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Come organizzare un’efficace riunione di lavoro: guida passo per passo

Non è un segreto che il successo di qualsiasi azienda si basa su riunioni di lavoro di successo. Un’effettiva gestione delle riunioni, è quindi forse la competenza più importante di cui i leader hanno bisogno per garantire il successo futuro delle loro organizzazioni. Con molte aziende che scelgono le riunioni virtuali, l'esigenza di una gestione efficace delle riunioni viene portata ancora più in primo piano. È parte integrante della collaborazione, oltre a prendere decisioni rapide e di impatto nella vostra organizzazione.

Tenendo questo in mente, è preoccupante che molte organizzazioni abbiano difficoltà a gestire con successo le riunioni, con solo il 17% dei leader che riferiscono che le loro riunioni sono produttive.1 Per aiutare ad affrontare questo problema, abbiamo compilato una guida su come gestire passo per passo una riunione. La nostra “Come organizzare un’efficace riunione di lavoro: guida passo per passo” è stata creata a partire da:

  • Un elenco delle domande più frequenti poste dai nostri clienti
  • Gli anni di esperienza di Sherpany nella gestione efficace delle riunioni
  • Le più importanti ricerche accademiche nel settore delle riunioni, condotte con metodi scientifici.

Prima di addentrarci nella presente “Come organizzare un’efficace riunione di lavoro: guida passo per passo” inizieremo rispondendo ad alcune domande importanti per creare una visione comune. Si tratta di questioni che incontriamo spesso quando aiutiamo le aziende a realizzare riunioni di lavoro di successo.

Cos’è la “riunionite”?

La “riunionite” è un fenomeno serio e insidioso per molte organizzazioni. È una miscela nociva di troppe riunioni e riunioni improduttive, che riduce il valore degli incontri e distrugge le opportunità di una collaborazione. Le organizzazioni che non riescono ad affrontare il problema della “riunionite” e a porre fine al loro ciclo di riunioni improduttive rischiano di sprecare enormi quantità di risorse, sia in termini di capitale finanziario che umano. Quando si organizzano e si gestiscono riunioni di lavoro efficaci, è vostra responsabilità, in qualità di leader, porre fine a questo circolo vizioso. La nostra guida vi aiuterà ad acquisire le competenze necessarie per farlo.

Perché riunioni di lavoro efficienti sono così importanti?

Le riunioni sono, probabilmente, lo strumento di gestione più potente a vostra disposizione come leader. Le riunioni di lavoro consentono di prendere rapidamente decisioni, collaborare e discutere. Queste riuniscono le competenze e l'esperienza di una serie di partecipanti in un insieme di strategia, pianificazione e azione. Con gli enormi cambiamenti in atto nel modo in cui svolgiamo il lavoro, l’importanza delle riunioni è sempre più chiara, e non può essere sottovalutata.

Le riunioni sono significative perché:

  1. Aumentano la velocità del business
  2. Facilitano il processo decisionale
  3. Rafforzano la cultura organizzativa e la leadership
  4. Accelerano l'innovazione e l'agilità
  5. Aumentano l'impegno individuale e il lavoro di squadra

Quali sono i diversi tipi di riunioni di lavoro?

Le riunioni possono essere informali, semi-formali o formali. Le riunioni dei dirigenti sono strutturalmente formali. Ecco perché nella nostra “Come organizzare un’efficace riunione di lavoro: una guida passo passo”, abbiamo scelto di concentrarci sulle riunioni formali. Tuttavia, va tenuto presente che ci sono diversi tipi di riunioni si alternano, partecipando alla capacità della vostra azienda di creare valore.

Le riunioni si possono suddividere in sei categorie:

  1. Riunioni decisionali - Sono fondamentali per portare avanti i progetti e garantire l'allineamento tra i principali soggetti interessati. Le riunioni decisionali sono forse la tipologia più autentica di riunioni di lavoro.
     
  2. Riunioni per risolvere i problemi - Risolvere i problemi in gruppo è una buona strategia, e le riunioni di questo tipo sono un mezzo valido per trovare soluzioni o compromessi a sfide difficili. Prima si presentano tutte le possibilità e poi si discute fino a quando non si concorda una direzione da seguire.
     
