Wie man eine effektive Agenda für ein Meeting schreibt: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Über den Erfolg eines formellen Meetings wird entschieden, bevor es überhaupt begonnen hat. Dies scheint zunächst abstrakt, bezieht sich jedoch auf die Bedeutung der Sitzungsvorbereitung für den Erfolg des gesamten Meeting. Tatsächlich macht die Phase vor der Sitzung 80 % des Gesamterfolgs aus.

Damit ein Team-Meetings erfolgreich sein kann, müssen dessen Ergebnisse messbar sein. Dafür sollte feststehen, welche Metriken zu verwenden sind. Hier kommen die Ziele ins Spiel: Indem wir die zu erreichenden Ziele festlegen, setzen wir den Maßstab, an dem wir den Erfolg unseres Meetings messen werden.

Wie können wir also in dieser entscheidenden Phase vor dem Meeting den Grundstein für den Erfolg legen? Die Antwort ist einfach: mit einer effektiven Meeting-Agenda (in Deutschland auch Tagesordnung und in der Schweiz Traktandenliste genannt). Die Agenda ist ein zentraler Bestandteil des Excellent Meeting Frameworks von Sherpany, welches Unternehmen dabei unterstützt, das Beste aus Meetings herauszuholen.

In diesem Artikel werden wir uns mit der Definition und der Bedeutung von Meeting-Agenden befassen, bevor wir eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Erstellung einer Agenda liefern.

Was ist eine Meeting-Agenda? 

Eine Meeting-Agenda ist eine Liste von Zielen, welche die Teilnehmenden im Verlauf eines Meetings erreichen möchten. Sie hilft den Teilnehmenden, sich bereits im Voraus darüber im Klaren zu sein, was sie während eines Meetings diskutieren oder bearbeiten sollen. Eine Agenda schafft auch Struktur und erleichtert die Zusammenarbeit. Sie ist der ideale Weg, um den Zweck der Sitzung zu kommunizieren, wodurch sich die Teilnehmenden stärker auf Ergebnisse fokussieren können.

Um dies zu veranschaulichen, können wir eine Agenda als Partitur für eine Orchesterkomposition betrachten: Jeder Teilnehmende spielt ein anderes Instrument und das Meeting selbst dient als Bühne. Die Meeting-Leitung dirigiert und leitet die Performance, wobei sie die Teilhabenden zum richtigen Zeitpunkt einbezieht. Durch die Befolgung einer Agenda kann sie die richtigen Teilnehmenden zur richtigen Zeit einbeziehen, um ein exzellentes Meeting sowie spezifische Ergebnisse zu erreichen.

Warum ist eine Meeting-Agenda für erfolgreiche Sitzungen so wichtig? 

Nachdem wir uns nun klar darüber sind, was eine Meeting-Agenda ist, wollen wir ihre Auswirkungen untersuchen.

Nehmen wir das Beispiel des Orchesters wieder auf. Wenn eine Symphonie schlecht komponiert ist, wird selbst das beste Orchester der Welt nicht in der Lage sein, sie schön klingen zu lassen. Dasselbe gilt für Meetings: Wenn Ihr Meeting nicht gut geplant ist, werden die Teilnehmenden nicht in der Lage sein, die effektiv umzusetzen und die Ziele zu erreichen. Um die Rolle der Agenda zu verstehen, sollte man sich zunächst mit dem sogenannten Meeting-Wahnsinn auseinandersetzen.

Der Meeting-Wahnsinn beschreibt die Tatsache, dass es zu viele und unproduktive Geschäftsmeetings gibt. Steven Rogelberg, einer der führenden Meeting-Wissenschaftler und Professor an der University of North Carolina Charlotte, schätzt etwa 50 % aller Meetings als unproduktiv ein.

Warum ist das der Fall? Weil die Meeting-Agenda höchstwahrscheinlich unzureichend war. Eine solche führt oft zu parallelen Diskussionen und ungelösten Themen, was die Produktivität des Meetings beeinträchtigt und die Frustration der Teilnehmenden steigert.

