Microsoft Teams und Sherpany: So passen beide Lösungen zusammen

Die Vielfalt an digitalen Tools, die moderne Unternehmen zur Verfügung haben, ist in der jüngeren Vergangenheit rasant gestiegen. Es geht oft weniger darum, adäquate Lösungen zur Verfügung zu haben, als die vorhandenen Anwendungen sinnvoll und auf eine kohärente Weise zu nutzen. Eine zentrale Herausforderung bildet es zum Beispiel, einen funktionalen Informationsfluss zu gewährleisten.

Besonders brisant zeigt sich dabei der Meeting-Bereich: Es zählt mehr denn je, produktive Prozesse zu etablieren und von einer gelingenden Synchronisation verschiedener Lösungen zu profitieren. Schließen haben sich Sitzungen durch das Aufkommen der Remote-Arbeit und neuer Tools zuletzt stark verändert: Von Videokonferenz- und Kollaborations-Tools bis hin zu Meeting-Management-Lösungen gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Doch eine Herausforderung bleibt: produktive Meetings abzuhalten, bei denen alle Beteiligten hervorragend informiert sind – für nachweisbare Erfolge.

Microsoft-Teams-Meetings und Sherpany 

Beim Begriff Meeting Management denken viele Menschen an Tools für Videokonferenzen und digitale Zusammenarbeit, wie zum Beispiel Microsoft Teams. Teams unterstützt die Kommunikation bei Sitzungen hervorragend – insbesondere auf Distanz. Allerdings handelt es sich hier nicht um eine dedizierte Lösung, welche die Produktivität bei Führungskräfte-Meetings erhöht. 

Somit tritt Sherpany nicht in Konkurrenz zu Microsoft Teams: Tatsächlich ist Sherpany ein Microsoft-Partner und setzt sich dafür ein, dass seine Kunden das Beste aus den kombinierten Funktionen beider Tools herausholen. 

Durch die anstehende MS-Teams-Integration ist dies auf eine intuitive Weise möglich – für mehr Überblick, einen leichteren Arbeitsalltag und bessere Meetings.

Was bedeutet eine MS-Teams-Integration?

Durch die kommende MS-Teams-Integration lassen sich beide Anwendungen – Microsoft Teams und Sherpany – kombiniert nutzen. So können Sie zum Beispiel ein Meeting in Sherpany erstellen sowie vorbereiten und durch einen integrierten Link mit nur einem Klick direkt eine MS-Teams-Videokonferenz starten. Dabei sind dank einer Kalender-Integration stets alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand.

Was genau ist Microsoft Teams?

Teams ist eine marktführende Kollaborations-Software von Microsoft. Es verbindet Zusammenarbeitende – unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden. Das Tool ermöglicht es Teams, Ideen auszutauschen, Direktnachrichten zu senden und sich zu koordinieren. Microsoft Teams lässt sich in der Browserversion verwenden oder als App für Desktop, Mobile und Tablet herunterladen. Es bietet Videokonferenz-Funktionen, ist allerdings keine Meeting-Management-Lösung, da es die dafür nötigen Features – wie zur Agenda-Erstellung oder für Protokolle – nicht bietet. 

Für was lässt sich Microsoft Teams verwenden?

Werfen wir einen genaueren Blick auf die Unterstützung, die Microsoft Teams bietet: 

Kollaboration

Microsoft Teams ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit, ob sich die Mitarbeitenden nun am selben Ort befinden oder nicht. Sofortige Chat-Funktionen sowie Gruppen und Kanäle bedeuten, dass Personen sich unmittelbar in Verbindung setzen können. Dank der App gelingt auch asynchrone Kommunikation. 

Teams-Videokonferenzen

Für Einzelgespräche und Gruppenanrufe bietet Microsoft Teams In-App-Videokonferenz-Funktionen, dank der zusätzliche Videokonferenz-Tools überflüssig sind. Diese Funktion ersetzt auch herkömmliche Telefonanrufe, da sich Teammitglieder direkt im Tool gegenseitig anrufen können. 

