Meeting Management

Meeting-Glossar

Das Meeting-Glossar von Sherpany schafft Klarheit in Bezug auf die Terminologie, die in der Welt des Meeting Managements verwendet wird. Es basiert auf unserer jahrzehntelangen Erfahrung und der neuesten Forschungsergebnisse aus der Meeting-Wissenschaft.

Eine Agenda-Vorlage bringt Konsistenz in die Sitzungsplanung und garantiert, dass gewisse Voraussetzungen vor Beginn des Meetings erfüllt sind.

Diese Grundlagen sollte jede Agenda-Vorlage enthalten: Das Datum, die Uhrzeit und der Sitzungsort (wenn digital, dann Link); die eingeladenen Teilnehmenden und deren Rollen; das übergeordnete Ziel des Meetings.

Zudem sollte für jeden Agendapunkt wiederum ein Ziel, eine verantwortliche Person und die Art des Agendapunktes (Information, Diskussion, Abstimmung) definiert werden sowie auf die Sitzungsunterlagen hingewiesen werden. Hier gehts zu unserer frei verfügbaren Agenda-Vorlage.

Die Erstellung eines Aktionsplans meint, dass nach einem Meeting bzw. einer Entscheidung konkrete Schritte und Aufgaben festgelegt werden. Somit handelt es sich hier um das Bindeglied zwischen Beschluss und Ausführung. Ein guter Aktionsplan ermöglicht die Umsetzung der Unternehmensstrategie.

Führungskräfte verbringen bis zu 23 Stunden in der Woche in Meetings. Zusammen mit der Vorbereitung entsteht ein erheblicher Aufwand, der sich bezahlt machen soll. 

Dabei sind gute Ergebnisse und fundierte Entscheidungen nicht alles: Nur mit einem fundierten Aktionsplan lässt es sich adäquat von der Meeting-Zeit profitieren.


 

Die Erstellung eines Aktionsplans meint, dass nach einem Meeting beziehungsweise einer Entscheidung konkrete Schritte und Aufgaben festgelegt werden. Somit handelt es sich hier um das Bindeglied zwischen Beschluss und Ausführung. Ein guter Aktionsplan ermöglicht die Umsetzung der Unternehmensstrategie.

Führungskräfte verbringen bis zu 23 Stunden in der Woche in Meetings. Zusammen mit der Vorbereitung entsteht ein erheblicher Aufwand, der sich bezahlt machen soll. Dabei sind gute Ergebnisse und fundierte Entscheidungen nicht alles: Nur mit einem fundierten Aktionsplan lässt es sich adäquat von der Meeting-Zeit profitieren.


 

Im Protokoll sind Aktionspunkte: Auszuführende Aufgaben, Aktivitäten oder Maßnahmen, die während eines Meetings definiert und dokumentiert wurden.

Im Anschluss an ein Meeting tragen klare Aktionspunkte dazu bei, die Eigenverantwortung zu fördern, was letztlich zu besseren Geschäftsergebnissen führt, da sichergestellt wird, dass die Aufgaben erledigt werden. Um diesen Prozess zu standardisieren, sollten Sie eine Protokoll-Vorlage mit Aktionspunkten verwenden.

Zusammenarbeit zwischen zwei oder mehreren Personen, die nicht zwingend zur gleichen Zeit stattfinden muss, sondern auf zeit- und ortsunabhängige Abstimmung und offene Kommunikationskanäle setzt.

Asynchrone Zusammenarbeit ermöglicht es den Teilnehmenden, bereits vor Beginn des Meetings zusammenzuarbeiten. So können die Teilnehmenden zur Meeting-Agenda beitragen, wichtige Fragen im Vorfeld stellen und in einigen Fällen können sogar Agendapunkte vor der Sitzung gelöst werden. Insbesondere durch die gestiegene Bedeutung mobiler und hybrider Arbeit wird die asynchrone Kommunikation immer wichtiger.

Der Aufsichtsrat fungiert als Kontrollgremium für Unternehmen und berät dieselben. Als wesentlich erweisen sich regelmäßige Aufsichtsratssitzungen, in denen die wesentlichen Punkte der Unternehmensführung und strategische Ziele besprochen werden.

Durch viele sensible Daten und Informationen – aus der obersten Unternehmensebene – ist hier ein besonderes Maß an Sicherheit und Complianceerforderlich. Außerdem stellen eine genaue Organisation und – auch aus rechtlichen Gründen – eine klare Protokollführung wichtige Kriterien dar.

Besprechungen erfolgreich zu leiten, stellt eine der Kernkompetenzen von Führungskräften dar. Diese Anforderung hat sich durch die Folgen der COVID-19-Pandemie sogar noch ausgeweitet. Basispunkte bilden Pünktlichkeit, die Teilnehmenden-Auswahl, eine adäquate Vorbereitung samt einer effektiven Agenda und ein klares Besprechungsziel.

Damit Organisationen funktionieren und vorankommen, sind Besprechungen unerlässlich. Zahlreiche Jobs lassen sich ohne Meetings nicht erfolgreich ausführen. Braucht es dafür nicht immer physische Präsenz, so doch die Fähigkeit, produktiv durch Meetings zu führen.

Mit Brainstorming titulieren wir den Prozess, in dem eine Arbeitsgruppe gemeinsam Ideen und Lösungsansätze entwickelt. In Brainstorming-Meetings geht es darum, innerhalb definierter Strukturen Kreativität zu entfalten.

Die in Brainstorming aufgebrachte Kreativität hilft Führungskräften dabei, unternehmerische Herausforderungen zu meistern und Hindernisse zu überwinden.

