Meeting Management

Verbessern Sie Ihre Microsoft-Teams-Meetings mit Sherpany

Wenn wir an Meeting Management denken, fallen uns verschiedene unterstützende Tools ein. Dieser Artikel untersucht die Unterschiede zwischen Sherpany und Microsoft Teams. Zudem verdeutlicht er, wie sich beide Tools zusammen nutzen lassen.

Robert Mitson
Robert Mitson
Two women checking details of the meeting on iPhones

Die Vielfalt an digitalen Tools, die moderne Unternehmen zur Verfügung haben, ist unglaublich. Wir alle haben uns daran gewöhnt, neue Technologien zu nutzen, um effizienter zu arbeiten. Meetings bilden da keine Ausnahme.

Durch das Aufkommen der Remote-Arbeit und neue Tools haben sich Sitzungen im vergangenen Jahrzehnt stark verändert. Mit Videokonferenz- und Collaboration-Tools bis hin zu Meeting Management Lösungen können wir besser denn je produktive Meetings abhalten – dennoch gibt es viele Probleme.

Beim Begriff Meeting Management denken viele Menschen an Tools für Videokonferenzen und digitale Zusammenarbeit, wie zum Beispiel Microsoft Teams. Teams unterstützt die Kommunikation bei Sitzungen hervorragend – insbesondere auf Distanz. Allerdings handelt es sich hier nicht um eine dedizierte Lösung für das Sitzungsmanagement, welche die Produktivität bei Führungskräfte-Meetings erhöht.

In einer kürzlich von Sherpany in Auftrag gegebenen Studie von Forrester Consulting gaben 58 % der Führungskräfte an, dass sie Meeting Management Software bei ihrer Planung für die nächsten ein bis zwei Jahre einbeziehen.

 

Durch das Aufkommen der Remote-Arbeit und neue Tools haben sich Sitzungen im vergangenen Jahrzehnt stark verändert.

Bei Sherpany handelt es sich nicht um Konkurrenz für Microsoft Teams. Tatsächlich ist Sherpany ein stolzer Microsoft-Partner und setzt sich dafür ein, dass seine Kundschaft das Beste aus den kombinierten Funktionen herausholen. Sherpany und Teams lassen sich beide für Sitzungen verwenden. Es ist jedoch wichtig zu wissen, welches Tool für welche Aufgaben am effektivsten ist. 

In diesem Artikel decken wir die Unterschiede zwischen Microsoft Teams und Sherpany auf. Außerdem geben wir Empfehlungen, wie sich beide Tools harmonisch miteinander kombinieren lassen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen das Beste aus seinen Teambesprechungen herausholt.

 

Für was lässt sich Microsoft Teams verwenden? 

Teams ist eine marktführende Collaboration-Software von Microsoft. Es verbindet Zusammenarbeitende – unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden. Das Tool ermöglicht es Teams, Ideen auszutauschen, Direktnachrichten zu senden und sich zu koordinieren. Microsoft Teams lässt sich in der Browserversion verwenden oder als App für Desktop, Mobile und Tablet herunterladen. Es bietet Videokonferenz-Funktionen, durch die es fälschlicherweise häufig als Meeting Management Lösung eingestuft wird.

Werfen wir einen genaueren Blick auf die Unterstützung, die Microsoft Teams bietet:

Zusammenarbeit

Microsoft Teams ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit, ob sich die Mitarbeitenden nun am selben Ort befinden oder nicht. Sofortige Chat-Funktionen sowie Gruppen und Kanäle bedeuten, dass Personen sich unmittelbar in Verbindung setzen können. Dank der App gelingt dies auch dann, wenn jemand gerade nicht am Schreibtisch sitzt.

Videokonferenzen

Für Einzelgespräche und Gruppenanrufe bietet Microsoft Teams In-App-Videokonferenz-Funktionen, dank der zusätzliche Videokonferenz-Tools überflüssig sind. Diese Funktion ersetzt auch herkömmliche Telefonanrufe, da sich Teammitglieder direkt im Tool gegenseitig anrufen können. Microsoft Teams lässt maximal 250 Teilnehmer an einem Anruf zu. Es wird jedoch nur ein Bruchteil davon auf dem Bildschirm angezeigt – wie bei Videokonferenz-Lösungen üblich.

