Meeting Management

Mit einer effektiven Meeting-Agenda schaffen Sie die richtige Bühne für Ihr Meeting

Wir bei Sherpany möchten eine Welt schaffen, in der jedes Meeting zählt. Unser eigens entwickeltes Azend®-Framework ist der erste wichtige Schritt dahin.

Robert Mitson
Robert Mitson
Maestro leading an orchestra

Der Erfolg eines Meetings wird entschieden, bevor es überhaupt begonnen hat. Dies scheint zunächst abstrakt, bezieht sich jedoch auf die Bedeutung der Sitzungsvorbereitung für den Erfolg des gesamten Meeting-Prozesses. Tatsächlich macht die Phase vor der Sitzung 80 % des Gesamterfolgs aus.

Damit ein Team-Meetings erfolgreich sein kann, müssen dessen Ergebnisse messbar sein. Um Sitzungsergebnisse zu messen, müssen wir zunächst definieren, welche Metriken verwendet werden sollen. Hier kommen die Ziele ins Spiel: Indem wir die zu erreichenden Ziele festlegen, definieren wir den Massstab, an dem wir den Erfolg unseres Meeting messen werden.

Wie können wir also in dieser entscheidenden Phase vor dem Meeting den den Grundstein für den Meeting-Erfolg legen? Die Antwort ist einfach: Erstellen Sie eine effektive Meeting-Agenda (in Deutschland auch Tagesordnung und in der Schweiz Traktandenliste genannt). Die Agenda ist ein zentraler Bestandteil des Azend®-Frameworks von Sherpany, welches Unternehmen dabei unterstützt, das Beste aus Meetings herauszuholen.

In diesem Artikel werden wir uns mit der Definition und der Bedeutung von Meeting-Agenden befassen, bevor wir eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung die Erstellung einer Agenda liefern. Zunächst müssen wir uns jedoch darüber im Klaren sein, was wir unter dem Begriff Meeting-Agenda wirklich verstehen.

 

Was ist eine Meeting-Agenda? 

Einfach ausgedrückt ist eine Meeting-Agenda eine Liste von Aktivitäten, die die Teilnehmenden im Verlauf eines Meetings erledigen möchten. Es hilft den Teilnehmenden, sich bereits im Voraus darüber im Klaren zu sein, was sie während eines Meetings diskutieren oder bearbeiten sollen. Sie schafft auch Struktur und erleichtert die Zusammenarbeit. Eine Meeting-Agenda ist auch der ideale Weg, um den Zweck der Sitzung zu kommunizieren, was wiederum dazu beiträgt, den Fokus auf die Ergebnisse zu richten.

Um dies zu veranschaulichen, betrachten Sie die Agenda als Partitur für eine Orchesterkomposition, wobei jede*r Meeting-Teilnehmende ein anderes Instrument spielt und das Meeting selbst als Bühne dient. Wenn Sie ein Meeting leiten, sind Sie die Dirigentin oder der Dirigent. Sie leiten die Performance, wobei Sie die Musiker*innen in der erforderlichen Reihenfolge und zum richtigen Zeitpunkt einbeziehen. Damit stellen Sie sicher, dass eine schöne Symphonie gespielt wird. Gleiches gilt für Meetings. Durch die Befolgung einer Meeting-Agenda können Führungskräfte die richtigen Teilnehmenden zur richtigen Zeit einbeziehen, um sicherzustellen, dass ein produktives Meeting stattfindet und bestimmte Ergebnisse erzielt werden.

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Warum ist eine Meeting-Agenda für erfolgreiche Sitzungen so wichtig? 

Nachdem wir uns nun klar darüber sind, was eine Meeting-Agenda ist, wollen wir ihre Auswirkungen untersuchen.

Nehmen wir das Beispiel des Orchesters wieder auf. Wenn eine Symphonie schlecht komponiert ist, wird selbst das beste Orchester der Welt nicht in der Lage sein, sie schön klingen zu lassen. Dasselbe gilt für Meetings: Wenn Ihr Meeting nicht gut geplant ist, werden die Teilnehmenden nicht in der Lage sein, die Strategie effektiv umzusetzen und die Ziele zu erreichen. Um die Rolle der Meeting-Agenda zu verstehen, sollte man sich zunächst mit dem Meetingwahn auseinandersetzen. 