Beim Brainwriting handelt es sich um eine Kreativmethode in Meetings. Anstatt wie beim Brainstorming auf eine kreative Redebeiträge zu setzen, kommt hier Stille als Instrument zum Einsatz. Möglich ist es zum Beispiel, innerhalb von fünf Minuten möglichst viele Ideen bzw. Problemlösungen auf Karten zu schreiben.

Die Meeting-Wissenschaft ist zu dem Ergebnis gelangt, dass geschriebene Inhalte oft höhere Mehrwerte generieren als Redebeiträge. Auf jeden Fall lassen sich auf diese Weise sehr viele Ansätze in kurzer Zeit erarbeiten.

Die Business Judgement Rule definiert, inwiefern Entscheidungstragende für unternehmerische Fehltritte zu haften haben. Konkret geht es um den Spielraum, in dessen Rahmen sich Führungskräfte und Vorstände nicht gerichtlich verantworten müssen. Wurden gewisse Sorgfaltsregeln nicht eingehalten, gilt dagegen eine persönliche Haftbarkeit.

Durch die Business Judgement Rule wissen Vorstände und Geschäftsführende, inwiefern sie sich für unvorteilhafte beziehungsweise schlechte Entscheidungen zu verantworten haben. Innerhalb des Ermessensspielraums sind sie gegenüber den Unternehmensinhabern gerichtlich abgesichert.

Hier geht es um kreative Einstiege in Teamsitzungen. Es kann sich um einen lustige Einstimmung, eine Eisbrecherfrage oder um ein Eisbrecherspiel handeln. Gemeint ist ein informeller Einstieg, der über die Begrüßung hinausgeht. 

Eine gelungene Einstimmung holt die Teilnehmenden aus ihren Gedanken, lenkt den Fokus auf die Sitzung und regt zur Produktivität an – der Grundstein für ein produktives Meeting.

Eisbrecher-Fragen dienen als kreative Einstiege in ein Meeting. Sie sollen die Teilnehmenden abholen, die Konzentration auf den Augenblick lenken und die Energie bündeln. Eisbrecher können die Zielorientierung und Motivation behandeln, locker und lustig sein oder sich auf Inspiration beziehen.

Bei der Meeting-Moderation kommen Eisbrecher-Fragen zum Einsatz, um Stille zu begegnen und die Teilnehmenden zu Produktivität anzuregen. Indem sie Abwechslung und Aufmerksamkeit bringen, schaffen sie ein positives Arbeitsklima. 

Bei der emotionalen Intelligenz (EQ) geht es darum, Gefühle – sowohl jene anderer als auch die eigenen – wahrzunehmen und beeinflussen zu können. Wichtig ist es hier, aus Vertrauen und Akzeptanz heraus handeln zu können. EQ beschreibt dabei eine Weise, zu führen, managen und zu interagieren.

Emotionale Intelligenz spielt für Meetings eine sehr wichtige Rolle, da diese von einer höchst sozialen Natur sind. Dort hilft sie dabei, Emotionen und die eigenen Reaktionen bewusst zu steuern und dadurch eine positive Dynamik zu erreichen.

Die Entscheidungsfindung umfasst die Informationsbeschaffung, die Konsultation von Fachleuten, die Abwägung von Alternativen, die Risikokalkulation und schließlich die Entscheidung für eine bestimmte Vorgehensweise.

Eine wirksame Entscheidungsfindung ist eine Kernfunktion der Führung. Organisationen sind auf Entscheidungen angewiesen, um eine Strategie zu entwickeln und umzusetzen sowie auf Veränderungen im externen Umfeld zu reagieren.

In einem Ergebnisprotokoll werden die während eines Meetings getroffenen Beschlüsse festgehalten. Deshalb existiert auch das Synonym “Beschlussprotokoll”. Der Unterschied zum Verlaufsprotokoll besteht darin, dass es weniger dokumentarischer Natur ist, sondern vielmehr als Ergebnis und Arbeitsauftrag zu betrachten ist.

Ein Ergebnisprotokoll weist eine hohe Relevanz auf. Im Wesentlichen sollen sich die Teilnehmenden an die Beschlüsse erinnern, Unbeteiligte einen Überblick erlangen können, Verantwortliche einen Kontrollmechanismus haben und sich Entscheidungen nachverfolgen lassen.

Ein formelles Meeting ist eine im Voraus geplante Zusammenkunft von zwei oder mehr Personen, die sich zur Erreichung eines gemeinsamen Ziels versammelt haben. Für formelle Meetings gibt es oft eine Reihe von rechtlichen Anforderungen, wie z. B. die Erstellung eines klaren Protokolls. Beispiele für formelle Meetings sind Board Meetings, regelmäßige Management Meetings und Ausschusssitzungen. Formelle Meetings erfordern vorab festgelegte Rollen und Verantwortlichkeiten.

Formelle Meetings zeichnen sich durch eine klare Struktur, vorgegebene Themen, eine Reihe von Zielen und die Aufzeichnung von Protokollen, Entscheidungen und Maßnahmen aus.

Formelle Meetings sind ein wesentlicher Bestandteil der Planung, Leitung und Kontrolle einer Organisation. Sie tragen zu den Zielen der Organisation bei, indem sie den Mitarbeitenden helfen, diese zu verstehen, sie zu diskutieren und zu ändern und Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu erreichen.

Gruppendenken tritt auf, wenn Meeting-Teilnehmende nicht die eigene Auffassung kommunizieren, sondern Ansichten anderer unreflektiert annehmen. So stimmen sie zum Beispiel genauso wie eine (wahrgenommene) Autorität ab, weil sie sich durch dieses Verhalten gewisse Vorteile erhoffen.