  3. Pianificare le riunioni - Concordare gli obiettivi e stabilire una tabella di marcia è un modo fondamentale per mettere a frutto le riunioni di lavoro. Questa opzione non deve essere trascurata. La discussione, la condivisione di idee e di una direzione da seguire sono fattori fondamentali per qualsiasi organizzazione.
     
  4. Riflettere e migliorare - Nelle comunità informatiche, questo tipo di riunioni sono spesso definite "retrospettive" e possono essere tenute a livello di team, di dipartimento o di azienda. Per sapere cosa migliorare o cambiare, le organizzazioni devono prendersi il tempo di riflettere e di offrire opinioni collettive e sincere su ciò che ha funzionato, o che al contrario non ha funzionato.
     
  5. Riunioni ibride - Alcune riunioni di lavoro possono essere una combinazione delle tipologie 1-4. Ad esempio, in una singola riunione si può affrontare sia il processo decisionale che la risoluzione dei problemi, oppure si possono apportare riflessioni e miglioramenti nell'ambito di una riunione di pianificazione.
     
  6. Riunioni individuali con i manager - Piuttosto che modi per avere un risultato concreto, queste riunioni dovrebbero essere viste come un'opportunità per costruire relazioni e garantire che i manager e i collaboratori diretti condividano una visione comune del quadro generale.

Abbiamo esaminato il significato della “riunionite”, identificato il motivo per cui le riunioni sono così importanti ed esplorato i diversi tipi di riunioni di lavoro che possono essere usati. Il nostro paper “Come organizzare un’efficace riunione di lavoro: guida passo per passo” presenterà adesso le fasi di organizzazione dell’incontro.

Riunioni di lavoro efficaci: le fasi dell’organizzazione delle riunioni

Anche se sembra un compito semplice, organizzare una riunione di lavoro efficace può essere una sfida, ed è qualcosa che le organizzazioni di tutto il mondo stentano ancora a realizzare in modo efficace. Sulla base della nostra esperienza pluriennale, unita alle ricerche più aggiornate del settore - come ad esempio il lavoro del Prof. Steven Rogelberg nel campo della scienza delle riunioni - abbiamo creato una guida per aiutare i leader a orientarsi nelle fasi di organizzazione di riunioni efficaci.

In generale, una riunione efficace può essere suddivisa in tre fasi: pre-meeting, la riunione stessa, e post-meeting. In questa guida esploreremo nel dettaglio ogni fase della gestione di una riunione di successo.

La fase pre-meeting: come pianificare una riunione di lavoro efficace

La fase di pre-meeting rappresenta l'80% del successo di una riunione. Assicurarsi che i partecipanti vengano informati in modo tempestivo, creare e far circolare un chiaro ordine del giorno in anticipo e consentire ai partecipanti di contribuire pienamente al processo di pre-meeting sono alcuni dei passi più importanti nell'organizzazione delle riunioni nel loro complesso.

Come organizzare una riunione

Per organizzare efficacemente la vostra riunione di lavoro, dovete iniziare a identificarne lo scopo. In questa fase è fondamentale avere un check-point per decidere se procedere/non procedere, per essere sicuri, innanzi tutto, che una riunione sia necessaria. Poiché alcune riunioni avvengono periodicamente, sarà necessario valutarle con regolarità, per garantire che l’approccio in uso sia ancora efficace. Se le riunioni che avvengono periodicamente si rivelano inefficaci, prendete le misure necessarie per adeguare le vostre riunioni di lavoro in modo che abbiano un impatto maggiore. Una domanda importante da porsi è: "Gli obiettivi possono essere raggiunti in modo più efficiente?”

Secondo il nostro Azend® framework per una gestione produttiva delle riunioni, “una riunione deve avvenire solo quando è necessario". La pianificazione di una riunione efficace si articola in due fasi:

  1. Determinare gli obiettivi della vostra riunione di lavoro

Diversi tipi di riunioni di lavoro avranno obiettivi diversi, e questi devono essere molto chiari fin dall’inizio del processo di pianificazione. Una buona domanda da porsi in questa fase è: "Quando sarà finita, come posso giudicare se è stato un successo o un fallimento?". A meno che la riunione non rispetti specifici requisiti, c'è una significativa probabilità che essa costituisca una perdita di tempo per tutti.