Dokumenten-Management 

Ein großer Vorteil liegt in der Integration in Microsoft Office: Teams macht es einfach, Dokumente in jeder anderen MS-Software mit Teammitgliedern zu teilen. Es lässt sich auch unkompliziert in SharePoint integrieren.

Für was findet Sherpany Verwendung?

Sherpany ist eine Meeting-Management-Lösung, die formelle Sitzungen für Führungskräfte optimiert. Die Software bietet einen Ansatz, der den gesamten Ablauf von Meetings umfasst und diese zielgerichtet produktiver gestaltet. Das schließt sowohl Mitarbeitende als auch Prozesse und Technologien ein.

Sherpany verbessert die Produktivität in den drei Phasen von Sitzungen:

Vor dem Meeting

In dieser Phase werden Agenden erstellt und finalisiert – die Teilnehmenden arbeiten asynchron zusammen, Fragen werden gestellt und beantwortet. Auch die Meeting-Vorbereitung findet in dieser Phase statt. Mit Sherpany lassen sich alle Dokumente zentralisiert steuern, so dass Vorbereitung und Organisation nahtlos erfolgen.

Hier sparen Administratoren und Organisierende wertvolle Zeit, da die sonst oft stundenlange Vorbereitung automatisiert erfolgt. Besonders ins Gewicht fallen hier das schnelle Teilen von Dokumenten und die Implementierung von Last-Minutes-Updates. So fallen kritische Stressfaktoren und Fallstricke weg, wobei alle Teilnehmenden jederzeit einen ganzheitlichen Überblick gewinnen können. Jene können sich asynchron auf das Meeting vorbereiten (auch von unterwegs in der App) und Nachfragen klären sowie Kommentare hinterlegen.

Während des Meetings

Während der Sitzung unterstützt Sherpany als Lösung Führungskräfte in mehrfacher Hinsicht. In erster Linie sorgt sie dafür, dass es eine klare Agenda gibt: Alle zugehörigen Dokumente und vorherigen Diskussionen befinden sich an einem Ort. 

Folgendes befindet sich übersichtlich in einem Fenster:

• die Agenda
• die Präsentation
• die eigenen Notizen
• die Videokonferenz selbst

Dies erhöht den Überblick und führt zu schnelleren, fundierteren Entscheidungen.

Zu den einzelnen Features: Der “Presenter Mode” stellt sicher, dass sich der Bildschirm gemeinsam nutzen lässt. Außerdem sind dank ihm alle Teilnehmenden am selben Abschnitt der Präsentation und können ihr stressfrei folgen. Darüber hinaus ermöglicht die Funktion für Sitzungsprotokolle, Diskussionen klar zusammenzufassen. Aufgaben und Entscheidungen sind so genau festgehalten.

Außerdem hilft die Videokonferenz-Funktion “Sherpany Meet” den Teilnehmenden dabei, alle Aktivitäten in einer einzigen Software zu konsolidieren. Zudem sammelt und verteilt die Funktion “Meeting Assessment” nahtlos Feedback. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Sitzungen als Ganzes kontinuierlich verbessern.

Sherpany ersetzt damit den Flickenteppich an Lösungen, auf die nie ganzheitlich Verlass ist.

Nach dem Meeting

Sobald die Sitzung beendet ist, macht Sherpany die Verteilung des Protokolls – einschließlich Aufgaben und Entscheidungen – so einfach wie möglich. Somit weiß jeder, was er zu leisten hat. Außerdem fördert dies die Verantwortlichkeit sowie die Eigenverantwortung. 

Wie kann Sherpany Microsoft-Teams-Videokonferenzen verbessern?

Sherpany wurde speziell zur Unterstützung eines Aspekts der Zusammenarbeit entwickelt: Führungskräfte-Sitzungen. Auch wenn sich Microsoft Teams für formelle Sitzungen verwenden lässt, ist es nicht unbedingt die beste Lösung dafür: So bietet es lediglich eine Plattform für Meetings, erhöht allerdings nicht wie Sherpany deren Produktivität, Effizienz oder Wertschöpfung. Konkret dient Sherpany – mit wesentlichen Funktionen wie der Agenda, der Vorbereitung und den Protokollen – einem ganzheitlichen Meeting Management, während MS Teams ganz wesentlich schlicht für Videokonferenzen – ohne ergänzende Funktionen – Einsatz findet.

