Meeting Management

Richtig Notizen machen: So steigern Sie Ihre Meeting-Leistung

Sich individuell Notizen zu machen, gestaltet Meetings ertragreicher. Ein guter Überblick, einige Tipps und die richtige Methodik helfen sehr. In diesem Artikel erläutern wir, wie Sie Notizen effektiv nutzen können.

Tobias Kortas
Tobias Kortas
Businessman taking meeting notes with the pen on his iPad

Notizen zu machen, wird häufig unterschätzt. Tatsächlich handelt es sich hier jedoch um ein sehr zentrales Anliegen: So entscheiden Notizen oft über Erfolg und Misserfolg. Sie bilden ein wichtiges Kriterium, um Ergebnisse zu festigen, sie zu rekapitulieren und in einen konkreten Aktionsplan zu transferieren.

Bei Meetings verhält sich dies nicht anders: In diesem sehr sozialen Kontext schaffen gerade unsere individuellen Verhaltensweisen – wie das Notizen machen – die höchsten Mehrwerte. Dieser Prozess fördert – vor allem mit dem richtigen System – die Produktivität und schafft gedankliche Brücken. Gemäß dem dienen die richtigen Notizen als eine kurze Zusammenfassung von Meetings und als Diskursmarker, auf den es sich zu einem späteren Zeitpunkt zurückgreifen lässt. 

Dieser Artikel befasst sich mit der Bedeutung von Notizen, deren effektiver Gestaltung und ihre Funktion in Bezug auf Meetings. Denn fest steht: Wenn wir unsere individuelle Leistung anhand von Notizen optimieren, erzielen wir auch kollektive Erfolge. 

 

Notizen machen: Entscheidend für Meeting-Erfolge

Bei Notizen handelt es sich um eine unterbewertete Komponente der Sitzungsproduktivität. Umso mehr lässt es sich von ihnen profitieren. Schließlich festigen die richtigen Notizen die Inhalte von Meetings, verleihen ihnen einen Nachhall und schaffen im besten Fall wertvolle Verbindungen zu anderen Themen.

Die wichtigsten Unterscheidungen zwischen Protokollen und Notizen lauten wie folgt: 

 

Protokolle

Notizen

Sowohl Protokolle als auch Notizen

Für alle Teilnehmenden

Hauptsächlich für Einzelpersonen 

Stellen eine Aufzeichnung von Diskussionen, Entscheidungen und Aktionen bereit. 

Formell

Informell

Geben einen Überblick über Uhrzeit, Datum, Titel, Ort und Teilnehmende eines Meetings. 

Strukturiert

Frei fließend

Helfen dabei, Verantwortlichkeit für Aufgaben und Ergebnisse sicherzustellen. 

 

Somit gibt es grundlegende Ähnlichkeiten zwischen Protokollen und Notizen – beides sind Dokumente, die das Geschehen in Sitzungen aufzeichnen. 

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Warum Notizen machen?

Unterscheidet man bei der Protokollierung grundsätzlich zwischen Ergebnisprotokollen für die Festigung von Beschlüssen und Verlaufsprotokollen für eine genaue Aufzeichnung, so können auch Meeting-Notizen verschiedene Zwecke und Gangarten aufweisen:

  • Notizen für individuelle Zwecke

  • Notizen für kollektive Zwecke, zum Beispiel um Kollegen zu informieren

  • Notizen als Grundlage für das Sitzungsprotokoll

  • digitale Notizen für die asynchrone Kommunikation

  • Notizen als Grundlage für Berichterstattungen, wie zum Beispiel an die Geschäftsführung

Generell liefern sie einen klaren Überblick über individuelle Rollen in Projekten und Initiativen. Sie helfen auch dabei, die Synergien zwischen der eigenen Rolle und jenen anderer Teilnehmender zu verstehen. 

Wenn Sie sich Notizen machen, können Sie die Diskussionen und die daraus resultierenden Aktionen verfolgen und zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückgreifen.

 

Meeting-Notizen helfen dabei, ein retrospektives Bild des Diskurses von Projekten und Initiativen zu erstellen. Mit ihnen können wir aus Fehlern lernen und Erfolge sichern.


Wie kann ich Notizen machen?

Richtig Notizen machen: Das bedeutet, einen kurzen und bündigen Überblick über den Verlauf und die Ergebnisse eines Meetings zu liefern. Obwohl Notizen in der Regel weniger strukturiert und formell als Protokolle sind, müssen sie dennoch eine gewisse Struktur aufweisen, um Konsistenz und Klarheit zu gewährleisten. 

Wo Protokolle eher eine Gesamtübersicht bieten, enthalten Notizen Details über Folgendes:

  • die individuellen Outcomes einer Person

  • die Erfahrungen während des Projektes

  • Ideen und Ansätze, um sich in Zukunft zu verbessern

Hier sind fünf einfache Schritte, um Notizen in Meetings effektiv zu erstellen: 

 

1. Sich an der Agenda orientieren

Notizen machen: Dies bedeutet in Sitzungen zumeist, sich an der Meeting-Agenda zu orientieren. Sobald die Agenda festgelegt ist, können Sie sinnvolle und schöne Notizen machen. 

