Améliorez vos réunions Microsoft Teams avec Sherpany

La gamme d’outils numériques utilisée par les entreprises ne cesse de croître. Nous avons tous maintenant l'habitude d’utiliser les nouvelles technologies pour gagner en efficacité, et les réunions ne font pas exception. Avec l'essor du travail à distance, les réunions n’ont plus grand-chose à voir avec ce qu'elles étaient il y a dix ans. Qu'il s'agisse d'outils de vidéoconférence et de collaboration ou de solutions de gestion des réunions, les outils digitaux font partie de notre quotidien.

Les termes de « gestion des réunions » et « outils » sont souvent associés à la vidéoconférence et aux outils de collaboration, tels que Microsoft Teams. Si MS Teams est un excellent outil de collaboration et de communication pour les réunions, en particulier dans les environnements distribués, il ne s'agit pas d'une solution dédiée à la gestion des réunions et il ne contribue pas spécifiquement à la productivité des réunions de direction formelles.

Dans une récente étude de Forrester Consulting commanditée par Sherpany, 58 % des cadres interrogés ont reconnu que les logiciels de gestion des réunions sont un aspect de l’organisation qui sera un sujet d’attention dans les un à deux ans à venir. Sherpany ne remplace pas Microsoft Teams ou tout autre outil de collaboration. Sherpany est fier d’être un partenaire de Microsoft, et s'efforce de faire en sorte que ses clients tirent le meilleur parti des deux solutions lorsqu’elles sont combinées.

Cependant, s'il est vrai que Sherpany et MS Teams peuvent tous deux être utilisés en soutien des réunions, il est important d’identifier l’outil est le plus efficace selon le contexte. C’est exactement l’objectif de cet article qui se penche sur les différences entre Microsoft Teams et Sherpany dans le cadre d’une gestion efficace des réunions. Vous y découvrirez également des recommandations sur la façon d’utiliser ces deux outils ensemble dans le cadre de vos réunions.

Microsoft Teams, c’est quoi ?  

Microsoft Teams est l'un des principaux logiciels de collaboration de Microsoft. Il relie les équipes, qu'elles soient en présentiel ou à distance, en leur permettant de partager des idées, d'envoyer des messages et de se coordonner à travers une plateforme facile à utiliser. MS Teams peut être utilisé en version navigateur ou téléchargé en tant qu'application de bureau, mobile et tablette. Cette solution permet de tenir des vidéoconférences, ce qui conduit souvent à sa classification erronée en tant que solution de gestion des réunions.

Jetons un coup d'œil aux fonctionnalités offertes par Microsoft Teams.

Collaboration

En termes de collaboration, Microsoft Teams facilite une collaboration transparente, en présentiel comme à distance. La fonctionnalité de chat instantané, ainsi que les groupes et les chaînes, permettent aux personnes de rester connectées. L’application Microsoft pour tablettes et smartphones permet de garder le contact, partout dans le monde.

Vidéoconférence

Pour les conversations individuelles ou de groupe, Microsoft Teams offre une fonctionnalité de vidéoconférence intégrée à l'application. Celle-ci permet de ne pas avoir à recourir à des outils supplémentaires. Cette fonctionnalité de Microsoft visio remplace également les appels téléphoniques traditionnels - les membres de l'équipe pouvant s'appeler directement via l'application MS Teams. MS Teams autorise un maximum de 250 participants à un appel, mais il n'en affiche qu'une partie à l'écran, comme c'est le cas avec d'autres solutions de vidéoconférence.

Partage de documents 

L’un des avantages de taille de l'utilisation d'un produit Microsoft réside dans l'intégration implicite avec MS Office. MS Teams permet de partager facilement des documents produits dans n'importe quel autre logiciel MS directement avec les membres de l'équipe. La solution s'intègre aussi facilement avec SharePoint.

À quoi sert Sherpany ?

Sherpany est une solution de gestion des réunions conçue pour aider les organisations et les dirigeants à gérer leurs réunions formelles. Sherpany offre aux entreprises une approche à 360° des réunions, qui recouvre l'ensemble du processus de réunion afin de garantir que les personnes, les processus et la technologie sont mis à contribution pour favoriser la productivité des échanges.

