Jour fixe: So gestalten Sie regelmäßige Meetings effizient

Meetings gehören fest zum Unternehmensalltag, es kommt also immens darauf an, sie effektiv zu nutzen. Insbesondere gilt dies für ein Jour fixe – ein Meeting, das regelmäßig stattfindet und einen festen Platz im Terminkalender der Beteiligten hat. 

Somit zählen Jour fixes auf eine besondere Weise zur Meeting-Kultur und sind Gegenstand zahlreicher Diskussionen: Ob Teilnehmende sie als ein Ärgernis empfinden oder durch sie merklich vorankommen, hängt von deren (sinnvollen) Gebrauch und Gestaltung ab. 

Im Folgenden erklären wir, was ein Jour fixe genau ist und wozu es dient. Außerdem werfen wir einen Blick auf die Erstellung der Agenda sowie des Protokolls und geben Tipps für erfolgreiche Jour-fixe-Meetings.

Jour fixe: Das verbirgt sich dahinter

Im Unternehmenskontext sind Jour fixes nicht wegzudenken. Insbesondere im Projektmanagement erfahren sie eine herausragende Bedeutung. Spannend ist: Bei einer ausgeprägten Remote-Kultur tragen sie maßgeblich zum regelmäßigen Austausch und somit auch zur Pflege der Unternehmenskultur bei.

Werfen wir also einen Blick darauf, was die genaue Bedeutung eines Jour fixes ist. 

Jour fixe: die Definition

Im deutschen Sprachgebrauch meint Jour fixe ein regelmäßig stattfindendes – fester Wochentag und zumeist feste Uhrzeit – Meeting, an dem ein zuvor festgelegter Personenkreis teilnimmt. Gegenstände sind Updates, der Status quo, gegenseitige Unterstützung bei Problemen oder das Besprechen anstehender Projekte. 

Der begriffliche Hintergrund

Der Terminus Jour fixe setzt sich aus den französischen Bezeichnungen für Tag (Jour) und fest (fixe) zusammen: Somit meint er auf Deutsch “fester Tag”, also einen stets wiederkehrenden Termin im Kalender. Als Synonyme lassen sich zum Beispiel Wochensitzung, regulärer Termin, Regelkommunikation oder auch feste (Team)-Meetings hernehmen.

Oft ist in begrifflicher Hinsicht fälschlicherweise von einem “Jour fix” die Rede, wenn es um ein regelmäßiges Meeting geht. Daraus ergibt sich eine leicht geänderte Bedeutung: nämlich “fixer Termin”. Obwohl sich also auch die Schreibweise “Jour fix” etabliert hat, ist nur “Jour fixe” sprachlich richtig – im Sinne eines regelmäßig wiederkehrenden Meetings.

Übrigens findet der Begriff “Jour fixe” im Französischen so kaum Verwendung, vielmehr ist von “réunion de travail régulière” die Rede, wenn es um regelmäßige Meetings geht. 

Der Kontext: So finden Jour fixes Anwendung

Der Jour fixe entstammt dem Projektmanagement und findet gerade dort vermehrt Verwendung. So erfährt es bei Projekten eine hohe Bedeutung, sich regelmäßig gegenseitig abzustimmen, ein gemeinsames Verständnis aufrecht zu erhalten und – gegebenenfalls bei aufkommenden Problemen – frühzeitig einzugreifen. Im Zentrum stehen Fortschritte, Zwischenergebnisse und die weitere (fortlaufende) Planung.

Im Projekt-Kontext lässt sich der Jour fixe somit klar von spezifischen Meetings wie Kick-offs oder “losen” Besprechungen wie Kundenterminen abgrenzen. Ebenso ist er nicht mit Standup-Meetings, die vor allem im Scrum-Kontext Anwendung finden, zu verwechseln: Tatsächlich kann ein solches Meeting auch ein Jour fixe – in diesem Fall der Oberbegriff – sein, was aber nicht zwangsläufig gegeben sein muss.

Meetings mit regelmäßigem Zyklus

Im Allgemeinen findet der Begriff Jour fixe für alle festen Termine der Arbeitswelt, die einen regelmäßigen Zyklus durchlaufen, Anwendung. Ganz spezifisch kann es zum Beispiel um einen Lenkungsausschuss gehen. Unter der Bezeichnung Jour fixe fallen allerdings auch reguläre Team-Meetings oder regelmäßige informelle Treffen in Unternehmen – und sämtliche wiederkehrende Meeting-Arten. 

