Transformationsprozess in 5 Schritten durchführen | Sherpany
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So planen und leiten Sie einen Transformationsprozess in 5 Schritten

Die Welt ist im Wandel. Unternehmen, Teams und Führungskräfte müssen sich fortlaufend transformieren, um in dieser Welt erfolgreich zu sein. Um so wichtiger ist es also, Transformationsprozesse erfolgreich planen und durchführen zu können. Dieser Artikel hilft Ihnen dabei.

Transformationsprozesse und insbesondere digitale Transformationsprozesse können die Art und Weise, wie Unternehmen für Ihre Kunden Mehrwert schaffen, grundlegend verändern. Von Predictive Analytics über robotergesteuerte Prozessautomatisierung und Künstliche Intelligenz (KI) bis hin zu kollaborativer Software, Unternehmen haben die Vorteile der Technologie erkannt.
 
Viele Unternehmen kämpfen aber auch heute noch mit den Herausforderungen der Digitalisierung. Führungskräfte haben oft Schwierigkeiten damit, sich im Minenfeld des Transformationsprozesses zurecht zu finden und Projekte erfolgreich zu leiten. Eine kürzlich vom Wall Street Journal veröffentlichte Umfrage ergab, dass das Risiko der Digitalisierung und der digitalen Transformation im Jahr 2019 die Hauptsorge von CEOs und leitenden Angestellten war.1 Dies ist verständlich: Transformationsprozesse jeglicher Art sind selten einfach, insbesondere nicht die digitalen. Daten zeigen, dass Unternehmen, die ein digitales Transformationsprojekt durchführen wollen, eine Erfolgsquote von weniger als 30% haben.2 Selbst Unternehmen in technisch versierten Branchen wie Medien und Telekommunikation weisen eine so niedrige Erfolgsquote auf.

Die 5 Schritte eines erfolgreichen Transformationsprozesses

Schon alleine das Wort “Transformationsprozess” flösst vielen Führungskräften Angst ein. Zu Unrecht, denn das Rad muss nicht neu erfunden werden. Sie sollten aber die wichtigsten Schritte eines erfolgreichen Transformationsprozesses kennen und sich davon leiten lassen. Ein erfolgreiches digitales Transformationsprojekt wird in die folgenden fünf Schritte unterteilt:

  1. Strategie - Stellen Sie klar, was Sie genau erreichen möchten
  2. Kultur - Pflegen Sie eine Kultur, die die Transformation fördert
  3. Führung - Setzen Sie auf die richtigen Leute, die die Transformation vorantreiben
  4. Kommunikation - Seien Sie immer transparent
  5. Technologie - Wählen Sie die geeignetsten Technologien aus

Dieser Artikel beschreibt die Fragen, die Sie beantworten müssen, die Schritte, die Sie befolgen sollten, und die Bereiche, die Sie verstehen sollten, um einen Transformationsprozess ohne Angst in Angriff nehmen zu können.

1. Strategie: Stellen Sie klar, was Sie genau erreichen möchten

Bevor Sie mit Ihrem digitalen Transformationsprozess beginnen, sollten Sie als Führungskraft zuerst festlegen, wie das Projekt in Ihre bestehende Geschäftsstrategie passt und was Sie damit erreichen wollen. Sich über die Ziele einer Transformation im Klaren zu sein und diese effektiv zu kommunizieren, ist der Schlüssel dazu, alle Personen für die geplanten Änderungen an Bord zu holen. Stellen Sie sich diesen Vorgang wie das Erstellen eines Films vor. Sie müssen zuerst das Skript schreiben. Welche Charaktere sind beteiligt? Welche Szenarien werden diese durchlaufen? Und was soll das Endresultat sein?
 
In dieser Anfangsphase des Transformationsprozesses müssen Sie eine Reihe wichtiger Fragen stellen und beantworten:

aWas hoffen Sie mit Ihrem Transformationsprojekt zu erreichen und wie passt es zu Ihrer gesamten Geschäftsstrategie?

Bevor Sie ein Transformationsprojekt effektiv umsetzen können, müssen Sie sich absolut klar darüber sein, warum Sie dies überhaupt tun. Fragen Sie sich zunächst: Was bedeutet Transformation? Was ist digitale Transformation? Und überlegen Sie, was diese Begriffe im Kontext Ihrer Organisation bedeuten könnten. (Digitale) Transformationsprojekte stellen eine erhebliche Investition in Bezug auf Zeit und Geld dar. Damit Sie diese erfolgreich leiten können, müssen Sie den beabsichtigten Nutzen klar definieren und sicherstellen, dass die Transformation mit Ihrer gesamten Geschäftsstrategie in Einklang steht.

bWie stark ist Ihre aktuelle Geschäftsstrategie?

Wenn Sie die beabsichtigten Vorteile der Transformation anhand Ihrer gesamten Geschäftsstrategie überprüfen, können Sie die Stärke Ihrer Strategie bestimmen und Schwachstellen und Inkonsistenzen aufzeigen. Ist Ihre Geschäftsstrategie zweckmässig? Zeigt sie den Weg in eine erfolgreiche Zukunft auf? Sie sollten diese Probleme angehen, bevor Sie in eine digitale Transformation investieren.

c.Wie gut verstehen Ihre MitarbeiterInnen Ihre Geschäftsstrategie?

