Pourquoi adopter un mode de travail agile est important pour les dirigeants

Les événements actuels sont un exemple parfait pour illustrer le monde des affaires volatile, incertain, complexe et ambigu (VUCA) dans lequel nous vivons. Alors qu'ils naviguent dans la tempête et assurent la continuité des activités de leur entreprise, les dirigeants sont également confrontés à de nouveaux défis au sein équipes qu'ils dirigent. Contraints de travailler à distance, de nombreuses équipes ont du mal à assurer une coordination efficace, à favoriser l'engagement des employés et à accroître la participation des actionnaires.

En outre, de nombreux dirigeants sont confrontés à une perte de contrôle, car ils ne peuvent pas mesurer pleinement le temps de travail et la participation, qui restent les principales mesures de la réussite dans les entreprises traditionnelles. Les méthodes de contrôle et de maîtrise traditionnelles en matière de leadership sont plus que jamais remises en question.

Ainsi, cette crise montre la nécessité d'adopter un mode de travail agile. Pratiquement du jour au lendemain, les fondements du mode de travail agile tels que la confiance, la responsabilité et la transparence sont devenus plus importants. Dans un monde où le changement est constant, les équipes agiles sont plus réactives et plus facilement adaptables aux défis futurs. La crise actuelle a créé le sentiment d'urgence nécessaire à un changement réussi.

Cet article montre comment les dirigeants peuvent se transformer en adoptant un état d'esprit agile et faire passer leurs équipes en mode agile.

Quelle est la différence entre un mode de travail agile et un mode de travail flexible ?

Les notions de flexibilité et d'agilité sont souvent utilisées de manière interchangeable. Pourtant, elles ne sont pas identiques. Le travail flexible vise à améliorer la façon dont nous travaillons individuellement grâce à une flexibilité en termes de lieu et de temps. Cela nous permet de mieux équilibrer notre vie professionnelle et notre vie privée, par exemple en évitant les longs trajets ou en nous permettant de mieux organiser la garde des enfants. La crise actuelle va encore accroître la flexibilité du travail : de nombreuses personnes qui n'ont jamais travaillé à domicile auront des expériences positives en termes d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Cette situation fera pression sur les entreprises pour qu'elles offrent un travail flexible afin d'attirer et de retenir les talents à l'avenir.

Les modes de travail agiles, d'autre part, comprennent non seulement la flexibilité de travailler à un moment et un endroit différents, mais aussi la façon dont les équipes collaborent et ce qu'elles réalisent. L'agilité consiste à changer de mentalité, à être et à se comporter différemment, et pas seulement à travailler de manière plus flexible. L'agilité rassemble les personnes, les processus et la technologie pour trouver la manière la plus appropriée et la plus productive d'atteindre les objectifs. Pour vous permettre de mieux comprendre les principes fondamentaux d’un mode de travail agile, nous avons rassemblé ici une liste des mentalités que l'on peut trouver au sein d’une équipe agile :

• Considérer le travail comme une activité et non comme un lieu
• Connaître les besoins de vos clients, ne pas se contenter pas de supposer
• Prendre des décisions rapides, ne pas craindre l'échec
• Baser ses relations sur la confiance et le respect, et non sur les hiérarchies
• Collecter du feedback et s’améliorer constamment, ne pas être complaisant
• Adopter l'innovation, pas la bureaucratie
• Être fier de soi et ne pas attendre que les autres agissent
• Donner du pouvoir aux gens, ne pas les contrôler
• Se concentrer sur la performance, pas sur le présentéisme

Quels sont les avantages d'un mode de travail agile ?

L'objectif d’un mode de travail agile est de créer des organisations, des équipes, des dirigeants et des individus plus réactifs, innovants et productifs ainsi que de leur permettre de relever les défis futurs. Selon McKinsey, une équipe agile prend des décisions trois fois plus vite et crée de la valeur cinq fois plus vite qu’une équipe traditionnelle.¹ 

Une équipe agile est auto-organisée et s'approprie le projet pour produire rapidement de la valeur. Cela la rend plus souple, ce qui augmente sa capacité à changer dans un monde caractérisé par des changements rapides. Dans le monde VUCA actuel, l'évolution des besoins des clients, des circonstances économiques et réglementaires ainsi que de la technologie nécessite des ajustements constants. Et les équipes agiles réagissent également rapidement en temps de crise, comme le montre la situation actuelle. Dans les organisations agiles, chaque équipe est considérée comme une entreprise en soi. En donnant aux équipes et aux employés une plus grande liberté de prendre leurs propres décisions et d'établir des priorités ensemble, les équipes agiles sont beaucoup plus animées par l'esprit d'entreprise et responsables de leurs actions. Elles se concentrent sur les performances et les résultats plutôt que sur le présentéisme.