Gruppendenken kann zu paradoxen Entscheidungen und das Gefühl einer irrtümlichen Sicherheit führen. Für die Meeting-Produktivität ist es ein großes Problem, da die Teilnehmenden mit ihm nicht ihr Potenzial entfalten, sondern schlichtweg Meinungen wiederholen.

Bei einem hybriden Meeting befinden sich einige Teilnehmende am selben Ort, während andere remote zugeschaltet sind. Das Team kann über den gesamten Globus verstreut sein. Der Unterschied zur reinen Videokonferenz besteht darin, dass sich zumindest einige Teilnehmende physisch im gleichen Raum befinden.

Durch die Ausweitung hybriden Arbeitens nehmen auch hybride Meetings zu. Im Kontext der digitalen Transformation haben sie eine zentrale Bedeutung als Führungsinstrument. Sie dienen als Sprachrohr zwischen dem Büro und Remote-Arbeitenden.

Unter hybridem Arbeiten verstehen wir eine Kombination aus der physischen Präsenz im Büro und (teilweise) mobilen Arbeitens in einem Unternehmen. Dies führt zu hybriden Teams, in denen einige Mitarbeitende a) vollständig aus dem Büro b) vollständig remote oder c) flexibel arbeiten (sowohl remote als auch im Büro). Der Terminus “Hybrid” bezieht sich hier auf den Team-Kontext, der von einer Mixtur aus physischer und virtueller Präsenz (bzw. Remote-Arbeit) geprägt ist.

Als flexibles Arbeitsmodell passt sich das Konzept “Hybrid Working” an die individuellen Bedürfnisse und Vorlieben der Beschäftigten an. Für die Post-Corona-Ära betrachten es viele als das Arbeitsmodell der Zukunft.

Eine Informationsüberflutung liegt vor, wenn zu viele Informationen gleichzeitig vorliegen. Diese lassen sich häufig gar nicht mehr verarbeiten und hemmen nicht nur die Produktivität, sondern auch die Fähigkeit, zu adäquaten Beschlüssen zu gelangen.

Die zu verarbeitenden Informationen haben in den vergangenen Jahren stetig zugenommen – und die Tendenz geht weiter. Bei vervielfachten Möglichkeiten zur Informationsgenerierung bildet es eine wichtige Herausforderung, zu filtern und strukturiert an Entscheidungen heranzugehen.

Eine ungeplante Zusammenkunft von zwei oder mehr Personen, die keine klare Struktur oder keinen klaren Zweck hat.

Zu den informellen Meetings gehören die zufälligen Begegnungen, die oft innerhalb einer Organisation stattfinden, wie z. B. die Gespräche beim Kaffeeklatsch. Sie sind ein wichtiger Bestandteil des Unternehmenslebens, benötigen aber nicht die Struktur, die formelle Meetings aufweisen.

Wenn ein Meeting alle Teilnehmer gleichermaßen einschließt, liegt Inklusivität vor. Hier geht es darum, dass jeder – unabhängig von Faktoren wie Geschlecht, Ethnie oder Extrovertiertheit / Introvertiertheit – die gleiche Chance hat, adäquat wahrgenommen zu werden.

Inklusive Meetings sind ein unterschätzter Erfolgsfaktor für Unternehmen. Nur wenn alle Beteiligten angemessen Gehör finden, kommt deren Expertise wirklich zum Vorschein.

Wenn Angehörige aus verschiedenen Kulturkreisen miteinander interagieren, liegt interkulturelle Kommunikation vor. Dies kann sowohl mündlich als auch schriftlich sowie auch asynchron vonstattengehen. Zumeist lässt sich auch synonym von einem internationalen Austausch sprechen.

Im Business-Umfeld findet interkulturelle Kommunikation überwiegend in Meetings statt. Als meistgenutztes Führungsinstrument enthalten Meetings also eine hohe Wirkung, um Angehörige unterschiedlicher Kulturen möglichst effektiv miteinander zu verbinden.

Bei einer Konsensentscheidung liegt kein Einspruch gegenüber dem zu Beschließendem vor – niemand hat eine andere Meinung geäußert. Der Unterschied zur Einstimmigkeit ist, dass einige das Gesagte sogar ablehnen oder dem gleichgültig gegenüberstehen können. Theoretisch muss nur eine Person dem zu Beschließendem zustimmen.

Ein Konsens ist weitaus einfacher als Einstimmigkeit zu erreichen, die Entscheidungsfindung wird beschleunigt. Außerdem wird hier – gegenüber einer Abstimmung – keine unterlegene Minderheit sichtbar. Zudem erfordert eine Konsensentscheidung keine Formalität.

Der mit den Teilnehmenden geteilte Meeting-Plan, der die einzelnen Themen eines Meetings aufweist, jedes mit einem klaren Ziel und der Angabe, wer jeden Punkt leitet und wessen Fachwissen erforderlich ist.

Betrachten Sie Meetings als Orchesteraufführungen. In dieser Metapher ist die Meeting-Agenda die Partitur, die dafür sorgt, dass alle Teilnehmenden perfekt aufeinander abgestimmt sind. Sie können eine Agenda-Vorlage verwenden, um diesen Prozess zu vereinfachen.

Die Bewertungen von Sitzungsteilnehmenden, die gesammelt werden, um eine Einschätzung des Meetings zu bekommen und damit zukünftige Sitzungen zu verbessern.

