Communication asynchrone : une collaboration productive - à tout moment

L'évolution actuelle de la société met l'accent sur le télétravail et le travail hybride : voilà un thème d'avenir qui a été catalysé par la pandémie COVID. L'agilité et la flexibilité sont désormais requises et de nombreuses entreprises doivent s’adapter. En y parvenant, elles pourront bénéficier d'avantages concurrentiels importants.

Dans ce sens, le domaine de la communication est sur le point de connaître une véritable révolution. D'une part, il est aujourd'hui axé sur une gestion fonctionnelle des équipes en situation de travail hybride et de l'organisation de réunions d’équipe efficaces. D'autre part, il se retrouve face à un enjeu : rendre la partie asynchrone de la communication avantageuse pour toutes les parties.

En effet, pour les équipes distantes et la collaboration hybride, la communication asynchrone représente deux choses : une priorité et un défi. Elle est prioritaire parce qu'elle est indispensable pour un travail efficace avec des processus optimisés. Elle représente un défi parce que, dans le monde du travail, on ne fait souvent pas la distinction entre communication synchrone et asynchrone. C'est pourtant une nécessité absolue pour une approche productive et orientée vers les résultats.

Dans cet article, nous nous penchons plus en détail sur le concept de communication asynchrone. Nous présentons ses avantages et ses méthodes, qui jouent un rôle central dans le leadership moderne.

Pour ce faire, nous établissons tout d'abord une distinction avec la communication synchrone. Nous montrons également comment la communication asynchrone peut être utilisée à bon escient et servir de complément - ou même d'alternative efficace aux réunions. Enfin, nous verrons qu’elle optimise l'organisation du travail et présente des avantages en termes d'efficacité et de génération de résultats.

Communication asynchrone : définition et différences avec la communication synchrone

Nous souhaitons ici donner une définition de la collaboration asynchrone, et expliquer les différences entre la communication synchrone et asynchrone pour une compréhension claire qui pourra ensuite être mise à profit dans le travail quotidien.

Communication synchrone : l'échange simultané

Dans notre compréhension quotidienne, la communication se déroule de manière synchrone : cela signifie que l'émetteur et le récepteur de messages entrent en contact simultanément. Ainsi, le facteur temps est un critère important. Ce qui compte, c'est que la communication se déroule simultanément, mais pas nécessairement au même endroit. De ce fait, la communication synchrone revêt également une grande importance pour le contexte à distance.

La communication synchrone se manifeste par exemple dans ces contextes :

• Réunions

• Appels téléphoniques

• Entretiens personnels

D’autres exemples typiques de communication synchrone sont les fameuses conversations de couloir et les échanges spontanés sur le lieu de travail.

Ici, les personnes sont en contact direct les unes avec les autres, même si certains paramètres peuvent être très différents : il peut par exemple s'agir d’une réunion à distance avec des participants qui se trouvent à l'autre bout du monde. Ce qui compte pour la communication synchrone, c'est que les interlocuteurs se concentrent simultanément sur la communication.

Communication asynchrone : l'échange flexible

Dans le cas de la communication asynchrone, il en va autrement - la simultanéité ne joue plus aucun rôle, et les différentes contributions sont décalées dans le temps. Cette forme de communication prend de plus en plus d'importance dans le monde du travail en raison de la transition vers le bureau à domicile, le travail nomade et les formes hybrides de collaboration.

Mais même dans le contexte classique du bureau physique, la communication est souvent asynchrone. Finalement, cette forme de communication n'est pas un phénomène nouveau.

Toutefois, la communication asynchrone a bien progressé : de plus en plus d'outils et de possibilités de collaboration voient le jour dans le cadre de la transformation numérique et gagnent en importance. 

Voici quelques exemples de communication purement asynchrone, vieux comme le temps :

• E-mail
• Lettre

• Fax

En outre, de nouveaux moyens de communication asynchrone ont vu le jour ces dernières années et jouent un rôle important. On parle par exemple des outils de communication tels que Slack, Microsoft Teams et Skype Chat, ou encore les documents collaboratifs comme ceux de Google Drive.

Par ailleurs, l'utilisation des différents services de messagerie tels que Telegram, Whatsapp, Facebook Messenger, Threema ou Signal, ou encore des réseaux sociaux tels que LinkedIn, Facebook et tant d’autres, constitue un exemple d’outil de  communication asynchrone - à condition que l'on n'écrive pas ou ne parle pas en même temps. 