  1. Organizzare la riunione

Una volta chiariti gli obiettivi della vostra riunione, potete iniziare a organizzarla. In questa fase, è importante considerare quanto tempo è necessario, anziché accettare l'impostazione predefinita del sistema di calendario. L'obiettivo è quello di ottenere il maggior valore possibile dalle persone, nel minor tempo possibile.

Creare un ordine del giorno effettivo

Quando si redige l'ordine del giorno della vostra riunione di lavoro, è importante considerare ciò che si sta cercando di ottenere, quali competenze saranno le più preziose, e come controllare e ottimizzare il tempo che si chiede alle altre persone. Per fare questo in modo efficace, si consiglia di usare un modello dell’ordine del giorno della riunione. L'utilizzo di un modello affidabile rende il processo di preparazione della vostra agenda semplice e veloce, consentendovi di passare rapidamente alla fase successiva: la scelta dei partecipanti. In un mondo ideale, per sfruttare al meglio il tempo dei vostri collaboratori è importante coinvolgere le persone solo nelle aree della riunione a cui possono contribuire in modo significativo.

Un buon ordine del giorno della riunione dà struttura all’incontro e garantisce che i partecipanti abbiano in anticipo le informazioni complete degli obiettivi e dei contenuti. Come già detto in precedenza, questo processo dovrebbe anche consentire ai partecipanti di contribuire efficacemente anche prima della riunione, il che potrebbe perfino portare alla risoluzione di alcuni punti prima dell'inizio del meeting. La creazione di un ordine del giorno efficace include:

  1. Definizione dei punti all'ordine del giorno e di obiettivi chiari

La suddivisione dell’ordine del giorno in voci chiare e autonome già da prima della riunione è un passo fondamentale che molte organizzazioni tralasciano. Suddividendo il vostro ordine del giorno in punti separati, sarete in grado di stabilire gli obiettivi, i responsabili, i partecipanti e i tempi previsti per ciascuno di essi. Questo livello di precisione consente di pianificare le riunioni di lavoro, aiutando a individuare gli argomenti che richiedono un'attenzione specifica già prima della riunione, così come quelli che potrebbero essere risolti anche attraverso la posta elettronica o altri canali.

  1. Assegnare partecipanti e ruoli

L’assegnazione razionale dei partecipanti è un passo fondamentale per garantire l'efficienza delle vostre riunioni di lavoro. Selezionare le persone che si trovano nella posizione migliore per contribuire in modo significativo a specifici punti dell'ordine del giorno significa che la vostra riunione sarà di grande impatto. Si riduce così la probabilità di avere “partecipanti spettatori”. La partecipazione alle riunioni in collaborazione garantisce che le persone siano presenti solo per offrire un contributo ai punti all'ordine del giorno, e riduce notevolmente il tempo perso nelle riunioni.

  1. Raccolta di informazioni rilevanti

Riunire tutte le informazioni rilevanti per ogni punto all'ordine del giorno è essenziale per facilitare il successo di una riunione di lavoro. Ciò include informazioni di base su ogni punto all'ordine del giorno ed eventuali dati e rapporti che miglioreranno la capacità dei partecipanti di raggiungere gli obiettivi di quel punto. Esaminando l'ordine del giorno in anticipo e raccogliendo tutte le informazioni necessarie si garantisce che la riunione rimanga in linea con i tempi e si è sicuri di essere pronti a gestirla con successo.

Prepararsi per una riunione

La preparazione è fondamentale per il successo delle vostre riunioni di lavoro. Secondo il nostro framework Azend® per la gestione delle riunioni: "Per rendere possibile una riunione produttiva, i partecipanti si preparano in dettaglio per i loro punti all'ordine del giorno. I partecipanti iniziano a collaborare in modo asincrono ponendo domande per avere delucidazioni o contribuendo a risolvere i problemi. È possibile che i punti all'ordine del giorno vengano risolti in questa fase, e che si possa già iniziare a svolgere le azioni che ne derivano".