Der Meetingwahn beschreibt die Tatsache, dass wir zu viele und unproduktive Geschäftsmeetings haben. Steven Rogelberg, einer der führenden Meeting-Wissenschaftler und Professor an der University of North Carolina Charlotte, schätzt, dass etwa 50 % aller Meetings unproduktiv sind. Wir alle kennen das Gefühl, wenn wir aus einem Meeting herausgehen und denken: "Das hätte eine viel produktiveres Meeting sein können". Warum ist das der Fall? Weil die Meeting-Agenda höchstwahrscheinlich unzureichend war. Eine schlechte Agenda führt oft zu parallelen Diskussionen und ungelösten Themen, wodurch die Produktivität des Meetings stark beeinträchtigt wird. 

Eine Meeting-Agenda ist ein leistungsstarkes Instrument und spielt aus einer Reihe von Gründen eine zentrale Rolle beim Meeting Management. Wir präsentieren hier die vier wichtigsten Gründe.

1. Unnötige Meetings bekämpfen und “unreife” Agendapunkte vermeiden

Die Meeting-Wissenschaft zeigt, wie wichtig eine gute Meeting-Agenda für die Sitzungseffektivität und die Zufriedenheit der Teilnehmenden ist. In der Tat ist eine klare Agenda wohl das wichtigste Instrument des Meeting Managements. Eine effektive Meeting-Agenda stellt sicher, dass der allgemeine Zweck des Meetings für alle Teilnehmenden klar ist. Dies hilft, sich weiterhin auf das Erreichen dieser Ergebnisse zu konzentrieren und Sitzungen zu vermeiden, die nicht wirklich stattfinden müssen. Gleiches gilt für unreife oder irrelevante Agendapunkte (in Deutschland auch Tagesordnungspunkte und in der Schweiz Traktanden genannt), die eigentlich nicht in einer Sitzung besprochen werden sollten: Durch das Schreiben einer wirksamen Agenda können diese Punkte vor dem Meeting geklärt werden.

2. Die richtigen Teilnehmenden identifizieren 

Es ist wichtig, dass Sie nur diejenigen einbeziehen, die einen Beitrag leisten können. Dies trägt dazu bei, dass sich keine “Zuschauer*innen” oder “Passagier*innen” in Ihren Meetings befinden und alle Teilnehmenden aktiv beteiligt sind. Dies führt zu zielführender Diskussionen und produktiveren Sitzungen. Die Grösse von Meetings ist ebenfalls wichtig, da Meetings mit mehr Teilnehmenden eher dazu neigen, den Fokus zu verlieren. Daher ist es wichtig, die Teilnahme jeder Person gründlich zu überlegen, was schlussendlich wieder der Sitzungsproduktivität zugute kommt. Amazon-Chef Jeff Bezos hat sich dafür die sogenannte Zwei-Pizza-Regel ausgedacht: Es dürfen nur so viele Personen an Team-Meetings teilnehmen, damit zwei Pizzen ausreichen, um alle zu füttern.

3. Eine gründliche Meeting-Vorbereitung fördern

Indem Sie Ihre Meeting-Agenda im Voraus verteilen, können sich die Teilnehmenden bereits vor Beginn des Meetings an die Arbeit machen. Einige Agendapunkte können bereits durch asynchrone Zusammenarbeit erledigt werden, wodurch alle Zeit sparen. Bei der asynchronen Zusammenarbeit können die Teilnehmenden flexibel über technologische Kommunikationskanäle zusammenarbeiten, um die gegenseitige Ausrichtung aufrechtzuerhalten. Indem Sie im Voraus eine klare Agenda mit klar festgelegten Rollen und Verantwortlichkeiten erstellen und kommunizieren, stellen Sie sicher, dass die Teilnehmenden vollständig vorbereitet und bereit sind, einen sinnvollen Beitrag zu jedem Agendapunkt zu leisten.

4. Produktive, auf Kurs bleibende Meetings durchführen

Vom Thema abzukommen ist eines der am häufigsten genannten Meeting-Probleme. Durch das Befolgen einer klaren Meeting-Agenda kann dies verhindert werden. Eine Studie über Meetings in der obersten Führungsebene von Unternehmen ergab eine signifikante positive Korrelation zwischen den folgenden drei Punkten:

  • Ein klares Ziel für einen bestimmten Agendapunkt haben
  • Beim Besprechen eines Agendapunktes beim Thema bleiben
  • Alle drei Indikatoren von Teameffektivität: Leistung beim Erledigen von Aufgaben, die Qualität von Beziehungen und die Zufriedenheit der Teilnehmenden.

