Zu viele Meetings: Wenn Produktivität und Mitarbeitende leiden

Schon Äsop sagte: "Es ist möglich, zu viel von etwas Gutem zu haben." 

Meetings sind lebenswichtig: Sie erfüllen eine äußerst wichtige soziale Funktion im Geschäftsleben und unterstützen Organisationen dabei, ihre Ziele zu erreichen. Allerdings gibt es auch so etwas wie "zu viele Meetings" und nicht selten "Zeitverschwendung in Meetings". Tatsächlich haben Untersuchungen ergeben, dass Führungskräfte bis zu 80 % ihrer Zeit für Sitzungen und meeting-bezogene Aktivitäten einsetzen – sie verbringen im Durchschnitt mehr als 23 Stunden pro Woche in Meetings.¹ 

Der abrupte Umstieg auf Remote-Arbeit hat diesen Trend verstärkt: 19 % der befragten Führungskräfte gaben in einer von Sherpany in Auftrag gegebenen Forrester-Studie an, dass sie wöchentliche Management-Meetings abhalten – vor der Pandemie war dies nur bei 4 % der Befragten der Fall.

Dieser Umstand hat zur "Zoom-Fatigue" geführt, einem neuen Ausdruck, der in der weltweiten Presse für Schlagzeilen gesorgt hat. "Zoom Fatigue" wurzelt aber in einem eher unbekannten Phänomen, das schon viel länger existiert: das sogenannte "Meeting Recovery Syndrom". Hinter diesem Begriff steckt die Überlegung, dass Menschen nach einem langen, schwierigen oder frustrierenden Meeting bis zu 45 Minuten brauchen, um sich zu erholen und wieder zur Ruhe zu kommen. Dies fordert einen erheblichen Tribut: Einerseits leidet die Produktivität. Andererseits wirkt sich die Erschöpfung negativ auf das Wohlbefinden jeder einzelnen Person aus, was dramatische gesundheitliche Kosten mit sich zieht.

In diesem Artikel gehen wir näher darauf ein, warum zu viele Meetings und die Wahrnehmung dieser als Zeitverschwendung die Produktivität belasten. Außerdem stellen wir Ihnen einige praxiserprobte Tipps vor, die Ihnen und Ihren Teams dabei helfen, das Problem in den Griff zu bekommen und erfolgreicher zu sein.

Darum sollten Sie Zeitverschwendung durch zu viele Meetings vermeiden

Für Meetings birgt der alltägliche Trott eine erhebliche Gefahr: Wenn wir nicht aufpassen, droht die große Zeitverschwendung. Je mehr Meetings wir haben, desto weniger Aufmerksamkeit bekommt jedes einzelne von ihnen. Dies führt zu einer Zunahme von Sitzungen insgesamt, aber auch zu einer Zunahme von unproduktiven Meetings. Die Kombination dieser beiden Umstände führt zu dem, was der Harvard Business Review als Meeting-Wahn bezeichnet. In einem bahnbrechenden Artikel beschreibt der Meeting-Experte Steven Rogelberg den Meeting-Wahn als eine Situation, die vielen von uns leider zu bekannt vorkommt: Es geht um eine Endlosschleife von Meetings, die wenig bis gar keinen Output erbringen. 

Dieses Problem vergrößert sich ins Unvorstellbare, wenn eine Organisation wächst. Seth Godin, Unternehmer und Autor, beschreibt dies in seinem Buch: "Wenn ein Unternehmen wächst, erhöht sich die Anzahl der Meetings noch schneller und erreicht schließlich einen Punkt, an dem eine Lähmung einsetzt."²

Wenn Sie also zu viele Meetings abhalten, verringert sich für Ihre Mitarbeitenden nicht nur der wahrgenommene Wert jedes Meetings. Es löst sich auch ein Teufelskreis aus, bei dem Potenzial, Wert und Wohlbefinden verloren gehen.