Quindi, ci sono due fasi per prepararsi a riunioni efficaci:

  1. Prepararle individualmente

Per condurre una riunione di lavoro di successo, è essenziale che i partecipanti si preparino prima individualmente. La preparazione individuale assicura che l'ordine del giorno fluisca facilmente e che l'attenzione al raggiungimento degli obiettivi rimanga costante. Una volta che i partecipanti sono consapevoli dei loro ruoli e delle loro responsabilità nella riunione, possono iniziare a prepararsi individualmente per garantire che venga creato il massimo valore per ogni punto all'ordine del giorno. Questo passo è fondamentale per garantire che ogni collaborazione sia efficace e tempestiva.

  1. Collaborare in modo asincrono

La collaborazione asincrona implica due o più persone che lavorano insieme, ma non contemporaneamente. Collaborare in modo asincrono significa che le azioni vengono intraprese individualmente, con canali di comunicazione efficaci per garantire l'allineamento. In Sherpany, utilizziamo la tecnologia per coinvolgere in modo asincrono i nostri colleghi sui punti all'ordine del giorno. Chiediamo chiarimenti sull'agenda e discutiamo in anticipo gli argomenti controversi con i partecipanti adeguati. Questo porta a riunioni di lavoro mirate, efficaci e più brevi.

Come gestire una riunione di lavoro effettiva

La seconda fase della gestione di riunioni efficaci prevede il processo di gestione di una riunione vera e propria. In questa sezione della guida esploreremo i passi necessari per la gestione delle riunioni al fine di garantire che siano produttive.

Condurre la riunione

Dopo aver seguito con attenzione ogni passaggio della fase di pre-meeting, sarete ora nella migliore posizione possibile per condurre con successo la vostra riunione di lavoro. Con ruoli predefiniti e punti all'ordine del giorno spiegati in dettaglio prima della riunione, i partecipanti sono in grado di arrivare preparati e con una chiara comprensione degli obiettivi della riunione.

Mediare riunioni di lavoro efficaci

Ogni riunione ha bisogno di un mediatore. Una persona che fa proseguire la riunione, guida le discussioni e tiene impegnati i partecipanti. Un buon mediatore di riunioni dovrebbe anche identificare i problemi che devono essere affrontati e guidarne il processo di risoluzione. Un valido mediatore, tuttavia, dovrebbe fare tutto questo senza rischiare di compromettere il processo decisionale. Questo livello d'imparzialità è vitale per la gestione di riunioni di lavoro efficaci.

Una delle responsabilità chiave del mediatore delle riunioni è quella di stabilire e far rispettare le regole di base della riunione.

Impostare le regole di base

Impostare regole di base per le riunioni è essenziale per fornire chiarezza al processo, e per garantire che tutti i partecipanti siano in linea con gli obiettivi dell’incontro. Dato l’alto numero di organizzazioni che adottano pratiche di riunione virtuale, queste regole di base non fanno che aumentare di importanza. Esse riguardano tanto il comportamento quanto i risultati, e garantiscono buone pratiche ed efficienza.

Le regole di base per una riunione ben gestita possono essere suddivise in una serie di semplici passi. Questi includono:

  • Esprimere opinioni e porre domande autentiche. Questo trasforma le discussioni e i monologhi in conversazioni, assicurando che i partecipanti possano comprendere il punto di vista di tutti.
     
  • Condividere tutte le informazioni rilevanti. Questo dà ai partecipanti una panoramica completa dei fatti, che consente di risolvere i problemi e di prendere decisioni in modo più efficace.
     
  • Utilizzare esempi specifici e concordare il significato delle parole importanti. Ciò garantisce una comprensione comune dei termini e delle definizioni.
     
  • Spiegare il ragionamento e l’intento. In questo modo si chiarisce come si arriva alle conclusioni e si aiutano i partecipanti a vedere in cosa il ragionamento differisce.
     
  • Concentrarsi sugli interessi, non sulle posizioni. Ciò implica il passare dal discutere le soluzioni, all'individuare le esigenze che devono essere soddisfatte per risolvere un problema. Questo riduce i conflitti e rende democratico il processo di risoluzione dei problemi.
     
  • Verificare le ipotesi. Ciò significa che il team prende decisioni solo con informazioni valide.
     
