Meeting Management

Protokoll-Vorlage für erfolgreiche Meetings

Sitzungsprotokolle verfolgen sowohl einen rechtlichen als auch einen wirtschaftlichen Zweck. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine eigene Protokoll-Vorlage erstellen. Außerdem stellen wir Ihnen unsere Vorlage kostenlos zur Verfügung.

Robert Mitson
Robert Mitson
Executive using iPad to take meeting minutes

Meetings bieten Führungskräften viele Möglichkeiten: Entscheidungen treffen, Mitarbeitende motivieren oder Projekte gemeinsam vorantreiben. Die Liste könnte noch beliebig erweitert werden. Sie erzeugen allerdings auch viel Frustration. In einer kürzlich von Sherpany in Auftrag gegebenen Studie von Forrester Consulting gaben 37 % der befragten Führungskräfte zu, dass ihnen ein klarer Überblick über vergangene Entscheidungen und Fristen fehlt. 21 % räumten sogar ein, dass es in Ihrem Unternehmen keinen festen Ablauf für die Verfolgung von Entscheidungen gibt.

Sitzungsprotokolle spielen in diesem Zusammenhang eine große Rolle. 15 % der Führungskräfte gaben zu verstehen, dass die wenig prägnanten Protokolle die Produktivität von Meetings deutlich schmälern.

Protokoll schreiben dient verschiedenen Zielen. Einerseits geht es darum, Diskussionen und Entscheidungen für rechtliche Zwecke aufzuzeichnen. Andererseits soll Verantwortlichkeit für die vereinbarten Ziele geschafft werden. Somit tragen Protokolle maßgeblich zum Erfolg Ihres Unternehmens bei.

Dabei stellen sie sicher, dass Sitzungen einen wahren Nutzen aufweisen. Sie bringen Ernsthaftigkeit, Verantwortlichkeit und Struktur mit – dank Sitzungsprotokollen bekommen Diskussionen mehr Gewicht und Nachhaltigkeit. Eine Protokoll-Vorlage ist also wichtig, um in Ihren Teams einheitlich und ergebnisorientiert zu handeln.

Aus diesem Grund haben wir eine nützliche Protokoll-Vorlage entwickelt, die sozusagen als Zwilling zu unserer Agenda-Vorlage passt. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Sitzungen Sie wirklich weiterbringen. 

In diesem Artikel gehen wir näher auf die Bedeutung von Sitzungsprotokollen ein. Darüber hinaus erkunden wir, wie Sie eine eigene Protokoll-Vorlage erstellen. Außerdem stellen wir Ihnen unsere Vorlage eines Sitzungsprotokolls kostenlos zur Verfügung.

 

Was sind Sitzungsprotokolle?

Einfach ausgedrückt, handelt es sich bei einem Sitzungsprotokoll um ein Dokument, das die Diskussionen, Aktionen und Abstimmungen einer formellen Sitzung aufzeichnet. Protokolle sind in vielen regulierten Branchen gesetzlich vorgeschrieben. Es ist also wichtig, sie konsequent und überprüfbar aufzubewahren.

Einerseits behalten Sie mithilfe von Protokollen den Überblick über Vereinbarungen. Andererseits skizzieren Sie mit ihnen klar, welche Aktionen nötig sind und – vielleicht am wichtigsten – wer für diese bis wann verantwortlich ist. In diesem Sinne spielen Protokolle bei der Nachbereitung von Sitzungen eine entscheidende Rolle. Sie finden dieses Thema auch in unserem Azend®-Framework erläutert. Dort ist fundiert erklärt, wie produktives Meeting Management funktioniert.

Indem Sie Diskussionen festhalten, schaffen Sie Verantwortlichkeiten für weitere Schritte und vermeiden doppelte Arbeit. Es hat viele Vorteile, wenn die Inhalte der vorherigen Sitzungen leicht zugänglich sind.