Dokumentfreigabe

Ein großer Vorteil liegt in der Integration in Microsoft Office: Teams macht es einfach, Dokumente in jeder anderen MS-Software mit Teammitgliedern zu teilen. Es lässt sich auch unkompliziert in SharePoint integrieren.

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Für was findet Sherpany Verwendung?

Sherpany ist eine Meeting Management Lösung, die den gesamten Meetingprozess in einer Lösung abdeckt. Der entscheidende Unterschied zu anderen Plattformen liegt also darin, dass Kriterien wie die Kommunikation, die Dokumentenablage und Entscheidungen in Sherpany zentralisiert sind, was den Überblick erhöht, zeitsparend ist und die Effizienz steigert. Kurzum: Die Software verkürzt den Sitzungsprozess und hilft dabei, Meetings produktiver zu gestalten.

Sherpany verbessert die Produktivität in den drei Phasen von Sitzungen:

Vor dem Meeting

In dieser Phase werden Agenden erstellt und finalisiert – die Teilnehmenden arbeiten asynchron zusammen, Fragen werden gestellt und beantwortet. Auch die Meeting-Vorbereitung findet in dieser Phase statt. Mit Sherpany lassen sich alle Dokumente zentralisiert steuern, so dass Vorbereitung und Organisation nahtlos erfolgen.

Hier sparen Administratoren und Organisierende wertvolle Zeit, da die sonst oft stundenlange Vorbereitung automatisiert erfolgt. Besonders ins Gewicht fallen hier das schnelle Teilen von Dokumenten und die Implementierung von Last-Minutes-Updates. So fallen kritische Stressfaktoren und Fallstricke weg, wobei alle Teilnehmenden jederzeit einen ganzheitlichen Überblick gewinnen können. Jene können sich asynchron auf das Meeting vorbereiten (auch von unterwegs in der App) und Nachfragen klären sowie Kommentare hinterlegen.

Während des Meetings

Während der Sitzung unterstützt Sherpanys Lösung die Führungskräfte in mehrfacher Hinsicht. In erster Linie sorgt sie dafür, dass es eine klare Agenda gibt: Alle zugehörigen Dokumente und vorherigen Diskussionen befinden sich an einem Ort. Wesentlicher Vorteil: Niemand muss mehr zwischen verschiedenen Fenstern, Dokumenten oder (handgeschriebenen) Notizen hin- und herspringen. Somit stellt die Software sicher, dass alle wichtigen Informationen direkt in das Meeting einfließen. 

Folgendes befindet sich übersichtlich in einem Fenster:

  • die Agenda
  • die Präsentation
  • die eigenen Notizen
  • die Videokonferenz selbst

Dies erhöht den Überblick und führt zu schnelleren, fundierteren Entscheidungen.

Zu den einzelnen Features: Der “Presenter Mode” stellt sicher, dass sich der Bildschirm gemeinsam nutzen lässt. Außerdem sind dank ihm alle Teilnehmenden am selben Abschnitt der Präsentation und können ihr stressfrei folgen. Darüber hinaus ermöglicht die Funktion für Sitzungsprotokolle, Diskussionen klar zusammenzufassen. Aufgaben und Entscheidungen sind so genau festgehalten.

Außerdem hilft die Videokonferenz-Funktion “Sherpany Meet” den Teilnehmenden dabei, alle Aktivitäten in einer einzigen Software zu konsolidieren. Zudem sammelt und verteilt die Funktion “Meeting Assessment” nahtlos Feedback. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Sitzungen als Ganzes kontinuierlich verbessern.

Sherpany ersetzt damit den Flickenteppich an Lösungen, auf die nie ganzheitlich Verlass ist.