  • Progettare insieme i prossimi passi. Questo assicura che tutti i partecipanti si impegnino ad andare avanti insieme e in squadra.
     
  • Discutere questioni irrisolte. In questo modo si garantisce che eventuali "elefanti nella stanza" che potrebbero ostacolare i risultati vengano discussi, punti che possono essere risolti solo attraverso una riunione di squadra.

Una volta stabilite le regole di base, il mediatore della riunione dovrebbe vagliare le diverse tecniche che impiegherà per mantenere l'impegno, migliorare la collaborazione e, in ultima analisi, garantire l'efficacia della riunione.

Utilizzare diverse tecniche per agevolare la riunione

Quando decidete le modalità di svolgimento di una riunione nella vostra azienda, dovete essere sicuri di evitare introduzioni generiche. Chiedere semplicemente "come state?" non basterà. Facilitare riunioni efficaci significa ottenere il coinvolgimento di tutti i partecipanti alla riunione, e ci sono diversi modi per farlo. Alcune tecniche per facilitare incontri produttivi includono:

  1. Ice-breakers

Per “rompere il ghiaccio” è importante evitare il gergo aziendale e qualsiasi argomento troppo serio, e optare invece per qualcosa di più leggero.

  1. Connettersi prima di passare ai contenuti

Porre domande agli altri che mettono in discussione le vostre zone sicure è un potente mezzo per coinvolgere e dare energia a tutti per le vostre riunioni di lavoro. Domande come “Qual è un dubbio che avete su un progetto a cui state lavorando al momento?” È un buon punto da cui iniziare.

  1. Utilizzare le domande e risposte in modo efficace

Le sessioni di domande e risposte sono uno strumento fondamentale per garantire il coinvolgimento. Non abbiate paura dei silenzi, lasciate passare del tempo prima che le persone rispondano.

  1. Incoraggiare la partecipazione attiva

Garantire che tutti i partecipanti contribuiscano attivamente è fondamentale per il successo di una riunione di lavoro. Fare in modo che tutte le opinioni siano ascoltate, che si esprimano positivamente e che i cicli di lamentele negative si concludano rapidamente, terrà impegnati i partecipanti e garantirà un contributo ottimale da parte di tutti i soggetti coinvolti.

Concentrarsi sul raggiungimento degli obiettivi in modo efficiente

Condurre riunioni efficaci comporta mettere a fuoco gli obiettivi. Mantenere la riunione in linea può essere difficile, tuttavia attenersi a un'agenda ben pianificata, tenere traccia del tempo e sapere quando spostare alcune conversazioni offlinesono tutti strumenti potenti nel vostro arsenale di leader. Per poter rispettare il vostro programma, dovete esserne consapevoli. Passare il tempo a familiarizzare con gli argomenti e a pianificare in anticipo l’andamento della riunione è tempo ben speso. Infine, è indispensabile assicurarsi che tutti i partecipanti siano consapevoli degli obiettivi della vostra riunione di lavoro e mantenere il coordinamento collettivo. Tutto ciò contribuirà a garantire che le vostre riunioni di lavoro siano sempre focalizzate sul raggiungimento dei vostri obiettivi in modo efficiente.

Definire gli elementi di azione e scrivere i verbali

I risultati di una riunione di lavoro di successo diventano azioni di follow-up, e implicano chiari verbali di riunione. Avere compiti di follow-up che vengono assegnati ai singoli aumenta la responsabilità e la titolarità, e significa che la riunione ha prodotto risultati tangibili. Delle azioni di follow-up ben gestite dovrebbero includere quanto segue:

  • Una chiara descrizione dell'azione
  • Una panoramica del perché è importante
  • Una chiara definizione delle titolarità
  • Un'indicazione del livello di priorità
  • Un lasso di tempo in cui l’azione deve essere completata.

Il verbale della riunione dovrebbe essere un chiaro riassunto degli argomenti discussi, delle decisioni prese, delle azioni di follow-up concordate e delle persone a cui sono state assegnate. I processi verbali di una riunione di lavoro dovrebbero fornire una descrizione chiara e verificabile del resoconto della riunione.

