Executive Meetings

Integration von Sherpany und Microsoft Teams: Die ultimative Lösung für bessere Meetings

Durch die Microsoft-Teams-Integration von Sherpany lässt es sich von der kombinierten Nutzung beider Anwendungen profitieren. Wir zeigen auf, was dies im Detail bedeutet.

Tobias Kortas
Tobias Kortas

Sherpany und Microsoft Teams bringen – kombiniert miteinander – äußerst hohe Mehrwerte in Meetings, gelten jedoch gemeinhin als Alternativen zueinander: Viele Unternehmen nutzen Sherpany und Microsoft Teams separat und wechseln zwischen ihnen hin und her. Nun lässt sich dies durch ein einmaliges Einwählen in beide Lösungen elegant vermeiden. Der Anspruch dabei: Sherpany soll alles andere als eine Insellösung sein, sondern sich nahtlos in die Tool-Landschaften von Unternehmen einfügen.

Handelt es sich bei Sherpany um eine holistische Meeting-Management-Lösung für formale Sitzungen, so kommt Microsoft Teams vermehrt für die unternehmensweite Kommunikation zum Einsatz. Sind der Nutzen und die Zielsetzung beider Plattformen durchaus unterschiedlich, so überschneidet sich die praktische Nutzung – das Spielfeld ist recht ähnlich.

Bei Meetings mit Sherpany profitieren Nutzer von Funktionen und “Nudges”, die sich positiv auf die Produktivität und die Einhaltung zielführender Praktiken auswirken: Die Effizienz des Meeting Managements erhöht sich – es ist mit besseren Resultaten in einer kürzeren Zeit zu rechnen. Bei Microsoft-Teams-Meetings stehen als Plattform dagegen Videokonferenz-Funktionen, aber keine Features einer Meeting-Management-Lösung zur Verfügung.

Mit der Microsoft-Teams-Integration in Sherpany verbessern sich nun Meeting-Erlebnisse:

  1. Sherpany und Microsoft Teams lassen sich komplementär zueinander nutzen.

  2. Sherpany fügt sich nahtlos in die bestehende Tool-Landschaft ein.

  3. Microsoft Teams und Sherpany sind nicht länger Alternativen zueinander, sondern schaffen miteinander kombiniert einen höheren Nutzen.

  4. Durch einen optimierten Informationsfluss steigt der Überblick.

  5. Dank der Kalender-Integration für Sherpany-Meetings herrscht eine klare, zentrale Übersicht zu allen Ihren bestehenden Meetings.

In diesem Beitrag widmen wir uns der Microsoft-Teams-Integration in Sherpany, deren Funktionen und ihren wesentlichen Vorteilen. Wir beschreiben das Feature detailliert und liefern eine Schritt-für-Schritt-Anleitung darüber, wie es sich nutzen lässt. Ebenso zeigen wir, wie Aufsichts- und Verwaltungsräte, Vorstände und Geschäftsleitungen die Integration sinnvoll einsetzen können.

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Ein Blick hinter die Kulissen – diese Probleme und Bedürfnisse sind abgedeckt

Es gibt eines, das Leitende, Organisierende und Teilnehmende von Meetings vereint: Sie alle möchten die ihnen zur Verfügung stehenden Tools bestmöglich nutzen, um ihre tägliche Arbeit zu optimieren und aufeinander abzustimmen – für intuitive und effiziente Arbeit, bessere Meeting-Erlebnisse und zufriedenstellende Resultate. 

Mit der Microsoft-Teams-Integration von Sherpany sieht sich genau das abgedeckt: ein besserer Arbeits- und Informationsfluss im Meeting Management. Metaphorisch gesprochen: Sherpany wird zu einem natürlichen Teil des Ökosystems der digitalen Kollaboration.

 

Was hat zur Entwicklung der Microsoft-Teams-Integration geführt?

Kurz gesagt: Die Microsoft-Teams-Integration in Sherpany vereinfacht das Meeting Management und schafft mehr Übersicht – für einen nahtlosen Übergang zwischen beiden Tools und eine einfache sowie sichere Zusammenarbeit. Alles befindet sich an einem Ort. 