En raison de la multiplication et de l'importance croissante des divers outils de communication, l'asynchronisme revêt une grande importance dans le contexte de l'entreprise moderne. L'émergence de la communication asynchrone est donc un produit direct de la transformation digitale. Bien utilisée, elle promet des échanges optimisés et donc une productivité accrue.

Comment utiliser au mieux la communication asynchrone ?

En général, la communication asynchrone présente de nombreux avantages et augmente les possibilités de collaboration productive. Dans un contexte de travail à distance de plus en plus important et de travail hybride, il s'agit précisément de tirer parti de ces avantages. Et de ce fait, il est de plus en plus important d'évaluer correctement où la communication asynchrone est utile et où elle ne l'est pas.

Communication asynchrone et synchrone - une question d'équilibre 

Globalement, le choix de l'asynchronisme comme forme de communication dépend à la fois de paramètres objectifs et de préférences personnelles. Ce qui compte, c'est un état d'esprit agile pour profiter au mieux des avantages de la communication asynchrone.

Le choix de l'échange asynchrone ou non dépend entre autres de ces facteurs :

• L'accessibilité : avec quoi a-t-on le plus de chances d'obtenir une réponse adéquate ?

• La documentation et la traçabilité : quelle est la meilleure façon de trouver des informations ? Y a-t-il un besoin de documentation ?

• Le temps : quelle est la meilleure méthode permettant de contrôler la temporalité ? Les capacités sont-elles suffisantes ?

• L'environnement : quel moyen de communication semble le plus approprié à ce moment précis ? Quels sont les facteurs de distraction possibles lors d'une conversation synchrone ?

Les qualités personnelles telles que les capacités et les préférences individuelles jouent également un rôle central dans la communication. Par exemple, être capable de déchiffrer et d'influencer l'ambiance de la pièce lors d'une conversation en face à face est pour beaucoup un facteur important dans l'animation d'une réunion.

D'autres encore ont plutôt leurs points forts dans l'expression écrite, sont moins spontanés et plus introvertis, de sorte que la communication asynchrone leur convient mieux.

Les avantages et les inconvénients de la communication asynchrone

Nous avons déjà souligné que le choix de la forme de communication dépendait fortement de la situation, des paramètres extérieurs et des préférences personnelles. Toutefois, la communication asynchrone présente également quelques avantages généraux qu'il convient de mettre en parallèle avec les inconvénients respectifs.

Parmi les avantages, on peut citer les points suivants :

• Une plus grande flexibilité en termes d'espace et de temps

• Les réponses aux contributions à la discussion peuvent être plus réfléchies

• Des discussions approfondies et de grande envergure sont possibles

• Les contributions et les décisions peuvent être suivies

• Les contributions peuvent être accompagnées de preuves

La communication asynchrone présente également quelques inconvénients. Il ne s'agit toutefois pas de douter de son efficacité ou de sa raison d'être. Il s'agit plutôt d'évaluer si l'asynchronisme est approprié dans les circonstances données. 

Voici quelques inconvénients possibles de la communication asynchrone :

• Les décisions sont moins rapides à prendre

• La "prise de contact" et l'établissement d'une relation de confiance sont difficiles

• Gefahr einer unzureichenden Priorisierung von Inhalten: Unnötig lange Prozesse durch das Teilen wenig relevanter Informationen

• Risque d'une priorisation insuffisante des informations : processus inutilement longs en raison du partage d'informations peu pertinentes ; les messages risquent d'être survolés et le contenu n'est pas bien diffusé ; plus de doutes sur le niveau de connaissance de l'interlocuteur.

Les avantages et les inconvénients de la communication asynchrone ne sont pas universels. Ainsi, chaque entreprise pourra établir des méthodes de travail agiles à l'aide de chaque outil de communication asynchrone à sa disposition, en particulier ceux qui complètent et optimisent les échanges.

Finalement, la décision concernant les moyens de communication dépend toujours de la situation individuelle et des types de personnalité impliqués.

La communication asynchrone comme complément - ou alternative - aux réunions

La communication asynchrone joue un rôle essentiel dans le processus de réunion. Certes, par définition, une réunion est toujours synchrone. Mais avant la réunion (phase de pré-réunion) et après la réunion (phase de post-réunion), l'échange asynchrone est très utile. La collaboration asynchrone est un des principes de base pour bien préparer une réunion, et, en post-réunion, le feedback de réunion en bénéficie également.

