Meeting Management

Wieso sich der CEO von Viseca aktiv um die Produktivität seiner Meetings kümmert

Führungskräfte haben nicht selten das Gefühl, dass ihre Meetings nicht produktiv genug sind. Wir haben mit einem CEO darüber gesprochen, wieso er sich aktiv um seine Meeting-Produktivität kümmert.

Max Schönholzer
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Meetings sind der wichtigste Aspekt im Alltag von Viseca-CEO Max Schönholzer. Und wir sind überzeugt, dass dies bei vielen weiteren Personen auch der Fall ist. Meetings haben einen hohen Stellenwert im Leben einer Führungskraft und sind für eine erfolgreiche Zusammenarbeit unerlässlich. Wenn gut geplant und durchgeführt, wirken sie sich im heutigen Geschäftsumfeld mehr denn je positiv auf die Innovation, die Teamproduktivität und das Engagement der Mitarbeitenden aus. Wissenschaftliche Studien zeigen gar die Korrelation zwischen der vorherrschenden Meeting-Kultur und dem allgemeinen Unternehmenserfolg auf.

Trotzdem sind Meetings der blinde Fleck in Unternehmen, da unproduktive Geschäftsmeetings oft als Status Quo akzeptiert werden. Und dies, obwohl Führungskräfte durchschnittlich sage und schreibe 23 Stunden pro Woche in Meetings verbringen. Viele Führungskräfte schöpfen das brachliegende Potenzial ihrer Meetings leider nicht aus – und akzeptieren damit versunkene Kosten und Opportunitätskosten in Milliardenhöhe.

 

Viseca-CEO Max Schönholzer könnte nicht auf Meetings verzichten 

Deshalb ist es von zentraler Bedeutung, sich als Führungskraft der Wichtigkeit von Team-Meetings bewusst zu sein und dieses Bewusstsein im ganzen Unternehmen zu schärfen. Ein Vorbild dafür ist Max Schönholzer, CEO des Zahlungsanbieters Viseca. In seiner Karriere hat er schon zahlreiche Transformationen angestossen und dabei den wahren Wert von Meetings erkannt. Im Interview erklärt er, welch wichtige Rolle Meetings für ihn spielen – und wieso es für ein erfolgreiches Meeting eine gehörige Portion Disziplin braucht. 

Wir laden auch Sie – verehrte Leserin oder verehrter Leser – ein, sich zur folgenden Frage ein paar Gedanken zu machen: Schenken wir unseren Meetings genug Aufmerksamkeit?

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Max Schönholzer, viele Menschen pflegen eine Hassliebe zu ihren Meetings. Welche Assoziationen kommen Ihnen als erstes in den Sinn, wenn Sie an Meetings denken?

Max Schönholzer: Das Thema Meetings hat tatsächlich sehr positive, aber leider auch negative Aspekte. Für die Führung, Problemlösung und Information sind sie ganz klar ein zentrales Instrument. Der negative Aspekt ist, dass viele Leute – und da zähle ich mich auch dazu – immer mal wieder das Gefühl haben, dass ihre Meetings nicht produktiv genug sind. Meetings sind wichtig, man muss sich aber aktiv darum kümmern und ihre Produktivität sicherstellen.

 

Beim Meeting Management spricht man oft auch vom blinden Fleck in Unternehmen, weil schlechte Meetings einfach als Status Quo hingenommen werden – mit ernstzunehmenden Konsequenzen. Was sind aus Ihrer Sicht die Gründe, dass nicht alle Meetings produktiv sind?

Max Schönholzer: Wenn Meetings keine Ziele, keine Agenda und keine Vorbereitung haben, können sie nicht produktiv sein. Die Leute haben oft zu wenig Disziplin, sie überlegen sich im Voraus zu wenig, was das Ziel eines Meetings sein soll und bereiten sich inhaltlich zu wenig darauf vor. Auch der Überlegung, wer wirklich dabei sein soll, wird zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Die mangelhafte Vorbereitung ist der tatsächliche Produktivitätskiller, nicht das Meeting selber. 

Natürlich ist dann auch der menschliche Aspekt zentral: Kann jemand moderieren, zuhören, zusammenfassen, leiten? Jemand hat mal gesagt: “Planning is essential, plans are not”, und das trifft auch auf Meetings zu. Eine gute Planung lässt dann auch etwas Flexibilität zu.

Zudem bin ich überzeugt, dass man gutes Meeting Management trainieren kann. Das ist ja auch keine Rocket Science. Es gibt so 10 bis 20 Regeln, die man trainieren kann und soll – nicht nur als Führungskraft. Leider wird das noch zu wenig gemacht.

 

Welche Rolle spielen Meetings für Sie als CEO?

Max Schönholzer: Meetings sind ein zentrales Führungsinstrument für mich, auf das ich nicht verzichten könnte. Ich verbringe circa 25 bis 30 Stunden pro Woche in Meetings. Der wichtigste Faktor meines Alltags ist es, Leute zu treffen. Ich helfe niemandem, wenn ich einfach den ganzen Tag nur E-Mails beantworte. 