So konkurrieren beide Softwares nicht miteinander. Es verhält sich ähnlich wie mit einem Auto und einem Flugzeug: Beide transportieren Sie von A nach Punkt B. Allerdings würden Sie ein Flugzeug nicht benutzen, um damit zum Supermarkt zu gelangen. Auch würden Sie nicht versuchen, mit dem Auto von London nach New York zu fahren.

Deshalb kommt es darauf an, beide Tools effektiv gemeinsam zu nutzen – so wie Sie mit dem Auto zum Flughafen fahren, um über den Atlantik zu fliegen. 

MS Teams und Sherpany harmonieren miteinander

Also: Wann sollten Sie Sherpany verwenden und wann ist Microsoft Teams vielleicht besser geeignet? Die Antwort darauf hängt ganz von der Art der Sitzung und den beteiligten Personen ab. Es gibt kein Schwarz und Weiß: Beide Tools lassen sich harmonisch zusammen einsetzen, um die Produktivität Ihrer Organisation zu steigern. 

Sherpany unterstützt formale Führungskräfte-Sitzungen, während Microsoft Teams ein breiteres, aber weniger präzises Spektrum bedient. Es lässt sich in die Organisation und Moderation von formellen Führungskräfte-Meetings einbeziehen, dient aber nicht dem gesamten Meeting Management. 

Sherpany bedient dagegen unter anderem folgende Punkte:

• Agenda-Erstellung

• Meeting-Vorbereitung

• Erstellung und Teilen von Protokollen

• Aufgaben und Entscheidungen

• Meeting-Feedback

• Meeting-Themen (Topic Hub)

Teams-Videokonferenz oder Sherpany? 

Während MS Teams Meetings direkt unterstützt, verfolgt Sherpany einen ganzheitlichen Ansatz. Auf diese Weise lassen sich Sitzungen effektiver organisieren und produktiver gestalten. Andererseits ist für informelle Besprechungen oder Sitzungen in den unteren Hierarchie-Ebenen eines Unternehmens kein ganzheitliches Meeting Management erforderlich. In diesem Fall kann MS Teams den gesamten Prozess unterstützen.

Je höher also die Ebene und je wichtger die betreffende Sitzung ist, desto mehr empfiehlt es sich, auf Sherpany zurückzugreifen. Insgesamt lässt sich die Frage, nach MS Teams oder Sherpany mit "beides" beantworten. Wie bereits erwähnt, handelt es sich um keine direkte Konkurrenz zueinander – vielmehr empfiehlt sich eine produktive kombinierte Nutzung.

Fazit: Das Beste aus der kombinierten Nutzung herausholen 

Wie wir sehen konnten, lassen sich Microsoft Teams und Sherpany gleichermaßen für Sitzungen einsetzen. Sie bilden weniger Alternativen, als dass sie sich komplementär zueinander verhalten: Sherpany bietet das, was es braucht, um formale Sitzungen produktiver sowie effizienter zu gestalten. MS Teams dient dagegen der gesamten Kommunikation und Kollaboration in Unternehmen. Kurz gesagt: MS Teams ist für Teams und Sherpany für Führungskräfte. 

Bei Sherpany setzen wir uns dafür ein, dass unsere Klienten beide Lösungen gewinnbringend zusammen einsetzen können. So schafft die MS-Teams-Integration ganzheitliche und absolut übersichtliche Meeting-Erlebnisse, indem sich MS Teams und Sherpany intuitiv miteinander verbinden lassen. 

Somit können beide Plattformen miteinander harmonieren und ihre jeweiligen Stärken sowie Spezialgebiete miteinander vereinen – für ein lückenloses und absolut synchronisiertes Meeting Management. 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie sich Sherpany in Ihrem Unternehmen effektiv nutzen lässt, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.