Nachdem wir nun wissen, warum eine effektive Meeting-Agenda so wichtig ist, wollen wir herausfinden, wie wir eine erstellen können. Im nächsten Abschnitt untersuchen wir die notwendigen Schritte, um eine Agenda zu erstellen, die Ihr Meetings von potenziellen Zeitverschwendern zu Wertschöpfern macht.

 

Wie Sie eine effektive Agenda erstellen

Nachdem wir die Definition und Bedeutung von Meeting-Agenden untersucht haben, können wir nun damit fortfahren, wie Sie eine effektive Agenda erstellen können. Wir haben für Sie die wichtigsten fünf Schritte zusammengestellt:

1. Identifizieren Sie die Meeting-Ziele

Die erste Überlegung, die Sie bei der Erstellung einer Meeting-Agenda machen sollten, ist, ob die gesetzten Ziele auf eine andere, effizientere Weise erreicht werden können. Je klarer der Inhalt, desto schneller ist die Entscheidungsfindung. 

Wie wir bereits erwähnt haben, sollte ein Meeting von Anfang an klare Ziele haben. Ansonsten sollte das Meeting überhaupt gar nicht stattfinden. Um dem Meetingwahn ein Ende zu bereiten, müssen wir jede Sitzung vor ihrer Durchführung einer "Go/No-Go"-Überlegung unterziehen, damit wir sicher sein können, dass ein Meeting der effektivste Weg ist, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen. Niemand ist gerne in einem Meeting, das eine E-Mail hätte sein können, und deshalb muss das Meeting-Ziel für alle Teilnehmenden kristallklar sein. Das Befolgen einer Agenda-Vorlage hilft sicherzustellen, dass jeder Punkt auf Ihrer Agenda ein klares Ziel zugeordnet hat. 

2. Bitten Sie frühzeitig um Input 

Wenn Sie die Meeting-Leitung innehaben, bietet es sich an, andere Personen um Input zu bitten. Damit stellen Sie sicher, dass bei den Sitzungen so viel wie möglich erreicht wird. Die Kombination von Fachwissen und Beiträgen einer Reihe von Stakeholder*innen garantiert, dass nichts übersehen und nur die wesentlichen Punkte diskutiert werden. Unsere Erfahrung bei der Unterstützung von Unternehmen bei der Umsetzung effektiver Meeting Management Best Practices zeigt, dass dieser Schritt oft übersehen wird. Um frühzeitigen Input zu bitten, bedeutet, dass die Teilnehmenden die Möglichkeit haben, bereits vor dem Meeting einen wichtigen Beitrag zu leisten und Fragen zu stellen, die dazu beitragen, die Sitzungsergebnisse zu optimieren.

3. Unterteilen Sie Meetings in eigenständige Agendapunkte mit klaren Zielen

Ein altes Sprichwort sagt: “Wie isst man einen Elefanten? Stück für Stück.” Gleiches gilt für Meetings. Meeting-Agenden helfen dabei, Sitzungen in eigenständige Agendapunkte zu zerlegen. Dadurch werden Meetings nicht nur leichter verdaulich, sondern auch besser strukturiert. Wenn Sie Ihre Agenda in einzelne Punkte unterteilen, können Sie sicherstellen, dass jeder Punkt ein klares Ziel hat und letztendlich einen Grund, in Ihr Meeting aufgenommen zu werden.

Denken Sie an die zuvor erwähnte Konzertaufführung: Jede Symphonie, die das Orchester spielt, ist in kleinere, musikalische Bewegungen unterteilt. Jeder Teil erfordert unterschiedliche Instrumente und unterschiedliche musikalische Techniken wie Tonart, Tempo und Klangfarbe. Nur damit kann die Vision der Komponist*innen erreicht werden. Gleiches gilt für die Meeting-Agenden – sie müssen in eigenständige Punkte mit klaren Zielen unterteilt werden, damit die relevantesten und wirkungsvollsten Teilnehmenden einbezogen werden können. Die Unterteilung von Meetings in einzelne Punkte mit klaren Zielen ist das vierte Prinzip des Azend®-Frameworks von Sherpany. Jeder Punkt erfordert möglicherweise einen differenzierten Ansatz, der unterschiedliche Formate wie Workshops, Diskussionen oder Abstimmungen verwendet, um die gesetzten Ziele zu erreichen.

