Meeting-Kosten: Status quo und wie Sie von Ihren zeitlichen Investitionen profitieren

“Zeit ist Geld” – dieses Zitat von Benjamin Franklin ist weltberühmt: Was vielfach eine gelebte Maxime darstellt, findet im Meeting-Kontext nur allzu selten Anwendung. Dabei investieren Unternehmen oft ungeahnt hohe Summen in Meetings. Wie viel sie ihnen tatsächlich kosten, können sich die meisten Organisationen gar nicht ausmalen.

So viel vorweg: Unproduktive Meetings sind ein Problem, mit dem sich insbesondere Vorstände, Direktoren und Führungskräfte eindringlich beschäftigen sollten. Positiv ausgedrückt: Bereits bei leichten Verbesserungen lässt es sich ungemein profitieren. 

Dabei ist der Handlungsbedarf nicht zu unterschätzen. Denn die Arbeitszeit von insbesondere Führungskräften erweist sich als äußerst kostbar: Um das Beste aus ihrem Arbeitstag und dem ihrer Teams herauszuholen, müssen sie diszipliniert arbeiten und sich bemühen, den größtmöglichen Wert für ihr Unternehmen zu schaffen.¹ 

Dabei stellt sich insbesondere die für Sitzungen aufgebrachte Zeit als erfolgsentscheidend heraus. Laut dem Meeting-Experten Paul Axtell "sind Meetings das Herzstück einer effektiven Organisation – und jedes Meeting ist eine Gelegenheit, Fragen zu klären, neue Richtungen vorzugeben, den Fokus zu schärfen, eine Ausrichtung zu schaffen und Ziele voranzubringen".² Das macht sie in der Regel zum Instrument der Wahl für Führungskräfte.

Meetings: Schlüssel-Instrumente für den Unternehmenserfolg

Studien zeigen, dass Meetings Schlüssel-Instrumente für den Erfolg eines Unternehmens sind: In den vergangenen 50 Jahren haben ihre Anzahl und Dauer stetig zugenommen.³

Gegenwärtig wenden Führungskräfte in der Geschäftsleitung im Durchschnitt 23 Stunden pro Woche für die Teilnahme an Meetings auf. Zum Vergleich: In den 1960er-Jahren waren es noch etwa zehn Stunden pro Woche. 

Dies lässt nun zweierlei Schlüsse zu:

1. Die in Meetings verbrachte Zeit sollte reduziert werden, ohne dabei an Resultaten einzubüßen.

2. Wenn Führungskräfte schon derart viel Zeit in Meetings verbringen, sollte diese auch effizient genutzt werden.

Sherpany setzt sich klar für ein exzellentes Meeting Management ein: Jedes Meeting soll zählen. Dies bedeutet, Sitzungen konsequent zu optimieren. Schließlich liegt das Problem nicht bei Meetings an sich, sondern bei einer unzureichenden Ausführung. Folglich geht es darum, Zeit effizienter zu nutzen. 

So viel kostet ungenutzte Meeting-Zeit

Jede Minute, die in unproduktiven Meetings verbracht wird, geht zum Nachteil der Individualarbeit, Kreativität und Effizienz. Opportunitätskosten spielen eine fundamentale Rolle, insbesondere wenn unnötige Besprechungen die so ungemein wichtige “Tiefenarbeit” unterbrechen – anstatt sie durch relevante Inhalte und Impulse zu unterstützen.

Laut Cal Newport, Professor für Informatik an der Georgetown University, ist “deep work” ein Begriff, der die Fähigkeit beschreibt, sich ohne Ablenkung auf anspruchsvolle kognitive Aufgaben zu konzentrieren.⁴ Wenn diese Unterbrechungen zu häufig vorkommen, neigen Menschen zu späten Arbeitszeiten oder zur Wochenendarbeit, um Aufgaben konzentriert und in einer ruhigen Atmosphäre zu erledigen.

