Ergebnisprotokoll: Die Tatkraft für Beschlüsse

Protokolle haben für Erfolge und die Gültigkeit der in Meetings getroffenen Beschlüsse eine wegweisende Bedeutung. Eng mit der Meeting-Agenda verknüpft, gestalten sie die geführten Diskussionen nachverfolgbar, verleihen Transparenz und schaffen Verbindlichkeit. Außerdem steht es im Mittelpunkt, Verantwortlichkeit zu erbringen sowie Zuständige für die Erledigung und die Kontrolle des Fortschritts bei Aufgaben zu definieren.

Insgesamt erweist sich ein Sitzungsprotokoll als wesentlich für die Entscheidungsfindung, da sich jene in einem hohen Ausmaß auf die erfolgreiche Nachverfolgung vergangener Beschlüsse stützt. Somit stellen Protokolle nicht nur ein Kontroll- und Erinnerungsinstrument, sondern auch eine wichtige Stütze für unternehmerische Erfolge dar. Andererseits entfalten sie auch eine rechtsbindende Wirkung und sind zum Beispiel bei Board-Meetings aus Compliance-Gründen vorgeschrieben.

Beim Ergebnisprotokoll handelt es sich dabei um die gebräuchliste Form der Niederschrift bei Sitzungen. Hier stellen wir klar heraus, worum es sich dabei – in Abgrenzung zu anderen Protokollarten – handelt und geben Beispiele sowie Tipps für die Erstellung. So gewinnen Sie einen umfassenden Überblick zum Ergebnisprotokoll und können diesbezüglich in Ihrem Unternehmen gezielter sowie erfolgsorientierter vorgehen.
 

Ergebnisprotokoll: Definition

Auch wenn Protokolle für bestimmte Sitzungen rechtlich vorgeschrieben sind, haftet Ihnen – aus genannten Gründen – zu Unrecht der Ruf einer rein administrativen Tätigkeit an. Dies gilt insbesondere für das Ergebnisprotokoll: Denn hier geht es im Gegensatz zum Verlaufsprotokoll darum, lediglich die relevanten, in einer Sitzung getroffenen Beschlüsse zu notieren. Aus diesem Grund weist es auch das Synonym “Beschlussprotokoll” auf.  

Anstatt die gesamten Diskussionen penibel zu notieren, kommen wir hier der wesentlichen Aufgabe nach, die Ergebnisse eines Meetings abzubilden.

Formale Kriterien spielen dabei eine untergeordnete Rolle, so dass auch ein Beschlussprotokoll in Stichworten seine Daseinsberechtigung und seinen Wert aufweist – der Inhalt steht im Vordergrund. Somit sind auch die genauen Wege, um Entscheidungen zu treffen, zumeist irrelevant. Im Zentrum steht die Zusammenfassung der Ergebnisse.

Da ein Ergebnisprotokoll jedoch vor allem konstruktiv und zukunftsorientiert zu betrachten ist, stellt es auch einen Arbeitsauftrag dar. Die darin enthaltenen Beschlüsse, Themen und Ziele haben wenig Wert, wenn nicht Verantwortlichkeit für deren Umsetzung und Überprüfung geschaffen wird. Die Ergebnisse sollten also mit Namen verknüpft sein: Wer zeigt sich für die beschlossenen Maßnahmen und Ziele verantwortlich? Somit stellt das Ergebnisprotokoll zusammen mit dem Meeting-Feedback die Brücke zwischen der Sitzung selbst und ihrer Nachbereitung dar.
 

Die Zwecke eines Ergebnisprotokolls

Alles in allem erfüllt ein Ergebnisprotokoll diese produktiven Zwecke:

1. Die Teilnehmenden sollen sich an die getroffenen Beschlüsse erinnern.

2. Wer nicht an der Sitzung beteiligt war, bekommt einen schnellen, aber umfassenden Überblick zu den zentralen Punkten.

3. Da Verantwortlichkeiten festgelegt werden, dient das Protokoll gleichzeitig als Arbeitsauftrag und Kontrollmechanismus.