Eine passende Agenda ist ein wirksames Mittel dagegen und spielt eine zentrale Rolle beim  – gleich aus einer Reihe von Gründen. Wir präsentieren hier die vier wichtigsten davon:

1. Eine wirksame Agenda reduziert unnötige Meetings und Agendapunkte

Recherchen bei der Meeting-Wissenschaft zeigen, wie wichtig eine Agenda für die Effektivität und die Zufriedenheit der Teilnehmenden ist. In der Tat ist eine effektive Agenda wohl das wichtigste Instrument des Meeting Managements. Sie stellt sicher, dass der allgemeine Zweck des Meetings für jeden Teilnehmenden klar ist. Dies hilft, sich weiterhin auf das Erreichen dieser Ergebnisse zu konzentrieren und Sitzungen zu vermeiden, die nicht wirklich stattfinden müssen.

Gleiches gilt für unreife oder irrelevante Agendapunkte (in Deutschland auch Tagesordnungspunkte und in der Schweiz Traktanden genannt), die eigentlich nicht in einer Sitzung besprochen werden sollten: Durch das Schreiben einer wirksamen Agenda können sie bereits vor dem Meeting geklärt werden.

2. Die richtigen Teilnehmenden identifizieren 

Bei jedem Meeting ist die Auswahl der Teilnehmenden ein wichtiger Schritt. Dies trägt dazu bei, dass es keine “Passagiere” gibt und alle Teilnehmenden aktiv ihre Ideen oder ihr Fachwissen einbringen. Dadurch werden die Sitzungen produktiver, da sich so jeder zielgerichtet auf die Diskussionen konzentrieren kann.

Die Größe von Meetings ist ebenfalls wichtig, da mit zu vielen Teilnehmenden schnell der Fokus verloren geht. Daher ist es wichtig, die Teilnahme jeder Person gründlich zu prüfen, was schließlich der Sitzungsproduktivität zugute kommt. Amazon-Gründer Jeff Bezos hat sich dafür die sogenannte Zwei-Pizza-Regel ausgedacht: Es dürfen nur so viele Personen an Team-Meetings teilnehmen, wie von zwei Pizzen satt werden können.

3. Eine gründliche Meeting-Vorbereitung fördern

Indem Sie Ihre Meeting-Agenda im Voraus teilen, können sich die Teilnehmenden bereits vor Beginn des Meetings an die Arbeit machen. Einige Agendapunkte können bereits durch erledigt werden, wodurch alle Beteiligten Zeit sparen. Bei der asynchronen Zusammenarbeit können die Teilnehmenden flexibel über technologische Kommunikationskanäle zusammenarbeiten, um den Dialog zu pflegen.

Indem Sie im Voraus eine Agenda mit und Verantwortlichkeiten erstellen sowie kommunizieren, stellen Sie sicher, dass die Teilnehmenden vollständig vorbereitet und bereit sind, einen sinnvollen Beitrag zu jedem Agendapunkt zu leisten.

4. Produktive, auf Kurs bleibende Meetings durchführen

Vom Thema abzukommen, ist eines der am häufigsten genannten Meeting-Probleme. Durch das Befolgen einer klaren Meeting-Agenda lässt sich dies verhindern. Eine Studie über Meetings in der obersten Führungsebene von Unternehmen ergab eine signifikante positive Korrelation zwischen den folgenden drei Punkten:

• ein klares Ziel für einen bestimmten Agendapunkt haben
• beim Besprechen eines Agendapunktes beim Thema bleiben
• alle drei Indikatoren von Teameffektivität: Leistung beim Erledigen von Aufgaben, die Qualität von Beziehungen und die Zufriedenheit der Teilnehmenden

Nachdem wir nun wissen, warum eine effektive Meeting-Agenda so wichtig ist, wollen wir herausfinden, wie wir eine erstellen können. Im nächsten Abschnitt untersuchen wir die notwendigen Schritte dafür, um die Wertschöpfung Ihrer Meetings zu steigern.