Meeting-Feedback ist wichtig, um Meeting-Prozesse kontinuierlich zu iterieren und optimieren. Indem sie sich die Erfahrungen der Teilnehmenden zu Herzen nehmen, sind Unternehmen in der Lage, ihren Ansatz für Meetings kontinuierlich zu verbessern, was zu einer höheren Effektivität führt. Nutzen Sie noch heute das kostenlose Meeting-Assessment von Sherpany, um mit dem Sammeln von Feedback zu beginnen.

Für jede Organisation einzigartige Überzeugungen und Verhaltensweisen im Zusammenhang mit Meetings, die die Interaktionen und Handlungen der Mitarbeitenden leiten.

Die Meeting-Kultur ist ein Teilbereich der Unternehmenskultur und hat einen großen Einfluss sowohl auf die Art und Weise, wie Mitarbeitende miteinander umgehen, als auch auf die Effizienz der Zusammenarbeit insgesamt. Die Meeting-Kultur eines Unternehmens umfasst das als akzeptabel angesehene Meeting-Verhalten, die Feinheiten der Meeting-Durchführung und die Erwartungen, die Ihre Mitarbeitenden bei der Teilnahme an Meetings erfüllen müssen. Eine gesunde Meeting-Kultur stellt beispielsweise sicher, dass sich die Teilnehmenden vollständig auf jedes Meeting vorbereiten können, indem verhindert wird, dass Sitzungen direkt aufeinanderfolgend angesetzt werden.

Der Prozess der Übernahme von Verantwortung für die sozialen, administrativen und organisatorischen Aspekte von Meetings.

Meeting Management ist ein relativ neues Konzept und ein wachsendes Forschungsgebiet innerhalb der Meeting-Wissenschaft. Meeting Management verleiht der Art und Weise, wie Sitzungen ablaufen, Struktur – von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung. Zu den Vorteilen des Meeting Managements gehören eine schnellere Ausführung von Aufgaben und Entscheidungen, eine schnellere Time-to-Market von Produkten und Dienstleistungen sowie letztlich ein resultierender Wettbewerbsvorteil.

Ein Framework für das Meeting Management, wie beispielsweise Azend®, umfasst eine Reihe von forschungsbasierten Richtlinien, die sich darauf konzentrieren, die Vorgehensweise einer Organisation im Bezug auf Meetings zu verbessern.

Ein Meeting-Management-Framework trägt dazu bei, dass die Meeting-Vorgehensweise Ihres Unternehmens so abgestimmt ist, dass die Meetings produktiv sind und Ihre Mitarbeitenden erfolgreich arbeiten können. Azend® zum Beispiel tut dies, indem es die “heilige Dreifaltigkeit” von Meetings adressiert: Mensch, Prozess und Technologie.

Zu moderieren, bedeutet kurzum durch das Meeting zu führen. Es geht darum, der höchst sozialen Natur einer Sitzung gerecht zu werden und adäquate Techniken anzuwenden. Bei der Meeting-Moderation steht es im Mittelpunkt, das Meeting für alle Beteiligten sowohl zielführend als auch angenehm zu gestalten.

Als meistgenutztes Führungsinstrument weisen Meetings eine hohe Relevanz aus. Bei der Moderation zählt es, dem gerecht zu werden und positive Einflüsse auszuüben.

Die notwendigen Schritte, die die Durchführung eines Meetings ermöglichen. Diese Aufgabe wird für formelle Meetings häufig von der Management-Assistenz im Auftrag des CEOs oder vom Corporate Sercretary übernommen.

Um ein Meeting zu organisieren, ist es wichtig, dass die Sitzungsziele klar sind und eine gut definierte Agenda mit Zielen, Teilnehmenden und Zeitvorgaben vorliegt. Daraus geht hervor, wer bei den einzelnen Themen auf der Agenda anwesend sein sollte. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Meeting-Management-Prozesse optimieren und die Vorbereitungszeit reduzieren können.

Hier handelt es sich um bestimmte, kennzeichnende Archetypen in Meetings. Gewisse Charaktere machen sich mit ihren individuellen Verhaltensweisen bemerkbar und prägen damit die Ergebnisse von Sitzungen. Für ein produktives Miteinander sollten sich Meeting-Regeln an den Eigenschaften der teilnehmenden Persönlichkeiten orientieren.

Für eine gelingende Meeting-Moderation und Führung geht es auch darum, auf die unterschiedlichen Persönlichkeiten sowie typischen Verhaltensweisen der Teilnehmenden einzugehen. Jedes Meeting ist anders, so dass es für die größtmöglichen Erfolge individuelle Ansätze braucht.

Das Aufstellen von Meeting-Regeln hilft, die menschlichen Verhaltensweisen, die die Produktivität und die erfolgreiche Zusammenarbeit fördern, positiv zu beeinflussen und diejenigen zu vermeiden, die ihr entgegenwirken.

Meeting-Regeln spielen im Sitzungsprozess eine zentrale Rolle, indem sie die Grundlage dafür bilden, dass Meetings effizient und fair ablaufen können. Erfahren Sie, wie Sie Meeting-Regeln in der Praxis einsetzen.

Sitzungsteilnehmende können während des Meetings verschiedene Rollen einnehmen, z. B. die Meeting-Leitung, die Protokollführung oder die Meeting-Moderation.

Meeting-Rollen sind für effektive Meetings unerlässlich, da sie dazu beitragen, dass die Sitzung reibungslos und fokussiert abläuft und die gesteckten Ziele erreicht. Die Rolle der Meeting-Leitung besteht zum Beispiel darin, Diskussionen zu moderieren, die Meeting-Regeln durchzusetzen und die Sitzung auf Kurs zu halten. 