4. Es lassen sich Entscheidungen nachverfolgen, so dass einerseits Klarheit über die Zielerreichung herrscht und andererseits wertvolle Schlüsse für zukünftige Entscheidungen getroffen werden können.

Somit erweist sich eine prägnante, durchgängige und einheitliche Protokollierung als ein wichtiger Baustein für den Unternehmenserfolg.
 

Ergebnisprotokoll schreiben: So gelingt die Gestaltung

Wir haben bereits gesehen, dass sich das Ergebnisprotokoll im Gegensatz zum Verlaufsprotokoll auf das Wesentliche – nämlich die Themen und Beschlüsse – beschränkt. Ganze Diskussionen und Herleitungen von Ergebnissen sind hier nicht nachzuzeichnen.

Erfüllt diese Art der Protokollierung also keinen holistischen Anspruch, so sollten doch einige Grundsätze bezüglich des Aufbaus und des Inhalts erfüllt sein. Die Herausforderung liegt darin, alles Wichtige abzubilden, ohne dabei redundante Informationen zu präsentieren.

Der Aufbau: Dies beinhaltet ein gutes Ergebnisprotokoll

Zunächst einmal sollte ein Ergebnisprotokoll vor allem eines sein: logisch, strukturiert und nachvollziehbar aufgebaut. Dabei ist die Chronologie nicht entscheidend. Vielmehr kommt es auf Sachlichkeit und einen schnell zu erfassenden Aufbau an. 

Um den Aufbau also möglichst intuitiv, klar und eindeutig zu gestalten, steht die Gliederung im Fokus. So sollten die unterschiedlichen Themen möglichst präzise geordnet sein. Diesbezüglich kommt es auch auf Kontext an: Ein knapper Überblick zu den jeweiligen Thematiken und zu bereits im Vorfeld geschlossene Maßnahmen helfen enorm weiter.

Gehen wir nun zu den formalen Details des Aufbaus über. Schließlich gilt es für ein zufriedenstellendes und erfolgversprechendes Ergebnisprotokoll einige Punkte zu beachten.
 

Vorlage: Dies sollte ein Ergebnisprotokoll berücksichtigen

Um den Aufbau möglichst einheitlich, konsistent und nachvollziehbar zu gestalten, empfiehlt es sich, eine repräsentative Protokoll-Vorlage zu erstellen. Dies bringt Klarheit in den Prozess, schafft Vergleichbarkeit und erhöht die Effizienz.

Selbstverständlich müssen Sie nicht zwingend mit einer Vorlage arbeiten. Ob eine solche notwendig ist, hängt stark vom jeweiligen Meeting-Typen ab. Für Management-Meetings sind Vorlagen jedoch üblich und machen sich bezahlt.

So oder so sind zumeist folgende grundsätzlichen Punkte Bestandteil des Ergebnisprotokolls:

• Meeting-Titel

• Standort

• Datum und Uhrzeit

• Auflistung der Teilnehmenden

• Ziel der Sitzung

• Sitzungsdokumente

Außerdem gibt es auch einige Details, die – je nach Art des Meetings – zum Ergebnisprotokoll gehören. Somit gehören auch diese Punkte zum Aufbau einer Protokoll-Vorlage:

• Infos zum Meeting-Moderierenden und den Verantwortlichen für einzelne Agenda-Punkte

• Art der jeweiligen Agendapunkte (Information, Diskussion oder Abstimmung / Genehmigung)

• Zielvorgaben (für die Sitzung selbst und für einzelne Agendapunkte)

• Infos zu Entscheidungen und anstehenden Aktionen 

• Abstimmungsergebnisse (je nach Art des Meetings)

Der Inhalt: Vorbereitung und ansprechende Darstellung als Schlüsselfaktoren 

Für den Inhalts des Ergebnisprotokolls sollte bereits im Vorfeld des Meetings ein Konzept feststehen. So zeigt sich dieser – im Sinne einer guten Organisation und hohen Effizienz – eng mit der Erstellung der Agenda verknüpft. Wo eine wertschaffende Agenda essentiell für den Sitzungserfolg ist, lebt auch die Protokollierung von durchdachten Konzepten und einer dezidierten Vorbereitung. Des Weiteren gibt es auch während des Meetings sowie bei der eigentlichen Erstellung des Ergebnisprotokolls einige Punkte zu beachten.