Ist ein Jour fixe die richtige Wahl?

Diese Frage sollte klar diskutiert und im Vorfeld eines Jour fixes im Idealfall eindeutig mit einem “Ja” beantwortet sein. Grundsätzlich hat es keinen Sinn, eine Besprechung abzuhalten, nur weil sie im Kalender steht. Sprich: Ein Jour fixe muss einen eindeutigen Zweck erfüllen. Geht es zum Beispiel nur um Status-Updates und reine Informationen, die keiner Diskussionen bedürfen, ist ein Meeting nicht notwendig. In einem solchen Fall lässt es sich auch auf den E-Mail-Verkehr oder Apps wie Slack zurückgreifen.

Erfüllen sie jedoch einen klaren Zweck, können Jour fixes ein äußerst sinnvolles Instrument sein. Oft geht es weniger darum, sie grundsätzlich infrage zu stellen, sondern vielmehr, sie möglichst produktiv und zielorientiert zu gestalten. 

Die Ziele

Im Allgemeinen sollten Meetings immer festen Zielen dienen, da sie sonst Gefahr laufen, zur Zeitverschwendung zu verkommen. Selbstverständlich verhält sich dies bei einem Jour-fixe-Meeting nicht anders. 

Wie aber können Ziele für Jour fixes aussehen? Hier eine exemplarische Auswahl für übergeordnete Ziele: 

• (Ganzheitliche) Klarheit über den Status quo eines Projektes erlangen

• die nächsten (Projekt)-Schritte definieren

• strategische Entscheidungen treffen 

• Festigung des Teamzusammenhalts 

• fortlaufende Problemlösungen

• Fortschritte sichern 

• die Organisationskultur aufrechterhalten 

• relevante Themen auf Unternehmensebene diskutieren

• Projekte im Einklang mit Unternehmenszielen halten

• Erfolge feiern und die Motivation aufrechterhalten

Zumeist hat ein Jour fixe für Remote- und Hybrid-Teams höhere Bedeutungen als es im klassischen Büro-Kontext aufweist. So geht es in diesem Zusammenhang vermehrt darum, zielführend miteinander zu kommunizieren, Dialoge zu pflegen und einen gesunden Zusammenhalt zu gewährleisten. Auch sind Mitarbeitende durch Jour fixes schlichtweg darüber im Bilde, woran ihre Kollegen und / oder Kooperationspartner aktuell arbeiten.

Jour-fixe-Meeting: die Agenda

Sollen Meeting-Ziele (wie die oben beschriebenen) auch wirklich erreicht werden, führt der Weg nur über eine Agenda. Nicht umsonst handelt es sich beim Vorhandensein einer Agenda um ein wichtiges Kriterium für ein formales Meeting. So oder so sollte eine Agenda den Rahmen eines Jour fixes bilden und seine Teilnehmenden über den genauen Ablauf informieren.

Bei einem Jour fixe – als regelmäßig wiederkehrendes Meeting – hat die Agenda eine besondere Bedeutung: Einmal aufgestellt, bildet sie in der Regel den Rahmen für sämtliche Ausgaben der jeweiligen Sitzung. Dabei lässt sich die Agenda auch mit Blick auf die aktuelle Lage modifizieren.

In diesem Fall empfiehlt es sich, statt einer festen Tagesordnung eine Agenda-Vorlage heranzuziehen, von der ausgehend jeweils die aktuellen Themen Berücksichtigung finden. Dies spart nicht nur Zeit bei der Vorbereitung, sondern vereinfacht auch die Erstellung des Protokolls.

Tipps zur Agenda-Gestaltung

Man kann Meetings zwar rigide vorbereiten, aber nicht genau planen. Das heißt: Eine Agenda sollte immer auch Platz für Spontanität bieten, sie soll vor allem den richtigen Fokus setzen.

Hier einige Tipps, um eine effektive Agenda für ein Jour fixe zu gestalten:

Tipp 1: Formulieren Sie die Agenda in Fragen, da sich die Teilnehmenden so eher produktiv auf deren Beantwortung als auf bloße Status-Updates konzentrieren.

Tipp 2: Legen Sie Zeiten fest: Indem die einzelnen Agendapunkte zeitlich geordnet sind und eine Dauer zugewiesen bekommen, besprechen die Teilnehmenden die jeweiligen Themen strukturiert und zielgerichtet. Zeiten sind auch ein hervorragendes Mittel zur Priorisierung der einzelnen Punkte. 