Tatsächlich werden in den USA jeden Tag mehr als 55 Millionen Meetings abgehalten, was pro Jahr Kosten in Milliardenhöhe verursacht.³

Eines darf man aber nicht falsch verstehen: Die zentrale Aussage lautet hier nicht, dass Meetings schlecht sind – ganz im Gegenteil. Wir sollten Meetings respektieren und schätzen, sie aber sparsam einsetzen. Wie können Sie also vermeiden, mehr Meetings zu haben, als Sie brauchen?

Zeitverschwendung verhindern: Fünf simple Tipps

Meetings dienen oft als Sicherheitsnetz für Initiativen. Doch es gibt einen weit verbreiteten Trugschluss, der besagt, dass durch ein Meeting Probleme schneller oder besser gelöst werden. In Zeiten von Online-Meetings und Remote-Arbeit mit Teams, die oft über die ganze Welt und über Zeitzonen hinweg verteilt sind, sollten wir diesen Trugschluss infrage stellen. Synchrone, direkte Zusammenarbeit ist nicht der einzige Weg, um wichtige Dinge voranzubringen.

Um zu viele Meetings zu vermeiden, können Sie fünf simple Schritte unternehmen:

1. "Go, No-Go"-Checks

Vor einem Meeting können Sie einen "Go, No-Go"-Check einbauen. So stellen Sie fest, ob die Sitzung auch absolut notwendig ist. Sie sollten abwägen, ob es einen expliziten Bedarf für ein Meeting gibt und ob sich die Ziele auch anderweitig erreichen lassen. Wenn Letzteres zutrifft, sollten diese Wege zuerst genutzt werden – ein Meeting dient dann als letzter Ausweg.

2. Klare Ziele für jedes Meeting

Sobald Sie die Notwendigkeit eines Meetings festgestellt haben, sollten Sie sich konkrete Ziele für dieses setzen. Diese sollten allen Teilnehmenden vor dem Meeting klar kommuniziert werden und als Grundlage für die Diskussionen in der Besprechung dienen. Bei formellen Sitzungen bilden diese Ziele die Bausteine für Ihre Meeting-Agenda. 

3. Bewusstes Nachdenken über Teilnehmende

Wenn wir uns schon darüber Sorgen machen, dass wir als Einzelpersonen zu viele Meetings haben, dann haben Organisationen als Kollektiv noch mehr Gründe dafür. Jedes Meeting beansprucht Ressourcen von Personen, deren Zeit wertvoll ist. Daher sollte die Auswahl Ihrer Meeting-Teilnehmenden ein bewusster Prozess sein, anstatt auf breit gestreute Einladungen zu setzen. Letzteres birgt die Gefahr, dass eine größere Anzahl an Personen am Meeting teilnimmt, für die die Sitzung möglicherweise eine Zeitverschwendung ist. Amazon-Gründer Jeff Bezos setzt hierzu auf die sogenannte Zwei-Pizza-Regel.

Führen Sie sich jedes Mal vor Augen, dass Sie durch die Meeting-Einladung den betroffenen Personen Zeit von ihrem ohnehin schon vollen Terminkalender abzweigen. Daher sollten Sie nur diejenigen Personen einladen, deren Fachwissen benötigt wird – oder für die das Ergebnis des Meetings direkte Auswirkungen hat.

4. Asynchrones Zusammenarbeiten

Einen wichtigen Schritt in der Sitzungsvorbereitung bildet die asynchrone Kommunikation. Dabei stellt jeder Teilnehmende klärende Fragen und arbeitet am Thema mit, bevor das Meeting beginnt. Dies ist ein großartiger Mechanismus, um Initiativen voranzutreiben und spart allen Beteiligten wertvolle Zeit. In einigen Fällen kann durch die asynchrone Zusammenarbeit die Sitzung selbst überflüssig werden, so dass sich die Besprechungszeit einsparen und für andere Aufgaben nutzen lässt.