Wenn Zeit Geld ist, sind Meetings für Unternehmen eine bedeutende finanzielle Investition. So rechnen Meeting-Experten für geplante persönliche Geschäftstreffen (interne Team-Meetings / Trainings) im Jahr 2023 in Europa mit Kosten von 554 $ pro Teilnehmer.⁵ Ferner geht Dirk Schmachtenberg, Geschäftsführer der Technologieberatung Plan D, in einem Interview davon aus, dass die meisten Meetings Kosten jenseits von 1.000 € pro Stunde verursachen.⁶ Vor diesem Hintergrund kommt ein Schluss deutlich zum Tragen: Es handelt sich um Zeit, die möglichst verantwortungsbewusst genutzt werden sollte.

Meeting-Kosten-Rechner: Wie teuer Unproduktivität ist

Die monetären Kosten werden noch deutlicher, wenn man Meetings der obersten Führungsebene betrachtet. Mit Hilfe unseres Meeting-Kosten-Rechners können wir leicht eine Einschätzung zu den in Management-Meetings investierten Gehaltskosten pro Jahr gewinnen.

Exemplarisch nehmen wir die folgenden Parameter daher: 

• 100 Führungskräfte im Unternehmen

• ein durchschnittliches jährliches Gehalt von 100.000 €

• durchschnittlich 45 Stunden an Arbeitszeit pro Woche 

• 23 Stunden wöchentlich in Meetings verbrachte Zeit (durchschnittliche Zeit, die Manager in Meetings verbringen) 

• 50 % Produktivität in Meetings (Schätzung vom führenden Meeting-Experten Steven Rogelberg) 

Tipp: Passen Sie diese Werte in unserem Meeting-Kosten-Rechner sehr gerne auf die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen an, um individuell passende Werte zu erhalten.

Hintergrund: Meetings lassen sich als produktiv bezeichnen, wenn sie klaren Zielen dienen und ein eindeutiger Fortschritt ersichtlich ist. Wichtige Kennwerte sind eine eindeutige Agenda (am besten in Fragen formuliert), klar zielorientierte Diskussionen, das Treffen von Entscheidungen und der Übergang zu Folgemaßnahmen (Aktionsplan).

Insgesamt ergibt sich in dem obigen Beispiel ein Einsparpotenzial von 2,55 Millionen Euro (50 % der gesamten Meeting-Kosten von 5,11 Millionen Euro) – dieses sieht sich umgesetzt, wenn schließlich 100 % der Sitzungen produktiv sind. Pro Person könnte man in diesem Fall 25.500 € im Jahr sparen, also in etwa ein Viertel der jeweiligen Personalkosten von 100.000 € (ungefähr die Hälfte der Arbeitszeit wird in Meetings verbracht und die Hälfte davon ist produktiv). In diesem hypothetischen Fall könnten Sie 511.000 € pro Jahr an ineffektiv genutzten Gehaltskosten vermeiden, wenn Sie nur 10 % Ihrer Meeting-Zeit von unproduktiv auf produktiv umstellen.

Hier eine Grafik (Auszug aus unserem Meeting-Kosten-Rechner) zur Veranschaulichung dieses hypothetischen Falls:

Die Kosten verschiedener Meeting-Arten

Das oben genannte Beispiel gibt eine Vorstellung von den Personalkosten, die ein Unternehmen – hier hypothetisch – jährlich in Management-Meetings investiert. Um nun ein dezidiertes Optimierungspotenzial im Blick zu haben, lohnt es sich, Kosten über verschiedene Meeting-Arten hinweg zu betrachten. 

Es lassen sich folgende formale Sitzungen daher nehmen:

• Verwaltungs- und Aufsichtsratssitzungen

• Management-Meetings

• Lenkungsausschuss-Sitzungen

• Team-Meetings

• Projektbesprechungen

Die Kosten im Board-Bereich (Aufsichts- und Verwaltungsräte)

Es lässt sich erahnen, dass Aufsichtsratssitzungen (CH: Verwaltungsratssitzungen) pro individueller Ausgabe die höchsten Kosten verursachen. So werden die Mitglieder dieses Gremiums faktisch – mehr oder weniger – allein für diese Sitzungen bezahlt, so dass der Kapitalaufwand pro Sitzung – bei diesen hoch dotierten Positionen – äußerst hoch ausfällt. 

