Meeting-Regeln: Den Weg für ein produktives Miteinander ebnen

Wie alle sozialen Interaktionen sind auch Meetings von den Nuancen des menschlichen Verhaltens geprägt. Die zwischenmenschliche Verbindung ist nur einer der vielen Gründe, warum Meetings so wichtig sind und auch immer sein werden. Zwischenmenschlichkeit in Meetings bringt aber auch Herausforderungen mit sich.

Zum Beispiel neigen bestimmte Persönlichkeiten eher dazu, Diskussionen zu dominieren, und andere, von der Meeting-Agenda und den vorab vereinbarten Agendapunkten abzuweichen. Dies mag trivial klingen, hat aber einen erheblichen Einfluss auf den Gesamterfolg Ihres Meetings.

Obwohl wir niemals versuchen würden, die Feinheiten des menschlichen Geistes aus Meetings zu entfernen, ist es wichtig, das Verhalten zu lenken und Struktur zu bieten, um sicherzustellen, dass Meetings ihre gewünschten Ergebnisse erreichen. Schliesslich nehmen Meetings einen Grossteil unserer Zeit in Anspruch, weshalb wir wollen, dass sie so produktiv wie möglich sind. 

Das Aufstellen von Meeting-Regeln hilft, die menschlichen Verhaltensweisen, die die Produktivität fördern, positiv zu beeinflussen und diejenigen zu vermeiden, die ihr entgegenwirken. Meeting-Regen stellen sicher, dass jeder von der gleichen Position aus startet.  

In diesem Artikel werden wir untersuchen, was Meeting-Regeln sind und wie sie Ihnen helfen können, fokussiert zu bleiben und die Meeting-Produktivität zu steigern.

Wozu dienen Meeting-Regeln?

Das Aufstellen von Meeting-Regeln mag sich etwas unangenehm anfühlen. Schliesslich wehren wir uns oft gegen unangemessene Autorität. Wir können Meeting-Regeln auch als Etikette oder Richtlinien bezeichnen, falls Regeln zu strikt klingt. 

Wenn Sie Ihrem Team diese in einfachen Worten erklären, wird es für sie schwierig sein, die Gültigkeit der Meeting-Regeln Ihres Unternehmens in Frage zu stellen, da die Regeln Respekt und Höflichkeit, sowohl persönlich als auch beruflich, als Grundlage haben. 

Stellen Sie sich daher die Meeting-Regeln wie die Stühle vor, auf denen Ihre Teilnehmenden sitzen. Jeder hat die gleiche Höhe, den gleichen Komfort, die gleiche Position und den gleichen Stellenwert – niemand hat einen Vorteil, und alle sind auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet. Schließlich sollen Ihre Grundregeln den Teilnehmenden die Plattform bieten, sich vollständig und fair einzubringen, was für alle Beteiligten wichtig ist.

Welche goldenen Meeting-Regeln gibt es?

So wie ein Stuhl vier Beine hat, so haben auch die Meeting-Regeln vier Grundpfeiler oder Säulen: 

1. Respekt

Respekt ist überall im Leben wichtig, besonders aber am Arbeitsplatz. Er ist entscheidend, um psychologische Sicherheit im Team und Unternehmen zu schaffen, was wiederum Innovation und verbesserte Zusammenarbeit fördert. In Meetings gibt es eine Reihe von Überlegungen, die uns vielleicht nicht sofort in den Sinn kommen, wenn wir an Respekt denken. Diese wollen wir in diesem Abschnitt kurz beleuchten. Respekt ist eine doppelspurige Strasse, sowohl der*die Meeting-Organisierende als auch die Teilnehmenden müssen sich standardmässig Respekt zu eigen machen, daher werden wir sie separat betrachten. 

Für Organisator*innen 

Die Meeting-Organisator*innen müssen die Zeit der Teilnehmenden respektieren. Wenn ein Meeting für eine bestimmte Zeit angesetzt ist, muss es pünktlich beginnen und zum vorgesehenen Zeitpunkt enden. Es mag einfach klingen, aber sicherzustellung, dass Ihre Teilnehmenden rechtzeitig zu ihren nächsten Verpflichtungen aufbrechen können, ist ein wichtiger Schritt bei der Durchführung effektiver Team-Meetings.

Für Teilnehmende

Meeting-Teilnehmende sollten alle anderen Involvierten respektieren, indem sie pünktlich erscheinen und sich im Voraus so vorbereiten, dass sie einen vollen Beitrag zu einem Meeting leisten können. Schliesslich ist es im Interesse jeder einzelnen Person, dass die übrigen Teilnehmenden auch pünktlich und gut vorbereitet erscheinen. 

Die Teilnehmenden sollten auch respektvoll miteinander kommunizieren. Ansichten sollten taktvoll und mit Rücksicht auf die Anwesenden geäussert werden, und Feedback sollte eher konstruktiv als angriffig gegeben werden. Für ein effektives Meeting sollten die Teilnehmenden zusammenarbeiten, um Probleme zu lösen und Themen anzusprechen, anstatt sich gegenseitig in die Haare zu geraten.

2. Erwartungen 

Erwartungen sind ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem erfolgreichen Meeting. Sie ermöglichen es sowohl den Teilnehmenden als auch den Organisator*innen, dafür zu sorgen, dass Frustration, Einschüchterung und Ineffizienz im Meeting keinen Platz finden.