5. Grundregeln in Ihrer Organisation

Eine gute Möglichkeit, die Anzahl der unproduktiven Meetings in Ihrem Unternehmen zu reduzieren, ist die Festlegung klarer Meeting-Regeln. Richtlinien, welche die Aneinanderreihung von Meetings verbieten, können dazu gehören. Ebenso lassen sich meeting-freie Zeiten – beispielsweise ein Tag in der Woche oder eine Woche im Jahr – und eine Obergrenze für die Anzahl der Teilnehmenden festlegen. Auf diese Weise setzen Sie klare Grenzen, innerhalb derer Meetings organisiert werden können. Außerdem tragen Sie so dazu bei, die schleichende Zunahme von Meetings und die daraus resultierende Zeitverschwendung in den Griff zu bekommen.

Wie viel Zeit sollten Sie in Meetings verbringen?

Der Konsens unter Meeting-Expert*innen ist, dass die ideale Meeting-Länge 48 Minuten beträgt.⁴ Das ist lang genug, um eine sinnvolle Diskussion zu führen – ohne zu riskieren, dass sich die Teilnehmenden nicht mehr engagieren oder kognitiv abschalten.

Zugegeben: Eine Vorschrift darüber, wie viele Meetings eine Führungskraft pro Woche abhalten sollte, lässt sich schwer erreichen. Aber es gibt einige Aspekte des Meeting Managements, die vorgeschrieben werden können.

• Direkt aufeinanderfolgende Meetings verhindern: Zwischen den Meetings sollte ein ausreichender Abstand liegen. So können sich die Teilnehmenden erholen und sich angemessen auf die nächste Sitzung vorbereiten. Daher ist es wichtig, in den Kalendern der Mitarbeitenden direkt aufeinanderfolgende Sitzungen zu vermeiden. 
• Die Länge begrenzt halten: Sie sollten sich bewusst Gedanken über die Länge des Meetings machen, anstatt einfach die Vorgabe des Kalendersystems zu akzeptieren. Brauchen Sie wirklich die volle Stunde? Lassen sich die Ziele des Meetings auch in 50 Minuten erreichen? Das würde Ihren Teilnehmenden zusätzliche zehn Minuten geben, um sich auf nachfolgende Meetings vorzubereiten oder einen Kaffee zu trinken, bevor sie an ihre operative Arbeit zurückkehren. 
• Fokuszeit einplanen: Es kann auch sehr ertragreich sein, sich über den eigenen Kalender Gedanken zu machen. Das Buchen von Fokuszeit hilft dabei, zu verhindern, dass Meetings Ihren Zeitplan dominieren und wichtige Projektarbeit unterbrechen. 

Obwohl sich die optimale Zeit für Meetings schwer definieren lässt, gibt es doch konkrete Schritte, um Meeting-Wahn in Ihrem Arbeitsleben zu verhindern.

Ade Zeitverschwendung: Zu viele Meetings müssen nicht sein

Eine zu große Anzahl an Meetings pro Woche schaden unserem Wohlbefinden sowie unserer Produktivität. Daher sollten Meetings nicht unsere Woche dominieren und diktieren.

Durch eine Reihe von einfachen Schritten – sowohl auf organisatorischer als auch auf individueller Ebene – können Sie den Meeting-Wahn beenden und das Wohlbefinden und die Leistung Ihres Teams auf einen Schlag verbessern.

Lesen Sie noch heute mehr über Meeting Management, um den Umgang Ihrer Organisation mit Meetings weiter zu verbessern.

¹ ‘The Science and Fiction of Meetings’, S. Rogelberg, C. Scott, and J. Kello, MIT Sloan Management Review, 2007.

² ‘The Practice: Shipping Creative Word’, S. Godin, Portfolio, 2020.

³ ‘Do We Really Need Another Meeting? The Science of Workplace Meetings’, J. Mroz, J. Allen, D. Verhoeven, Association for Psychological Science, 2018.

⁴ ‘The Surprising Science of Meetings’, S. Rogelberg, Oxford University Press, 2019.

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.