Mit diesen 5 Schritten gelingt ein digitaler Transformationsprozess in Unternehmen

Die Welt befindet sich in einem stetigen Wandel:  Unternehmen, Teams und Führungskräfte müssen sich fortlaufend transformieren, um erfolgreich zu sein. Umso wichtiger ist es also, Transformationsprozesse erfolgreich planen und durchführen zu können. Dieser Artikel hilft Ihnen dabei.

Transformationsprozesse und insbesondere digitale Transformationsprozesse können die Art und Weise, wie Unternehmen für Ihre Kundschaft Mehrwert schaffen, grundlegend verändern. Von Predictive Analytics über robotergesteuerte Prozessautomatisierung und Künstliche Intelligenz (KI) bis hin zu kollaborativer Software, Unternehmen haben die Vorteile der Technologie erkannt.

Viele Unternehmen kämpfen aber auch heute noch mit den Herausforderungen der Digitalisierung. Führungskräfte haben oft Schwierigkeiten damit, sich im Minenfeld des Transformationsprozesses zurechtzu inden und Projekte erfolgreich zu leiten: Daten zeigen, dass Unternehmen, die ein digitales Transformationsprojekt durchführen wollen, eine Erfolgsquote von weniger als 30 % haben.² Selbst Unternehmen in technisch versierten Branchen wie Medien und Telekommunikation weisen eine so niedrige Erfolgsquote auf.

Was ist ein (digitaler) Transformationsprozess?

Ein Transformationsprozess beinhaltet die aktive Umwandlung eines Unternehmens oder einzelner Abteilungen. Im Kontext der digitalen Transformation ist damit die stärkere Nutzung digitaler Verfahren sowie Technologien und die Abkehr von alten analogen Vorgehensweisen verbunden. Damit verbunden sind zumeist Projekte, die in kontinuierliche Veränderungsprozesse übergehen.

Was sind die Schritte eines Transformationsprozesses?

Schon alleine das Wort “Transformationsprozess” flößt vielen Führungskräften Angst ein – zu Unrecht, müssen sie das Rad dafür doch nicht neu erfinden. Sie sollten aber die wichtigsten Schritte eines erfolgreichen Transformationsprozesses kennen und sich davon leiten lassen.

Ein erfolgreiches digitales Transformationsprojekt wird in die folgenden fünf Schritte unterteilt:

1. Strategie: Stellen Sie klar, was Sie genau erreichen möchten
2. Kultur: Pflegen Sie eine Kultur, welche die Transformation fördert
3. Führung: Setzen Sie auf die richtigen Leute, die die Transformation vorantreiben
4. Kommunikation: Seien Sie immer transparent
5. Technologie: Wählen Sie die geeignetsten Technologien aus

Im Folgenden setzen wir uns näher mit Transformationsprozessen auseinander, anhand dieser Punkte:

• zu beantwortende Fragen

• zu befolgende Schritte

• zu verstehende Bereiche

Darauf gestützt, lassen sich Transformationsprozesse sicherer angehen.

1. Strategie: Stellen Sie klar, was Sie genau erreichen möchten

Bevor Sie mit Ihrem digitalen Transformationsprozess beginnen, sollten Sie zunächst festlegen, wie das Projekt in Ihre bestehende Geschäftsstrategie passt und was Sie damit erreichen wollen. Sich über die Ziele einer Transformation im Klaren zu sein und diese effektiv zu kommunizieren, ist der Schlüssel für das Vertrauen innerhalb des Unternehmens. 

Stellen Sie sich diesen Vorgang wie das Erstellen eines Films vor.:

• Wie genau soll das Skript aussehen? 

• Welche Charaktere sind beteiligt? 

• Welche Szenarien werden diese durchlaufen? 

• Welches ist das gewünschte Endresultat?

In dieser Anfangsphase des Transformationsprozesses müssen Sie eine Reihe wichtiger Fragen stellen und beantworten:

Was hoffen Sie mit Ihrem Transformationsprojekt zu erreichen und wie passt es zu Ihrer gesamten Geschäftsstrategie?

Bevor Sie ein Transformationsprojekt effektiv umsetzen können, müssen Sie sich über dessen Zweck im Klaren sein. Fragen Sie sich zunächst: Was bedeutet Transformation? Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und digitaler Transformation? Und überlegen Sie, was diese Begriffe im Kontext Ihrer Organisation bedeuten könnten. (Digitale) Transformationsprojekte stellen zumeist eine erhebliche zeitliche und finanzielle Investition dar. Damit Sie diese erfolgreich leiten können, müssen Sie den beabsichtigten Nutzen klar definieren und sicherstellen, dass die Transformation mit Ihrer Geschäftsstrategie in Einklang steht.

Wie stark ist Ihre aktuelle Geschäftsstrategie?

