Aktionsplan erstellen: Entscheidungen zu Resultaten bringen

Die Unternehmenswelt hat in den vergangenen Jahren enorme Veränderungen und Einschnitte erlebt. Am erstaunlichsten ist nicht nur deren Ausmaß, sondern auch die Geschwindigkeit des Wandels: Seit dem Umschwung im März 2020 mussten sich die Unternehmen schneller als je zuvor anpassen. Innerhalb weniger Wochen hat sich die Welt von der Präsenz auf die Virtualität verlagert. 

Führungskräfte konnten mit all diesen Entwicklungen Schritt halten, indem sie hybrid oder rein virtuell zusammenkamen, um Ihre Unternehmen auf Kurs zu halten. Entscheidungen in Meetings zu treffen, Aktionen festzulegen und diese zu verfolgen, erweist sich insbesondere in der heutigen Zeit als essentiell wichtig. 

Genau darin manifestiert sich die gesamte Strategie und Gesundheit einer Organisation: Einen Aktionsplan zu erstellen und Entscheidungen adäquat auszuführen, treibt ein Unternehmen seit jeher zu Erfolgen an. Er stellt ein unverzichtbares Führungsinstrument dar, um in der VUKA-Welt zu überleben.¹ 

Dieser Artikel erklärt, was ein Aktionsplan ist, warum er wichtig ist und wie er zu Erfolgen beiträgt. Außerdem zeigt unser Leitfaden auf, wie Sie – nach einem Meeting – einen effektiven Aktionsplan in fünf Schritten erstellen.

Definition: Was ist ein Aktionsplan?

Ein Aktionsplan ist ein Schlüsselelement des Managements, das zwischen den Phasen der Entscheidungsfindung und der Ausführung angesiedelt ist. Mit anderen Worten: Er wandelt Ideen und Entscheidungen in konkrete Schritte und Aufgaben um. Indem Sie diese ausführen, erwecken Sie die Unternehmensstrategie zum Leben.

Ein Aktionsplan lässt sich nach einer Entscheidungsfindung erstellen, also fast immer nach einem Meeting zwischen Entscheidungsträgern eines bestimmten Projekts oder in einer bestimmten Situation. Dies kann zum Beispiel nach einem Management-Meeting oder einer Ausschusssitzung der Fall sein.

So kommt ein Aktionsplan zum Einsatz

Ein jedes effektiv gestaltetes Meeting hat eine klar definierte Agenda, bei der jeder Punkt mit einem Ziel verbunden ist. Wiederum geht jedes Ziel mit einer Entscheidungsfindung und der Festlegung von konkreten Maßnahmen einher. Wenn Sie in der jeweiligen Sitzung die richtigen Entscheidungen treffen, ist der Weg zum Erfolg noch nicht beendet: Es geht nun darum, die Entscheidungen mit dem ihnen gebührenden Feingefühl umzusetzen. Genau dies ist der richtige Zeitpunkt, um einen effektiven Aktionsplan zu erstellen. 

Ein solcher kann auf allen Ebenen eines Unternehmens existieren, so dass man zum Beispiel von einem Geschäftsplan, einem Marketingplan oder einem Personalplan spricht. Je nach Art des Aktionsplans ändert sich der Inhalt, die Methodik bleibt hingegen gleich.

Warum ist es wichtig, nach einem Meeting einen effektiven Aktionsplan zu erstellen?

Führungskräfte verbringen viel Zeit in Meetings, um gemeinsam bedeutende Entscheidungen zu treffen. Sie neigen sogar dazu, zu viel Zeit für Sitzungen aufzuwenden – bis zu 23 Stunden pro Woche für eine Führungskraft. Dieses Phänomen lässt sich als "Meetingitis" bezeichnen: Es handelt sich um eine Mischung aus einer zu hohen Quantität und einer zu geringen Qualität von Sitzungen.

Das Phänomen der “Meetingitis” hat viele Quellen und verhält sich tendenziell wie ein Teufelskreis: Meetings sind unproduktiv, weil sie nicht gut vorbereitet sind, ineffizient durchgeführt und die Entscheidungen nicht gut umgesetzt werden. Dies zieht weitere Meetings nach sich, an deren Qualität  tendenziell keine höheren Erwartungen geknüpft sein können.

Dies lässt sich bewirken

Sie können die Meeting-Vorbereitung optimieren, indem sie einige Tipps befolgen. Auch für das Meeting selbst gibt es Grundsätze für mehr Effektivität und Entscheidungen, anhand derer sich die zuvor festgelegten Zielen erreichen lassen. Die Nachbereitung zu optimieren, hängt schließlich von der Ausführung ab: die Zuweisung der beschlossenen Maßnahmen an Verantwortliche sowie deren Planung und Monitoring.

Genau hier – kurz vor der Ausführung – erweist sich die Erstellung eines Post-Meeting-Aktionsplans als essenziell. Er ermöglicht es, Lösungen zu definieren, zu planen und umzusetzen. So lassen sich die zuvor definierten Ziele erreichen. 

Nach jeder wichtigen Entscheidung kommt der Aktionsplan als Steuerungsinstrument, das die Durchführung der Maßnahmen und deren Nachverfolgung erleichtert, zum Einsatz.