Oft führen Unternehmen Sitzungsprotokolle aber uneinheitlich, anstatt sie effizient für produktivere Meetings einzusetzen. Allerdings führt auch hier der Weg zum Erfolg nur über Konsequenz: Wenn Sie es versäumen, Protokoll zu führen, kann dies dramatische Folgen haben. Denn Protokolle entfalten Potenziale und sichern den zukünftigen Erfolg des Unternehmens. 

Mit einer gut gestalteten Protokoll-Vorlage gelingt genau dies: eine konsequente und hervorragend umsetzbare Aufzeichnung. Lassen Sie uns herausfinden, wie Sie eine Protokoll-Vorlage erstellen, mit der Sie genau dies erreichen.

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So erstellen Sie Ihre eigene Protokoll-Vorlage

1. Die Grundlagen einer Protokoll-Vorlage

Obwohl Sitzungsprotokolle nach viel administrativer Arbeit anmuten, muss das nicht zwingend der Fall sein. Ganz im Gegenteil: Mit einer dedizierten Meeting-Management-Software und einigen Richtlinien erstellen Sie schnell und einfach eine Protokoll-Vorlage, die sich für jede Ihrer formellen Sitzungen einsetzen lässt.

Dabei ist es wichtig, zunächst die Grundlagen zu beachten. Dazu gehören: 

Meeting-Titel  

Alle großen Werke benötigen einen Namen – bei Meetings verhält sich das nicht anders. Damit sich ein Protokoll schnell finden und eindeutig identifizieren lässt, sollte Ihre Protokoll-Vorlage ein Feld für den Meeting-Titel enthalten. Um die Sache nicht unnötig kompliziert zu gestalten, empfiehlt sich bei der Namensgebung ein einheitliches Vorgehen. Ein Meeting-Titel könnte zum Beispiel "Management Update – März 2021" lauten.

Standort 

Auch wenn viele Angestellte heutzutage remote arbeiten, ist der Ort der Sitzung wichtig. Ihre Protokoll-Vorlage sollte den nötigen Platz dafür aufweisen – egal, ob das Meeting virtuell, persönlich oder eine Kombination aus beidem war.

Datum und Uhrzeit 

Damit Ihr Sitzungsprotokoll auch hilfreich ist, müssen Sie den genauen Zeitpunkt des Meetings notieren. Das Datum und die Uhrzeit lassen sich entweder in einem eigenen Feld oder im Titel erfassen.

Teilnehmende

Bei der Auswahl der Teilnehmenden handelt es sich um eine knifflige Angelegenheit. In jedem Fall sollten alle Beteiligten auch im Sitzungsprotokoll erscheinen. So bewahren Sie den Überblick darüber, wer welche Rolle gespielt hat. Ebenso sollten Sie diejenigen erwähnen, die nicht teilnehmen konnten.

Ziel der Sitzung(en) 

Das Ziel des jeweiligen Meetings ist für jede Protokoll-Vorlage wichtig. Es verleiht dem Protokoll einen klaren Kontext, dank dem die Überprüfung der Fortschritte in Zukunft leichter fällt.

Sitzungsdokumente 

Im Verlauf einer Sitzung verweisen die Teilnehmenden auf eine Vielzahl von Dokumenten und Ressourcen. Um vergangene Meetings nachzuvollziehen, sollten Sie Links zu allen relevanten Dokumenten in Ihr Sitzungsprotokoll aufnehmen. In der Vorlage macht sich der nötige Platz dafür also bezahlt.

2. Die Details einer Protokoll-Vorlage 

Sind die Grundlagen geklärt, können Sie zu den einzelnen Agendapunkten übergehen. Im Großen und Ganzen sollte Ihre Protokoll-Vorlage mit Ihrer Agenda-Vorlage identisch sein. Für die folgenden Punkte sind Felder sinnvoll:

Führung

Es muss sich erkennen lassen, wer die einzelnen Agendapunkte leitet. Denn bei Klärungsbedarf sind genau diese Personen die ersten Ansprechpartner.