La collaboration asynchrone joue également un rôle de taille lorsqu'il s'agit de décider d'organiser ou non une réunion. En effet, dans la phase de préparation d'une réunion, la collaboration asynchrone complète la réunion dans le sens où elle permet d'avancer sur certains points de l'ordre du jour et parfois même de les résoudre - ainsi, la réunion peut se focaliser sur le reste des questions critiques. Parfois même, la collaboration asynchrone peut remettre en question le fait d'organiser la réunion ou non - et la remplacer.

En effet, il arrive qu’on se rende compte lors de la communication asynchrone qu’une réunion n'est finalement pas nécessaire et que les questions peuvent être traitées autrement. Il s'agit ici d'économiser du temps, des ressources et d'améliorer les voies de décision.

Types de réunions que la collaboration asynchrone peut remplacer

Voici quelques-uns des domaines pour lesquels la communication asynchrone peut être utilisée à la place d'une réunion : 

1. Rapports sur le statut d’un projet : grâce à un outil de gestion de projet, l'avancement du projet est centralisé et facilement accessible à tous. Il n'est donc pas nécessaire d'organiser une réunion.

2. Mises à jour sur la réalisation des objectifs : les objectifs sont d'une importance capitale, mais les collaborateurs devraient de toute façon les avoir constamment à l'œil. Un tableau de bord permet de suivre les progrès des KPIs et OKRs et d'autres indicateurs, de sorte qu'aucun échange synchrone n'est nécessaire.

3. Feedback  : ici, un échange asynchrone suffit amplement. Ainsi, tout le monde peut les lire quand il a le temps et faire ses commentaires par écrit en toute tranquillité.

4. Annonces de taille petite à moyenne : Les nouvelles concernant les nouveaux designs, les récompenses ou les participations à des événements sont appréciées et intéressantes, mais ne nécessitent pas de réunion. En règle générale, une mise à jour écrite suffit ici.

5. Certaines réunions récurrentes sans objectifs particuliers : Il peut arriver que des réunions régulières existent et n’apportent rien, et se terminent toujours prématurément. Dans ce cas, un e-mail, un fil de discussion Slack ou une suppression complète semblent plus appropriés. En revanche, certaines réunions informelles récurrentes encourageant la sérendipité et la culture de l’organisation peuvent être maintenues - en rendant leur présence facultative.

Bien entendu, il existe de nombreux types de réunions et de sujets pour lesquels la communication asynchrone ne peut pas être utilisée. En plus des nombreuses réunions de direction régulières, les réunions stratégiques et les réunions de brainstorming en font partie. 

Dans l'ensemble, la communication asynchrone - utilisée de manière judicieuse et réfléchie - peut constituer un excellent complément, et dans certains cas, une excellente alternative aux réunions.

La collaboration asynchrone : un océan de possibilités 

Même si la synchronie est à la base de la compréhension classique de la communication, le concept de communication asynchrone occupe une place centrale dans le monde des affaires moderne. Si, historiquement, il a été utilisé de manière tout à fait remarquable dans les échanges écrits, son importance a considérablement augmenté avec la digitalisation des entreprises, et encore plus notablement récemment avec le télétravail et le travail hybride.

Si la communication asynchrone présente certains avantages, son utilisation doit être réfléchie et stratégiquement judicieuse. En effet, cette méthode est très avantageuse, mais elle doit être utilisée dans les bonnes circonstances, quand dans d'autres, une collaboration synchrone reste la forme de communication la plus adaptée. Le choix de l’une ou l'autre sera fait en fonction du contexte, mais aussi en fonction d'aspects subjectifs tels que les préférences et la personnalité.

Ce qui est certain, c'est que la communication asynchrone est un complément essentiel aux réunions et est même l'un des principes de base d'une bonne préparation aux réunions. Dans certains cas, elle constitue même une alternative intéressante aux réunions. Le défi consiste à bien évaluer quand il est préférable d'échanger de manière synchrone et quand il est préférable d'échanger de manière asynchrone.

Aujourd'hui, les entreprises nagent dans un océan des possibles en termes de communication, qui offre de multiples choix. Ainsi, chaque dirigeant, pour chaque situation, est en mesure de déterminer l'alternative la plus stratégique, la plus efficace et la plus agréable quand il s’agit de communiquer avec ses pairs et de favoriser les échanges fructueux.

Tobias Kortas

A propos de l'auteur

Tobias est un rédacteur expérimenté qui aime créer du contenu de valeur. Son expérience journalistique lui permet de s'intéresser de près à des sujets tels que la gestion des réunions, la transformation numérique et le leadership agile.