Nach dem Meeting

Sobald die Sitzung beendet ist, macht Sherpany die Verteilung des Protokolls – einschließlich Aufgaben und Entscheidungen – so einfach wie möglich. Somit weiß jede Person, was sie zu leisten hat. Außerdem fördert dies die Verantwortlichkeit sowie Eigenverantwortung.

Jeder hat den Status quo bei Aufgaben und Beschlüssen zentral im Überblick, so dass Entscheidungen schneller getroffen und umgesetzt sind.

 

Wie kann Sherpany Microsoft-Teams-Besprechungen verbessern?

Sherpany wurde speziell zur Unterstützung eines Aspekts der Zusammenarbeit entwickelt: Sitzungen. Daher konkurriert die Software nicht mit Tools wie Microsoft Teams. 

Auch wenn sich Microsoft Teams für formelle Sitzungen verwenden lässt, ist es vielleicht nicht das beste Werkzeug dafür. Es verhält sich ähnlich wie mit einem Auto und einem Flugzeug: Beide transportieren Sie von A nach Punkt B. Allerdings würden Sie ein Flugzeug nicht benutzen, um damit zum Supermarkt zu gelangen. Auch würden Sie nicht versuchen, mit dem Auto von London nach New York zu fahren.

Deshalb müssen wir verstehen, wie beide Tools zusammenarbeiten – so wie Sie mit dem Auto zum Flughafen fahren –, um über den Atlantik zu fliegen.

Also: Wann sollten Sie Sherpany verwenden und wann ist Microsoft Teams vielleicht besser geeignet? Die Antwort darauf hängt ganz von der Art der Sitzung und den beteiligten Personen ab. Es gibt kein Schwarz und Weiß: Beide Tools lassen sich harmonisch zusammen einsetzen, um die Produktivität Ihrer Organisation zu steigern.

Die Meeting Management Software von Sherpany unterstützt formale Führungssitzungen holistisch: Sherpany verbessert die Qualität auf eine umfangreiche Weise, während sich Microsoft Teams – neben seinen anderen Funktionen – in die Organisation und Moderation einbeziehen lässt. Dies bedeutet: Teams liefert eine Plattform für Meetings, wobei Sherpany darüber hinaus zeitsparend wirkt, die Produktivität steigert und aktiv zu Erfolgen wie besseren Entscheidungen verhilft.

Mit der Software gelingt die Erstellung einer Agenda effizient und die Vorbereitung lässt sich zielführend meistern, so dass die Sitzung bereits vor ihrem Beginn auf dem richtigen Weg ist. Während des Meetings selbst führt sie effektiv durch die Agenda und liefert einen hervorragenden Überblick. Außerdem hilft die Software dabei, Feedback einzuholen und Besprechungsprotokolle schnell sowie agenda-verknüpft zu erstellen und zu verteilen – einschließlich Aufgaben und Entscheidungen nach der Sitzung. Dies bedeutet im Klartext: Wenn immer die Qualität eines Meetings hoch sein und es zu deutlichen Mehrwerten führen sollte, bietet Sherpany dezidierte Lösungen. 

 

Auswahl der besten Werkzeuge für jede Sitzung

Wie wir sehen konnten, führen sowohl Microsoft Teams als auch Sherpany zu produktiven Meetings. Der organisatorische Erfolg hängt dabei von der Wahl des richtigen Tools für den jeweiligen Kontext ab. Sich für formelle Sitzungen von Führungskräften auf MS Teams zu verlassen, führt zu suboptimalen Ergebnissen. Die direkte Kommunikation von Teams durch Sherpany zu ersetzen, wäre ebenso ineffizient. 

Daher ist es wichtig, die technologische Infrastruktur Ihres Unternehmens ganzheitlich zu betrachten. Es geht um ein Verständnis darüber, welche Rolle die einzelnen Tools in Ihrer Organisation insgesamt spielen. 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie sich Sherpany in Ihrem Unternehmen effektiv nutzen lässt, nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf.

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Robert Mitson
Robert Mitson
Über den Autor
Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.