Vorbereitung als Kernkriterium

Auf jeden Fall sollte bereits mit einem ausreichenden Vorlauf zum Meeting der Protokollierende feststehen. Auf diese Weise gelingt eine gewinnbringende Vorbereitung, zu der Folgendes gehört: 

• eine fundierte Einstimmung anhand der aufgestellten Agenda

• das Einholen von Hintergrundinformationen und eine eventuell notwendige Recherche

• gegebenenfalls die Erstellung einer Vorlage für das Ergebnisprotokoll 

Des Weiteren geht es für den Protokollierenden darum, sich auch mental vorzubereiten. Insbesondere für entscheidende und längere Meetings ein aussagekräftige Ergebnisprotokoll zu erstellen, zeigt sich mit hohen Anstrengungen verbunden. 

Während der Sitzung: Das Wesentliche im Blick

Um ein gutes, aussagekräftiges Ergebnisprotokoll zu erstellen, sollte während der Sitzung der Überblick kontinuierlich hoch sein. Die Crux liegt darin, das Wesentliche zu erfassen und gleichzeitig Neutralität sowie Faktentreue zu wahren.

Dabei versteht es sich, dass die Mitschrift zwar sachlich korrekt, aber nicht in Reinschrift sowie orthografisch korrekt erfolgen muss. Ist etwas faktisch nicht eindeutig, sollte es sofort mit einem Fragezeichen markiert werden – Nachfragen bei den Verantwortlichen schaffen die nötige Klarheit.

Insgesamt zählt Folgendes in dieser Phase: 

• Faktentreue: Der Protokollant muss bei der Wahrheit bleiben, Ruhe bewahren und Missverständnisse antizipieren.

• Abkürzungen verwenden: Hier muss noch keine Reinschrift her. Man sollte es sich mit Abkürzungen und Stichworten so einfach wie möglich machen. 

• Thematisch passende Punkte zusammenfassen: Nicht Chronologien, sondern thematische Verknüpfungen stehen im Mittelpunkt. 

• Neutralität hochhalten: Für ein Ergebnisprotokoll ist Objektivität essentiell, so dass auf Wertungen und subjektive Ansichten verzichtet werden sollte. 

• Den Überblick bewahren: Sowohl thematisch als auch situativ sollte der Protokollant alles registrieren.
   

Nach dem Meeting: Inhalte übersichtlich aufbereiten 

Nach dem Abschluss des Meetings sollte die Basis für ein wertschaffendes Ergebnisprotokoll bereits stehen. Bei einer gezielten Vorbereitung und einer sinnvollen, gekonnten Notation während der Sitzung geht es hier nur noch um Folgendes:

1. Das Protokoll wahrheitsgetreu, ansprechend sowie übersichtlich formulieren.

2. Den Überblick wahren und keine wichtigen Informationen vergessen.

3. Das Ergebnisprotokoll schlank halten und auf Randnotizen, die zu einer Überfrachtung führen können, verzichten. (Allerdings müssen auch Unbeteiligte das Protokoll ohne Weiteres nachvollziehen können.)

4. Subjektive Blickwinkel ignorieren und objektiv-neutral formulieren.

5. Das Ergebnisprotokoll vor dem Abschicken auf inhaltliche Richtigkeit kontrollieren.

6. Die Orthographie, Interpunktion und Grammatik kontrollieren.
    

Je nach den Vorgaben Ihres Unternehmen stehen zusätzlich zu den – im Absatz zur Vorlage präsentierten Punkten – womöglich noch weitere Formalitäten im Vordergrund. Nicht nur rechtlich und organisatorisch, sondern auch für eine hohe Übersicht und Vergleichbarkeit können diese eine große Relevanz aufweisen.