Tipp 3: Planen Sie genügend Zeit für Fragen der Teilnehmenden und Diskussionen ein, um mehr Dialoge und weniger Monologe zu führen. So kommen spannende Ansätze zumeist erst zustande.

Tipp 4: Vermeiden Sie – so weit wie möglich – Wiederholungen: Bei Jour fixes laufen wir Gefahr, das Gleiche erneut zu besprechen. Der Weg sollte deshalb mehr über Aktualisierungen und eine De-Priorisierung bereits ausreichend besprochener Themen führen.

Tipp 5: Schaffen Sie Raum für Abwechslung: Da ein Jour fixe zur Routine gehört, verfallen die Teilnehmenden leicht in einen Trott. Abwechslung bieten zum Beispiel spannende Check-in-Fragen, kurze Präsentationen mit wechselndem Fokus oder die Teilnahme von Gästen.

Es ist auch darauf zu achten, dass der Organisierende die Agenda jeweils mit den Teilnehmenden rechtzeitig teilt und alle möglichst frühzeitig über etwaige Änderungen informiert sind. 

Die Agenda: ein Beispiel

Hier ein kurzes Beispiel dafür, wie die Agenda eines Jour-fixe-Meetings aussehen könnte:

1. Check-in (5 Minuten) 

2. Wie lautet der Status bei den einzelnen Projektzielen? (5 Minuten)

3. Welche Probleme gibt es, die wir bis zum nächsten Jour fixe beheben sollten? (5 Minuten)

4. kurzer Gastvortrag: Inwiefern steht das Projekt mit den Unternehmenszielen (KPIs) im Einklang? (10 Minuten)

5. Weiteres: Welche offenen Fragen bedürfen Klärung? Wo gibt es möglicherweise Ungereimtheiten? (5 Minuten)

Dauer: Wie anhand der exemplarischen Agenda bereits ersichtlich ist, sollten Jour fixes möglichst kurz sein und den Teilnehmenden wenig Zeit für wichtige Individualarbeit kosten. Zumeist empfiehlt sich eine Dauer von 30 Minuten, in einigen Fällen kann ein Jour fixe aber auch problemlos an eine Stunde heranreichen.

Tipp: Pausen zwischen Meetings sind wichtig und entscheidend, um die Konzentration und Kreativität aufrechtzuerhalten. Diesbezüglich können Dauern von 50 Minuten (oder auch 25 Minuten) hilfreich sein, um den Teilnehmenden eine kurze Pause zu einem möglicherweise direkt folgenden Meetings zu verschaffen.

Die erfolgreiche Umsetzung: So werden Jour fixes produktiv und zielführend

Wie es bei sämtlichen Meeting-Arten der Fall ist, sollten auch Jour fixes niemals einen Selbstzweck bilden: Wenn sie erst einmal anvisiert und geplant sind, geht es darum, sie produktiv zu gestalten. Somit obliegt es der Meeting-Leitung, das jeweilige Jour fixe aktiv zum Erfolg zu führen beziehungsweise dessen Produktivität sicherzustellen.

Die folgenden Schritte und Maßnahmen helfen dabei: 

Eine klare Rollenverteilung

Oft bleibt es unbeachtet, bei Sitzungen nach unterschiedlichen Rollen zu differenzieren. Gemeint sind damit nicht etwa Job-Rollen, sondern den Beteiligten zugewiesene Meeting-Rollen. Das Prinzip dahinter: Wer eine klare Rolle hat, trägt aktiver und zielgerichteter zur Zielerreichung eines Jour fixes bei.

Folgende Rollen sind von Bedeutung:

• Organisierender

• Leitung (Moderation)

• Agendapunkt-Leitung

• Protokollant

• Teilnehmender 

Den beteiligten Personenkreis genau bestimmen

Für Jour fixes ist es entscheidend, wer an ihnen beteiligt ist. Auf Team-Ebene mag dies oft recht trivial sein, doch insbesondere bei durchmischten, übergreifenden Projekten kann die Auswahl der Teilnehmenden schwer fallen. Sollten einzelne Personen nicht außer Acht gelassen werden, so sind für möglichst produktive Diskussionen nur bis zu sechs Teilnehmende ideal. Die Zwei-Pizza-Regel von Amazon-Gründer Jeff Bezos begrenzt die Meeting-Teilnehmenden auf acht Personen.

