt, das – mit einem Augenzwinkern – einige der möglichen Schwierigkeiten beleuchtet.
Fazit: Mit sozialen Kompetenzen die Meeting-Produktivität erhöhen
Wie jeder gute Coach stellt es auch für Führungskräfte eine wichtige Aufgabe dar, die verschiedenen Persönlichkeiten in ihren Meetings zu verstehen. Wenn deren Verhalten und der bestmögliche Umgang mit ihnen bekannt sind, lassen sich Maßnahmen für eine höhere Performance ergreifen.
Dieser Artikel behandelt zwar nur einige der Meeting-Persönlichkeiten – die Liste ließe sich noch beliebig erweitern. Allerdings gehören die hier präsentierten Charaktere und Verhaltensweisen zu den am weitesten verbreiteten. Somit lässt sich ihnen durchaus eine repräsentative Wirkung auf Meetings attestieren.
Da Sitzungen in der Regel mit einem hohen Aufwand verbunden sind, wird es immer wichtiger, diese verschiedenen Persönlichkeiten und die Möglichkeiten für eine erfolgreiche Zusammenarbeit kennen zu lernen. Schließlich verfolgen die Meeting-Leitung und die Teilnehmenden ein gemeinsames Ziel: produktive Gespräche in Meetings zu führen, die ihnen helfen, die jeweiligen Ziele zu erreichen.
