Meeting Management

Leitfaden zur Erstellung von Sitzungsprotokollen: Wann, Wieso & Wie Sie ein Protokoll schreiben

Wie schreibt man ein Protokoll? Unser Leitfaden zur Erstellung von Sitzungsprotokollen macht das Protokollieren einfach. Was alles zu beachten ist.

Robert Mitson
Robert Mitson
Executive reviewing the minutes of the previous meeting using Sherpany software

Was ist ein Protokoll? Wozu ein Protokoll schreiben?

Das Protokoll enthält eine Zusammenfassung der Diskussion, der getroffenen Entscheidungen und der zu treffenden Folgemassnahmen, die aus einer Sitzung resultieren. Das Sitzungsprotokoll ist ein sehr nützliches Hilfsmittel – wenn es richtig eingesetzt wird.

Das Erstellen von Protokollen zählt zu den aufwendigsten Aufgaben in der Geschäftswelt – dennoch gilt diese Arbeit als Königsdisziplin in der Administration. Denn die Abschriften der Sitzungen bieten die Möglichkeit, das Gesprochene jederzeit wieder einzusehen. Sie sind wichtige Erinnerungshilfen und manchmal auch wertvolle Beweisstücke.

Sitzungsprotokolle, insbesondere die des Aufsichtsrats (CH: Verwaltungsrat) und der Geschäftsleitung, werden auch vor Gerichten und von Wirtschaftsprüfern als Rechtsdokumente anerkannt. In vielen Fällen, wenn ein Unternehmen vor Gericht gehen muss, um eine Position zu verteidigen oder abzulehnen, wird sich das Gericht auf ein Protokoll verlassen. Wenn eine Entscheidung des Unternehmens nicht im Sitzungsprotokoll festgehalten wurde, gilt dies vor Gericht als Beweis, dass diese nie stattgefunden hat.

 

Protokollieren verbessert die Produktivität des Sitzungsprozesses

Das Protokoll erfüllt aber noch viele weitere wichtige Funktionen. Die Tatsache, dass jemand eine Sitzung protokolliert, kommt der Qualität der Sitzung zugute. Das Protokoll spielt also eine wichtige Rolle dabei, unproduktive Geschäftsmeetings aus unserem Alltag zu eliminieren.

Das Protokollieren hilft dabei, die Sitzung auf Kurs zu halten, indem der Fortschritt aufgezeichnet wird. Es fördert auch die aktive Teilnahme, da die Sitzungsteilnehmenden erkennen, dass das Besprochene tatsächlich wichtig und erwähnenswert ist. Es überrascht nicht, dass Meeting-Wissenschaftler einen signifikanten Zusammenhang zwischen Protokollieren und der empfundenen Effektivität einer Sitzung fanden.

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Sitzungsprotokolle vereinfachen die Umsetzung von Folgemassnahmen

Das Führen eines Protokolls hilft den Sitzungsteilnehmenden auch dabei, jeden Agendapunkt mit der Definition und Zuordnung klarer Aktionselemente abzuschliessen.

Was? Definieren Sie ein spezifisches Aktionselement.
Wer? Beauftragen Sie eine Person, die die Verantwortung dafür übernimmt.
Wann? Legen Sie fest, bis wann die Aktion ausgeführt werden soll.

Dank solcher Aktionselementen erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass die in Sitzungen getroffenen Vereinbarungen pünktlich und erfolgreich umgesetzt werden. Das Protokoll mitsamt Aktionselementen ist somit das wichtigste Instrument zur Sicherstellung von Folgemassnahmen und zur Vorbereitung auf das nächste Meeting. Aus diesem Grund lautet das 8. Prinzip des Azend®-Frameworks für produktives Meeting Management: “Wir führen Protokoll und ordnen klare und prägnante Aktionselemente zu.”

 

Protokollarten-Übersicht: Was ist der Unterschied zwischen einem Verlaufsprotokoll und einem Ergebnisprotokoll?

Im deutschsprachigen Raum, insbesondere aber in Deutschland, underscheidet man zwischen zwei Protokollarten: Dem Verlaufsprotokoll, das alle Inhalte einer Sitzung zusammenfasst, und dem Ergebnisprotokoll, das nur die Kerninhalte einer Sitzung wiedergibt und die Beschlüsse festhält.

 

Was ist ein Verlaufsprotokoll?

Das Verlaufsprotokoll gibt den Ablauf der Sitzung in chronologischer Reihenfolge so genau wie möglich wieder. Die Tagesordnung gilt dabei meist als Verlaufsprotokoll-Vorlage. Zu jedem Punkt auf der Agenda werden folgende Informationen niedergeschrieben:

  • Name des Redners 
  • Beitrag jedes Redners in Stichpunkten 
  • Wichtige Wortmeldungen wie Argumente und Einwände als Zitat
  • Beschlüsse 
  • Zugeteilte Aktionselemente mit verantwortlicher Person und Fristen

Die bestimmende Zeitform des Verlaufsprotokolls ist das Präsens. Der sogenannte Verdichtungsfaktor gibt an, wie stark verdichtet das Gesprächsprotokoll ist: Liest sich das Protokoll einer einstündigen Sitzung in 10 Minuten, beträgt der Verdichtungsfaktor des Sitzungsprotokolls.