Es gibt zweierlei Möglichkeiten: Entweder können Sie die Agenda selbst als Ausgangspunkt verwenden und mit Anmerkungen versehen oder sie zur Strukturierung Ihrer Notizen verwenden. 

Folgendes lässt sich ableiten: 

  • Uhrzeit, Datum, Titel und Ort des Meetings

  • andere Teilnehmende 

  • Ziele und Vorgaben des Meetings und jeder Agendapunkt

Diese Details sind von unschätzbarem Wert, wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt auf Ihre Mitschrift zurückgreifen, was eine der Hauptfunktionen von Notizen ist. 

 

2. Einer klaren Struktur folgen

Am besten lassen sich Notizen machen, indem Sie einer klaren und einheitlichen Struktur folgen: Durch einen konsistenten Rahmen für persönliche Reflexionen, Erinnerungen und Details ist es möglich, Meeting-Notizen schnell und effizient durchzulesen. 

Wenn Sie beispielsweise – oben auf der Seite – Platz für die grundlegenden Details der Sitzung lassen (Uhrzeit, Datum, Ort, Titel und Ziele), können Sie auf einen Blick erkennen, wann die Sitzung stattfand und worum es ging. Um die Ergebnisse einer Sitzung zu sichern, sollten auch alle Aktionspunkte und Folgemaßnahmen klar in den Notizen ersichtlich sein. 

 

3. Raum für Kreativität lassen

Notizen zu machen, ist – wie bereits erwähnt – ein weniger formeller Prozess als die Protokollierung. Somit sind Notizen perfekt, um Kreativität zu fördern und Ideen fließen zu lassen. 

Hier zwei kreative Ideen:

  • Gedanken und Ideen in eine Spalte neben jedem Diskussionspunkt aufschreiben.

  • Notizen nach Abschluss des Meetings mit individuellen Farben versehen.

Dieser Schritt ist völlig individuell: Es geht darum, einen eigenen Weg zu finden, um richtig Notizen zu machen.

 

4. Kurzschrift verwenden 

Da Ihre Notizen nur für Ihre Augen bestimmt sind, können Sie zeitsparende Praktiken anwenden. Die Verwendung von Kurzschrift ist zwar möglicherweise nicht für alle verständlich, vermeidet neben der Zeitersparnis jedoch auch den Aufwand, so dass Sie selbst aktiver am Meeting partizipieren können.

 

5. Notizen zu machen, braucht Zeit

Beim “Notizen machen” besteht ein wichtiger Schritt darin, Ihre Gedanken nach Beendigung der Sitzung zu festigen. Wenn Sie in Ihrem Kalender Zeit reservieren, um Ihre Meeting-Notizen zu verfassen, die wichtigsten Ideen zusammenzufassen und Folgemaßnahmen zu erstellen, können Sie mit echten Ergebnissen rechnen.

 

Handschriftliche und digitale Notizen: Dort liegen die jeweiligen Vorteile 

Da Meeting-Notizen vor allem die eigene Produktivität steigern sollen, liegt das zu wählende Medium im individuellen Ermessensspielraum. Ergo sollten Sie auf jenes Medium zurückgreifen, welches Sie am besten unterstützt.

 

Muten digitale Notizen im Allgemeinen moderner, effizienter und übersichtlicher an, so bringen auch handschriftliche Notizen einige Vorteile mit sich.


Vielfach hängt die Wahl auch vom Kontext ab. 

 

Die Vorteile digitaler Notizen

Für digitale Notizen gibt es vor allem diese Gründe:1

  1. Die Meeting-Notizen lassen sich einfach speichern, so dass die Verfügbarkeit sichergestellt und einem Verlust vorgebeugt ist.

  2. Die Notizen sind schnell auf dem Laptop, dem Tablet oder dem Handy gemacht.

  3. Digitale Notizen lassen sich mithilfe einer Software durchsuchen, so dass sich bestimmte Stellen und Gedanken unkompliziert finden lassen.

  4. Digitale Notizen sin schnell und ohne Weiteres online geteilt. Dies ist im Business – insbesondere für Online-Meetings sowie hybride Meetings – ein wichtiger Faktor.

  5. Es fällt kein Papierverbrauch an, was insbesondere bei einer Vielzahl an Notizen ein Faktor sein könnte.

 

Die Vorteile manueller Notizen

Folgende Faktoren sprechen dagegen dafür, manuell Notizen zu machen:2

  1. Kognitive Verbindungen und komplexe Zusammenhänge werden durch manuelle Notizen besser erfasst, da das Gehirn diese so gleich verarbeitet. Ein Grund liegt darin, dass sich mit Stift und Notizblock eher nur die Kernaussagen festhalten lassen. Somit muss das Gehirn mehr verarbeiten und Informationen direkt interpretieren.3

  2. Zum Beispiel in einem festen Notizbuch, das man gut aufbewahrt, gehen Informationen weniger leicht verloren.

  3. Bei sensiblen Informationen kann es sehr von Vorteil sein, sie nicht auf einem Server zu speichern, so dass die Handschriftlichkeit die Datensicherheit erhöht.