En conséquence, leurs membres sont plus motivés et engagés que dans les équipes traditionnelles et sont moins susceptibles de quitter l'entreprise. Avec l'arrivée d'une nouvelle génération de travailleurs qui accordent beaucoup plus d'importance que les générations précédentes à la finalité de leur travail, il est essentiel de leur donner la possibilité de participer à la prise de décision.

Alors, qu'est-ce qui empêche les équipes de travailler en mode agile ?

Quel est le principal défi lié au passage en mode agile ?

Selon notre expérience, le passage en mode agile est avant tout un défi culturel. Il ne suffit pas d'acheter une nouvelle technologie ou de changer de processus. Nous devons changer notre culture, responsabiliser les personnes et construire nos relations sur la base d'une confiance et d'un respect mutuels. Nous pensons que le moment est venu d'amorcer ce changement culturel. Pourquoi ?

Premièrement, la crise actuelle a créé un sentiment d'urgence pour ce qui est du passage en mode agile. Pratiquement du jour au lendemain, les fondements des méthodes de travail agile tels que la confiance, la responsabilité et la transparence sont devenus essentiels pour maintenir la productivité des équipes dans le cadre du travail à distance. La nécessité d'un changement, en l'occurrence être plus productif tout en devenant plus résistant et adaptable aux futures perturbations, est assez évidente et logique désormais. Il sera ainsi plus facile d'obtenir l'adhésion volontaire des personnes à la transformation agile.

La deuxième raison est liée au leadership. Les recherches montrent que le leadership est sans doute le facteur le plus important de la réussite d'une transformation agile. Les dirigeants doivent donc changer radicalement leur notion de leadership et adopter un état d'esprit agile. Et le moment ne pourrait pas être mieux choisi : le style traditionnel de contrôle et de maîtrise du leadership est remis en question par les événements récents. Lorsque la plupart des employés travaillent à distance tout d'un coup, il devient plus difficile pour les dirigeants de suivre pleinement le temps de travail et les présences. La micro-gestion et le contrôle sont plus difficiles à maintenir. Il n'a donc jamais été aussi fondamental de modifier les styles de leadership.

Comment devenir un véritable manager agile ?

Le rôle d'un dirigeant dans une équipe agile est sensiblement différent que dans une équipe traditionnelle. Par conséquent, les dirigeants qui veulent mettre en œuvre ces nouveaux modes de travail dans leurs équipes doivent commencer par adopter un état d'esprit agile. Cet état d'esprit leur permettra de s'intégrer dans l'équipe et de promouvoir efficacement le changement qui est sur le point de se produire.

Dans leur quête pour devenir agiles, les dirigeants transforment fondamentalement leur propre rôle au sein de l'équipe, passant de planificateur et de gestionnaire à coach et visionnaire. À première vue, cela peut ressembler à une perte de pouvoir. Les dirigeants traditionnels tirent souvent leur estime de soi de leur position hiérarchique. Toutefois, en tant que dirigeant, vous ne devez pas craindre de perdre de l'influence. Au contraire, vous pouvez même augmenter votre niveau d'influence en donnant du pouvoir à tous les membres de votre équipe et en atteignant des objectifs ensemble.

Comment instaurer avec succès un mode de travail agile au sein de votre équipe ?

L'essence du leadership agile est de créer un environnement propice à l'autogestion et à la performance des équipes. Au cours du processus de transformation, votre rôle de dirigeant est fondamental pour que le changement soit réussi. Au début, ce rôle peut être écrasant. C'est pourquoi nous avons préparé un guide étape par étape sur la manière d'instaurer un mode de travail agile dans votre équipe :

1. Préciser l'objectif

Pourquoi devrions-nous passer en mode agile ? C'est la question clé que vous devez vous poser lorsque vous commencez la transformation. Donnez aux membres de votre équipe un objectif clair. Sinon, la méthode de travail agile est vouée à l'échec dès le début. Établissez, avec votre équipe, une compréhension commune de ce que signifie le travail agile dans le contexte de votre équipe. Cet article devrait vous aider. Essayez d'identifier les éventuels obstacles qui pourraient surgir en cours de route et ressentez la dynamique de l'équipe.

2. Obtenez un engagement volontaire de la part de vos collaborateurs

Il est primordial d'obtenir le soutien de vos collaborateurs. Toutefois, leur engagement doit être volontaire. Le travail agile est entièrement basé sur le volontariat, qui est à son tour la prémisse de l'appropriation et de l'engagement ultérieurs. Les membres de l'équipe qui se sentent obligés de passer en mode agile empêcheront l'équipe d'atteindre ses objectifs. Pour obtenir le ralliement de vos collaborateurs, soulignez les avantages de l'agilité sans être insistant.