Hier die beiden größten Probleme mit der jeweiligen Lösung dazu:

Problem #1: Um ein Sherpany-Meeting einzurichten und es virtuell in Microsoft Teams abzuhalten, musste der Organisierende es sowohl in Sherpany als auch in Microsoft Teams einrichten.

Lösung #1: Organisatoren von Meetings können direkt in Sherpany einen Link für einen Microsoft-Teams-Call erstellen.

Tasks & Decisions module in Sherpany

Problem #2: Um ein Sherpany-Meeting in den Kalendern der Teilnehmenden sichtbar zu machen, musste sowohl Sherpany als auch die jeweilige Kalender-Anwendung bedient werden.

Lösung #2: Beim Erstellen des Microsoft-Teams-Calls wird eine Kalender-Einladung per E-Mail an alle Teilnehmenden verschickt, die sie einem Kalender ihrer Wahl (wie Outlook, Gmail etc.) hinzufügen können.

Tasks & Decisions module in Sherpany

Der Nutzen ist somit glasklar: Sie müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Tools wechseln, um ein Meeting einzurichten. 

Engagement für unsere Kunden

Als Sherpany ist es uns wichtig, das größtmögliche Engagement für unsere Kunden zu zeigen. Konkret möchten wir positive Meeting-Erlebnisse, eine hohe Effizienz und ein kohärentes Meeting Management schaffen.

Dabei haben sich viele unserer Klienten eine Microsoft-Teams-Integration gewünscht. So war es eine große Motivation für uns, eben diese zu ermöglichen – und ein unabhängiger Softwareanbieter von Microsoft zu werden sowie unsere App auf Microsoft AppSource​ zu veröffentlichen. Dank der Integration fügt sich die Sherpany-Nutzung noch eindeutiger und intuitiver in den Arbeitsalltag ein. 

Die Microsoft Teams-Integration und ihre überzeugenden Vorteile


Lassen Sie uns nun gemeinsam entdecken, was die wichtigsten Funktionen und Vorteile der Microsoft Teams-Integration sind.

Die Microsoft-Teams-Integration: Funktionalitäten und konkrete Vorteile

Im ersten Schritt der Microsoft-Teams-Integration in Sherpany geht es um folgende wesentliche Funktionalitäten:

  1. Audio-und-Videokonferenzen über Microsoft Teams lassen sich direkt in Sherpany erstellen. So entfällt die Notwendigkeit, ein einzelnes Meeting separat in beiden Anwendungen anzulegen.

  2. Dank der Kalender-Integration können Sie Ihre Meetings in Sherpany planen und mit nur einem Klick aufrufen. Kalender-Einladungen werden automatisch an alle Teilnehmenden per E-Mail verschickt. Diese lassen sich dann dem individuell bevorzugten Kalender hinzufügen.

  3. Meetings lassen sich intuitiv einrichten: Wählen Sie Microsoft Teams aus dem Dropdown-Menü und erstellen Sie ein neues Meeting oder aktualisieren Sie ein bestehendes. Ein automatisch generierter Link wird den Teilnehmenden des jeweiligen Meetings in der Teilnehmer-Ansicht bereitgestellt. 

Voting on ipad on Sherpany

Im zweiten Schritt der Integration lassen sich auch die Agenda-Integration sowie die Seitenleisten-Navigation von Sherpany mit Microsoft Teams verknüpfen, damit Teams noch produktiver arbeiten können.

 

Wie können Sie von der Microsoft-Teams-Integration profitieren? 

Sie können von einigen wesentlichen Vorteilen, die sich durch die Microsoft-Teams-Integration in Sherpany ergeben, profitieren:

  • Da sich durch die Integration Microsoft-Teams-Meetings direkt in Sherpany erstellen lassen, entfallen weitere Arbeitsschritte – der Aufwand sinkt und der Überblick steigt.