Um Ihre Transformation erfolgreich zu gestalten, müssen Sie Ihr Team hinter einer gemeinsamen Vision vereinen. Bevor Sie Ihre Organisation verändern können, ist es wichtig, dass Ihre MitarbeiterInnen die Strategie und Ziele verstehen, die Sie als Kollektiv umsetzen beziehungsweise erreichen möchten. Diese Ziele müssen im Kontext der Transformation herausgearbeitet werden, um sicherzustellen, dass Ihre MitarbeiterInnen die Notwendigkeit von Veränderungen verstehen und akzeptieren.

d.Was sind die möglichen Einwände und Befürchtungen in Bezug auf eine Transformation?

Eine digitale Transformation wird die Arbeitsweise und Kultur Ihres Unternehmens dramatisch verändern. Veränderungen können Angst und Furcht auslösen und Meinungsverschiedenheiten hervorrufen. Sammeln Sie zuerst alle möglichen Ängste und Einwände, die sich aus Ihrem Transformationsprojekt ergeben können. Überlegen Sie sich dann, wie Sie auf diese Einwände eingehen und die Ängste lindern können. Um dies effektiv tun zu können, sollten Sie zuerst auf Ihre eigenen Bedenken eingehen. Auf diese Weise können Sie mit gutem Beispiel vorangehen.

e.Wer sollte Ihre digitale Transformation leiten?

Stellen Sie sich diese zentrale Frage, bevor Sie einen Transformationsprozess starten. Vielleicht haben Sie ein Bauchgefühl, doch dieses kann auch mal täuschen.  Der Projektleiter erfordert ein breites Spektrum an Fähigkeiten und nimmt für den Erfolg eine wichtige Rolle ein. Deshalb sollten Sie die Führungsfrage nicht leichtfertig treffen. Darauf werden wir später in diesem Artikel noch genauer eingehen.

2. Kultur: Pflegen Sie eine Kultur, die die Transformation fördert

Die Rolle der Kultur wird im Transformationsprozess oft unterschätzt. Laut der Boston Consulting Group waren Unternehmen, die sich auf Kultur als Bestandteil ihrer digitalen Geschäftsstrategie konzentrierten, in ihrer Transformation fünfmal erfolgreicher als diejenigen Firmen, die die Kultur nicht so stark gewichteten.3 Um neue Arbeitspraktiken zu verankern und Innovation und Zusammenarbeit zu fördern, ist es unerlässlich, dass Sie eine Kultur der Transformation schaffen. Nur so können Sie Ihre MitarbeiterInnen dazu bringen, sich zu engagieren und einen wichtigen Beitrag zum Transformationsprozess zu leisten. Und diese Kultur müssen Sie fortlaufend aufrechterhalten, denn die Kultur ist nichts statisches. Zu dieser Kultur gehört, dass Ihre MitarbeiterInnen experimentieren, Fehler machen, lernen und sich entwickeln können, damit neue Ideen generiert und neue Ansätze erprobt werden können.
 
Wenn Sie sich mit dem Thema Kultur befassen, ist es wichtig, Mut und nicht Vorsicht zu belohnen. Menschen sollten schnell scheitern und daraus die richtigen Schlüsse ziehen. Wenn Sie im Rahmen Ihres Projekts zur digitalen Transformation keine Transformationskultur schaffen, kann dies zu einer Reihe von Nachteilen führen: 

  • Eine unmotivierte Belegschaft wird nicht in der Lage sein, neue Prozesse und neue Technologien rasch und erfolgreich zu übernehmen. 
  • Eine fehlende Abstimmung zwischen anders tickenden Teams und Individuen wirkt sich negativ auf die Umsetzung Ihrer strategischen Ziele aus.

3. Führung: Setzen Sie auf die richtigen Leute, die die Transformation vorantreiben

Wer sollte Ihre digitale Transformation leiten? Wie bereits erwähnt, ist die Wahl der Führungsperson keine leichte Aufgabe. Denn diese Person muss die richtigen technischen und Soft Skills aufweisen, um alle MitarbeiterInnen hinter Ihrer Vision und Ihren Zielen zu versammeln. Unternehmen ziehen häufig externe Berater hinzu, um Transformationsprojekte zu leiten. Auch wenn externe Unterstützung und Fachwissen erforderlich sind, sollte dies durch ein Team von „Insidern“ ergänzt werden, die das Unternehmen und seine Ziele kennen und denen Sie blind vertrauen können. Das Abhalten von “Train-the-Trainer”-Seminaren ist eine effektive Möglichkeit, Veränderungen anzustossen.
 
Führungskräfte sollten bei der Auswahl von Transformations-Leads vorsichtig sein. Projekte zur digitalen Transformation erfordern ein funktionsübergreifendes Team mit einer Mischung aus technischem Fachwissen und emotionaler Intelligenz. Darüber hinaus müssen Führungskräfte sicherstellen, dass ihre digitale Geschäftsstrategie vom Management einheitlich umgesetzt wird, ohne dass einzelne Mitglieder jeweils separate Ziele verfolgen. 