Abgesehen von der Anzahl hilft Folgendes:

1. eine einmalige Einladung: Bei wiederkehrenden Meetings reicht es aus, die Teilnehmenden nur einmal einzuladen. Dies spart nicht nur Zeit und Aufwand, sondern vermeidet auch das Fernbleiben Einzelner beim Jour fixe. Eine Routine entwickelt sich.

2. Verbindlichkeiten schaffen: Damit ein Jour fixe langfristig gelingt und überhaupt ausreichend viele Teilnehmende hat, sollte es eine gewisse Verbindlichkeit aufweisen. Somit empfiehlt sich eine verpflichtende Teilnahme mehr als ein optionaler Charakter, wobei ein Fernbleiben – bei entsprechenden Gründen – allerdings durchaus gestattet sein kann.

3. Experten einberufen: Es kommt schon einmal vor, dass die benötigte Expertise in einem (Projekt-)Team nicht vorhanden ist. In einem solchen Fall können interne oder manchmal auch externe Experten eine große Hilfe sein. Ob diese nun einmalig oder regelmäßig am Jour fixe teilnehmen, hängt vom jeweiligen Fall ab.

Den Fokus auf Entscheidungen legen

Fest steht: Status-Updates sind wichtig. Allerdings sollten sie nicht den alleinigen Zweck eines Jour-fixe-Meetings bilden, auch wenn sie durchaus ihre Daseinsberechtigung haben. Für Updates lässt sich wahlweise auch asynchrone Kommunikation nutzen, sie müssen nicht unbedingt direkt besprochen werden.

Vielmehr sollten Entscheidungen, Aktionspläne, Abstimmungen und zu ergreifende Maßnahmen im Mittelpunkt stehen. Wirklich ertragreich wird die jeweilige Besprechung, wenn sie sich klar auf Ergebnisse und ein gemeinsames Vorankommen fokussiert, anstatt allzu sehr der gegenseitigen retrospektiven Synchronisation zu dienen. 

Auf eine zielgerichtete Protokollierung Wert legen

Die Protokollierung gehört insbesondere bei wiederkehrenden Meetings dazu: Sie sichert Ergebnisse, schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit, informiert indirekt Beteiligte und bildet nicht zuletzt eine wichtige Orientierung im Hinblick auf die kommenden Termine.

Somit sollte zu möglichst jedem Jour fixe auch ein Meeting-Protokoll vorliegen. Als essentiell erweist es sich vor allem, dass Ergebnisse wie Entscheidungen und Diskussionen festgehalten sind. Was oft wie eine leidige Aufgabe anmutet, gestaltet sich mit einer passenden Protokoll-Vorlage nicht allzu schwierig. 

Dabei fallen Aufzeichnungen zu Sitzungen oft zu ausführlich aus: Zeitsparender, übersichtlicher und zumeist auch ertragreicher ist es, die wesentlichen Punkte kurz und knapp zusammenzufassen. Ausnahmen bilden Jour fixes mit einer hohen Priorität oder gar Dokumentationspflicht.

Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll?

Grundsätzlich besteht die Auswahl zwischen einem Ergebnis- und einem Verlaufsprotokoll: Wo beim Ergebnisprotokoll – auch Beschlussprotokoll genannt – vor allem die relevanten Entscheidungen beziehungsweise die zusammengefassten Ergebnisse im Vordergrund stehen, erfasst ein Verlaufsprotokoll in chronologischer Reihenfolge auch Abläufe und Redebeiträge – es hat eine stärkere dokumentarische Funktion.

Auf welche Form der Protokollierung die Wahl fällt, hängt vom Grad der Formalisierung des Jour Fixes und deren Intention ab. Zumeist reicht ein Ergebnisprotokoll vollkommen aus. Sind die besprochenen Inhalte aber – vor allem rechtlich – brisant, bildet das ausführlichere Verlaufsprotokoll klar die bessere Wahl. Äußerst selten kommt zudem das äußerst detaillierte Wortprotokoll zum Einsatz.

Tipp: Für Videokonferenzen bietet sich eine kombinierte Form der Protokollierung an. So lässt sich zum Beispiel ein kurzes Ergebnisprotokoll mit einer Aufzeichnung (Video) des Jour fixes kombinieren. Auf diese Weise entsteht ein prägnanter Überblick zu den wesentlichen Ergebnissen, wobei sich parallel das gesamte Meeting beziehungsweise ein Abschnitt von (persönlich) hohem Interesse zurückverfolgen lässt.