  4. Vor allem sehr bildhafte und besonders kreative Gedanken lassen sich durch digitale Notizen weniger gut erfassen.

  5. Für viele üben das Notizbuch und -heft auch einen Reiz an sich aus. So kann es durchaus eine Rolle spielen und die individuelle Organisation fördern, etwas physisch in der Hand zu halten.

Insgesamt betrachtet, können auch physische Notizen, die sich zu einem späteren Zeitpunkt in digitale Notizen umwandeln lassen, eine gute Lösung darstellen. Außerdem spielt – wie bereits erwähnt – der Kontext eine entscheidende Rolle: So lässt es sich resümieren, dass das manuelle Schreiben eher für individuelle Zwecke von Vorteil sein könnte, während digitale Notizen für die Kommunikation mit anderen – Stichwort: asynchrone Zusammenarbeit – oftmals die bessere Wahl darstellen. 

Unabhängig davon, für welches Format Sie sich entscheiden, geht es um eine bewusste und sorgfältige Wahl des Mediums.

 

Übersichtliche Notizen machen: Die Cornell-Methode

Über praktische Tipps und die Auswahl des Mediums hinaus, spielt die Methodik eine tragende Rolle. Um schöne und übersichtliche Notizen zu machen, bietet sich zum Beispiel die Cornell-Methode an. Hier geht es vor allem um Effektivität und den praktischen Nutzen von Notizen. Die Methode, welche Professor Walter Pauk an der Cornell University (New York) erfand und vor allem an amerikanischen Universitäten gelehrt wird, schafft Strukturen und eine höhere Effizienz. Sie entfaltet auch für Meetings ihre Relevanz.

Da es sich bei den Cornell-Notizen um die vielversprechendste Methode handelt, möchten wir sie kurz vorstellen. Schließlich verspricht sie die größte Übersichtlichkeit und gute Mehrwerte.

So funktioniert die Cornell-Methode, um Notizen zu machen:4

  • Eine Vorlage erstellen: Wesentlich ist es, das Notizblatt (eine Seite) strukturiert aufzubauen. So benötigt man eine Überschrift samt der Eckdaten, einen Bereich für Kernfragen links und rechts daneben einen größeren Bereich für die Notizen selbst. Unten auf dem Blatt wird schließlich eine Zusammenfassung angefertigt.

  • In der Titelzeile finden die Kerndaten Platz.

  • Bei der Ausarbeitung der Notizen selbst geht es darum, die wichtigsten Informationen zu extrahieren.

  • Parallel formuliert man Fragen, die zu den Notizen passen und sich für die Nachbereitung sowie anschließende Maßnahmen anbieten.

  • Durch die knappe Zusammenfassung am Fuß der Seite ist die Kernaussage erfasst.

  • Nach Beendigung der Sitzung werden die gemachten Notizen schnellstmöglich ausgewertet und überarbeitet.

Die Cornell-Methode kann eine gute Alternative darstellen, um sich zielführend und effektiv Notizen zu machen. Sie bietet sich gleichermaßen für manuelle und digitale Notizen an. 

 

Fazit: Wer Notizen macht, schafft echte Mehrwerte

Prinzipiell sind Meetings nur so gut wie die Schlüsse, welche wir aus ihnen ziehen. Somit ist das Bedürfnis nach Produktivität hoch. Wenn wir Notizen machen, stellen wir sicher, dass wir unsere individuellen Leistungen und gegebenenfalls auch jene anderer optimieren – jenseits vom allgemeineren und übergeordneten Zweck der Protokollierung. 

Im Allgemeinen erweisen sich effektive Notizen als wesentlich, um wahrhaft von Meetings zu profitieren und konkrete Aktionen definieren zu können. Sollte man immer den Zweck der jeweiligen Notizen berücksichtigen, lässt es sich von einigen empfehlenswerten Schritten bei der Erstellung profitieren. Die Methodik und die Wahl des Mediums hängen schließlich auch stark von den persönlichen Präferenzen ab.

Unabhängig von Kommunikationszwecken bleibt es eine individuelle Entscheidung, sich Notizen zu machen. Diese kann sich jedoch sehr lohnen – genau wie die richtige Vorgehensweise.

Möchten Sie mehr über Meeting Management lesen?
  1. Notizen, digital oder manuell: Wo liegen die Vorteile?, Jörg Schieb, 2021.

  2. Ebd.

  3. Notizen machen: Die Cornell Methode, Karrierebibel, Jochen Mai, 2021.

  4. Cornell-Notizen – So funktioniert die Methode, Projekte leicht gemacht, 2017.


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Tobias Kortas
Tobias Kortas
Über den Autor
Tobias ist ein erfahrener Texter, der gerne wertvolle Inhalte erstellt. Durch seinen journalistischen Hintergrund hat er einen tiefen Fokus auf Themengebiete wie Meeting Management, digitale Transformation und agile Führung.