Gehen wir in einer modellhaften Rechnung von einer Vergütung von 50.000 € pro Teilnehmendem im Jahr sowie acht Mitgliedern im Gremium und acht Sitzungen im Jahr aus, so ergeben sich Kosten pro individueller Sitzungen von ebenfalls 50.000 € (50.000 * 8/ 8).

Dass Sitzungen im Board-Bereich vergleichsweise selten sind, mäßigt die jährlichen Kosten. Es gilt allerdings zu beachten, dass insbesondere Konzerne aus mehreren Gesellschaften bestehen und gleich über eine Reihe von Gremien verfügen, was die jährlichen Meeting-Kosten wiederum signifikant erhöht.

Andere Meeting-Arten im Vergleich

Zum Vergleich: Ein Top-Management-Meeting (C-Level) zieht geringere Kosten nach sich, die aber immer noch sehr hoch sind. Gehen wir von acht beteiligten Personen, einer durchschnittlichen Dauer von vier Stunden sowie einem durchschnittlichen Gehalt pro Stunde von 190 € aus, so kommen wir auf mehr als 6.000 € (190*8*4). Allerdings sind diese Sitzungen deutlich häufiger als Board-Meetings – durchschnittlich zweiwöchentlich –, was die jährlichen Kosten im Vergleich deutlich anhebt. 

Aufgrund geringer Gehaltskosten pro Stunde und einer geringeren Dauer, kosten Lenkungsausschuss-Sitzungen (2 Stunden), Team-Meetings (3 Stunden) und Projektbesprechungen (3 Stunden) in dieser modellhaften Rechnung sogar deutlich weniger: zwischen 1.300 und 1.500 € pro Sitzung – jedoch immer noch ein Budget, für das ein äußerst bedachter Umgang gefragt ist.

Zum Beispiel kommt man für ein Team-Meeting mit sieben Teilnehmenden, einer Dauer von drei Stunden und einem durchschnittlichen Gehalt pro Stunde von 63 € auf Kosten von 1.323 € pro Sitzung (3*7*63). 
 

Je nach der Häufigkeit der jeweiligen Meeting-Arten ist von ganz anderen Verhältnissen bei den jährlichen Kosten auszugehen. So fallen zum Beispiel Board-Meetings bei vergleichsweise äußerst wenigen Sitzungen pro Jahr – trotz ihrer hohen individuellen Kosten – nicht allzu sehr ins Gewicht. Dagegen machen tatsächlich Team-Meetings – aufgrund ihrer sehr hohen relativen Häufigkeit und deutlich mehr involvierten Personen – die höchsten jährlichen Kosten aus. Passend dazu verbringen Angestellte durchschnittlich bis zu 40 % ihrer Arbeitszeit in Meetings, bei einer 40-Stunden-Woche entspricht dies in etwa drei Stunden in Besprechungen pro Tag.⁷ 

Zeit muss effizient genutzt sein, um Unternehmensziele zu erreichen

Die oben präsentierten Rechnungen offenbaren vor allem Folgendes: Meeting-Zeit sollte gut durchdacht genutzt werden, um adäquate Mehrwerte aus ihr zu schöpfen. Der Board-Bereich – gefolgt von der Top-Management-Ebene – profitiert am meisten von einer hohen Meeting-Effizienz, wobei auch Besprechungen unterer Hierarchieebenen wohl überlegt sein müssen. 

Die Herausforderung lautet also, möglichst viele Meetings möglichst weitreichend zu optimieren, um zu mehr produktiv genutzter Meeting-Zeit zu gelangen. 

Übergeordnet steht es im Vordergrund, die Arbeitszeit – insbesondere von Führungskräften – effizienter zu nutzen. Dabei geht es bei der Nutzung von Meeting-Zeit um nichts anderes als die eigenen Unternehmensziele. Und wenn Top-Level-Meetings diesen nicht dienen, warum sollten Sie dann ungeändert an ihnen festhalten? 

Sacha Gerber, CFO der Calida Gruppe, äußert sich in unserer entsprechenden Fallstudie passend dazu folgendermaßen: “Zeit ist Geld. Wenn wir uns treffen, dann soll das auch effizient ablaufen.”