  • Dank der mühelosen Kalender-Integration sind keine manuellen Kalender-Eintragungen für Meetings mehr nötig. Dabei haben alle Beteiligten einen hervorragenden Überblick und können sich mit einem einzigen Klick einwählen.

  • Meetings lassen sich mit Leichtigkeit planen – und von beiden Anwendungen aus aufrufen. Die Integration stellt sicher, dass alle Änderungen automatisch in den individuellen Kalendern (der Beteiligten) übernommen werden. 

  • Intuitive Set-ups: Komplizierte Set-up-Prozesse gehören mit der Microsoft-Teams-Integration der Vergangenheit an. Dank des vereinfachten Prozesses sind nur ein paar Klicks erforderlich.

  • Sichere Kollaboration: Die Integration bietet eine sichere Umgebung, die den Datenschutz und die Vertraulichkeit Ihrer Meeting-Informationen wahrt. 

 

Die Alleinstellungsmerkmale der Integration

In der Praxis geht es darum, das Beste aus beiden Welten – Sherpany als Meeting-Management-Lösung  und Microsoft Teams als Plattform für die unternehmensweite Zusammenarbeit – miteinander zu kombinieren. Während Microsoft Teams vor allem die effiziente Kommunikation in Teams und Organisationen unterstützt, bietet Sherpany die ideale Plattform für formale Meetings: Der Meeting-Fokus – holistisch abgedeckt in Sherpany – sieht sich mit den umfassenden Informations- und Kommunikationsflüssen  in Microsoft Teams kombiniert.

 

Wie Microsoft Teams Sherpany ergänzt

Integriert in Microsoft 365, verbessert Teams die Kommunikation innerhalb und zwischen Organisationen.

Tasks & Decisions module in Sherpany

Sprich: Durch die Integration profitieren Sherpany-Nutzende von praktischen Features – neben intuitiveren, leichteren und komprimierten Meeting-Prozessen.

Anwendung im Arbeitsalltag

Nun wollen wir noch konkret aufzeigen, wie sich die Microsoft-Teams-Integration im Arbeitsalltag nutzen lässt – damit die einzelnen Schritte klar sind.

Grundsätzlich können Meeting-Organisierende Microsoft Teams ganz einfach aus dem Dropdown-Menü in Sherpany wählen. Dazu muss der Organisator eines Meetings zunächst sein Sherpany-Konto mit seinem individuellen Microsoft-Teams-Konto verbinden. Die Sherpany-Anwendung kann dann Microsoft-Teams-Meetings in Ihrem Namen erstellen. Wir nennen das "The initial consent" (die initiale Einwilligung). 

Dieser Schritt muss nur einmal pro Organisierendem erfolgen und ist für alle Räume der jeweiligen Organisation gültig. Die Teilnehmenden benötigen kein Microsoft-Teams-Konto, um sich einzuwählen. Stattdessen können sie einfach einen Namen eingeben und dem Meeting beitreten.

Sobald “The initial consent” zwischen den beiden Anwendungen abgeschlossen ist, können Organisierende Microsoft Teams für bestehende und zukünftige Besprechungen auswählen. 

 

Änderungen werden synchronisiert

Die Integration stellt sicher, dass sämtliche Änderungen synchronisiert sind – und somit alle Teilnehmenden bei Updates automatisch auf dem aktuellen Stand sind. So hat zum Beispiel eine Verschiebung einer Besprechung zur Folge, dass diese in den jeweiligen Kalendern der Teilnehmenden neu geplant wird. 

Auch Löschungen von Meetings werden direkt in den individuellen Kalendern übernommen – genau wie das Hinzufügen oder Entfernen von Personen. Wenn Sie dagegen die Microsoft-Teams-Konferenzschaltung aus dem Meeting entfernen, wird diese nicht in den persönlichen Kalendern gelöscht, weil in diesem Fall wahrscheinlich trotzdem eine Besprechung stattfindet.