Organisator*innen sollten ihre Erwartungen im Vorfeld klar formulieren. Das bedeutet, dass die Teilnehmenden mit voller Kenntnis, was sie vom Meeting erwarten können, aber auch, was von ihnen erwartet wird, im Meeting erscheinen. Niemand wird gerne in einem öffentlichen Forum überrumpelt, und daher ist das Festlegen klarer Erwartungen eine wichtige Meeting-Regel.

3. Vorbereitung 

Wie bei den bisher besprochenen Besprechungsregeln betrifft die Vorbereitung alle Involvierten gleichermassen. 

Meeting-Organisierende müssen sicherstellen, dass sie auf die Durchführung ihres Meetings vollständig vorbereitet sind, das heisst, sie müssen sich auf die Ziele konzentrieren, eine klare Agenda zur Hand haben und alle Sitzungsunterlagen rechtzeitig im Voraus verteilen. Wir alle können uns an Sitzungen erinnern, die sich schlecht vorbereitet fühlten, und teilen zweifellos die Frustration über die darin verschwendete Zeit. 

Wurde die Meeting-Organisation gründlich vorbereitet, liegt es dann an den Teilnehmenden, ebenfalls vollständig vorbereitet im Meeting “anzukommen”. Das bedeutet, dass sie die Agenda zuvor durchgelesen und sich bereits asynchron mit den anderen Mitwirkenden ausgetauscht haben. Auf diese Weise können die Teilnehmenden sicher sein, dass sie alles getan haben, um die Sitzungszeit optimal zu nutzen – einige Agendapunkte könnten sogar schon vor Beginn des Meetings geklärt sein.

4. Ergebnisse 

Es mag sehr einfach erscheinen: Was bringt ein Meeting, wenn die Ziele nicht erreicht werden? Trotzdem: An wie viele Geschäftsmeetings können wir uns alle erinnern, die wenig bis gar nichts gebracht haben? Viel zu viele – der sogenannte Meetingwahn ist in der Geschäftswelt weit verbreitet. 

Daher ist eine wichtige Meeting-Regel die volle Konzentration auf Ergebnisse. Dies muss von den Meeting-Organisierenden klar formuliert werden, sollte aber auch in den Köpfen aller anderen Teilnehmenden verankert sein. Der Laser-Fokus auf die Zielerreichung hilft, dass Diskussionen nicht zu stark abschweifen, und ermöglicht eine effektivere Evaluierung und fortlaufende Optimierung.

Wie Sie Ihre Meeting-Regeln in der Praxis einsetzen

Nun, da wir uns darüber im Klaren sind, was Meeting-Regeln sind, und wir einige wichtige Richtlinien aufgestellt haben, lassen Sie uns prüfen, wie Sie diese in die Tat umsetzen können. Dabei sollten Sie beachten, dass sowohl die Organisator*innen als auch die Teilnehmenden in diesem Prozess eine wichtige Rolle spielen. 

Organisator*innen bauen das Fundament

Im Zusammenhang mit unserer Stuhl-Analogie bauen die Meeting-Organisator*innen das Fundament. Sie haben die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Meeting-Regeln so gestaltet werden, dass sie ihren Zweck erfüllen und allen Teilnehmenden eine stabile, faire und effektive Plattform bieten, damit sie ihren Beitrag zu einem erfolgreichen Meeting leisten. 

Das mag nach einer grossen Aufgabe klingen, ist aber eigentlich ganz einfach. Für den Anfang sind Leitfäden wie dieser ein guter Ausgangspunkt, um Meeting-Regeln in Ihrer eigenen Organisation zu erstellen. Sobald Sie eine Reihe von Grundregeln entwickelt haben, die Sie für geeignet halten, besteht der nächste wichtige Schritt darin, diese für ein Feedback in Umlauf zu bringen und die Zustimmung Ihrer Organisation einzuholen. Danach können Sie die Besprechungsregeln in Ihr Firmen-Wiki aufnehmen oder intern verteilen – und endlich damit anfangen, sie zu befolgen.

Teilnehmende spielen eine aktive Rolle

Nun, wenn die Organisator*innen das Fundament des Stuhls bauen, dann haben die Teilnehmenden die einfache Aufgabe, sich auf die Stühle zu setzen, richtig? Falsch! Die Teilnehmenden haben eine sehr aktive Rolle zu spielen, wenn es darum geht, dass die Meeting-Regeln eingehalten werden – nicht zuletzt, indem sie sie befolgen. Darüber hinaus sollten die Teilnehmenden auch konstant Meeting-Feedback geben. Ist der Stuhl bequem? Gleichmässig und stabil? Kann er in irgendeiner Weise verbessert werden? All dies sollten sie im Hinterkopf haben, wenn sie über Meeting-Regeln nachdenken.

Meeting-Regeln bilden den Kern unseres Meeting-Frameworks

Selbst im Falle, dass viele von uns eine negative Einstellung zu "Regeln" und dem, was sie repräsentieren, haben, können wir erkennen, dass Meeting-Regeln im Sitzungsprozess eine zentrale Rolle spielen, indem sie die Grundlage dafür bilden, dass Meetings effizient und fair ablaufen können.

Aus diesem Grund sind Meeting-Regeln ein wesentlicher Bestandteil unseres firmeneigenen Frameworks für produktive Meetings: Azend®. Dieses Framework adressiert die drei Dimensionen des Meeting Managements: Mensch, Prozess und Technologie. Und optimiert diese fortlaufend.

Innerhalb der menschlichen Dimension spricht Azend^® speziell die Idee der Meeting-Regeln an und ermutigt Führungskräfte, klare “Meeting-Werte” zu etablieren, die in Ihrer gesamten Organisation gelebt werden sollten. 

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.