Art des Agendapunktes 

Grob zusammengefasst, fällt ein Agendapunkt in eine von drei Kategorien: 

  • Information 
  • Diskussion
  • Abstimmung/Genehmigung 

Ist die Art jedes Agendapunktes festgehalten, sind die Informationen klar geordnet. Um Zeit zu sparen, lässt sich dies bereits vor der Sitzung erledigen. 

Zielvorgaben

Verfolgen Sie mit der Sitzung als Ganzes ein übergeordnetes Ziel, so verhält sich dies bei jedem Agendapunkt nicht anders. Klare Ziele gestalten die Diskussionen fokussierter und lenken die Aufmerksamkeit zu den Ergebnissen. Das Ziel jedes Agendapunktes sollte daher im Protokoll vermerkt sein. Auf diese Weise können Sie später eindeutig nachvollziehen, ob Sie es auch erreicht haben.

Diskussionen, Entscheidungen und Aktionen

Ein Sitzungsprotokoll dient in erster Linie dazu, Geschehnisse aufzuzeichnen. Somit sollten die Diskussionen, die getroffenen Entscheidungen und daraus resultierende Maßnahmen klar notiert sein. Dies schafft Verantwortlichkeit und gestaltet Meetings transparenter.

Abstimmungsergebnisse

Formelle Meetings sollen zu Entscheidungen führen – für diese wichtige Funktion sind Abstimmungen überaus wichtig. Deren Ergebnisse gehören somit in Ihr Sitzungsprotokoll. 

3. Die Aufgaben nach dem Meeting

Protokolle sichern die Ergebnisse, die Sitzungen erbringen sollen. Um wirklich etwas zu erreichen, müssen Sie die vereinbarten Aufgaben und Ziele im Blick behalten.

Ihre Protokoll-Vorlage sollte die folgenden beiden Abschnitte enthalten: 

Übersicht der Aufgaben und Entscheidungen

Sind alle relevanten Informationen am Ende des Sitzungsprotokolls aufgeführt, hat dies große Vorteile für alle Beteiligten. Sieht die Protokoll-Vorlage eine Zusammenfassung der Entscheidungen und Aufgaben vor, fördert dies die Transparenz und die Verantwortlichkeit – ein schneller Überblick erleichtert die Arbeit ungemein. Darüber hinaus macht dies Fortschritte überprüfbar. Ferner lassen sich auf diese Weise Fristen kommunizieren.

Datum der nächsten Sitzung  

Viele formelle Meetings gehören zu einer Reihe, das kann zum Beispiel eine vierteljährliche Vorstandssitzung oder ein wöchentliches Management-Update sein. Daher sollten Sie den nächsten Sitzungstermin in Ihrem Protokoll angeben. Dadurch bekommen die Teilnehmenden ausreichend Zeit, um den nächsten Termin einzuplanen. Außerdem fällt so die Vorbereitung deutlich leichter.

 

Verwenden Sie eine bewährte Protokoll-Vorlage

Sitzungsprotokolle haben eine Menge zu leisten. Fest steht: Ohne sie geht vieles verloren. Mit einer Protokoll-Vorlage erreichen Ihre Mitarbeitenden die vereinbarten Ziele deutlich leichter. Zudem festigen Protokolle die Ergebnisse, die Ihre Sitzungen schaffen.

Mit der Anleitung aus diesem Artikel erstellen Sie eine Protokoll-Vorlage, die mehr Einheitlichkeit, Verbindlichkeit und Verantwortlichkeit in Ihre Meetings bringt. 

Wenn das nach zu viel Arbeit klingt, probieren Sie doch einfach unsere bewährte Protokoll-Vorlage aus. Sie ist kostenlos und sofort einsatzbereit.

Protokoll-Vorlage

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Robert Mitson
Robert Mitson
Über den Autor
Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.