 

Lösungen pro Anwendungsfall

Nun präsentieren wir uns noch kurz die Lösungen, welche die Microsoft-Teams-Integration jeweils für C-Levels und Führungskräfte sowie Aufsichts- und Verwaltungsräte (Board-Mitglieder) bietet.

C-Level / Führungskräfte

Problem

Lösung

Das Organisieren von Meetings – zumeist Aufgabe der Assistenz – benötigt zu viel Zeit.

Dank des rationalisierten Planungsprozesses sind Besprechungen schnell organisiert.

Die Einrichtung in mehreren Anwendungen ist aufwändig und unübersichtlich. 

Nicht nur zwischen Tools wechseln zu müssen, macht die Einrichtung angenehmer.

Meetings, Dokumente, Entscheidungen und Aufgaben sind nur “verstreut” zu finden.

Es herrscht ein einfacher und holistischer Überblick zu Projekten.

Die Verständigung fällt schwer und es ist unklar, was zu tun ist.

Innerhalb des gesamten Teams lassen sich einfacher Aufgaben zuweisen. 

Implementierte Lösungen bleiben unter dem gewünschten Nutzen zurück.

Durch aufeinander abgestimmte Prozesse ist der volle Nutzen vorhanden. 

Anwendungen sind schwierig zu integrieren und recht unflexibel.

Dank der einfachen Synchronisation fällt die Adaption leicht.

Keine Unterstützung für Meeting-Prozesse, keine Best Practices für Meetings, denen gefolgt werden kann.

Sherpany unterstützt nach einem ganzheitlichen, wissenschaftlich fundierten Rahmenwerk.

 

Board-Mitglieder

Problem

Lösung

Es liegt zu wenig Struktur in den Meeting-Prozessen.

Die Integration führt zu einem kohärenteren Meeting Management.

Die Vorbereitung ist sehr langwierig  und schwierig zu gestalten. 

Alles, was es für eine erfolgreiche Vorbereitung braucht, ist direkt zur Hand. 

Durch zu viele genutzte Tools werden im schlimmsten Fall sogar Termine verpasst.

Durch die Übernahme von Änderungen in den einzelnen Kalendern ist jeder informiert.

Bei Sicherheitslücken gelangen sensible Informationen nach außen. 

Durch eine lückenlose Verbindung der Anwendungen sind Risiken begrenzt. 

Strenge Compliance-Vorgaben lassen sich nicht einhalten. 

Im gesamten Meeting-Prozess bleibt eine hohe Vertraulichkeit gewahrt. 

Durch die Nutzung unterschiedlicher Tools gehen Informationen verloren.

Dank der Integration herrscht ein holistischer Überblick.

Keine Unterstützung für Meeting-Prozesse, keine Best Practices für Meetings, denen gefolgt werden kann.

Sherpany unterstützt nach einem ganzheitlichen, wissenschaftlich fundierten Rahmenwerk.


Fazit: Intuitive Prozesse, Kohärenz und Überblick

Bei der Microsoft-Teams-Integration von Sherpany steht der Kundennutzen eindeutig im Vordergrund: Durch die intuitive Verbindung und vollständige Meeting-Prozesse – in den miteinander kombinierten Anwendungen – entstehen Kohärenz und ein holistischer Überblick. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihr Meeting Management merklich zu optimieren und Ihren Arbeitsalltag zu vereinfachen.

Genau wie das Meeting-Erlebnis selbst buchstäblich integrativ wird, vereinfacht sich auch die Planung: Die kombinierte Handhabung von Sherpany und Microsoft Teams gelingt intuitiv. Dies bringt nicht nur mehr Ruhe und Übersicht in den Arbeitsalltag, sondern stellt im Idealfall auch die ultimative Lösung für bessere Meetings dar.

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Tobias Kortas
Tobias Kortas
Über den Autor
Tobias ist ein erfahrener Texter, der gerne wertvolle Inhalte erstellt. Durch seinen journalistischen Hintergrund hat er einen tiefen Fokus auf Themengebiete wie Meeting Management, digitale Transformation und agile Führung.