Abwechslung schaffen

Jour fixes laufen oft Gefahr, einer Form von Monotonie zu unterliegen. Da es sich um Regeltermine mit stets recht ähnlichen Inhalten handelt, kann die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden im (Projekt)-Verlauf schnell nachlassen. Somit bringt es handfeste Vorteile, Abwechslung zu schaffen und damit das Engagement der Beteiligten aufrechtzuerhalten.

Kreative Einstiege sind ein Weg, um Jour fixes ansprechender sowie interaktiver zu gestalten. Auch lassen sich kreative Ideen wie Live-Abstimmungen oder ein Quiz einbinden. Darüber hinaus kann es das Energieniveau erhöhen, Jour fixes – zumindest teilweise – im Stehen oder als Walking Meeting abzuhalten. Grundsätzlich steigern neue, seltene und ungewohnte Elemente die Konzentration, so dass die Beteiligten die Meeting-Inhalte stärker wahrnehmen und sich auch eher an sie erinnern. 

Jour fixe: Dies sollten Sie vermeiden

Grundsätzlich gibt es bei einem Jour-fixe-Meeting kein Falsch und kein Richtig: Es kommt vor allem darauf an, dass die beteiligte Gruppe Fortschritte erzielt und es klar zur Zielerreichung beiträgt. 

Trotzdem kann es äußerst hilfreich sein, sich kurz mit häufigen “Fehlern” zu beschäftigen, um diese möglichst zu vermeiden. Folgendes schadet der Produktivität eines Jour fixes:

• Abschweifungen: In Gesprächen passiert es häufig, dass ein Gedanke zu einem spezifischen Thema in einen anderen Kontext gerät und dadurch ganz neue Themen entstehen. Jour fixes bilden da keine Ausnahme: Statt als Gruppe klar voranzukommen, entstehen viele Abschweifungen, durch welche die Meeting-Zeit nicht produktiv genutzt wird. In einem solchen Fall sollte der Moderierende frühzeitig eingreifen und die Teilnehmenden zurück zum eigentlichen Thema führen.  

• keine klaren Themen: Jour fixes dienen oft als ein Forum, um über diverse Themen zu sprechen, weißen dann aber kein klares Ziel auf. Ohne eine wirkliche Agenda verkommen Regeltermine zu losen Gesprächsrunden. Somit sollte auch ein reguläres Meeting immer eine Agenda und im Idealfall auch feste Ziele aufweisen. 

• zu wenig Diskussionen: Es passiert durchaus häufig, dass Vorträge beziehungsweise Monologe eine zu große Zeitspanne einnehmen. Wo bei langem Zuhören die Aufmerksamkeit sinkt, bleibt so auch keine Zeit mehr für gewinnbringende Diskussionen – mögliche interessante Gedanken und Ansätze von Teilnehmenden bleiben unerwähnt. Somit empfiehlt es sich, Monologe und Vorträge zeitlich zu begrenzen und allen Beteiligten die Chance zu geben, sich adäquat zu beteiligen. 

• die Umsetzung zu wenig beachten: Es ist ein Gewinn für ein Jour-fixe-Meeting, wenn Problemlösungen und konkrete Maßnahmen zum Vorschein kommen. Vor dem Hintergrund, dass eine solche Besprechung kein Selbstzweck ist, sollte es auch konkret um die Umsetzung gehen. Zu oft bleiben wertvolle Ideen ungenutzt liegen. Um dies zu vermeiden, hilft auch eine stetige Protokollierung.

Checkliste: Dies könnte für Ihre Jour-fixe-Meetings wichtig sein 

Wir haben nun im Detail gesehen, was Jour fixes sind und worauf es bei ihnen ankommt. Es ist klar geworden, dass diese regulären und somit sehr häufigen Termine von einem guten Meeting Management profitieren, um einen eindeutigen Nutzen zu entfalten und Unternehmen voranzubringen. 

Um Sie bei Ihren Jour-fixe-Meetings konkret zu unterstützen, haben wir eine Checkliste erstellt. Diese lässt sich heranziehen, um sich über die Effektivität von Regel-Terminen zu vergewissern beziehungsweise um diese konsequent zu optimieren.

Tobias Kortas

Über den Autor

Tobias ist ein erfahrener Texter, der gerne wertvolle Inhalte erstellt. Durch seinen journalistischen Hintergrund hat er einen tiefen Fokus auf Themengebiete wie Meeting Management, digitale Transformation und agile Führung.