Schliesslich sollte für jeden Agendapunkt ein Zeitplan erstellt werden, der dazu beiträgt, dass das Meeting planmässig und pünktlich verläuft. 

4. Weisen Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten zu

Sobald Ihr Meeting in einzelne Punkte mit klaren Zielen und Zeitvorgaben aufgeteilt ist, können Sie feststellen, wer am Meeting teilnehmen sollte. Auch hier ist der Vergleich mit der Musikpartitur hilfreich: Die eindeutige Zuordnung der Musiker*innen und ihrer Verantwortung ist für die erfolgreiche Leitung der Symphonie von entscheidender Bedeutung. Bei der Auswahl der Solist*innen wählt der*die Dirigent*in die kompetentesten Instrumentalist*innen aus, und bei Meetings ist es nicht anders. Wenn jeder Agendapunkt eine angemessene Leitung hat und alle Teilnehmenden ihre Rolle verstehen, die sie spielen müssen, wird sichergestellt, dass alle engagiert und vorbereitet sind und ihre volle Leistung abrufen können. Die Entscheidung, wie Meeting-Teilnehmende zugewiesen werden sollen, kann schwierig sein. Beachten Sie daher, dass für jeden Punkt Ihrer Meeting-Agenda folgende Themen klar sein sollten:

  • Wer wird den Agendapunkt leiten?
  • Wessen Expertise und Einsicht ist für die Zielerreichung entscheidend?
  • Welcher Art ist der Agendapunkt? Eine Diskussion, ein Workshop, eine Informationsmitteilung oder eine Entscheidung?

Durch die Zuweisung klarer Rollen und Zuständigkeiten ermöglichen Sie eine auf effektive Zusammenarbeit basierende Teilnahme, was dazu beiträgt, die Meeting-Effektivität zu steigern und die Zeit der Teilnehmenden sinnvoll zu nutzen. Beitragsorientierte Teilnahme bedeutet, dass die Teilnehmenden nur an Agendapunkten beteiligt sind, zu denen sie einen Beitrag leisten können. Dies bedeutet, dass einzelne Personen an einigen Teilen einer Sitzung teilnehmen und an anderen nicht, was das Risiko von “Zuschauer*innen” verringert und das Engagement der Teilnehmenden wesentlich erhöht. Dies fördert die Gesamteffektivität von Meetings.

5. Sammeln Sie alle relevanten Informationen und stellen Sie sie allen Teilnehmenden zur Verfügung 

Die Dinge können sich schnell und häufig ändern. Bevor Sie ein Meeting effektiv leiten können, müssen Sie daher sicher sein, dass Ihnen alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen. Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie sich mit der Partitur vertraut machen, bevor Sie auftreten – das Sammeln von Informationen vor Ihrem Meeting stellt sicher, dass das Orchester die richtigen Noten spielt und jegliche Diskordanz vermieden wird. Zu wissen, dass die Ihnen vorliegenden Informationen auf dem neuesten Stand sind, heisst, dass alle Bereiche der Diskussion und Zusammenarbeit immer noch nötig sind und dass Sie mit Details arbeiten, die noch gültig sind.

Das Sammeln relevanter Informationen ermöglicht auch eine datengestützte Entscheidungsfindung und stellt sicher, dass die in Ihrem Meeting getroffenen Entscheidungen auf Fakten beruhen und so präzise und fundiert wie möglich sind. Dies trägt zur Verbesserung der Gesamtleistung Ihrer Sitzung und zur Erhöhung Ihres Geschäftserfolgs bei.

Schliesslich ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Informationen klar und einfach  zugänglich gespeichert werden. Alle Teilnehmenden müssen in der Lage sein, die relevanten Materialien für jeden Agendapunkt zu finden, damit sie sich vor dem Meeting gründlich vorbereiten und nach dem Meeting die Aufgaben und Entscheidungen nachbereiten können. Die Wahl einer dedizierten Meeting Management Software ist hier ratsam. Eine zentrale Ablage aller Sitzungsdokumente (von früheren, aktuellen und zukünftigen Meetings), die den Sitzungsablauf unterstützt und eine Suchfunktion bietet, macht alle Dokumente leicht zugänglich und erleichtert die Arbeit mit verschiedenen Versionen. 