3. Donnez à votre équipe l'autonomie nécessaire pour s'auto-organiser

Le travail agile repose sur des équipes autonomes et auto-organisées. Donnez à votre équipe les moyens de prendre toutes les décisions importantes de manière indépendante, avec comme ligne directrice la définition précise des missions. Toutefois, cette forme d'auto-organisation signifie également qu'une équipe assume la responsabilité d'atteindre ses objectifs. Chaque membre de l'équipe doit maintenant savoir quel est son rôle dans l'équipe. 

4. Créer un sentiment de sécurité psychologique

Étant donné que la culture est le facteur le plus important d'une transformation agile réussie, veillez à ce que votre équipe ait les moyens de mettre en place une culture d'équipe agile. Créez un sentiment de sécurité psychologique, où les gens se sentent à l'aise pour parler ouvertement, suggérer des idées, et même admettre lorsqu'ils ne savent pas quelque chose. En fait, une culture d'équipe basée sur la sécurité psychologique est l'une des principales caractéristiques des équipes agiles très performantes. Les dirigeants agiles peuvent contribuer à créer cet environnement en encourageant chacun à communiquer ouvertement et à contribuer à la résolution commune des problèmes.

5. Encouragez votre équipe à se concentrer sur les besoins des clients

L'attention portée aux besoins des clients est l'un des piliers d’un mode de travail agile. Gardez vos équipes agiles concentrées sur le client externe ou interne et sur la création de valeur pour ce dernier. Cela signifie que votre équipe doit analyser, comprendre et anticiper les problèmes et les besoins des clients. Pour saisir, classer et traiter les besoins des clients, les équipes agiles utilisent méthodes centrées sur le client, telles que la cartographie du parcours du client, les témoignages d'utilisateurs ou la méthode des tâches à accomplir.²

6. Définir conjointement vos procédures agiles

Afin de devenir plus flexibles et plus réactifs en tant qu'équipe, les modes de travail agiles exigent beaucoup de discipline en termes de procédures. En tant que dirigeant, vous pouvez contribuer à la mise en place de ces procédures. Encouragez votre équipe à prendre des décisions rapides et à hiérarchiser rigoureusement les tâches. Définissez des objectifs et organisez un solide processus de suivi et de compte rendu pour vérifier les performances et les résultats. Les cycles d'amélioration et d'apprentissage font également partie des procédures agiles, au cours desquelles les équipes réfléchissent à ce qui peut être amélioré. Si votre équipe et vous avez besoin d'une aide extérieure pour vous améliorer, vous pouvez également envisager d'engager un coach agile. Enfin, pensez à la manière dont la technologie de nouvelle génération peut aider votre équipe dans sa manière agile de travailler.

7. Faciliter son agilité cérébrale - être un modèle d'agilité

Le plus grand obstacle à la réussite d’une équipe agile ne réside pas dans les processus, mais dans l'état d'esprit des membres de cette équipe. Par conséquent, vous devez être un modèle et améliorer constamment votre "agilité intérieure". Si vous montrez la voie et avez le courage de respecter les valeurs de l'agilité, les membres de votre équipe seront plus enclins à vous imiter. Et soyez patient : de nombreuses personnes se sont habituées aux méthodes de travail traditionnelles au cours de leur socialisation professionnelle. Il faudra donc du temps pour adopter des méthodes de travail agiles telles que l'auto-organisation, le travail hybride, la prise de décisions sans demander l'avis des supérieurs, la prise en charge réelle et le refus de la hiérarchisation des priorités.

Ouvrir la voie aux équipes agiles

Le passage en mode agile est difficile et nécessite des dirigeants agiles et une équipe qui accepte le changement. Nous pensons qu’en ce moment est le meilleur moment pour donner un coup de fouet à l'agilité. La crise actuelle a créé le sentiment d'urgence nécessaire pour que la gestion du changement soit couronnée de succès. En tant que dirigeant, commencez par transformer votre propre état d'esprit, puis dirigez votre équipe en tant que modèle. En suivant les sept étapes décrites dans cet article, les leaders permettront à leurs équipes de surmonter les défis de notre monde VUCA et de s'épanouir en tant qu’équipes agiles.

¹ 'Leading agile transformation: The new capabilities leaders need to build 21st-century organizations', McKinsey, 2019.

² '6 Ways to Build a Customer-Centric Culture', Harvard Business Review, 2018.

Simon Städeli

A propos de l'auteur

Son expérience de journaliste et d'entrepreneur aide Simon à créer un contenu didactique de haut niveau sur les thèmes de la transformation digitale, de la gestion de réunions et du leadership agile.