 

Wie schreibt man ein Ergebnisprotokoll?

Wenn Sie ein Ergebnisprotokoll schreiben, halten Sie sich viel kürzer als beim Verlaufsprotokoll. Sie fassen lediglich die Ergebnisse und Beschlüsse der Sitzung zusammen, ohne den Verlauf zu dokumentieren. Bei Beschlüssen geben Sie das exakte Abstimmungsergebnis wieder.

 

Protokollarten: Vor- und Nachteile

Dank des Verlaufsprotokolls können die Sitzungsteilnehmenden, aber auch insbesondere Nichtanwesende, genau nachzuvollziehen, wie es zu bestimmten Entscheidungen oder Ergebnissen gekommen ist. Dies kann die Umsetzung nach der Sitzung begünstigen. Die Frage hier ist aber oft, ob das Verlaufsprotokoll überhaupt gelesen wird. 

Das Ergebnisprotokoll ist viel kürzer, gibt daher weniger Aufwand, und hält trotzdem die wichtigsten Punkte eines Meetings fest. Das Ergebnisprotokoll wird daher oft bevorzugt. Bei wichtigen Verhandlungen und sehr formellen Sitzungen wird aber oft ein Verlaufsprotokoll geschrieben.

 

Wann sollten Sie ein Protokoll erstellen?

Die Frage, wann Sie ein Protokoll schreiben und welche Protokollart besser geeignet ist, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab, darunter: die Meeting-Art, die Teilnehmehmenden oder die individuelle Konstitution des Unternehmens. Daher ist es für alle Beteiligten wichtig, vor einer Sitzung jeglicher Art, den Grund der Sitzung, die Rolle jedes*r Teilnehmenden und seine jeweiligen (gesetzlichen) Pflichten zu verstehen.

Im Zweifelsfall sollten aus zuvor genannten Gründen immer ein Protokoll geschrieben werden. Vor allem für formelle Sitzungen, wo geschäftskritische Punkte besprochen und Entscheidungen getroffen werden, sollte immer ein Protokoll geführt werden. Unabhängig davon, ob es sich um ein Management Meeting oder ein Teammeeting auf tieferer Hierarchieebene handelt. Denn das Gesprächsprotokoll ist auch sehr hilfreich für das Alignment innerhalb eines Teams und einer Firma, zum Beispiel wenn jemand eine Sitzung verpasst hat. Eine Studie zeigt jedoch, dass nur in 57 % der untersuchten Sitzungen von Führungskräften Protokolle angefertigt wurden - eine alarmierende Statistik.

 

Technologie für die Protokollführung richtig nutzen: Der Vorteil von Protokoll-Vorlagen

Leider ist die Protokollführung in vielen Organisationen mit grossen Problemen und Zeitverlust verbunden. Erkennen auch Sie einige dieser Situationen? 

  • Keine Protokoll-Vorlagen: Erstellung des Dokuments nimmt viel Zeit in Anspruch 
  • Diskussionen, was genau ins Protokoll gehört
  • Protokolle werden gedruckt an alle Beteiligten ausgehändigt
  • Protokolle werden per E-Mail versandt, wo sie in vollen Postfächern untergehen
  • Verschiedene Formate und fehlende Zugriffsrechte auf Dokumente
  • Protokollant erhält Änderungswünsche über verschiedene Kanäle
  • Unterschiedliche Versionen erhöhen das Fehlerrisiko
  • Protokolle vergangener Sitzungen sind nicht mehr auffindbar (kein zentraler Ort)
  • Protokoll wird erst am nächsten Meeting genehmigt, was Gruppenzeit verschwendet und Nachfolge-Aufgaben verzögert

Die meisten dieser Probleme sind darauf zurückzuführen, dass das volle Potenzial der Technologie im Protokoll-Prozess nicht ausgeschöpft wird. Dabei wäre es so einfach: Eine Meeting Management Software vereinfacht die Protokollführung enorm. Anhand der Meeting-Agenda wird bereits eine Protokoll-Vorlage erstellt, die dann direkt in der Software ausgefüllt werden kann. Nach dem Meeting können die Teilnehmenden direkt darauf zurückgreifen, Änderungen wünschen und das Protokoll genehmigen. Dank dieser Protokoll-Software gehen Gesprächsprotokolle in der Zukunft auch nicht verloren, sondern sind an einem zentralen Ort auffindbar.

 

Wie schreibt man ein Protokoll? Der Leitfaden für Sitzungsprotokolle

Wie ist ein Protokoll aufgebaut? Wann ist ein Protokoll gültig? Wer genehmigt das Sitzungsprotokoll, sobald es erstellt wurde? 

Laden Sie unseren Leitfaden für Sitzungsprotokolle herunter, um sich einen Überblick über diese Details zu verschaffen und wichtige Tipps zu erhalten. Sie erhalten auch Zugang zu einer Protokoll-Checkliste und zu einigen Beispielen aus der Praxis, wie Protokolle richtig geschrieben werden.
 

Leitfaden zur Erstellung von Sitzungsprotokollen

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Robert Mitson
Robert Mitson
Über den Autor
Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.