Hier noch ein paar Tipps zur Ausdrucksweise:

• einfache Sprache verwenden

• in kurzen Sätzen formulieren (unnötige Nebensätze vermeiden)

• Füllwörter möglichst nicht verwenden

• die Gedankenführung klar gestalten

• auf eine hohe Verständlichkeit fokussieren
  
   

So wählen Sie die richtige Zeitform für Ihr Ergebnisprotokoll

Über die richtige Zeitform für ein Ergebnisprotokoll kann mancherorts Uneinigkeit herrschen. Da es sich um einen in sich abgeschlossenen Vorgang in der Vergangenheit handelt, könnte man meinen, im Präteritum formulieren zu müssen.

Tatsächlich werden Protokolle jedoch in Gegenwartsform – im Präsens – geschrieben. Dies hilft insbesondere unbeteiligten Lesern dabei, sich in die Geschehnisse hineinzuversetzen. Außerdem: Da Ergebnisse im Vordergrund stehen und das Protokoll auch einen Arbeitsauftrag darstellt, kommuniziert diese Zeitform, dass das Besprochene in den internen Prozessen kontinuierlich präsent sein sollte.

Ergo empfiehlt sich die Vergangenheitsform nicht für die Geschehnisse in der Sitzung selbst, sondern nur dann, wenn es um vorangegangene Ereignisse mit Bezug auf das Meeting geht. Ein Beispiel könnte so lauten: “Diese Aufgabenverteilung steht im Zusammenhang mit dem Beschluss, der am Dienstag getroffen wurde.”

Außerdem ist bei der Darstellung von Redebeiträgen auf die Benutzung des Konjunktivs zu achten. Richtig ist hier zumeist der Konjunktiv I (“sei”, “habe”, “komme”, “werde”...).

Fazit: Ein entscheidender Prozess statt bloße Pflichtaufgabe 

Wir haben gesehen, dass es sich bei der Erstellung von Ergebnisprotokollen um vielmehr als eine bloße administrative Tätigkeit handelt. So sichert eine zielgerichtete Protokollierung die Wertschöpfung aus Meetings und macht zu erledigende Arbeitsschritte präsent. Tatsächlich handelt es sich hier um eine wichtige Maßgabe für Unternehmenserfolge. Schließlich erweist sich die Nachverfolgung von Beschlüssen als essentiell für strategische Entscheidungen. 

Stehen beim Ergebnisprotokoll in Abgrenzung zum Verlaufsprotokoll vor allem die Beschlüsse und deren Umsetzung im Vordergrund, so geht es hier um einen klaren Fokus und eine hohe Übersichtlichkeit. Entscheidend ist, dass sich Teilnehmende an die Ergebnisse erinnern und Unbeteiligte diese schnell nachvollziehen können. Dabei lässt sich die Qualität eines Protokolls vor allem am Grad der Strukturierung der nachkommenden Arbeit bemessen.

Insgesamt stehen beim Ergebnisprotokoll sowohl der Aufbau – mit grundsätzlichen Punkten und Spezifika – als auch der Inhalt im Fokus. Bei der Erarbeitung ist in allen drei Phasen – Sitzungsvorbereitung, dem Meeting selbst und der Nachbereitung (zu der die Protokollerstellung selbst gehört) – Konzentration gefordert. Dabei kann ein Ergebnisprotokoll auch eine wichtige Stütze für ein Meeting-Assessment bilden. 

Es lässt sich resümieren, dass sich der in ein Ergebnisprotokoll investierte Aufwand in der Regel deutlich auszahlt. Dabei sollte ein solches zukunftsgewandt und keineswegs nur retrospektiv sein: Ein gutes Ergebnisprotokoll verleiht Beschlüssen die nötige Energie, um sie in die Tat umzusetzen.

Tobias Kortas

Über den Autor

Tobias ist ein erfahrener Texter, der gerne wertvolle Inhalte erstellt. Durch seinen journalistischen Hintergrund hat er einen tiefen Fokus auf Themengebiete wie Meeting Management, digitale Transformation und agile Führung.