Die Folgen ungenutzter Meeting-Kosten

Für den Unternehmensalltag können hohe ungenutzte Meeting-Kosten Folgendes bedeuten:

• Potenziale werden nicht genutzt: Unternehmen zahlen hohe Gehälter, aber setzen diese nicht konsequent für die Zielerreichung ein.

• Führungskräfte konzentrieren sich schlichtweg als Teil der internen Erwartungshaltung auf Meetings, anstatt diese als ein klares Instrument zur Zielerreichung zu betrachten.

• Führungskräfte verspüren eine innere Müdigkeit und stellen sich Sinnfragen: Warum verbringe ich Zeit in unproduktiven Meetings, statt meinen inneren Vorwärtsdrang (Aufgaben erledigen) stillen zu können?

Der positive ROI: Wie lässt sich Meeting-Zeit besser nutzen?

Trotz einiger Verbesserungsstrategien fällt es vielen Unternehmen nach wie vor schwer, die Rentabilität ihrer Investitionen in Meetings zu bewerten. Im nächsten Schritt bilden konkrete Maßnahmen, um diese in angemessene Erträge umzuwandeln, noch einmal eine enorme Herausforderung. 

Die meisten Organisationen schränken beispielsweise kaum ein, wer unter welchen Voraussetzungen ein Meeting ansetzen darf. Das Ergebnis: Die Zusammenkünfte werden ohne die geringste Rücksicht auf die Zeit oder die Kosten angesetzt. 

Bei alledem sind Meetings durchaus wichtig, um Zusammenarbeit, Kreativität und Innovationen zu ermöglichen. Wenn sie effektiv genutzt werden, fördern sie Beziehungen, gewährleisten einen angemessenen Informationsfluss und liefern klare Mehrwerte – Werte, für die sich Investitionen lohnen.

Drei wichtige Punkte, um den ROI Ihrer Meetings zu steigern

Um Meetings in leistungsfähige Instrumente umzuwandeln, können die drei folgenden Hauptaspekte helfen.

1. Die Meeting-Praktiken rekapitulieren

Zunächst geht es um die Menschen, die in Ihrer Organisation arbeiten:

• Was für eine Meeting-Kultur ist vorherrschend? 

• Wie setzen die Vertreter der oberen Führungsebene ihre Sitzungen um? 

• Gibt es eine klare Meeting-Leitung und ist sie für diese Rolle gut genug ausgebildet? 

• Wie werden formale Meetings allgemein wahrgenommen? 

• Welche Vor- und Nachteile hat der Status quo? 

Eine Bewertung der Meeting-Praktiken in Ihrem Unternehmen kann zu einer klaren Identifizierung spezifischer, relevanter Probleme führen. Diese bilden einen starken Indikator dafür, wo Verbesserungen erforderlich sind, um Meetings zeit- und kosteneffizient zu gestalten.

2. Klare Regeln und Prozesse implementieren

Schließlich geht es auch um Ihr Unternehmen selbst: Es sind klare Regeln und Prozesse vonnöten. Elementar wichtig ist eine Reihe von Organisations- und Workflow-Mustern, welche die Ausrichtung, Zusammenarbeit sowie die Durchführung von Meetings fördern. Diese verleihen die nötige Stabilität, um angemessen agieren zu können und zeitliche Investitionen in Meetings effizient sowie zielgerichtet zu nutzen.

3. Die richtige Technologie nutzen 

Schließlich geht es darum, Prozesse zu automatisieren und zu rationalisieren: In diesem Sinne ist die Technologie ein Haupttreiber. Unternehmen, welche die richtigen technologischen Lösungen einsetzen, verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil und haben eine höhere Wahrscheinlichkeit, die Effizienz und Produktivität ihrer Meetings zu steigern. 

Um also Sitzungen als meistgenutztes Führungsinstrument effizient zu gestalten, macht sich die Investition in eine Meeting-Management-Lösung schnell bezahlt: Angesichts der immensen “versteckten Kosten” frequent eingesetzter zeitlicher Ressourcen liegen die Chancen eines positiven ROIs äußerst hoch. Wie wir gesehen haben, bedeuten bereits 10 % mehr produktive Meetings einen erheblichen Unterschied.