Wie Sie eine effektive Agenda erstellen

Bei der Erstellung einer Agenda für ein Meeting gibt es eine Reihe von Schritten, die Sie beachten sollten – von der Festlegung der Ziele des Meetings über die Formulierung der Agendapunkte in Form von Fragen bis hin zur Zuweisung klarer Rollen und Verantwortlichkeiten an die Teilnehmenden im Vorfeld des Meetings.

Die wichtigsten Schritte zur Erstellung einer Agenda für ein Meeting sind die folgenden:

1. Identifizieren Sie die Meeting-Ziele

Die erste Überlegung für die Agenda-Erstellung sollte eine Evaluierung bilden, ob die gesetzten Ziele auch auf eine andere, möglicherweise effizientere Weise erreicht werden können. Je klarer der Zweck eines Meetings ist, desto effizienter gestaltet sich die Entscheidungsfindung.

Wie wir bereits erwähnt haben, sollte ein Meeting von Anfang an klare Ziele haben. Ansonsten sollte es gar nicht erst stattfinden. Um dem Meeting-Wahnsinn ein Ende zu bereiten, müssen wir jede geplante Sitzung einer "Go/No-Go"-Überlegung unterziehen. So lässt sich sicherstellen, dass ein Meeting der effektivste Weg ist, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

Niemand ist gerne in einem Meeting, das eine E-Mail hätte sein können, und deshalb muss das Ziel für alle Teilnehmenden ganz klar sein. Das Befolgen einer hilft dabei, mit möglichst jedem Agendapunkt ein klares Ziel zu verfolgen.

2. Bitten Sie frühzeitig um Input 

Wenn Sie ein Meeting leiten, bietet es sich an, – für eine möglichst hohe Zielerreichung – andere Personen um Input zu bitten.. Die Kombination von Fachwissen und Beiträgen mehrerer Stakeholder garantiert, dass nichts übersehen wird und nur die wesentlichen Punkte diskutiert werden.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass dieser Schritt bei der Implementierung effektiver Meeting-Praktiken in Unternehmen oft übersehen wird. Frühzeitiges Einholen von Anregungen bedeutet, dass die Teilnehmenden die Möglichkeit haben, sich einzubringen und Fragen zu stellen, die zur Optimierung Ihrer Meetings beitragen.

3. Unterteilen Sie Meetings in als Fragen formulierte Agendapunkte

Wer Schritt für Schritt denkt, erzielt in der Regel bessere Resultate. Das gilt auch für Meetings. Meeting-Agenden helfen dabei, Sitzungen in eigenständige Agendapunkte aufzuteilen. Dadurch werden Meetings nicht nur leichter verdaulich, sondern auch besser strukturiert. Außerdem hat so jeder Punkt ein klares Ziel und letztendlich einen Grund, in Ihr Meeting aufgenommen zu werden.

Darüber hinaus sollten Sie Ihre Agendapunkte als Fragen formulieren, da dies eine Tendenz zum Handeln erzeugt. Anstelle von "NPS-Ziele für Q4" wäre folgender Agendapunkt passender: "Wie können wir unser NPS-Ziel von 75 für Q4 erreichen?” Auf diese Weise fangen die Teilnehmenden bereits an, ihre Ideen als Antwort darauf zu formulieren. Ganz anders verhält sich dies mit einer vagen Überschrift für den jeweiligen Agendapunkt. 

Denken Sie an unsere Konzertaufführung: Jede Symphonie, die das Orchester spielt, ist in kleinere musikalische Bewegungen unterteilt. Jeder Teil erfordert unterschiedliche Instrumente und unterschiedliche musikalische Techniken wie Tonart, Tempo und Klangfarbe. Nur damit kann die Vision des Komponisten innen erreicht werden.

Schließlich sollte für jeden Agendapunkt ein Zeitplan erstellt werden, der dazu beiträgt, dass das Meeting planmäßig und pünktlich verläuft.