Emotionale Intelligenz wird im Transformationsprozess häufig unterschätzt. Emotional intelligente Transformations-Leads sind von entscheidender Bedeutung um:

  • Buy-ins von Ihren MitarbeiterInnen zu erhalten, 
  • Bedenken auszuräumen und Ängste abzubauen,
  • MitarbeiterInnen für die Chancen einer transformierten Organisation zu begeistern.

4. Kommunikation:  Der Schlüssel zur internen Abstimmung im Transformationsprozess 

Kommunikation ist in einem Transformationsprozess zentral. Ohne das Buy-in von den MitarbeiterInnen kann sich ein Unternehmen nie erfolgreich und nachhaltig transformieren. Daher sollte eine klare Kommunikation während des gesamten Transformationsprozesses oberste Priorität haben. Um während Ihrer digitalen Transformation effektiv zu kommunizieren, sollten folgende Techniken in Betracht gezogen werden:

  • Regelmässige Updates zum Projektfortschritt 
  • Interne Blogs zum Austausch von Updates und Erkenntnissen 
  • Foren zur Diskussion über Tools wie Slack und Teams
  • Regelmässige Umfragen, um Feedback einzuholen
  • Auswertung von Analysen und Daten, um die Akzeptanz zu verfolgen und Verbesserungsbereiche hervorzuheben

Dank dieser Techniken stellen Sie nicht nur die Ziele der Transformation klar, sondern erhöhen auch die Transparenz und Akzeptanz für die Transformation. Je mehr Mitsprache die Beteiligten haben und sich verstanden fühlen, je besser wird Ihr Transformationprozess von statten gehen.

5. Technologie: Wählen Sie Tools, die den Transformationsprozess unterstützen

Bis 2022 werden Unternehmen schätzungsweise fast 2 Billionen Euro für digitale Transformationsprojekte ausgeben, wobei ein Grossteil dieser Investitionen in die Technologie selbst fliesst. Mit der Einführung von digitaler Transformation versuchen Führungskräfte:

  • die Effizienz zu steigern
  • Kosten zu reduzieren
  • Mehrwert für ihre Kunden zu schaffen

Es versteht sich daher von selbst, dass Unternehmen bei der Auswahl der digitalen Tools für ihre Transformationsprojekte äusserst selektiv vorgehen müssen. Achten Sie daher auf folgende Punkte, wenn Sie neue Technologien recherchieren, evaluieren und budgetieren:

Bestimmen Sie den beabsichtigten Einsatz der Technologie

Die Auswahl der richtigen Technologie sollte eindeutig mit der Gesamtstrategie des Unternehmens und der digitalen Transformation in Einklang sein. Haben Sie keine Angst, während dieses Prozesses scheinbar “dumme” Fragen zu stellen, da ein umfassendes Verständnis entscheidend ist, bevor Sie Entscheidungen treffen.

Beachten Sie die Fähigkeiten und Bedürfnisse der zukünftigen NutzerInnen

Mit einer Vielzahl unterschiedlicher Plattformen und Softwares ist es leicht, sich in einem Meer von Funktionen, Schnittstellen und Lösungen zu verlieren. Achten Sie darauf, welche Bedürfnisse die zukünftigen NutzerInnen an ein neues Tool haben. Bei der Auswahl von Tools ist es wichtig, die Fähigkeiten Ihrer MitarbeiterInnen zu bewerten und sicherzustellen, dass die von Ihnen gewählte Lösung benutzerfreundlich ist, solide Unterstützung bietet und es Einzelpersonen ermöglicht, das Tool in vollem Umfang zu nutzen.

Machen Sie das Beste aus Ihrem Transformationsprozess

Obwohl klar ist, dass es keine schnelle Lösung für eine Transformation gibt, können Sie eine Reihe einfacher Schritte ausführen, um sicherzustellen, dass Ihr Transformationsprojekt den bestmöglichen Start erhält. Wenn Sie sich gründlich vorbereiten, eine Transformationskultur pflegen, sicherstellen, dass die richtigen MitarbeiterInnen involviert sind und Technologien auswählen, die den Bedürfnissen Ihrer MitarbeiterInnen entsprechen, sind Sie bereits auf einem guten Weg zu einer erfolgreichen Transformation. 

Wir freuen uns, führenden Unternehmen der digitalen Transformation auf der ganzen Welt dabei zu helfen, erfolgreiche Projekte zu realisieren. Unsere Meeting Management Software verbessert die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und vereinfacht Führungskräften den Weg zur digitalen Transformation.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Sherpany die digitale Transformation in Organisationen unterstützt, können Sie uns kontaktieren.

 


1. ‘The role of Culture in Digital Transformation’, WSJ, 2019.
2. ‘The people power of transformations’, McKinsey, 2017.
3. ‘How to drive a digital transformation: culture is key’, BCG, 2018.

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