Speziell entwickelte Technologie – auch bekannt als Meeting Management Software – die Menschen bei der Organisation, Durchführung und Analyse von Meetings unterstützt.

Meeting-Tools haben die Art und Weise, wie Menschen bei der Arbeit interagieren, stark verändert. Technologie ist der Katalysator für die Förderung einer produktiven Meeting-Kultur. Was früher ein ortsgebundenes, physisches Ereignis war, kann heute virtuell stattfinden. Technologie erhöht die Effektivität des gesamten Meeting-Prozesses.

Mit Meeting-Tools sind Lösungen gemeint, welche die Sitzungsdurchführung ermöglichen beziehungsweise vereinfachen oder sogar den Weg zu Erfolgen ebnen. Die Bandbreite reicht von einfachen Videokonferenz-Tools bis zu einer holistischen Meeting Management Softwares.

Meetings sind essentiell für unternehmerische Erfolge, wobei insbesondere der Bedarf an virtuellen Sitzungen rasant gestiegen ist. Tools ermöglichen dies nicht nur, sondern gestalten Meetings auch produktiver sowie effizienter.

Die Meeting-Wissenschaft erforscht alle Vorgänge vor, während und nach Meetings am Arbeitsplatz.

Die Meeting-Wissenschaft ist das Tor zum Organisationserfolg. Sie hilft Führungskräften, die Funktionsweise ihrer Organisationen besser zu verstehen, indem sie die psychologischen, soziologischen und anthropologischen Grundlagen und Folgen von Meetings am Arbeitsplatz untersucht. Sie untersucht Meetings nicht nur als Instrument für Kommunikation und Arbeit, sondern auch als Aktivität, die die Erfahrung der Mitarbeitenden in Bezug auf Arbeit, Menschen und Zeit prägt.

Microsoft Teams ermöglicht Videokonferenzen und liefert eine Plattform für die asynchrone Kommunikation beziehungsweise Kollaboration. Der Dienst lässt sich zusammen mit Sherpany gewinnbringend einsetzen, so dass User von den kombinierten Funktionen profitieren können.

Insbesondere die Kommunikation auf Distanz unterstützt Microsoft Teams hervorragend, wobei Sherpany eine dezidierte, holistische Software für Führungskräfte-Meetings ist. Wo Teams eine funktionale Plattform bereitstellt, trägt Sherpany auch aktiv zu einer hohen Produktivität bei.

Mitarbeiterengagement ist dann gegeben, wenn sich die Beschäftigten dafür einsetzen, dass ihr Unternehmen alle seine Ziele erreicht. Engagierte Mitarbeitende sind motiviert, ihrem Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen sowie ihr volles Potenzial auszuschöpfen und legen Loyalität und Eigenverantwortung an den Tag.

Wissenschaft und Praxis zeigen: Je produktiver deine Meetings, desto
zufriedener und engagierter deine Mitarbeitenden. Da im mobilen und hybriden Arbeitsumfeld Führung hauptsächlich durch Meetings geschieht und der Führungsstil ein enormer Hebel für das Mitarbeiterengagement ist, gewinnt das Meeting Management zunehmend an Bedeutung.

Hier geht es darum, eine Mitschrift während eines Meetings anzufertigen und diese gegebenenfalls später zu überarbeiten. Dies kann sowohl handschriftlich als auch digital erfolgen. Grundsätzlich dienen Notizen dazu, die individuelle und auch die kollektive Produktivität in Sitzungen zu erhöhen.

Im Allgemeinen dienen Meeting-Notizen als Diskursmarker und festigen die Resultate aus Sitzungen. Der Unterschiede zu Sitzungsprotokollen besteht darin, dass es hier mehr um individuelle Gedanken anstatt um allgemeine Ergebnisse und Verläufe geht.

Online-Meetings haben eindeutig ihre besonderen Herausforderungen: Es braucht eine sichere, stabile und datenschutzkonforme Videokonferenz-Lösung. Eine offene Zusammenarbeit, die psychologische Sicherheit aller Teilnehmenden und der Fokus auf Ergebnisse muss gewährleistet werden. Zusätzlich muss der sogenannten Zoom-Fatigue, dem Gefühl der Erschöpfung nach virtuellen Meetings, entgegengewirkt werden. 

Für erfolgreiche Videokonferenzen empfehlen wir eine gut ausgearbeitete Meeting-Agenda mit klaren Zielen, eine profunde Meeting-Vorbereitung, Videokonferenz-Regeln, kreative Einstiege in die Teamsitzung sowie eine geschulte Meeting-Moderation

Organisationaler Wandel bezieht sich auf den Prozess des Wachstums, des Rückgangs und der Transformation innerhalb einer Organisation. Für viele Unternehmen sind Veränderungen oft anspruchsvoll, sie bringen aber auch Wachstumschancen und bergen grosses Verbesserungspotenzial.

Der organisationale Wandel der Meeting-Kultur ist ebenso herausfordernd wie auch gewinnbringend: Eine produktive Meeting-Kultur fördert eine schnelle Entscheidungsfindung, beschleunigt die Umsetzung strategischer Initiativen und steigert das Mitarbeiterengagement.

Bei Problemlösungen handelt es sich um eine Reihe von Entscheidungstechniken, Prozessen und Kontrollpunkten. Problemlösungskompetenzen fungieren als Mittel, um Herausforderungen zu überwinden und auch in unsicheren Zeiten bestehen zu können.

