À quoi ressemblent vos réunions ? Petit tour dans l’agenda d’un Secrétaire général

Les réunions sont des incontournables de la vie d’entreprise. Elles occupent, souvent, une place de choix dans l’agenda des dirigeants et des managers. Celui de Pierre-Alain Delachaux, Secrétaire général et Chef de projet chez Migros, ne fait pas exception. Et pour cause : non content d’administrer les séances du conseil d’administration du plus grand groupe suisse dans le secteur de la grande distribution, il pilote également un projet de grande envergure. Alors, quelles sont les réunions auxquelles il participe et comment la technologie l’aide à être efficace au quotidien ?

Parlons de votre rôle. Pouvez-vous me décrire une journée-type au sein du groupe Migros ?

Pierre-Alain Delachaux : Il n'y a pas de journée-type. J'ai deux rôles à Migros Genève. Le premier en tant que Secrétaire général, chargé entre autres de gérer et d'administrer les séances de la direction et de l’administration. C'est d'ailleurs à ces occasions que j'utilise Sherpany. J'ai une deuxième casquette de responsable de projet. Je partage donc mon temps entre ces deux fonctions. Selon l'actualité, l'activité du projet et/ou des séances, j'aménage mon agenda selon les priorités.

Y a-t-il des choses qui facilitent votre travail ? Est-ce que la technologie en fait partie ? Pouvez-vous me donner un exemple de l'influence (positive ou négative) de la technologie sur votre travail ?

Pierre-Alain Delachaux : En dehors des outils classiques et indispensables, comme la vidéoconférence, j'utilise depuis quelques mois un cahier numérique qui sert à prendre des notes, à annoter des PDF ou à réaliser des schémas. Il me permet de prendre des notes rapidement, de manière très agréable. Avant de trouver cet outil, j'ai essayé la prise de notes sur une tablette mais il n'y avait pas du tout la simplicité et le confort d'écriture manuscrite que l'on retrouve avec ces cahiers électroniques. Je n’ai plus utilisé ni imprimé de papier depuis trois mois. Mes notes me suivent partout. Ce cahier numérique a optimisé mon organisation personnelle.

En pensant à votre rôle de secrétaire général et de chef de projet, est-ce que ce dernier influe sur le type de réunions auxquelles vous participez ? Combien de réunions sont à votre agenda cette semaine ?

Pierre-Alain Delachaux : J’en ai exactement 14 cette semaine. C’est à peu près ma moyenne hebdomadaire. Dans les réunions de direction et d’administration, mon rôle consiste surtout à prendre des notes. Par contre, j’ai un rôle totalement différent dans les réunions de projet que j’anime moi-même.

Avez-vous envie de participer à toutes ? Si non, pourquoi ?

Pierre-Alain Delachaux : D’une manière générale, j’ai envie de participer à toutes les réunions. La qualité des réunions dépend essentiellement de sa préparation et de son animation. Lorsqu’elles sont bien conduites, que le meneur de séance est capable de recentrer les débats, d'aller à l'essentiel, et de faire prendre des décisions, tout se passe bien. Bien sûr, il peut arriver que ce ne soit pas le cas, mais heureusement, c’est assez rare.

Quelle a été la meilleure idée ou la meilleure décision que vous ayez prise au cours d'une réunion ? Pourquoi la qualifieriez-vous de « meilleure  » ? 

Pierre-Alain Delachaux : Dans le cadre du projet que je mène actuellement et qui se déroule sur une année, avec trois ou quatre séances par semaine, j’ai besoin de limiter le formalisme et la charge de préparation des réunions. Si je devais préparer un ordre du jour, un PV et un suivi des activités pour chaque séance, la charge administrative deviendrait vite compliquée.

Cependant, je dois structurer, préparer, suivre et formaliser les séances. Je réalise donc l’ordre du jour, le PV et le suivi des tâches au moyen d’une seule liste SharePoint, accompagnée de vues et de filtres sur des dates, des évènements, des statuts ou encore, des responsables.

Cette liste me permet de m'affranchir de l'administration des ordres du jour et des procès-verbaux, tout en ayant les indispensables fonctionnalités de ces documents. Pour moi, la conception de cet outil a été une très bonne décision. 

Quel a été votre meilleur souvenir de réunion de ces 12 derniers mois (en présentiel ou à distance) ?

Pierre-Alain Delachaux : Nous avons organisé une réunion importante en vidéoconférence pour la première fois l'année dernière, au début du confinement. 60 personnes extérieures à l'entreprise étaient invitées à cette séance. Cela peut prêter à sourire, mais ce n'était pas du tout dans nos habitudes. Cette séance était un peu complexe parce qu'il devait y avoir plusieurs intervenants, des présentations, des votes, etc.

Le bon souvenir se situe surtout après la séance: nous avons vu que ce type de réunions était non seulement réalisable, mais qu’elles pouvaient aussi s’avérer efficaces. Certains participants ont même affirmé que c'était mieux qu'en présentiel.

Enfin, si vous aviez une baguette magique et pouviez changer une seule chose dans les réunions au sein de votre entreprise, qu'est-ce que cela serait ?

Pierre-Alain Delachaux : Pour moi, ce serait la maîtrise du temps, afin de pouvoir systématiquement traiter tous les sujets prévus dans le temps imparti. Ce serait le rêve.