Erfolgreiche Fallbeispiele für effizientes Meeting Management

Großzügige Steigerungen dank dezidiert eingesetzter Technologie sind dabei alles andere als unrealistisch: So hat es zum Beispiel die Airline Assistance Switzerland (AAS) durch die Nutzung unserer Meeting-Management-Lösung und unserer Excellent Meeting Journey (Aktionspunkte für optimierte Meetings) geschafft, den Zeitaufwand für ihre Meetings um die Hälfte zu reduzieren – ein unschätzbarer Effizienzgewinn im Sinne eines äußerst positiven ROI (mehr dazu in unserer Fallstudie mit der AAS zu exzellenten Meetings). 

Des Weiteren profitiert die EHL Gruppe (Ecole hôtelière de Lausanne) durch die Sherpany-Nutzung von einer gestiegenen Produktivität: "Die Assistenten, Führungskräfte und Vorstandsmitglieder sparen Stunden an Arbeit. Wir sind effizienter und sparen Geld", berichtet Verwaltungsratspräsident Dr. Carole Ackermann in unserer Fallstudie mit der EHL zu verbesserten Meetings.

Auch ging der ehemalige CEO der Zuger Kantonalbank, Pascal Niquille, davon aus, durch Sherpany wöchentlich mindestens sechs Stunden allein an Meeting-Vorbereitung zu sparen (mehr dazu in dieser Fallstudie mit der Zuger Kantonalbank). 

Fazit: Investitionen in Meetings sinnvoll nutzen 

Angesichts erheblicher zeitlicher Aufwände, die für unproduktive Meetings mehr oder weniger ungenutzt verfallen, herrscht ein klarer Handlungsbedarf: Durch Unproduktivität entstehen immense Kosten. Ergo sollte Meeting-Zeit so effizient wie möglich genutzt werden, um sie bedeutungsvoll zu gestalten und einen positiven ROI zu erzielen. 

Unternehmen sollten damit beginnen, sie als eine wertvolle Ressource wahrzunehmen. Dies gilt auch für einzelne Personen: Wer eine Sitzung anberaumt, muss sich der damit einhergehenden Verantwortung bewusst sein – die Zeit der Teilnehmenden darf keiner Verschwendung unterliegen.

Wo Meetings das meistgenutzte Führungsinstrument sind, sollte Unproduktivität keineswegs als ein notwendiges Übel gelten. Vielmehr geht es darum, Sitzungen konsequent effizienter zu nutzen, um durch sie zu echten positiven Wirkungen und zählbaren Resultaten zu gelangen. Um dem gerecht zu werden und mit Meetings sicher einen positiven ROI zu erzielen, braucht es das nötige Wissen, zielgerichtete Prozesse und die richtige Technologie.

1 "Your Scarcest Resource", Michael Mankins, Chris Brahm und Greg Caimi, Harvard Business Review. 2014.

2 "Meetings Matter: 8 Powerful Strategies for Remarkable Conversations", Paul Axtell, 2015.

3 "The Science and Fiction of Meetings", Steven G. Rogelberg, Cliff Scott und John Kello, MIT Sloan Management Review, 2007.

4 "Halte à la folie des réunions", Eunice Eun, Constance Noonan Hadley, Leslie A. Perlow, Harvard Business Review, 2018.

5 "Kosten pro Teilnehmer der geplanten persönlichen Meetings im Jahr 2023 weltweit nach Art der Veranstaltung und Region", Statista, 2023.

6 "Die meisten Meetings kosten mehr als 1000 Euro pro Stunde", n-tv, 2023.

7 "Why companies continue to have terrible meetings?", Sherpany, 2023.

Tobias Kortas

Über den Autor

Tobias ist ein erfahrener Texter, der gerne wertvolle Inhalte erstellt. Durch seinen journalistischen Hintergrund hat er einen tiefen Fokus auf Themengebiete wie Meeting Management, digitale Transformation und agile Führung.