Sherpany favorise la productivité tout au long des trois phases des réunions : 

Pré-réunion

Lorsque les ordres du jour sont élaborés et finalisés, les participants collaborent de manière asynchrone. Ils peuvent poser des questions et obtenir des clarifications. La préparation des réunions a également lieu durant cette phase : Sherpany permet de rassembler toute la documentation et de vérifier les différentes versions pour une préparation et une organisation optimales.

Pendant la réunion

Pendant la réunion, la solution Sherpany assiste les dirigeants de plusieurs manières. Tout d'abord, elle permet de s'assurer qu'un ordre du jour clair a bien été établi et que tous les documents nécessaires et les comptes-rendus des discussions précédentes sont accessibles dans un seul endroit. La fonction Mode Présentateur de Sherpany garantit un partage d'écran fluide, de manière à ce que tous les participants soient alignés et puissent suivre la présentation en même temps. La fonction de procès-verbal permet, quant à elle, de conserver un compte-rendu clair des discussions et de consigner avec précision les tâches et les décisions.

Enfin, la nouvelle fonction de vidéoconférence Sherpany Meet offre aux participants toutes les fonctionnalités nécessaires à leur réunion en un seul logiciel, remplaçant ainsi le patchwork de solutions sur lequel on s'appuie souvent. La fonction d’analyse de la réunion ​permet de demander un feedback et de collecter les avis directement depuis Sherpany afin que les entreprises puissent améliorer leur approche des réunions en continu.

Après la réunion

Une fois la réunion terminée, Sherpany facilite le partage du procès-verbal - y compris des tâches et des décisions. Chacun sait ainsi ce qu’il doit faire, et ce partage renforce l’alignement et la responsabilisation.

Comment la solution Sherpany peut-elle améliorer les réunions Microsoft Teams ?

Sherpany est conçu spécifiquement pour prendre en charge un aspect de la collaboration : les réunions. Il ne s'agit donc pas d'un logiciel concurrent d'outils comme Microsoft Teams. 

Si nous savons tous que Microsoft Teams peut être utilisé en soutien des réunions formelles, ce n'est peut-être pas le meilleur outil pour le faire. Alors, quand devriez-vous utiliser Sherpany et quand Microsoft Teams serait-il plus approprié ? La réponse dépend entièrement de la nature de la réunion et des personnes ou des équipes qui y participent. Tout n'est pas noir ou blanc : les deux outils peuvent être utilisés en symbiose pour soutenir la productivité de votre organisation. 

Sherpany prend en charge les réunions de direction formelles, tandis que Microsoft Teams laisse le soin aux utilisateurs de déterminer qui prend quoi en charge, quand et comment. Par conséquent, Microsoft Teams peut participer à l'organisation et à la rationalisation des réunions de direction, mais l’outil ne sera d'aucune aide dans l'approche globale de la gestion des réunions, notamment dans la création de l'ordre du jour, l'aide à la préparation de la réunion, la rédaction du procès-verbal, l'obtention d'un feedback sur la réunion et la distribution du procès-verbal. C'est là que Sherpany apporte de la valeur. 

En revanche, pour les réunions informelles ou les réunions aux niveaux inférieurs de la hiérarchie de l'entreprise, une solution de gestion globale des réunions n'est peut-être pas nécessaire. MS Teams pourrait probablement prendre en charge l'ensemble du processus. 

Choisir les meilleurs outils pour chaque réunion

Microsoft Teams et Sherpany ont tous deux leur rôle à jouer dans la mise en œuvre de réunions productives. Cependant, la réussite de l'organisation et la productivité des réunions dépendent entièrement du choix des bons outils dans les bons contextes de réunion. S'appuyer sur MS Teams pour les réunions de direction formelles conduira, sans aucun doute, à des résultats sous-optimaux, et remplacer la communication directe qu'offre Teams par Sherpany serait tout aussi inefficace.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Sherpany peut s'intégrer à votre stack technologique et vous aider gagner en productivité, contactez-nous.

Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.