Wenn Sie die beabsichtigten Vorteile der Digitalisierung anhand Ihrer gesamten Geschäftsstrategie überprüfen, können Sie die Stärke Ihrer Strategie bestimmen und Schwachstellen und Inkonsistenzen aufzeigen. Ist Ihre Geschäftsstrategie zweckmäßig? Zeigt sie den Weg in eine erfolgreiche Zukunft auf? Sie sollten diese Probleme angehen, bevor Sie in eine digitale Transformation investieren.

Wie gut verstehen die Mitarbeitenden die Geschäftsstrategie?

Um eine Transformation erfolgreich zu gestalten, müssen Sie Ihr Team hinter einer gemeinsamen Vision vereinen. Bevor Sie Ihre Organisation verändern können, sollten Ihre Mitarbeitenden die Strategie und Ziele verstehen, die Sie als Kollektiv umsetzen beziehungsweise erreichen möchten. Diese Ziele müssen im Kontext der Transformation herausgearbeitet werden, damit die Mitarbeitenden die Notwendigkeit von Veränderungen verstehen und akzeptieren.

Was sind die möglichen Einwände und Befürchtungen bezüglich einer Transformation?

Eine digitale Transformation verändert die Arbeitsweise und die Kultur eines Unternehmens zum Teil dramatisch. Veränderungen können Angst und Furcht auslösen sowie Diskurse hervorrufen. Sammeln Sie zuerst alle möglichen Ängste und Einwände, die sich aus Ihrem Transformationsprojekt ergeben könnten. Überlegen Sie sich dann, wie Sie auf diese Einwände eingehen und Befürchtungen begegnen können. Um dies effektiv zu tun und mit einem guten Beispiel voranzugehen, sollten Sie zunächst auf Ihre eigenen Bedenken eingehen.

Wer sollte Ihre digitale Transformation leiten?

Stellen Sie sich diese zentrale Frage, bevor Sie einen Transformationsprozess starten. Die Projektleitung erfordert ein breites Spektrum an Fähigkeiten und nimmt für den Erfolg eine wichtige Rolle ein. Deshalb sollten Sie die Führungsfrage nicht leichtfertig treffen. Darauf werden wir später in diesem Artikel noch genauer eingehen.

2. Kultur: Pflegen Sie eine Kultur, die die Transformation fördert 

Die Rolle der Kultur wird im Transformationsprozess oft unterschätzt. Laut der Boston Consulting Group waren Unternehmen, die sich auf Kultur als Bestandteil ihrer Digitalisierungsstrategie konzentrierten, in ihrer Transformation fünfmal erfolgreicher als diejenigen Firmen, die die Kultur nicht so stark gewichteten.³ Um neue Arbeitspraktiken zu verankern und Innovation sowie Zusammenarbeit zu fördern, ist es unerlässlich, eine Kultur der Transformation zu schaffen. 

Nur so können Sie Ihre Mitarbeitenden dazu bringen, sich zu engagieren und einen wichtigen Beitrag zum Transformationsprozess zu leisten. Und diese Kultur müssen Sie fortlaufend aufrechterhalten, denn sie ist nichts Statisches. Zu ihr gehört, dass Mitarbeitende experimentieren, Fehler machen, lernen und sich entwickeln können, damit neue Ideen generiert und neue Ansätze erprobt werden können.

Mut vor Vorsicht

Es empfiehlt sich, eher Mut als Vorsicht zu belohnen: Ein schnelles Scheitern ist mehr Wert als ein allzu langsames Vorankommen oder gar Stagnation Wenn Sie im Rahmen Ihres Projekts zur digitalen Transformation keine Transformationskultur schaffen, kann dies zu einer Reihe von Nachteilen führen: 

• Eine unmotivierte Belegschaft wird nicht in der Lage sein, neue Prozesse und neue Technologien rasch und erfolgreich zu übernehmen. 

• Eine fehlende Abstimmung zwischen unterschiedlichen Teams und Individuen wirkt sich negativ auf die Umsetzung Ihrer strategischen Ziele aus.

3. Führung: Auswahl der richtigen Personen für Ihren Transformationsprozess

Wer sollte die digitale Transformation leiten? Wie bereits erwähnt, ist die Wahl der Führungsperson keine leichte Aufgabe. Denn diese Person muss technische Fähigkeiten und die passenden Soft Skills aufweisen, um die Mitarbeitenden hinter den Projektzielen zu vereinen.

Die Rolle externer Berater

Unternehmen ziehen häufig externe Berater hinzu, um Transformationsprojekte zu leiten. Auch wenn externe Unterstützung und Fachwissen erforderlich sind, sollte dies durch ein Team von „Insidern“ ergänzt werden, die das Unternehmen und seine Ziele kennen und denen Sie blind vertrauen können. Das Abhalten von “Train-the-Trainer”-Seminaren ist eine effektive Möglichkeit, Veränderungen anzustoßen.