Fase post-meeting: come dare seguito alla vostra riunione di lavoro

La terza fase della gestione delle riunioni di successo avviene dopo la riunione di lavoro, e comprende le fasi essenziali per assicurare che il valore massimo della riunione sia raggiunto. Qui esamineremo i passi che dovreste seguire al termine delle vostre riunioni di lavoro.

Follow-up dopo la riunione

Al termine della vostre riunione di lavoro è importante seguire i partecipanti per garantire che i materiali siano distribuiti, che i risultati siano comunicati e che siano stabiliti i prossimi passi da compiere. Questo passaggio è fondamentale per garantire che le vostre discussioni e decisioni si trasformino in azioni concrete. Con una piattaforma di gestione delle riunioni dedicata, come Sherpany, è possibile tenere tutti i partecipanti aggiornati senza dover muovere un dito.

Le vostre comunicazioni di follow-up dovrebbero includere:

  • Il verbale della riunione, una volta finalizzato
  • Una panoramica delle decisioni chiave
  • Azioni concordate dalla riunione, e chi vi è assegnato
  • I passi successivi

Finalizzare e distribuire i verbali

Non appena la vostra riunione di lavoro si è conclusa, è essenziale che il verbale venga finalizzato e distribuito. Quanto più rapidamente vengono distribuiti i verbali, tanto più rapidamente verranno eseguite le azioni di follow-up. Pertanto, questo compito dovrebbe essere svolto il prima possibile. Può essere che alcune sezioni del verbale abbiano bisogno di essere migliorate, o di essere approfondite con maggiori dettagli.

Raccogliere i feedback delle riunioni

Un passo essenziale e spesso trascurato nella gestione delle vostre riunioni di lavoro dovrebbe essere sempre la raccolta di feedback da parte di tutti i partecipanti. Queste informazioni contribuiranno a un continuo miglioramento. I feedback si concretizzeranno in regolari retrospettive delle riunioni, in cui i team definiranno i punti salienti per contribuire a migliorare le loro riunioni in vista della prossima retrospettiva.

Esecuzione

L'esecuzione è l'ultima fase del processo post-meeting. Una riunione è efficace solo se porta a risultati tangibili, e quindi l'esecuzione degli elementi d'azione delle vostre riunioni di lavoro è la chiave del loro successo.

Utilizzare la tecnologia con saggezza

Infine, durante tutto il processo di gestione delle riunioni, dovreste sfruttare al meglio la tecnologia a vostra disposizione. La tecnologia gioca un ruolo fondamentale nell'aiutare le organizzazioni a muoversi verso una cultura di riunioni produttive. Gli strumenti di gestione delle riunioni aiutano le organizzazioni a muoversi con successo attraverso le tre fasi del processo di riunione, e così facendo migliorano la collaborazione. In un'epoca in cui gli individui e le organizzazioni hanno acquisito una maggiore familiarità e dimestichezza con l'uso della tecnologia per svolgere mansioni di ordinaria amministrazione, usarla anche per la gestione delle riunioni dovrebbe essere considerata una priorità.

Esistono diversi modi di fornire supporto amministrativo, ma è importante comprendere quali sono le sfide per gli amministratori delle riunioni. La tecnologia per la gestione delle riunioni può ridurre in modo significativo le responsabilità del personale di supporto amministrativo, rendendo le fasi pre-meeting, durante il meeting e post-meeting il più semplici possibile. Ciò contribuirà a far recuperare tempo prezioso da concentrare sulla produzione di valore.

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Riunioni di lavoro effettive: creare valore, anzichè ridurlo

Questa unità conclude la nostra “Come organizzare un’efficace riunione di lavoro: guida passo per passo”. Seguendo queste indicazioni prima, durante e dopo le vostre riunioni, potrete iniziare a mettere fine alla “riunionite”, andando verso una cultura delle riunioni che si concentra sulla creazione di valore, anziché sulla sua riduzione.

Se abbiamo riscontrato il vostro interesse per un cambiamento positivo, allora perché non leggere di più sull’ Azend® framework riguardo ai modi in cui noi di Sherpany aiutiamo le organizzazioni a modificare il loro modo di lavorare?

 


1. ‘Decision making in the age of urgency’, by Iskandar Aminov et al., McKinsey, 2019.

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