Meeting-Leitung: Was alles für diese elementare Rolle wichtig ist

Meetings sind das meistgenutzte Führungsinstrument. Anstatt sie jedoch als einen Weg zu echten Resultaten zu betrachten, akzeptieren viele Organisationen sie als notwendiges Übel. Überhaupt denken viele Führungskräfte nur selten bewusst über ihren Umgang mit Meetings nach, geschweige denn versuchen zu versuchen, diesen zu optimieren. 

Neue Untersuchungen des führenden Meeting-Experten Dr. Steven Rogelberg (University of North Carolina) ergaben, dass Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitenden bis zu 101 Millionen Dollar pro Jahr für unnötige Meetings verschwenden.¹

Sitzungen leiten – eine entscheidende Fähigkeit

Wie können Führungskräfte also aufhören, diese Ressourcen zu verschwenden und stattdessen Meetings zu optimieren sowie deren wahres Potenzial freisetzen? Einer der ersten Schritte besteht darin, zu lernen, wie man Meetings effektiv leitet. 

So hat die Leitung einen maßgeblichen Einfluss auf die Ergebnisse formeller Sitzungen. Daher ist es sinnvoll, diese Rolle schon früh auf dem Weg zur Optimierung des gesamten Meeting-Prozesses zu berücksichtigen. 

Dieser Artikel befasst sich mit der Rolle der Leitung in formellen Sitzungen und beantwortet folgende Fragen:

•  Was macht die Meeting-Leitung? 

•  Wer nimmt diese Meeting-Rolle ein?

•  Wofür ist die Sitzungsleitung verantwortlich?

•  Was braucht es, um diese Rolle effektiv zu füllen? 

Moderation und mehr: Was genau macht die Sitzungsleitung? 

Sitzungen zu leiten, bedeutet unter anderem diese zu moderieren und effektiv zu führen. So tragen Moderierende in der Regel die Gesamtverantwortung für den Erfolg eines Meetings. Es geht um die Aufgaben, die Gespräche zu lenken, in den Diskussionen zu vermitteln und die jeweilige Sitzung in Richtung der gewünschten Ziele und Ergebnisse zu dirigieren. Ebenso zählt es, dass die Teilnehmenden festgelegte Regeln einhalten. 

Um diese Rolle möglichst effektiv auszuüben, stehen verschiedene Moderationstechniken – Methoden, Vorgehensweisen und Hilfsmittel – zur Verfügung. Mehr dazu hier.

Übernimmt die Sitzungsleitung in der Regel auch die Moderation, so kommt in einigen Fällen auch ein externer Moderierender zum Einsatz – zum Beispiel bei längeren Workshops. So gehört die Moderation zwar zum klassischen Aufgabenbereich der Sitzungsleitung, sie lässt sich allerdings auch ausgliedern.

Die Rolle der Leitung im gesamten Meeting-Prozess

Jedoch geht diese Rolle über die reine Moderation hinaus: Im gesamten Sitzungsprozess (Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung) beeinflusst die Leitung maßgeblich den Verlauf der Sitzung und deren Ergebnisse. Sie leistet also auch wichtige Beiträge zur Vor- und Nachbereitung, auch wenn in diesen Phasen zumeist der Organisierende respektive der Protokollant die Hauptverantwortung trägt.

Diese Aufgabe kann rotieren und sowohl von Führungskräften als auch von Mitarbeitenden ohne Führungsverantwortung wahrgenommen werden. 
 

Die Leitung führt nicht durch sämtliche Agendapunkte

Ebenso ist die Sitzungsleitung nicht für jeden einzelnen Agendapunkt verantwortlich. Zum Beispiel leitet in einem Management-Meeting höchstwahrscheinlich der CEO die Sitzung. Es ist jedoch sinnvoll, weitere Verantwortlichkeiten nach individuellen Expertisen und Einblicken zu vergeben. So sollte etwa der CFO die Agendapunkte leiten, die sich auf seinen Fachbereich – die Finanzen –  beziehen. Ebenso kommen Projektverantwortliche bei einschlägigen Agendapunkten und Diskussionen zum Zug. 

Die Auswahl: Wer sollte eine Sitzung leiten? 

Auf die Frage, wer eine Sitzung leiten sollte, gibt es keine pauschale Antwort. Es könnte zum Beispiel sein, dass eine Führungskraft innerhalb einer Organisation oder eines Geschäftsbereichs diese Rolle übernimmt. Ebenso wäre hier eine Fachperson für den Diskussionsgegenstand denkbar.

Die Rolle ist auch oft durch die Art der Sitzung vorgegeben: So ist es zum Beispiel sehr wahrscheinlich, dass der Vorsitzende eines Aufsichtsrats dessen Aufsichtsratssitzungen leitet. 

In weniger offensichtlichen Fällen könnte die Wahl auf die Person fallen, welche die Sitzung vorgeschlagen hat beziehungsweise sie organisiert. Manchmal geht das Thema jedoch über deren Zuständigkeits- oder Einflussbereich hinaus. In diesem Fall könnte die Verantwortung hierarchisch nach oben weitergegeben werden. 

Was sind die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Sitzungsleitung? 