Die effektive Problemlösung bildet eine der Schlüsselkompetenzen von Führungskräften. Wo Herausforderungen und Unwägbarkeiten vielfältig und selten intuitiv zu bewältigen sind, kommt es verstärkt auf Strategien an. So lässt es sich in schwierigen Situation schnell und adäquat reagieren.

Ein Meeting, das seine Ziele erreicht und/oder zur Zufriedenheit der Teilnehmenden führt.

Produktive Meetings ermöglichen es einem Unternehmen und jedem einzelnen Mitarbeitenden, ihre Ziele erfolgreich zu erreichen. Sie sind das ultimative Ziel von Sherpany und Azend®. Wir verfolgen die Vision einer Welt, in der jedes Meeting zählt.

Eine klare und auditierbare Zusammenfassung des Inhalts eines Meetings, einschließlich der anwesenden Teilnehmenden, Diskussionen, Entscheidungen, Abstimmungen und Aktionspunkte.

Protokolle spielen sowohl eine rechtliche als auch eine administrative Rolle. Bei Boards muss aus Compliance-Gründen ein klarer, auditierbarer Nachweis über Diskussionen, Abstimmungen und Ergebnisse von Sitzungen geführt werden. Sitzungsprotokolle helfen den Teilnehmenden auch, sich an frühere Diskussionen zu erinnern und Doppelspurigkeiten zu vermeiden. Erfahren Sie jetzt mehr darüber, wie Sie erfolgreich Protokoll schreiben.

Auch Protokollführer*in genannt. Die Person, die für das Schreiben des Protokolls verantwortlich ist. Diese Rolle können “reguläre” Sitzungsteilnehmende oder eine extra dafür vorgesehene Personen einnehmen.

Protokollant*innen spielen eine der wichtigen Rollen im Meeting-Prozess. Sie erfüllen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, die in vielen Branchen und für spezifische Führungsgremien gelten, sondern sorgen auch dafür, dass Aufgaben, Entscheidungen und Diskussionen aufgezeichnet werden, um nach dem Meeting verteilt zu werden. Dies fördert die Eigenverantwortung bei denjenigen, die die Sitzungsergebnisse umsetzen sollen.

Im deutschsprachigen Raum, insbesondere aber in Deutschland, underscheidet man zwischen zwei Protokollarten: Dem Verlaufsprotokoll, das alle Inhalte einer Sitzung zusammenfasst, und dem Ergebnisprotokoll, das nur die Kerninhalte einer Sitzung wiedergibt und die Beschlüsse festhält.

Dank des Verlaufsprotokolls können Sitzungsteilnehmende und Nichtanwesende genau nachzuvollziehen, wie es zu bestimmten Entscheidungen oder Ergebnissen gekommen ist. Das Ergebnisprotokoll ist viel kürzer, gibt daher weniger Aufwand, und hält trotzdem die wichtigsten Punkte eines Meetings fest.

In einer Protokoll-Vorlage befinden sich Grundlagen für ein Sitzungsprotokoll – wie die Teilnehmerliste und die Agenda-Übersicht – sowie Details zu den einzelnen Agendapunkten. Sie ist inhaltlich stark mit der Agenda-Vorlage verknüpft. 

Eine dedizierte Protokoll-Vorlage erleichtert die Aufzeichnung von Diskussionen und Entscheidungen erheblich. Sie schafft nicht nur klare Strukturen, sondern bringt auch Einheitlichkeit in die Protokollierung

Vereinfacht ausgedrückt ist psychologische Sicherheit die Fähigkeit, Ideen, Fragen und Bedenken ohne Angst vor persönlichen Auswirkungen zu teilen.

Psychologische Sicherheit und Meetings bedingen sich gegenseitig. Einerseits haben das Verhalten des Einzelnen und seine Reaktionen einen grossen Einfluss auf den Erfolg von Meetings. Andererseits spielen Meetings eine wichtige Rolle bei der Schaffung von psychologischer Sicherheit.

Die Phase während der Sitzung.

Während der Sitzungsdurchführung finden Diskussionen statt und es werden Beschlüsse gefasst. In dieser Phase des Sitzungsprozesses werden Ideen und Wissen in echtzeit ausgetauscht. Insbesondere angesichts der Tatsache, dass Teams immer ortsunabhängiger zusammenarbeiten, ist die Sitzungsdurchführung ein wichtiger Bestandteil der Organisationskultur. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Meeting-Regeln festlegen können, um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Team fokussiert und produktiv bleiben.

Die beabsichtigten oder unbeabsichtigten Auswirkungen einer Sitzung auf die Mitarbeitenden und die Prozesse einer Organisation. 

Unter Sitzungsergebnisse verstehen wir alle Folgemaßnahmen, die durch eine Sitzung in Gang gesetzt werden. Diese können beabsichtigt oder unbeabsichtigt sein. Ein Sitzungsergebnis könnte beispielsweise eine klar definierte Reihe von Initiativen für das kommende Quartal sein, die sich sowohl auf die Leistung des Unternehmens als auch auf die Mitarbeitenden auswirken, die sie umsetzen werden. Die Verbesserung der Sitzungsergebnisse ist ein Hauptziel von Sherpany und des Azend®-Frameworks, da es sich dabei um die handfesten Ergebnisse von Besprechungen handelt.

Die Phase nach der Sitzung.

Die Sitzungsnachbereitung spielt eine wichtige Rolle, da sie den Teilnehmenden eine Zusammenfassung der Sitzungsinhalte in Form eines Protokolls liefert und die von jedem Einzelnen zu ergreifenden Maßnahmen klar umreißt. Die Sitzungsnachbereitung trägt dazu bei, dass Sitzungen in konkreten Maßnahmen resultieren.

