Leitfaden zur Erstellung von Sitzungsprotokollen Wann, Wieso & Wie Sie Protokolle erstellen

Wieso Sitzungsprotokolle?

Das Meeting-protokoll wird allgemein als Dokumentation der Entscheidungen, die während der Sitzungen getroffen werden, anerkannt und wird in der Regel von einem Sekretär oder einem anderen benannten Mitarbeiter aufgezeichnet. Sitzungsprotokolle, insbesondere die des Verwaltungsrats, werden auch vor Gerichten und von Wirtschaftsprüfern als Rechtsdokumente anerkannt. In vielen Fällen, wenn ein Unternehmen vor Gericht gehen muss, um eine Position zu verteidigen oder abzulehnen, wird sich das Gericht auf ein Protokoll verlassen. Wenn eine Entscheidung des Unternehmens nicht im Sitzungsprotokoll festgehalten wurde, gilt dies vor Gericht als Beweis, dass diese nie stattgefunden hat.

Wann sollte ein Protokoll geschrieben werden?

Die Frage, wann ein Protokoll erstellt werden soll, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab, darunter: die Sitzungsart, die Region in der das Meeting stattfand, der Unternehmenssektor und die individuelle Konstitution des Unternehmens. Daher ist es für alle Beteiligten wichtig, vor einer Vorstandssitzung jeglicher Art, den Grund der Sitzung, die Rolle jedes Mitglieds und seine jeweiligen gesetzlichen Pflichten zu verstehen.

In Frankreich beispielsweise ist die offizielle Empfehlung des IFA, des Institut Français des Administrateurs, die Formalisierung der Sitzungsprotokolle des Verwaltungsrates. ICSA, das Governance Institute, definiert die Sitzungen des Verwaltungsrats hingegen ausdrücklich als die "höchste Form der internen Entscheidungsfindung eines Unternehmens". Gemäß dieser Definition gelten Sitzungsprotokolle als die genauesten internen Aufzeichnungen dieser Sitzungen für diese einzelne Organisation betrachtet und werden nicht zur Interpretation durch einen Dritten aufgezeichnet.

Was sind also die Elemente, die in Bezug auf den Stil und das Format des Sitzungsprotokolls zu berücksichtigen sind? Wer genehmigt das Sitzungsprotokoll, sobald es erstellt wurde? Wie werden Protokolle veröffentlicht und wer hat danach Zugang darauf?

Laden Sie den Leitfaden herunter, um sich einen Überblick über diese Details zu verschaffen. Sie erhalten auch Zugang zu einer Checkliste für die Protokollierung und zu einigen Beispielen aus der Praxis für die Protokollierung von Sitzungen.