Nachdem wir nun wissen, was genau eine Meeting-Leitung macht und wer seinen weitreichenden Aufgabenbereich übernehmen sollte, soll es nun um deren Hauptaufgaben in formellen Sitzungen gehen. Dazu gehören: 

1. den Zweck festlegen und bekannt geben 

Die erste Verantwortung, welche die Leitung in Meetings übernimmt, besteht darin, den allgemeinen Zweck festzulegen – und dafür zu sorgen, dass jede von ihm geleitete Sitzung einen solchen hat. Schließlich sollten Meetings nur dann stattfinden, wenn sie notwendig sind. Folgendes ist zu prüfen:

• Ist der Zweck / das Ziel klar? 

• Ist ein Meeting das beste Mittel dafür? 

Danach steht es im Fokus, den Teilnehmenden die Gründe für das jeweilige Meeting mitzuteilen. So haben diese Klarheit und können sich – sofern ihre Teilnahme sinnvoll ist – gezielt darauf vorbereiten. 

Tipp: Genau wie das Meeting selbst sollten auch einzelne Agendapunkte jeweils ein Ziel aufweisen. Dieses wird am besten ersichtlich und erreicht, indem Sie sie als Fragen formulieren.

2. Teilnehmende individuell betrachten

Eine der Hauptaufgaben der Leitung besteht darin, effektiv durch die jeweilige Sitzung zu führen. Sinnvoll ist es, jeden Teilnehmenden individuell zu betrachten und einen entsprechenden Plan zu erstellen. Zum Beispiel sollte sich ein Moderierender vormerken, wer jeweils am besten etwas zu den einzelnen Agendapunkten beitragen kann. So können die Teilnehmenden leichter den Raum finden, um ihr Fachwissen einzubringen und die Diskussionen zu gestalten.  

3. Ein offenes, sicheres Umfeld schaffen

Eine damit zusammenhängende, aber eigenständige Aufgabe bei der Meeting-Moderation besteht darin, ein offenes Umfeld zu schaffen. Jeder Einzelne sollte nicht nur einen gleichberechtigten Beitrag leisten können, sondern auch psychologische Sicherheit – statt Angst vor Missbilligung oder Zensur – verspüren. 

Die Einbeziehung aller Teilnehmenden führt neben ethischen Vorteilen zu Folgenden:

• ehrlicher Austausch von Auffassungen

• fundierte Diskussionen 

• aktives Brainstorming

• mehr Ideen

• besser informierte Entscheidungen 

4. Auf Resultate fokussieren

Ein Moderierender zeigt sich maßgeblich für den Erfolg der jeweiligen Sitzung verantwortlich. Diese Person sollte die Diskussionen auf das Wesentliche lenken und sicherstellen, dass das Meeting ergebnisorientiert abläuft. Wurden zu Beginn der Zweck und die Funktion des Meetings festgestellt, so geht es nun darum, diesen Genüge zu tun – die Ziele zu erreichen.
 

5. Feedback einholen – und es dokumentieren

Wesentlich ist es auch, dass die Teilnehmenden zu jeder formellen Sitzung Feedback geben können. Eine Sitzungsleitung sollte nicht nur darum bitten, sondern es auch hinreichend dokumentieren. Schließlich lässt sich durch zusammengefasstes Feedback am besten lernen – ein wichtiger Prozess, um Sitzungen zu optimieren. Davon profitieren schließlich alle: die Sitzungsleitung selbst, das jeweilige Team und das Unternehmen als Ganzes. 

Die Standardisierung Ihres Feedbacks in einem einfachen Fragebogen, der am Ende jeder formellen Sitzung verteilt wird, ist ein guter Weg dorthin. Einige Beispiele für Fragen sind zum Beispiel: 

• Hatte dieses Meeting einen klaren Zweck? 

• Wurde es effektiv moderiert? 

• Wurden Aufgaben und Entscheidungen während des Meetings klar kommuniziert? 

So bauen Sie Ihre Fähigkeiten als Meeting-Leitung aus

Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Sitzungsleitung sind vielfältig und weitreichend. Um Ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln und zu lernen, wie man effektive Meetings leitet, ist es wichtig, mit Feedback zu arbeiten und nach Möglichkeiten zum Lernen zu suchen. 

Erwiesen ist: Die eigenen Fähigkeiten, Sitzungen zu moderieren, werden häufig überschätzt. Zudem bewerten nur wenige Unternehmen ihre Meetings, so dass es kaum Anreize für Verbesserungen gibt. Doch eben dadurch gelingt es, Schwachstellen zu identifizieren und schließlich zu beheben.

So bietet zum Beispiel unsere Meeting Leader Certification einen strukturierten Ansatz, um die eigenen Kenntnisse auszuweiten. Dort erlernen Sie alle notwendigen Fähigkeiten, um Sitzungen effektiv zu moderieren. Sie basiert auf den neuesten Erkenntnissen der Meeting-Wissenschaft und unserer jahrzehntelangen Erfahrung bei der Unterstützung von Unternehmen. 

¹ “Useless Meetings Waste Time and $100 Million a Year for Big Companies”, M. Boyle, Bloomberg, 2022.

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.