In dieser Phase werden die Protokolle finalisiert und verteilt und die Sitzungsergebnisse kommuniziert. Dazu gehören die notwendigen Folgemaßnahmen in Form von Aktionspunkten. In der Sitzungsnachbereitung wird auch das Meeting-Feedback analysiert und mit den Teilnehmenden geteilt.

Alle an der Sitzung beteiligten Personen. Sitzungsteilnehmende können verschiedene Rollen einnehmen.

Durch die beitragsorientierte Teilnahme können die Sitzungsteilnehmenden je nach besprochenem Agendapunkt variieren. Bei jedem Agendapunkt sollten nur diejenigen Personen anwesend sein, die einen sinnvollen Beitrag leisten können.

Alle Unterlagen zu einer Sitzung, einschließlich der Meeting-Agenda, alle zur Vorbereitung notwendigen Dokumente, Research und Einsichten sowie des Protokolls.

Sitzungsunterlagen waren früher die physischen Ausdrucke, die für ein Meeting notwendig waren. In einigen Fällen wurden diese in den letzten Jahren per E-Mail oder in Dokumenten-Management-System zur Verfügung gestellt. Heutzutage können alle Sitzungsunterlagen auf eine stringente, einfach auffindbare und auditierbare Art und Weise digital gemanagt werden mit einer speziell dafür konzipierten Lösung wie Sherpany

Die Phase vor der Sitzung.

Die Sitzungsvorbereitung umfasst die Schritte der Organisation und Vorbereitung einer Sitzung, einschließlich der Agenda-Erstellung, der individuellen Vorbereitung und der asynchronen Zusammenarbeit im Vorfeld.

Die Meeting-Vorbereitung ist für Organisationen in ganz Europa ein Pain Point. Sie wird durch einen Mangel an unterstützender Infrastruktur erschwert, wo ein Flickenteppich aus Dokumenten-Management-Systemen, physischen Dokumenten und Kommunikationskanälen den Prozess verkompliziert und zu einem allgemeinen Mangel an Vorbereitung führt. Sherpany und Azend® schaffen hier Abhilfe, indem sie die Sitzungsvorbereitung rationalisieren und optimieren, um eine gründlichere Vorbereitung zu ermöglichen.

Was eine Sitzung auf Stufe der einzelnen Agendapunkte erreichen will und wie der Erfolg gemessen werden soll.

Meetings sollten mindestens ein Ziel haben, bevor sie ins Leben gerufen werden. Beispiele für Sitzungsziele sind die Festlegung einer Abteilungsstrategie oder die Erörterung von Vorschlägen für die Einführung neuer Technologien. Es ist unmöglich, den Erfolg eines Meetings zu bestimmen, ohne Ziele festzulegen.

Strategiemeetings werden regelmäßig abgehalten, damit sich die langfristige Vision eines Unternehmens dauerhaft leben und regelmäßig in die Tat umsetzen lässt –  in der Regel in Form einer Sitzung zwischen Führungskräften und dem oder der CEO im Zwei-Wochen-Rhythmus. 

Ein Strategiemeeting erfüllt eine Reihe von Funktionen, unter anderem die Ziele zu überprüfen, den Status jeder Initiative festzulegen, die Leistung von KPIs zu verstehen und zugrunde liegende Probleme zu identifizieren und zu lösen. Strategiemeetings sind von entscheidender Bedeutung, um strategische Entscheidungen zu treffen und die Unternehmensziele zu erreichen.

Das unvorhersehbare Geschäftsumfeld von heute macht strategische Entscheidungen komplexer und wichtiger denn je. 

Lesen Sie unser Interview zur strategischen Entscheidungsfindung und erhalten Sie Tipps, wie Führungsteams Daten und Szenarioplanung verwenden können, um ihre strategischen Entscheidungen besser zu planen, schneller zu treffen und schliesslich erfolgreich umsetzen zu können.

Das Survivor Bias ist eine kognitive Verzerrung, die sich negativ auf die Entscheidungsfindung auswirkt. Mit ihr werden Informationen selektiv betrachtet. Das heißt: Es werden bestimmte Informationen ausgeblendet. Oft liegt die Konzentration nur auf besonders positiven Beispielen, was fatale Fehleinschätzungen nach sich ziehen kann.

Um in Meetings gute Entscheidungen zu treffen, müssen wir uns auf die zur Verfügung stehenden Informationen verlassen können. Wer ein Bewusstsein für das Survivor Bias hat, kann frühzeitig intervenieren und die Informationsgrundlage prüfen.

Im Meeting-Kontext ist die Tagesordnung ein Synonym zur Meeting-Agenda. 

Für mehr Infos: Meeting-Agenda.

Bei einem Team-Meeting handelt es sich um eine zumeist regelmäßige Besprechung innerhalb eines Teams. Es kann eine formelle, eine halbformelle oder eine informelle Natur aufweisen.

Team-Meetings fördern eine effektive Zusammenarbeit, ertragreiche Diskussionen und eine schnelle Entscheidungsfindung. Sie verknüpften möglichst das Fachwissen und die Erfahrung der Teilnehmenden miteinander.

Die Traktandenliste ist in der Schweiz ein Synonym zur Meeting-Agenda.

Für mehr Infos: Meeting-Agenda.

Im Umlaufverfahren können (dringende) Angelegenheiten ohne eine Sitzung der Gremienmitglieder geregelt werden. Der Umlaufbeschluss ist der eigentliche Beschluss, der aus dem Umlaufverfahren resultiert, also gewissermassen das Resultat eines Umlaufverfahrens.