4. Weisen Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten zu

Sobald Ihr Meeting in einzelne Punkte mit klaren Zielen und Zeitvorgaben aufgeteilt ist, können Sie feststellen, wer am Meeting teilnehmen sollte. Auch hier ist der Vergleich mit der Musikpartitur hilfreich: Die eindeutige Zuordnung der Mitwirkenden und ihrer Verantwortung ist für eine erfolgreiche Symphonie von entscheidender Bedeutung; bei Meetings ist es nicht anders. Genauso sollten Sie also bei der Auswahl derjenigen, die Ihre Agendapunkte leiten, auf Fachleute zurückgreifen.

Wenn jeder Agendapunkt eine angemessene Leitung hat und alle Teilnehmenden ihre jeweilige Rolle verstehen, die sie spielen müssen, wird sichergestellt, dass alle engagiert und vorbereitet sind und ihre volle Leistung abrufen können. Die Entscheidung, wie Meeting-Teilnehmende zugewiesen werden sollen, kann schwierig sein. Beachten Sie daher, dass für jeden Punkt Ihrer Meeting-Agenda folgende Themen klar sein sollten:

• Wer wird den Agendapunkt leiten?
• Wessen Expertise und Einsicht ist für die Zielerreichung entscheidend?
• Welcher Art ist der Agendapunkt – eine Diskussion, ein Workshop, eine Informationsmitteilung oder eine Entscheidung?

Durch die Zuweisung von Rollen und Zuständigkeiten ermöglichen Sie eine auf effektive Zusammenarbeit basierende Teilnahme, was dazu beiträgt, die Meeting-Effektivität zu steigern und die Zeit der Teilnehmenden sinnvoll zu nutzen. Dies bedeutet, dass die Teilnehmenden nur an Agendapunkten beteiligt sind, zu denen sie einen Beitrag leisten können. Somit verringert sich das Risiko von “Zuschauern” und das Engagement der Teilnehmenden sowie die Gesamteffektivität von Meetings erhöhen sich.

5. Stellen Sie relevante Informationen den Teilnehmenden rechtzeitig zur Verfügung 

Viele Dinge ändern sich schnell und häufig. Bevor Sie ein Meeting effektiv leiten können, müssen Sie daher sicher sein, dass Ihnen alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen. Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie sich mit der Partitur vertraut machen, bevor Sie auftreten – das Sammeln von Informationen vor Ihrem Meeting stellt sicher, dass das Orchester die richtigen Noten spielt und jegliche Diskordanz vermieden wird. Zu wissen, dass die Ihnen vorliegenden Informationen auf dem neuesten Stand sind, heißt, dass alle Bereiche der Diskussion und Zusammenarbeit wirklich nötig sind und dass Sie mit Details arbeiten, die noch gültig sind.

Das Sammeln relevanter Informationen ermöglicht auch eine datengestützte Entscheidungsfindung und stellt sicher, dass die in Ihrem Meeting getroffenen Entscheidungen auf Fakten beruhen und so präzise und fundiert wie möglich sind. Dies trägt zur Verbesserung der Gesamtleistung Ihrer Sitzung und zur Erhöhung Ihres Geschäftserfolgs bei.

Schließlich ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Informationen gut strukturiert und einfach zugänglich sind. Alle Teilnehmenden müssen in der Lage sein, die relevanten Materialien für jeden Agendapunkt zu finden, damit sie sich vor dem Meeting gründlich vorbereiten und danach die Aufgaben und Entscheidungen nachbereiten können. Die Wahl einer dedizierten Meeting Management Software ist hier ratsam. Eine zentrale Ablage aller Sitzungsdokumente (von früheren, aktuellen und zukünftigen Meetings), die den Sitzungsablauf unterstützt und eine Suchfunktion bietet, macht alle Dokumente leicht zugänglich und erleichtert die Arbeit mit verschiedenen Versionen. 