Meetings unterstützen die Kommunikation, Entscheidungsfindung und Lösungserarbeitung und sind deshalb für den Unternehmenserfolg zentral. Es geht aber auch um Change: Man möchte oft etwas verbessern und verändern, Dinge ins Rollen bringen. Dazu braucht es zuerst Diskussionen, wir sammeln Eindrücke und stellen uns die Frage, ob und wie wir ein bestimmtes Projekt oder Thema angehen. Danach wird der Fortschritt fortlaufend überprüft und Verbesserungen vorgenommen. Meetings übernehmen also viele Funktionen, was oft unterschätzt wird.

Meetings unterstützen die Kommunikation, Entscheidungsfindung und Lösungserarbeitung und sind deshalb für den Unternehmenserfolg zentral.

Max Schönholzer
CEO das Management Team von Viseca

Es gibt viele verschiedene Formen von Meetings mit sehr unterschiedlichen Dynamiken, auf die man sich einstellen muss. Ich unterscheide grundsätzlich drei Meeting-Arten respektive -Zwecke:

  • Information: Mitarbeitende hören geschäftsrelevante Informationen gerne persönlich. Diese Meetings sind oft top-down und machen Führung so richtig spürbar. Man kann Fragen stellen und offene Punkte klären.
  • Entscheidungsfindung: Wenn gut vorbereitet, unterstützen Meetings die Entscheidungsfindung enorm. Diese Meetings leben von Interaktion und Diskussion. Dazu gehören beispielsweise Management Meetings und andere formelle Team-Meetings.
  • Lösungserarbeitung: Meetings sind aber auch der Ort, wo wir neue Ideen entwickeln, sie reifen lassen und vorantreiben. Diese Meetings sind eher Workshop-artig, sollten aber auch ein klares Ziel und mögliche Resultate vor Augen haben.

 

Was macht für Sie ein erfolgreiches Meeting aus?

Max Schönholzer: Ein erfolgreiches Meeting ist, wenn man Fortschritte macht: Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Kunden ein vorgeschlagenes Projekt absegnen, eine Entscheidung zu einem komplexen Thema getroffen wird oder eine Lösung gefunden wird. Ein gutes Meeting bringt konkrete Fortschritte.

 

Meetings sind in Zeiten von Homeoffice häufig noch die einzige Möglichkeit, als Führungskraft direkt mit den Mitarbeitenden zu interagieren und sie zu motivieren. Welche Herausforderungen bringt das mobile Arbeiten für Meetings?

Max Schönholzer: Der Grundbedarf an Meetings und die damit verbundenen Herausforderungen haben definitiv nicht abgenommen. Drei Aspekte haben sich meiner Meinung nach geändert:

  • Man sieht die Leute nicht mehr persönlich, was für den menschlichen Faktor von Meetings nicht besonders förderlich ist und zu Nachteilen führt. Viele Menschen leiden unter diesem Aspekt.
  • Die Zusammenarbeit ist formaler geworden. Die wichtigen informellen Interaktionen vor, zwischen und nach Meetings fallen oft weg. Solche Interaktionen würden den Austausch und das Alignment stärken.
  • Man muss sich unglaublich konzentrieren und ist nach einem Meeting viel müder als sonst. 

Um diesen Herausforderungen Herr zu werden, ist die Vorbereitung umso wichtiger. Ich selber habe gerne kurze Meetings, sie sind allgemein viel produktiver.

 

Viseca nutzt die Meeting Management Software von Sherpany, um formelle Meetings produktiver zu gestalten. Wie nutzen Sie Sherpany persönlich?

Max Schönholzer: Ich nutze Sherpany oft, aber im Unterschied zu einigen meiner Peers nur für meine Interaktionen mit dem Verwaltungsrat. Das funktioniert bestens und ist sehr hilfreich. 

Ich persönlich nutze Sherpany vor allem in derjenigen Phase eines Meeting-Prozesses, die für den Erfolg vorentscheidend ist: der Vorbereitung. Ich habe alle Informationen zu einem Meeting an einem zentralen Ort zugänglich. So kann ich mich auf meinem iPad von überall her vorbereiten. Ich schaue mir die Meeting-Agenda an, lese die dazugehörigen Unterlagen durch, mache persönliche Notizen, tausche mich bereits asynchron mit dem Verwaltungsratspräsidenten aus und stimme per digitalem Zirkularbeschluss über Themen ab.

Sherpany bringt Struktur in den Prozess. Im Archiv habe ich alle Informationen aus vergangenen Meetings – auch die Protokolle – schnell zur Hand, was wiederum die Vorbereitung verbessert. Und ich konnte den E-Mail-Verkehr stark reduzieren. Technologie unterstützt uns bei der Erhöhung der Meeting-Produktivität.

Meine Assistentin arbeitet viel mit Sherpany und hat mir mitgeteilt, dass sie sehr zufrieden sei. Sie lobte auch den guten Kundensupport.

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Max Schönholzer
Über den Autor
Max Schönholzer hat während seiner langjährigen Karriere zahlreiche Transformationen in den Bereichen Kundenservice, Produkte, Profitabilitätssteigerung, Prozessgestaltung, Digitalisierung und IT angestossen und erfolgreich umgesetzt. Seit 2018 leitet er als CEO das Management Team von Viseca, dem grössten Anbieter für bargeldloses Bezahlen in der Schweiz mit rund 700 Angestellten.