Typischerweise kommt das Umlaufverfahren zur Anwendung, um Zeichnungsberechtigte zu nominieren, formell über Ernennungen zu befinden (Vertragsdetails wurden zuvor besprochen) oder eine Investition final zu bestätigen, deren Kennzahlen bekannt sind und wofür keine weitere Diskussion nötig ist. Die Meeting Management Software von Sherpany bietet den digitalen Umlaufbeschluss bereits seit 2017 an. Deutsche Unternehmen wie beispielsweise Volksbank schätzen die Vorteile des digitalen Umlaufbeschlusses, da er den Prozess standardisiert, Zeit spart, das Risiko für Fehler verringert und auch die Compliance stärkt.

Ein Meeting, bei dem die Sitzungsziele nicht erreicht werden und die zu Frustration bei den Teilnehmenden führt.

Unproduktive Geschäftsmeetings sind eines der Hauptprobleme, die wir zu lösen versuchen. Eine Kombination aus unproduktiven Meetings, die als Zeitverschwendung wahrgenommen werden, und zu vielen Meetings führt zum Phänomen des Meeting-Wahns.

Bei einem Verlaufsprotokoll geht es um den Ablauf eines Meetings. Der Unterschied zum Ergebnisprotokollbesteht darin, dass ganze Diskussionen und Redebeiträge dokumentiert werden, anstatt sich nur auf Beschlüsse zu fokussieren. Protokollierende zeichnen die Beiträge sinngemäß, aber nicht unbedingt wörtlich auf.

Im Kern geht es beim Verlaufsprotokoll darum, Gespräche in Meetings und die Entscheidungsfindung nachvollziehen zu können. So erhalten insbesondere Unbeteiligte einen detaillierten Überblick und können erkennen, wie es zu bestimmten Beschlüssen und Maßnahmen gekommen ist.

Virtuelle Führung beschreibt den Einfluss von Führungskräften auf ihre Teams im remote-basierten und hybriden Kontext. Was synonym zum Terminus Digital Leadership zu verstehen ist, steht für den Aufbau einer neuen Vertrauensbasis, für welche virtuelle und hybride Meetings eine Schlüsselrolle spielen. Auf diese Weise manifestieren sich Führungseinfüsse vor allem durch digitale Meetings.

Da hybride und remote-basierte Arbeitsmodelle sich vermehrt durchgesetzt haben, hat sich virtuelle Führung zu einem entscheidenden Faktor entwickelt. Es ist die Anforderung entstanden, auch aus der Distanz effektiv zu führen.

Ein sich regelmäßig wiederholendes Meeting mit einem bestimmten Zweck. Dazu gehören beispielsweise regelmäßig stattfindende Management Meetings, Strategiemeetings, Boardsitzungen und viele andere Meeting-Arten. 

Ob wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder in einem anderen, individuell abgestimmten Rhythmus – wiederkehrende Team-Meetings können den gemeinsamen Fortschritt beflügeln und die Eigenverantwortung hochhalten oder, wenn sie nicht gut organisiert werden, zu einem Zeitfresser und einer Quelle der Frustration werden. Um Ihre wiederkehrenden Meetings zu optimieren, ist es wichtig, den gesamten Sitzungsprozess ganzheitlich zu betrachten, einschließlich der Technologie, die jede Phase unterstützt.

Mit einem Zikularbeschluss (siehe Umlaufbeschluss für Deutschland und Österreich) können Unternehmen ihre Beschlüsse auf Distanz und zeitlich versetzt fassen. Die gesetzlichen Grundlagen finden sich in Art. 713 Abs. 2 des Schweizer Obligationenrechts (OR). 

Lesen Sie in unserem Interview mit Prof. Dr. iur. Rolf Watter mehr über die rechtlichen Grundlagen von Zirkularbeschlüssen in der Schweiz.

Zoom-Fatigue beschreibt das Gefühl der Erschöpfung nach virtuellen Meetings. Zoom-Fatigue stellt ein wachsendes Phänomen dar: Tatsächlich handelt es sich hierbei um eine der Hauptursachen für Burnout. In einer Studie aus dem Jahr 2021 wurde festgestellt, dass fast 50 % der Berufstätigen aufgrund von Zoom-Fatigue an Burnout leiden. 

Als Führungskraft obliegt es Ihnen, ein Umfeld zu schaffen, das erfolgreiche Besprechungen ermöglicht und das Beste aus Ihren Mitarbeitenden herausholt. Daher sollte die Verringerung von Zoom-Fatigue eine der Kernkomponenten von Führungsarbeit darstellen. Wenn Sie deren Ursachen in Ihrem Unternehmen identifizieren und verstehen, können Sie systematisch daran arbeiten, dass Ihre Meetings anregend und nicht erschöpfend sind.

Die Zwei-Pizza-Regel, die Amazon-Gründer Jeff Bezos in den Anfängen bei Amazon eingeführt hatte, legt fest, dass bei internen Meetings nur so viele Personen teilnehmen dürfen, dass sie von maximal zwei Pizzen satt werden. Angesichts der grossen Pizzen in den USA beträgt die Obergrenze also acht Personen.

Die Zwei-Pizza-Regel trifft sich damit ziemlich genau mit den Ergebnissen aus der Meeting-Forschung. Die produktivsten Sitzungen haben demnach weniger als acht Teilnehmende. Bei Sherpany haben wir das Prinzip der beitragsorientierten Teilnahme festgelegt: Wir nehmen bei Sitzungen nur teil, wenn wir einen sinnvollen Beitrag leisten können. Denken Sie also bereits während der Agenda-Erstellung darüber nach, wer teilnehmen soll.