So machen Sie das Beste aus Ihren Meeting-Agenden

Sobald die Meeting-Agenda erstellt ist, spielt sie während des gesamten Meeting-Prozesses eine zentrale Rolle. Lassen Sie uns diese in den drei Meeting-Phasen überprüfen:

1. Vorbereitung

Eine gut strukturierte Meeting-Agenda ermöglicht es allen Teilnehmenden, sich schon vor dem Meeting gründlich vorzubereiten und asynchron zusammenzuarbeiten. Wie eingangs erwähnt, macht die Vorbereitung rund 80 % des Meeting-Erfolgs aus. Aufgrund der Aufteilung in eigenständige Agendapunkte – mit klaren Rollen und Verantwortlichen – macht die Agenda den Teilnehmenden die Anforderungen der Vorbereitung transparent. Außerdem: Indem Sie Agendapunkte als Fragen formulieren, legen Sie den Grundstein für ein lösungsorientiertes Meeting, bei dem die Teilnehmenden mit einer problemlösenden Einstellung aufwarten. 

2. Durchführung

• Nicht vom Weg abkommen

Während der Meeting-Durchführung dient die Agenda als Leitfaden, der Ihnen bei der Navigation hilft. Es ist wichtig, dass Sie sich an die Agenda halten, um die Ziele der einzelnen Agendapunkte im Auge zu behalten. Die mit jedem Punkt auf Ihrer Agenda verbundene Zeitplanung ermöglicht es Ihnen, pünktlich zu sein und Klarheit zu erlangen.

• Aktionselemente definieren und Protokoll schreiben

Ihre Agenda kann als Protokoll-Vorlage dienen und hilft Ihnen dabei, Aktionselemente zu definieren, zuzuordnen und nachzuverfolgen. Dadurch ist allen Beteiligten klar, was besprochen wurde und wer für die Umsetzung von Folgemaßnahmen verantwortlich ist. Der Prozess trägt dazu bei, die Eigenverantwortung zu fördern und die Rechenschaftspflicht auszubauen.

3. Nachbereitung

In der Phase nach dem Meeting wird Ihre Agenda Sie daran erinnern, Meeting-Feedback von allen Teilnehmenden einzuholen, was eine wichtige Komponente für die kontinuierliche Verbesserung bildet. Das Feedback hilft Ihnen, Ihre Herangehensweise rund um Meetings konstant zu iterieren und Ihre Prozesse zu optimieren. Darüber hinaus trägt Ihre Agenda dazu bei, dass die Agendapunkt-Leitungen sich für die Nachbereitung verantwortlich fühlen. 

Ihre Meeting-Agenda macht den Weg zu einer Standing Ovation frei   

Durch den Fokus auf Ziele, die frühzeitige Einholung von Inputs und die Ermöglichung einer effektiven Zusammenarbeit ist eine Meeting-Agenda von grundlegender Bedeutung und Teil der DNA erfolgreicher Meetings. Der Einsatz eines Meeting-Tools zur Gewährleistung eines effektiven Meeting-Ablaufs ist ebenfalls unerlässlich. Die Wahl der richtigen Meeting Management Software trägt zum Erfolg Ihrer Meetings bei, von A wie Agenda-Erstellung bis Z wie Zusammenarbeit im gesamten Meeting-Prozess.

Wenn Sie also unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung folgen – und von der passenden Technologie unterstützen lassen –, können Sie eine effektive Meeting-Agenda erstellen, die Ihre Meetings neu beleben oder weiter optimieren wird. Dies wird garantiert für kräftigen Applaus und Standing Ovations sorgen.

¹ ‘Tipps für eine effektive Vorbereitung und Durchführung eines Meetings’, by Isabelle Odermatt, University of Zürich, 2010.

² ‘Half Of All Meetings Are A Waste Of Time - Here’s How To Improve Them’, Forbes, 2019.

³ ‘Effectiveness in top management group meetings: the role of goal clarity, focused
communication, and learning behavior’, by Henning Bang et al., Scandinavian Journal of
Psychology, 51, 253–261, 2010.

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.