Emotionale Intelligenz ist erforderlich

Führungskräfte sollten bei der Auswahl von Transformations-Leads vorsichtig sein. Projekte zur digitalen Transformation erfordern ein funktionsübergreifendes Team – mit einer Mischung aus technischem Fachwissen und emotionaler Intelligenz. Darüber hinaus geht es darum, die digitale Geschäftsstrategie einheitlich umzusetzen. 

Emotionale Intelligenz wird im Transformationsprozess häufig unterschätzt, ist für Folgendes jedoch von entscheidender Bedeutung: 

• Überzeugung und Engagement Mitarbeitender 

• Entgegenwirken von Bedenken und Ängsten

• Begeisterung für die Möglichkeiten, die ein erfolgter Transformationsprozess eröffnet

4. Kommunikation: Der Schlüssel zur internen Abstimmung im Transformationsprozess

Kommunikation ist in einem Transformationsprozess zentral. Nur mit dem “Buy-in” seiner Mitarbeitenden kann sich ein Unternehmen erfolgreich und nachhaltig transformieren. Daher sollte eine klare Kommunikation während des gesamten Transformationsprozesses oberste Priorität haben. Dafür lassen sich folgende Techniken in Betracht ziehen: 

• regelmäßige Updates zum Projektfortschritt 

• interne Blogs zum Austausch von Updates und Erkenntnissen 

• Foren zur Diskussion über Tools wie Slack und MS Teams

• regelmäßiges Einholen von Feedback 

• Auswertung von Analysen und Daten, um die Akzeptanz zu verfolgen und Verbesserungsbereiche hervorzuheben

Mithilfe dieser Techniken stellen Sie nicht nur die Ziele der Transformation klar, sondern erhöhen auch deren Transparenz und Akzeptanz. Je mehr Mitsprache die Beteiligten haben und sich verstanden fühlen, desto erfolgversprechender gestaltet sich der Transformationsprozess.

5. Technologie: Wählen Sie Tools, die den Transformationsprozess unterstützen

Unternehmen geben Unmengen für digitale Transformationsprojekte aus, wobei ein Großteil dieser Investitionen in die Technologie selbst fließt. Damit versprechen sich Führungskräfte Folgendes: 

• Steigerung der Effizienz

• Reduktion von laufenden Kosten

• Mehrwerte für ihre Kundschaft 

Es versteht sich daher von selbst, dass Unternehmen bei der Auswahl der digitalen Tools für ihre Transformationsprojekte äußerst selektiv vorgehen sollten. Achten Sie daher auf folgende Punkte, wenn Sie neue Technologien recherchieren, evaluieren und budgetieren:

Bestimmen Sie den beabsichtigten Einsatz der Technologie

Die Auswahl von Technologie sollte eindeutig mit der Gesamtstrategie des Unternehmens und der digitalen Transformation in Einklang sein. Trauen Sie sich, während dieses Prozesses scheinbar “dumme” Fragen zu stellen, da ein umfassendes Verständnis entscheidend ist, bevor Sie Entscheidungen treffen.

Beachten Sie die Fähigkeiten und Bedürfnisse der Mitarbeitenden

Mit einer Vielzahl unterschiedlicher Plattformen und Softwares ist es leicht, sich in einem Meer von Funktionen, Schnittstellen und Lösungen zu verlieren. Achten Sie darauf, welche Bedürfnisse die zukünftigen Nutzenden bezüglich eines neuen Tools haben. Bei der Auswahl von Tools ist es wichtig, die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden zu bewerten und sicherzustellen, dass die gewählte Lösung benutzerfreundlich ist, solide Unterstützung bietet und für möglichst alle im vollen Umfang nutzbar ist.

Machen Sie das Beste aus Ihrem Transformationsprozess

Obwohl klar ist, dass es keine schnelle Lösung für einen Transformationsprozess gibt, können Sie mit einer Reihe einfacher Schritte den bestmöglichen Start erreichen. Wenn Sie sich gründlich vorbereiten, eine Transformationskultur pflegen, die richtigen Mitarbeitenden involvieren und passende Technologien auswählen, sind Sie bereits auf einem guten Weg zu einer erfolgreichen Transformation.

Wir freuen uns, Unternehmen dabei zu helfen, erfolgreiche Projekte zu realisieren. Unsere Meeting Management Software verbessert die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und vereinfacht Führungskräften den Weg zur digitalen Transformation.

¹ 'The role of Culture in Digital Transformation', WSJ, 2019.

² 'The people power of transformations', McKinsey, 2017.

³ 'How to drive a digital transformation: culture is key', BCG, 2018.

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.