Nachdem wir nun die Bedeutung einer Meeting-Agenda besprochen haben und geprüft haben, wie eine solche erstellt werden kann, können wir uns nun damit befassen, wie sie in den drei Phasen des Meetings verwendet werden sollte.

 

So machen Sie das Beste aus Ihren Meeting-Agenden

Sobald die Meeting-Agenda erstellt ist, wird sie während des gesamten Meeting-Prozesses eine zentrale Rolle spielen. Lassen Sie uns ihre Rolle in den drei Phasen des Meetings überprüfen:

Vorbereitung

Eine gut strukturierte Meeting-Agenda ermöglicht es allen Teilnehmenden, sich schon vor dem Meeting gründlich vorzubereiten und asynchron zusammenzuarbeiten. Wie schon eingangs erwähnt, macht die Vorbereitung rund 80 % des Meeting-Erfolgs aus. Aufgrund der Aufteilung in eigenständige Agendapunkte mit klaren Rollen und Verantwortlichen zeigt die Agenda den Teilnehmenden, was sie tun müssen, um sich gut vorzubereiten, und macht die Erwartungen an die Vorbereitung allen transparent. 

Durchführung
  • Nicht vom Weg abkommen

Während der Meeting-Durchführung dient die Agenda als Leitfaden, der Ihnen bei der Navigation hilft. Es ist wichtig, dass Sie sich an die Agenda halten, um die Ziele der einzelnen Agendapunkte im Auge zu behalten. Die mit jedem Punkt auf Ihrer Agenda verbundene Zeitplanung ermöglicht es Ihnen, pünktlich zu sein, und hilft Ihnen zu erkennen, wann eine Diskussion vertagt oder “offline” verlegt werden sollte.

  • Aktionselemente definieren und Protokoll schreiben

Ihre Agenda kann als Vorlage für das Verfassen von Protokollen verwendet werden und hilft Ihnen dabei, Aktionselemente zu definieren, zuzuordnen und danach nachzuverfolgen. Dadurch wird sichergestellt, dass allen klar ist, was besprochen wurde und wer für die Umsetzung von Folgemassnahmen verantwortlich ist. Der Prozess trägt dazu bei, die Eigenverantwortung zu fördern und die Rechenschaftspflicht auszubauen. 

Nachbereitung

In der Phase nach dem Meeting wird Ihre Agenda Sie daran erinnern, Meeting-Feedback von allen Teilnehmenden zu sammeln, was eine wichtige Komponente für die kontinuierliche Verbesserung ist. Das Feedback hilft Ihnen, Ihre Herangehensweise rund um Meetings konstant zu iterieren und Ihre Prozesse zu optimieren. 

 

Ihre Meeting-Agenda macht den Weg zu einer Standing Ovation frei   

Durch den Fokus auf Ziele, die frühzeitige Einholung von Inputs und die Ermöglichung einer effektiven Zusammenarbeit ist eine Meeting-Agenda von grundlegender Bedeutung und Teil der DNA erfolgreicher Meetings. Der Einsatz eines Meeting-Tools zur Gewährleistung eines effektiven Meeting-Ablaufs ist ebenfalls unerlässlich. Die Wahl der richtigen Meeting Management Software trägt zum Erfolg Ihrer Meetings bei, von A wie Agenda-Erstellung bis Z wie Zusammenarbeit im gesamten Meeting-Prozess.

Wenn Sie also unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung folgen und von einer leistungsstarken Technologie unterstützt werden, können Sie eine effektive Meeting-Agenda erstellen, die Ihre Meetings neu beleben oder weiter optimieren wird. Dies wird garantiert für kräftigen Applaus und Standing Ovations sorgen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir Unternehmen bei der Optimierung ihrer Meetings unterstützen, wenden Sie sich bitte an uns.

Möchten Sie mehr über Meeting Management lesen?

1 ‘Tipps für eine effektive Vorbereitung und Durchführung eines Meetings’, by Isabelle Odermatt, University of Zürich, 2010.

‘Half Of All Meetings Are A Waste Of Time - Here’s How To Improve Them’, Forbes, 2019.

3 ‘Effectiveness in top management group meetings: the role of goal clarity, focused
communication, and learning behavior’, by Henning Bang et al., Scandinavian Journal of
Psychology, 51, 253–261, 2010.


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Robert Mitson
Robert Mitson
Über den Autor
Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.