Ein Einstiegspunkt in den positiven Kreislauf produktiver Sitzungen

Wenn Sie nach jedem Meeting einen Aktionsplan verfassen, optimieren Sie die Nachbereitungsphase, die Sitzung selbst und verbessern auch das Meeting Management Ihres Unternehmens im Allgemeinen.

Ein Aktionsplan stellt Folgendes sicher:

• Die getroffenen Entscheidungen bekommen den richtigen Verantwortlichen zugewiesen.
• Maßnahmen lassen sich zeitlich planen.
• Die erforderlichen Mitteln stehen parat. 
• Der Fortschritt lässt sich überwachen. 

Aber auch das Meeting selbst wird produktiver: Mit dem Gedanken, am Ende einen Aktionsplan zu erstellen, konzentriert sich jeder Teilnehmende auf die effektive Entscheidungsfindung und die Zielerreichung. Letztendlich sind die Sitzungen effektiver, Entscheidungen werden besser umgesetzt und der gesamte Meeting-Management-Prozess wird optimiert. Der Kreis schließt sich, indem auch die Vorbereitungsphase jedes Teilnehmenden ebenfalls sorgfältig sein muss, um zu konkreten Aktionen zu gelangen. 

Die Verbesserung einer der Phasen ist also ein effektiver Einstieg in den Kreislauf produktiver Meetings. Umgekehrt führt die Vernachlässigung einer oder mehrerer Phasen unweigerlich in den Teufelskreis unproduktiver Sitzungen.

Ein Gewinn an Übersicht

Einen effektiven Aktionsplan zu erstellen, verschafft einen umfassenden Überblick über die nach dem jeweiligen Meeting zu erledigende Arbeit und verspricht ein hervorragendes Task Management. Beim Beginn der Ausführungsphase eines Projekts hilft er dabei, die richtige Mixtur aus personellen und finanziellen Mitteln zu finden, um die zuvor festgelegten Ziele zu erreichen.  

Des Weiteren geht es darum, die verschiedenen Aufgaben innerhalb der vorgegebenen Zeit zu verankern, um die Kontrolle zu erhöhen und mögliche Störfaktoren sowie deren Auswirkungen zu antizipieren. Außerdem fördert ein Aktionsplan das agile Arbeiten im Unternehmen, indem er den Projektstatus anzeigt und gleichzeitig einen vollständigen Überblick über die jeweilige Situation gibt.

Heutzutage gehört zu einem Aktionsplan auch eine gewisse Flexibilität, um den zahlreichen Disruptionen adäquat begegnen zu können. Zwar bildet strategische Planung einen Schlüsselpunkt für unternehmerische Erfolge, doch wirken zu starre Details diesen entgegen. Handelt es sich bei einem Aktionsplan per se um ein mächtiges Werkzeug, so darf dieser doch nicht den Zweck der jeweiligen Ziele überlagern.

Ein Motivationsinstrument für Teams

         Ein gut zusammengestellter Aktionsplan setzt auf intrinsische Motivation, indem er jedem Punkt einen Verantwortlichen zuweist. Da Einzelne Zuständigkeit verspüren, erhöht sich das Mitarbeiterengagement und die zu erwartenden Ergebnisse werden vielversprechender. So hat die Forschung ein Phänomen namens "IKEA-Effekt" aufgedeckt: Menschen finden durch die eigene Beteiligung an Prozessen deutlich mehr Gefallen an ihnen.² So empfiehlt es sich, dass Führungskräfte die Mitarbeitenden direkt nach einem Meeting in die verschiedenen Maßnahmen des Aktionsplans einbeziehen. 

Dies führt zu mehr Effizienz, da die Rollen klar definiert sind und die jeweiligen Aufgaben feststehen. Gleichzeitig erhalten die Mitarbeitenden einen Überblick darüber, wer für einzelne Punkte verantwortlich ist, die mit den eigenen Aufgaben zusammenhängen.

Im nächsten Abschnitt haben Sie die Möglichkeit, eine Vorlage herunterzuladen, um einen Aktionsplan so effektiv wie möglich zu verfassen.

Wie verfasst man einen effektiven Aktionsplan?

Um einen möglichst effektiven Aktionsplan zu verfassen, müssen Sie eine Reihe von Schritten beachten. Im Folgenden finden Sie eine praktische Vorlage, um einen effektiven Aktionsplan aufzustellen. Diese ist in fünf Hauptschritte gegliedert, die wie folgt lauten: 

• Festlegung der Ziele
• Festlegung der zu ergreifenden Maßnahmen und Umsetzungsplan
• Zuweisung von Rollen
• zeitliche Planung
• Messung des Erfolgs (OKR-Methode und KPIs).

¹ VUKA : volatil, unsicher, komplex und ambig.

² ‘The IKEA Effect: When Labor Leads to Love’, Harvard Business School, Juni 2012. 

Aurélie Toro

Über den Autor

Aurélie nutzt ihre Erfahrung in der Content-Erstellung und im digitalen Marketing, um Führungskräfte in ihrer täglichen Praxis zu unterstützen. Sie ist ständig auf der Suche nach gesellschaftlich relevanten Themen, deren Recherchieren, Umsetzung und Verbreitung ihre Leidenschaften bilden. Sie tut ihr Bestes, um zu den Themen Meeting Management, digitale Transformation und agile Führung wertvolles Wissen zu vermitteln.